Un employé californien vous annonce qu'il devra s'absenter trois jours le mois prochain pour une audience au tribunal. Il n'est pas jugé — il est la victime. Lui devez-vous une rémunération pour ce temps, un congé non payé, ou rien du tout ? Depuis cette année, la réponse a changé, et l'organisme chargé de faire appliquer la règle a changé aussi.
L'Assembly Bill 406 n'est pas arrivée en fanfare. Signée en septembre 2024, elle est entrée en vigueur discrètement en deux temps, et il était facile de la manquer au milieu des grandes lois californiennes sur l'emploi de ces deux dernières années. Pourtant, pour tout employeur en Californie — même une boutique de cinq personnes — l'AB 406 a redéfini qui peut utiliser un congé maladie payé, pour quoi, et qui en surveille l'application en cas d'erreur.
Ce que fait réellement l'AB 406
La Californie impose un congé non payé et protégé pour les victimes d'actes criminels et leurs proches devant assister à des procédures judiciaires depuis bien avant l'AB 406. Les articles 230.2 et 230.5 du Labor Code couvraient déjà les victimes de certains crimes violents ayant besoin de s'absenter pour comparaître au tribunal. Ce que ces articles n'avaient jamais tranché, c'est si un employé pouvait utiliser son congé maladie payé accumulé pour couvrir ce temps, ou s'il devait obligatoirement le prendre sans rémunération.
L'AB 406 comble cette lacune en deux étapes :
1er octobre 2025 — Les employés ont obtenu le droit d'utiliser leur congé maladie payé (PSL) accumulé au titre du Healthy Workplaces, Healthy Families Act de Californie pour un jury populaire, un témoignage sous assignation, et d'autres absences liées au statut de victime d'un acte criminel. Avant cette date, le jury populaire et les comparutions en tant que témoin signifiaient généralement un congé non payé, sauf si l'employeur en décidait autrement volontairement.
1er janvier 2026 — La définition des « procédures judiciaires » couvertes s'est considérablement élargie. Les employés (ou un membre de leur famille victime d'un crime) peuvent désormais utiliser leur PSL pour assister non seulement à un procès pénal, mais aussi à des procédures pour mineurs délinquants, des décisions de mise en liberté après arrestation, des audiences de plaidoyer, le prononcé de la peine, des décisions de libération après condamnation, et pratiquement toute procédure où les droits de la victime sont en jeu. C'est une fenêtre bien plus large que « la date du procès » — elle couvre tout l'enchaînement d'audiences que génère une affaire pénale, dont beaucoup sont fixées avec un préavis très court.
Également entré en vigueur le 1er janvier 2026 : l'autorité d'application des dispositions de congé prévues par les articles 230.2 et 230.5 du Labor Code est passée du bureau du Labor Commissioner au Civil Rights Department (CRD) de Californie — le même organisme qui traite le harcèlement, la discrimination et les plaintes pour représailles. Ce n'est pas un changement cosmétique. Le processus de plainte, les recours et les obligations d'affichage du CRD diffèrent de ceux du Labor Commissioner, ce qui signifie qu'un litige lié à un congé peut désormais se retrouver dans le même circuit d'enquête qu'une plainte pour discrimination.
Pourquoi le changement d'organisme compte plus que l'extension du congé
Les employeurs ont tendance à se concentrer sur « quel congé je dois accorder » et à négliger « qui vérifie ». C'est une erreur ici. Le CRD exige déjà un affichage obligatoire sur le lieu de travail — « Survivors of Violence and Family Members of Victims: Right to Leave and Reasonable Accommodations » — qui doit être affiché, remis aux nouvelles recrues et fourni chaque année à tous les employés, et non distribué seulement lorsqu'on le demande. Un affichage manquant ou obsolète est le genre de lacune administrative qui transforme un simple litige de congé en constat de non-conformité plus large, car les auditeurs du CRD examinant une plainte vérifient systématiquement si les affichages requis étaient à jour.
Le risque concret n'est pas qu'une petite entreprise refuse à quelqu'un son jour au tribunal. C'est qu'une demande soit mal traitée sur le plan procédural — considérée comme un jour personnel non payé générique au lieu d'un congé protégé pour victime d'un acte criminel, mal enregistrée, ou jamais accompagnée de l'affichage requis — et que cette lacune administrative devienne l'infraction réelle poursuivie par le CRD.
