Votre prêteur a demandé des états financiers, et votre CPA a cité deux chiffres : un pour les états établis selon les PCGR, et un bien plus petit pour les états sur base fiscale. L'écart entre les deux peut représenter des milliers de dollars par an, chaque année — et le jeu le moins cher est préparé à partir des mêmes livres, par le même CPA, selon des règles que votre CPA a déjà appliquées à votre déclaration de revenus. La seule question est de savoir si les personnes qui liront vos états les accepteront.
Elles le feront généralement, si vous demandez d'abord. Les états financiers sur base fiscale constituent un cadre de reporting légitime et soutenu par les normes — pas un raccourci ni un écart par rapport aux règles. Mais ils modifient la signification de vos chiffres d'une manière qui compte pour l'emprunt, le cautionnement et la vente de votre entreprise. Ce guide explique ce que sont les états sur base fiscale, en quoi ils diffèrent des PCGR, ce que votre prêteur abandonne en les acceptant, et quand une compilation à faible coût sur base fiscale est tout ce dont vous avez besoin.
Ce que sont les états financiers sur base fiscale
Les états financiers sur base fiscale présentent la situation financière et les résultats de votre entreprise en utilisant les mêmes règles comptables que votre déclaration fédérale de revenus. Les produits, les charges, l'actif et le passif sont évalués comme le Code des impôts américain (Internal Revenue Code) les évalue — et non comme le font les principes comptables généralement reconnus (PCGR, ou GAAP en anglais).
Ils appartiennent à une famille formellement appelée « autres bases comptables globales » (Other Comprehensive Bases of Accounting, ou OCBOA). Les normes d'audit définissent quatre membres de cette famille : la base de l'impôt sur le revenu, les bases de trésorerie et de trésorerie modifiée, les bases réglementaires (comme la comptabilité des sociétés d'assurance prescrite par les régulateurs des États), et tout autre ensemble défini de critères bénéficiant d'un large soutien dans la littérature. En pratique, les états sur base fiscale et sur base de trésorerie modifiée sont les deux OCBOA que les petites entreprises utilisent réellement. La littérature d'audit actuelle de l'AICPA appelle toute cette famille des « cadres à usage spécifique » (special purpose frameworks), donc vous pouvez voir ce terme dans la lettre de mission de votre CPA — cela signifie la même chose.
Trois faits rendent les états sur base fiscale pratiques plutôt qu'exotiques :
- Votre CPA peut les auditer, les examiner ou les compiler. Chaque niveau de service CPA disponible pour les états PCGR est disponible pour les états sur base fiscale, avec des rapports rédigés pour la base fiscale.
- De nombreux prêteurs les acceptent déjà. Les banques et les assureurs qui prêtent aux entreprises privées voient régulièrement des états sur base fiscale, et les économies de coûts sont réelles précisément parce que le CPA traite les questions d'évaluation une seule fois, sur la déclaration de revenus, au lieu de deux.
- Ils sont plus simples à comprendre pour les propriétaires. Si vous pouvez lire votre propre déclaration de revenus, vous pouvez lire des états sur base fiscale. On ne peut pas en dire autant des PCGR, avec leurs évaluations à la juste valeur, leurs modèles de dépréciation et leurs notes annexes de plusieurs pages.
Une analyse du Journal of Accountancy a constaté que les états OCBOA peuvent faire économiser aux clients 20 à 30 pour cent des coûts de préparation par rapport aux PCGR, et davantage dans certains cas — parce que dans les états sur base fiscale, bon nombre des questions d'évaluation les plus difficiles des PCGR n'existent tout simplement pas.
En quoi la base fiscale diffère des PCGR
Les différences entre le résultat comptable et le revenu imposable sont toute l'histoire. Certaines sont des différences temporelles qui s'inversent au fil des ans (différences temporaires) ; d'autres ne s'inversent jamais (différences permanentes). Voici celles qui font le plus bouger les chiffres d'une petite entreprise.
L'amortissement : MACRS et article 179 vs. linéaire
Selon les PCGR, vous amortissez le matériel sur sa durée d'utilité estimée, souvent en linéaire. Selon la base fiscale, vous utilisez le système accéléré de recouvrement des coûts modifié (MACRS) — et vous pouvez passer en charges la totalité de l'achat immédiatement au titre de l'article 179 ou de l'amortissement bonifié lorsque ces dispositions le permettent.
