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Conformité fiscale multi-États, règles de nexus et retenues à la source
La pénalité fédérale est de 0 $, mais la Californie, le Massachusetts, le New Jersey, le Rhode Island et Washington D.C. facturent encore entre 300 $ et 4 908 $ par personne — plus des déclarations étatiques distinctes pour les employeurs.
Les employeurs californiens doivent 1,8 % de FUTA pour 2025 — 126 $ par salarié au lieu de 42 $. Déclarez la réduction du crédit sur l'annexe A du formulaire 940, à déposer avec le versement du T4.
Hawaï n'a pas de taxe sur les ventes — la GET taxe votre chiffre d'affaires brut à 4,5 % majorations de comté incluses, et 4,712 % est le maximum que vous pouvez légalement afficher à un client.
L'impôt local sur la paie est une obligation de l'employeur, pas du logiciel. La règle des 20 jours de l'Ohio, les codes PSD de Pennsylvanie, l'impôt résident uniquement de NYC et le prélèvement de 0,5 % de Yonkers.
Trente-huit États exemptent les machines de fabrication de la taxe de vente, mais l'avantage fonctionne par des certificats d'exemption que vous remettez aux fournisseurs, pas par des remboursements automatiques. L'Alabama, Hawaï, le Kentucky, le Mississippi, le Nevada, le Nouveau-Mexique et les deux Dakota taxent les équipements en totalité ou à taux réduits, tandis que les pièces de rechange, les services publics et les documents manquants font trébucher les fabricants partout.
Les primes de location pétrolières et gazières, les loyers de report et les redevances sont tous des revenus ordinaires déclarés à l’annexe E — mais les redevances ouvrent droit à un épuisement en pourcentage de 15 % qui peut se poursuivre après que votre base atteint zéro. Comment chaque paiement est imposé, où il figure sur votre déclaration et les pièges fiscaux des États à éviter.
La loi SALT Parity Act du Missouri permet aux sociétés de personnes et aux sociétés S de payer l'impôt au taux individuel maximal de 4,7 % sur le formulaire MO-PTE, déplaçant la déduction au-delà du plafond fédéral SALT. Voici les règles, délais et pièges de déclaration pour 2026.
Trois façons de déplacer une LLC entre les États — la domestication conserve votre NIE, vos contrats et vos choix fiscaux lorsque les deux États le permettent ; la qualification étrangère convient aux entreprises restant actives dans les deux États ; dissoudre et reformer signifie un nouveau NIE et une nouvelle élection S — plus une liste de contrôle fiscale et administrative en 7 points pour l'année de transition.
Chaque employeur américain doit déclarer chaque nouvelle embauche et réembauche admissible à un Répertoire national des nouvelles embauches dans les 20 jours suivant le premier jour de travail rémunéré, et les déclarants électroniques peuvent regrouper les déclarations à 12 à 16 jours d'intervalle. Ce guide couvre les six points de données requis, la désignation d'un seul État qui permet aux employeurs multi-États de déposer dans un seul répertoire, les règles de déclaration des indépendants contractuels en Californie et à New York, et le plafond fédéral des pénalités de 25 $ par employé non déclaré, passant à 500 $ en cas de collusion.
Une acquisition d'actifs ne laisse pas automatiquement les impôts d'État impayés du vendeur derrière lui. Les lois des États sur les ventes en bloc rendent l'acheteur responsable, sauf si un avis est déposé avant le paiement ou la prise de possession — New York exige le Formulaire AU-196.10 par courrier recommandé 10 jours à l'avance, la Californie exige un certificat de dédouanement de la CDTFA plutôt qu'un simple séquestre, et l'Illinois et la Pennsylvanie étendent la responsabilité du successeur aux impôts sur le revenu. Voici les règles de dédouanement, les responsabilités non fiscales qui s'y ajoutent, et une liste de contrôle en sept étapes à exécuter avant la clôture.
La taxabilité de la livraison dépend de l'État de destination, de la taxabilité des articles, de la personne qui facture la livraison et de la possibilité pour le client d'éviter ces frais. Ce guide couvre les cinq questions clés, les principales règles par État (New York, Texas, Californie, Floride, Illinois, Caroline du Nord), la répartition des frais pour les commandes mixtes et une liste de contrôle mensuelle pour des registres défendables.
Dix-sept États organisent des congés de taxe de vente pour la rentrée scolaire à l'été 2026, de la fenêtre de 32 jours de la Floride au week-end du vendredi au samedi de l'Iowa, chacun avec ses propres plafonds de prix — 75 $ pour les vêtements dans l'Ohio, 300 $ dans le Connecticut, 40 $ pour les sacs à dos dans le Maryland. La participation est obligatoire pour la plupart des revendeurs enregistrés, et le destination sourcing signifie que les vendeurs en ligne ayant un nexus doivent honorer le congé de l'État de livraison.