À qui cela s'applique
Contrairement à certaines obligations de congé californiennes qui exemptent les petits employeurs, les protections de congé maladie payé du Healthy Workplaces, Healthy Families Act s'appliquent à tout employeur californien, quelle que soit sa taille, pour tout employé travaillant 30 jours ou plus dans l'année suivant son embauche. Si vous avez ne serait-ce qu'un seul employé W-2 en Californie, l'extension du PSL prévue par l'AB 406 s'applique à vous. Les protections sous-jacentes de congé pour victimes d'actes criminels des articles 230.2 et 230.5 du Labor Code ont leurs propres seuils de taille d'entreprise pour certaines dispositions, mais les droits d'utilisation du PSL ajoutés par l'AB 406 reposent sur la couverture quasi universelle de la loi sur le congé maladie.
Ce que les propriétaires de petites entreprises doivent faire
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Mettez à jour votre politique écrite de congé maladie. Si votre manuel décrit encore le PSL comme ne couvrant que la maladie, les soins préventifs et les absences de sécurité (violence domestique, agression sexuelle, harcèlement obsessionnel), il est obsolète. Ajoutez le jury populaire, les comparutions comme témoin sous assignation, et les catégories élargies de procédures judiciaires en vigueur depuis janvier 2026.
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Affichez et distribuez l'avis du CRD. Procurez-vous l'avis actuel « Survivors of Violence and Family Members of Victims » auprès du CRD, affichez-le là où vont les autres avis obligatoires relatifs au travail, et intégrez-le à la documentation des nouvelles recrues ainsi qu'à votre cycle d'avis annuel — pas comme une tâche ponctuelle.
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Formez les personnes qui approuvent les demandes de congé. La personne qui traite les demandes de congé doit savoir reconnaître quand un employé décrit une procédure judiciaire couverte plutôt qu'un jour personnel ordinaire, car les deux sont traités très différemment par la loi et exigent une documentation distincte.
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Connaissez vos règles d'accumulation et de plafond. L'accumulation standard du PSL est d'une heure par 30 heures travaillées, les employeurs étant autorisés à plafonner l'accumulation à 80 heures (10 jours) et l'utilisation annuelle à 40 heures (5 jours) — ou à fournir 40 heures/5 jours d'avance. L'AB 406 ne modifie pas ces plafonds ; elle modifie ce qui constitue un motif valable pour puiser dans le solde que vous êtes déjà tenu de suivre.
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Conservez des registres qui résisteraient à une enquête du CRD. Documentez le motif du congé (en termes généraux qui protègent la vie privée de l'employé — les détails précis de l'affaire ne sont pas nécessaires), les dates, et la confirmation que le PSL a bien été utilisé plutôt qu'une absence non payée, si l'employé a choisi d'utiliser son temps accumulé.
Où cela s'inscrit dans votre comptabilité
Le congé maladie payé n'est pas seulement une question de politique RH — c'est un passif de paie que vous êtes tenu de suivre. Chaque heure accumulée est une obligation réelle inscrite dans vos livres, que l'employé la réclame un jour ou non, et les auditeurs californiens (Labor Commissioner ou CRD) peuvent demander à consulter vos registres d'accumulation et d'utilisation remontant plusieurs années. Les employeurs qui suivent le PSL de manière approximative — dans un tableur partagé, ou pire, uniquement dans la boîte noire du prestataire de paie — peinent souvent à reconstituer exactement pourquoi une absence donnée a été payée, précisément quand cela compte le plus.
La comptabilité en texte brut facilite cette rigueur. Lorsque les accumulations et l'utilisation du PSL sont enregistrées comme des lignes dans un grand livre versionné plutôt qu'enfouies dans un export propriétaire de paie, vous obtenez une piste vérifiable : chaque heure accumulée, chaque heure utilisée, et — de plus en plus pertinent sous l'AB 406 — un enregistrement clair du pourquoi. Cette distinction compte quand le « pourquoi » détermine quel organisme d'État se trouve de l'autre côté d'un litige.
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