L'effet peut être spectaculaire. Achetez 100 000 $ de matériel et les PCGR pourraient afficher 10 000 $ de dotation aux amortissements la première année ; la base fiscale pourrait afficher les 100 000 $ intégralement. Votre résultat sur base fiscale est plus faible, votre base d'actif sur base fiscale est plus petite, et un actif entièrement passé en charges à des fins fiscales peut encore être productif pendant des années. Quiconque compare vos états à ceux d'un pair selon les PCGR doit ajuster pour cela, sinon la comparaison n'a aucun sens.
Les produits : imposés à l'encaissement vs. gagnés dans le temps
Les PCGR comptabilisent les produits lorsque vous les gagnez, indépendamment du moment où la trésorerie arrive. Les règles fiscales sont moins patientes : dans de nombreux cas, les produits sont comptabilisés lorsqu'ils sont gagnés ou lorsque la trésorerie est reçue, selon ce qui survient en premier. Les paiements d'avance — loyers encaissés d'avance, abonnements, ventes de cartes-cadeaux — alimentent souvent le revenu imposable à l'encaissement, alors que les PCGR les reporteraient jusqu'à ce que vous fournissiez la prestation.
Ainsi, une entreprise qui encaisse avant d'exécuter peut afficher un résultat plus élevé sur base fiscale que selon les PCGR lors d'une année de croissance, et le bilan ne porte aucune dette de produits reportés pour les obligations qu'elle doit encore à ses clients. Cela embellit le compte de résultat tout en masquant les obligations de performance futures — exactement le genre de chose qu'un prêteur veut savoir avant de se fier aux chiffres.
Les provisions que vous ne pouvez pas comptabiliser
Les PCGR font correspondre les coûts futurs estimés aux produits courants : la provision pour créances douteuses, les provisions pour garantie, les congés accumulés, les passifs éventuels. La base fiscale n'autorise généralement une déduction que lorsque le coût est réellement engagé — la créance est passée en perte, la réclamation au titre de la garantie est payée.
Les états sur base fiscale ne montrent donc aucune provision sur les créances, aucun passif de garantie et aucune charge à payer pour les coûts que vous savez imminents mais que vous n'avez pas encore payés. Les créances paraissent plus solides et le passif plus léger que leurs équivalents PCGR, non pas parce que l'entreprise se porte mieux, mais parce que les règles d'évaluation interdisent la provision.
Aucun impôt différé
Parce que les états sur base fiscale utilisent les évaluations fiscales d'un bout à l'autre, il n'y a ni actifs ni passifs d'impôt différé, ni note sur les impôts différés. C'est une véritable simplification — la comptabilité d'impôt différé selon les PCGR est l'un des domaines les plus complexes du reporting financier — mais cela signifie aussi que les états ne montrent rien sur les conséquences fiscales futures. Une entreprise assise sur d'importantes différences temporaires a des factures (ou des économies) d'impôt futures qui n'apparaissent tout simplement nulle part dans les états sur base fiscale.
Les produits non imposables et les charges non déductibles restent visibles
Les états sur base fiscale peuvent inclure des éléments qui ne touchent jamais la déclaration de revenus : les intérêts exonérés d'impôt du côté des produits, les amendes non déductibles ou la moitié non déductible des repas d'affaires du côté des charges. Le cadre est la base fiscale de comptabilité, et non une copie du formulaire 1120 — il rend compte de l'économie de l'entreprise mesurée par les règles fiscales, y compris les éléments que le Code exclut ou refuse.
Ce que votre prêteur abandonne
Lorsqu'une banque accepte des états sur base fiscale au lieu des PCGR, elle échange trois choses. Aucune n'est fatale, mais chacune change la façon dont la banque — et vous — devrait lire les chiffres.
La comparabilité. Une banque souscrit des centaines d'emprunteurs. Les PCGR lui donnent une seule unité de mesure ; les emprunteurs sur base fiscale arrivent mesurés avec une autre. L'amortissement accéléré sous-évalue votre actif et vos capitaux propres par rapport à un pair selon les PCGR, tandis que les produits d'encaissement anticipé surévaluent votre résultat. Un bon prêteur commercial ajuste ces éléments mécaniquement, mais l'ajustement ne vaut que ce que valent les informations fournies par vos notes annexes.
Le conservatisme de certains comptes. Les provisions et les reports des PCGR existent pour tenir l'optimisme à l'écart du bilan. Les créances sur base fiscale sans provision, les produits encaissés avant d'être gagnés et le matériel entièrement amorti encore en service inclinent tous les états du côté flatteur. Les prêteurs compensent en appliquant une décote aux créances, en réintégrant les déductions fiscales ponctuelles et en s'enquérant des produits reportés lors de la due diligence — c'est pourquoi la note sur la base comptable importe plus que les propriétaires ne l'imaginent.
Le tableau des flux de trésorerie. Les PCGR exigent un tableau des flux de trésorerie ; les cadres OCBOA, non. Le flux de trésorerie d'exploitation est souvent le premier chiffre qu'un prêteur regarde, et dans une mission sur base fiscale, il peut ne pas exister à moins que vous ne demandiez à votre CPA d'en préparer un. Si vos clauses bancaires font référence au flux de trésorerie ou à la couverture du service de la dette, confirmez avec la banque comment ces ratios sont calculés à partir des états sur base fiscale avant d'élire ce cadre — les définitions de clauses rédigées autour des rubriques PCGR ne se transposent pas toujours proprement.
Rien de tout cela ne signifie que les états sur base fiscale sont moins bons. Cela signifie qu'ils répondent à une question différente : « à quoi ressemble cette entreprise mesurée par les règles fiscales ? » plutôt que « à quoi ressemble-t-elle mesurée par les PCGR ? ». Pour de nombreux prêts aux petites entreprises, la première réponse suffit — à 20 à 30 pour cent de moins en coût.
Les trois niveaux de service CPA (et ce que chacun coûte)
Le cadre de reporting (base fiscale vs. PCGR) et le niveau de service CPA (compilation, examen, audit) sont des choix indépendants. Vous pouvez obtenir n'importe quel niveau de service dans l'un ou l'autre cadre. Voici ce que signifie chaque niveau et ce que les petites entreprises paient typiquement :
- Compilation : aucune assurance. Le CPA met les chiffres de la direction dans un format d'états financiers approprié sans les vérifier. Le coût typique pour une petite entreprise va d'environ
2 000 $à7 000 $. Le CPA n'a même pas besoin d'être indépendant, bien que tout manque d'indépendance doive être divulgué. Les compilations sont le bon choix pour un usage interne et pour les prêteurs qui les autorisent explicitement. - Examen : assurance limitée. Le CPA effectue des demandes d'informations et des procédures analytiques et rapporte si quoi que ce soit a été porté à son attention suggérant que les états nécessitent des modifications significatives. Le coût typique va d'environ
5 000 $à25 000 $selon la complexité. C'est le juste milieu que la plupart des prêteurs aux petites entreprises demandent. - Audit : assurance raisonnable. Le CPA teste les éléments probants, confirme les soldes, évalue les contrôles et exprime une opinion. Le coût typique commence autour de
10 000 $et dépasse les50 000 $pour les entreprises complexes. Les audits ne sont généralement exigés que pour les facilités de crédit plus importantes, le cautionnement, les investisseurs ou les régulateurs.
Deux notes sur les coûts. Premièrement, prévoyez des honoraires de première année supérieurs de 20 à 30 pour cent avec un nouveau cabinet, le temps qu'il apprenne à connaître votre entreprise. Deuxièmement, les normes d'examen permettent à un CPA de compiler des états qui omettent la quasi-totalité des informations à fournir lorsque la direction choisit cette option — un moyen légitime de réduire encore le coût de la compilation pour les états à usage interne, bien qu'aucun prêteur n'acceptera des états à informations omises pour la souscription.
Quand une compilation sur base fiscale suffit
Une compilation sur base fiscale est le produit CPA le moins cher qui produit encore des états financiers associés à un CPA, et pour de nombreuses entreprises, elle est réellement suffisante :
- Votre contrat de prêt l'autorise. Certaines banques acceptent des états compilés sur base fiscale pour de petites lignes de crédit et des prêts immobiliers à usage professionnel. Obtenez l'acceptation par écrit avant le début de la mission, et non au moment de la livraison des états.
- Les états sont destinés à la direction. Des états compilés mensuels ou trimestriels sur base fiscale donnent aux propriétaires une vision cohérente et organisée par le CPA de l'entreprise, à une fraction du coût des PCGR.
- Votre entreprise est simple. Peu d'estimations, pas d'instruments complexes, pas de structure multi-entités — les situations où la machinerie d'évaluation supplémentaire des PCGR justifie son coût ne s'appliquent pas à vous.
- Vous déclarez déjà selon la même méthode. Si votre déclaration de revenus est le produit naturel de vos livres, les états sur base fiscale n'ajoutent presque aucun travail comptable supplémentaire.
Et les situations où elle ne suffit pas :
- Le contrat de prêt dit « PCGR » ou « examiné ». Le libellé des clauses fait foi. Une compilation livrée contre une exigence d'examen est un défaut technique qui n'attend que d'être remarqué.
- Le cautionnement et les obligations. Les souscripteurs de cautionnements veulent presque toujours des états PCGR examinés ou audités ; les compilations sur base fiscale franchissent rarement leurs bureaux.
- Les investisseurs externes ou un processus de vente. Les acheteurs et les investisseurs comparent les cibles selon les PCGR. Les états sur base fiscale dans une salle de données invitent à un ajustement du prix d'achat, pas à un compliment sur votre frugalité.
- Le reporting réglementaire ou de franchise. Si un régulateur ou un franchiseur prescrit les PCGR, aucun autre cadre ne s'y substitue.
La règle pratique : adaptez le produit au lecteur. Les lecteurs internes reçoivent des compilations ; les banques reçoivent ce que nomme le contrat de crédit ; les acheteurs reçoivent des PCGR.
La mécanique : intitulés, notes annexes et comparatifs
Les états sur base fiscale suivent une courte liste de règles mécaniques qui les maintiennent conformes — et empêchent un prêteur de les confondre avec des PCGR :
- Les intitulés doivent nommer la base. Les états disent « État de l'actif, du passif et des capitaux propres — base fiscale sur le revenu » et « État des produits et des charges — base fiscale sur le revenu », et non « Bilan » et « Compte de résultat ». Utiliser des intitulés PCGR sur des chiffres de base fiscale induit le lecteur en erreur et viole les normes.
- Une note de politique décrit le cadre. La note 1 explique que les états sont préparés selon la base utilisée aux fins de l'impôt fédéral sur le revenu et résume les différences significatives par rapport aux PCGR. Le CPA n'est pas tenu de quantifier ces différences — une description narrative suffit.
- Les informations à fournir sont parallèles à celles des PCGR. Si les états sur base fiscale contiennent un élément pour lequel les PCGR exigeraient des informations à fournir — opérations entre parties liées, concentrations, éventualités, événements postérieurs à la clôture — les états portent des informations équivalentes communiquant la même substance. Les éléments que la base fiscale n'enregistre pas, comme les impôts différés, n'ont pas besoin d'être divulgués. Il n'y a pas de remise sur les informations à fournir en choisissant une compilation plutôt qu'un audit ; les économies viennent du cadre, pas du niveau de service.
- Changer de cadre impose de retraiter les comparatifs. Passer des PCGR à la base fiscale (ou l'inverse) exige de retraiter les états comparatifs de la période précédente selon la nouvelle base, afin que les deux exercices côte à côte soient mesurés de la même manière.
Erreurs courantes à éviter
Trop modifier un jeu de trésorerie jusqu'à en faire des PCGR avec des dérogations. Le cadre frère OCBOA, la base de trésorerie modifiée, autorise des modifications logiques largement soutenues — enregistrer les immobilisations avec amortissement, comptabiliser la dette bancaire avec intérêts. Mais comptabiliser les créances et dettes commerciales, enregistrer les impôts différés ou capitaliser les contrats de location franchit la ligne : vous avez construit des états PCGR, perdu l'avantage de coût de l'OCBOA, et vous vous êtes quand même écarté des PCGR. Si vos états « de trésorerie modifiée » ont besoin de charges à payer pour être utiles, passez plutôt à la base fiscale.
Livrer des états sur base fiscale contre des clauses PCGR. Lisez le contrat de crédit avant d'élire le cadre. Les ratios de clauses définis sur les rubriques PCGR — ratio de liquidité générale, couverture du service de la dette, actif net corporel — se calculent différemment sur base fiscale, et certains prêteurs ne rédigeront pas de nouvelles clauses en cours de route.
Présumer l'acceptation au lieu de demander. Les politiques des prêteurs varient selon la banque, la taille du prêt et le chargé de crédit. Une conversation de cinq minutes avec votre banquier avant la clôture de l'exercice vaut mieux qu'un dossier d'états rejeté en mars.
Oublier le tableau des flux de trésorerie. Parce qu'il est facultatif, personne n'en prépare — et puis le prêteur le demande lors de la souscription. Si votre banquier s'y fie, chargez le CPA de le préparer en même temps que les états sur base fiscale.
Présenter des exercices comparatifs incomparables. Des PCGR de l'année précédente à côté d'une base fiscale de l'année courante, sans retraitement, faussent chaque courbe de tendance du dossier. Retraitez ou omettez la colonne comparative.
Gardez vos livres prêts pour le prêteur dès le premier jour
Que vos états finissent en PCGR ou en base fiscale, compilés ou examinés, tout ce qui en découle dépend de la qualité des livres en amont. Des dossiers propres et bien organisés réduisent le temps de préparation de votre CPA — ce qui représente l'essentiel de ce que vous payez — et ils vous permettent de répondre aux questions de suivi d'un prêteur à partir de preuves plutôt que de mémoire.
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