1 پست با برچسب "مدیریت نیروی کار"

درک اندازه نیروی کار شما همیشه به سادگی شمردن افراد نیست. چه در حال مدیریت ترکیبی از کارمندان تمام وقت و پاره وقت باشید، چه در حال برنامه ریزی بودجه باشید و چه در حال تکمیل مدارک انطباق، دانستن نحوه محاسبه معادل تمام وقت (FTE) یک مهارت ضروری برای هر صاحب کسب و کار است.

FTE چیست و چرا اهمیت دارد؟​

معادل تمام وقت (FTE) یک اندازه گیری استاندارد است که ساعات کار شده توسط همه کارمندان - هم تمام وقت و هم پاره وقت - را به تعداد معادل کارگران تمام وقت تبدیل می کند. این معیار به شما تصویر واضح تری از ظرفیت واقعی نیروی کارتان می دهد تا اینکه فقط تعداد کارمندان را بشمارید.

در اینجا دلیل اهمیت FTE برای کسب و کار شما آورده شده است:

• بودجه بندی و پیش بینی دقیق: FTE به شما کمک می کند تا هزینه های واقعی نیروی کار را محاسبه کنید و برای نیازهای استخدامی آینده برنامه ریزی کنید.
• الزامات انطباق: بسیاری از مقررات، آستانه های مزایا و اعتبارات مالیاتی بر اساس تعداد FTE است نه تعداد افراد.
• تخصیص منابع: درک FTE به شما کمک می کند سطوح کارکنان را در سراسر بخش ها بهینه کنید.
• تجزیه و تحلیل کسب و کار: FTE معیارهای معناداری برای تجزیه و تحلیل بهره وری، مانند درآمد به ازای هر FTE ارائه می دهد.
• درخواست های وام و کمک هزینه: بسیاری از برنامه های تامین مالی نیاز به محاسبات FTE برای تعیین واجد شرایط بودن دارند.

تعریف استاندارد FTE​

در حالی که محاسبات خاص ممکن است بسته به هدف شما متفاوت باشد، رایج ترین استاندارد، یک FTE را به عنوان کارمندی تعریف می کند که 40 ساعت در هفته کار می کند. این به 2080 ساعت در سال (40 ساعت × 52 هفته) تبدیل می شود.

به خاطر داشته باشید که برخی از سازمان ها یا مقررات ممکن است از استانداردهای مختلف استفاده کنند - مانند 37.5 یا 35 ساعت در هفته - بنابراین همیشه الزامات خاص را برای موقعیت خود بررسی کنید.

نحوه محاسبه FTE: گام به گام​

مرحله 1: دوره محاسبه خود را مشخص کنید​

ابتدا، دوره زمانی را که برای آن محاسبه می کنید تعیین کنید. دوره های رایج عبارتند از:

• هفتگی
• ماهانه
• فصلی
• سالانه

برای اکثر اهداف تجاری، محاسبات سالانه مفیدترین بینش را ارائه می دهد، اما ممکن است به دوره های مختلف برای الزامات انطباق خاص نیاز داشته باشید.

مرحله 2: کارمندان خود را دسته بندی کنید​

کارمندان خود را به دو گروه جدا کنید:

کارمندان تمام وقت: کسانی که 40 ساعت یا بیشتر در هفته کار می کنند (یا تعریف سازمان شما از تمام وقت)

کارمندان پاره وقت: کسانی که کمتر از 40 ساعت در هفته کار می کنند

مرحله 3: FTE تمام وقت را محاسبه کنید​

این یکی سرراست است: هر کارمند تمام وقت بدون در نظر گرفتن اینکه گهگاه اضافه کاری می کند، به عنوان 1.0 FTE حساب می شود. یک کارمند هرگز نمی تواند از 1.0 FTE تجاوز کند، حتی اگر به طور منظم 60 ساعت در هفته کار کند.

مثال: اگر 8 کارمند تمام وقت دارید، FTE تمام وقت شما 8.0 است.

مرحله 4: FTE پاره وقت را محاسبه کنید​

برای کارمندان پاره وقت، باید میانگین ساعات کارکرد را محاسبه کنید:

1. مجموع ساعات کار شده توسط همه کارمندان پاره وقت را در طول دوره محاسبه خود جمع کنید.
2. بر تعداد ساعاتی که برابر با یک FTE برای همان دوره است تقسیم کنید.

مثال محاسبه (هفتگی):

• کارمند A 20 ساعت در هفته کار می کند
• کارمند B 15 ساعت در هفته کار می کند
• کارمند C 25 ساعت در هفته کار می کند

مجموع ساعات پاره وقت: 20 + 15 + 25 = 60 ساعت محاسبه FTE: 60 ÷ 40 = 1.5 FTE

مثال محاسبه (سالانه):

• کارمند A 1040 ساعت در سال کار می کند (20 ساعت در هفته × 52 هفته)
• کارمند B 780 ساعت در سال کار می کند (15 ساعت در هفته × 52 هفته)
• کارمند C 1300 ساعت در سال کار می کند (25 ساعت در هفته × 52 هفته)

مجموع ساعات پاره وقت: 3120 ساعت محاسبه FTE: 3120 ÷ 2080 = 1.5 FTE

مرحله 5: FTE کل را محاسبه کنید​

FTE تمام وقت و FTE پاره وقت خود را با هم جمع کنید:

FTE کل = FTE تمام وقت + FTE پاره وقت

با استفاده از مثال ما: 8.0 + 1.5 = 9.5 FTE

این بدان معناست که ظرفیت نیروی کار شما معادل داشتن 9.5 کارمند تمام وقت است، حتی اگر در واقع 11 نفر را استخدام کنید.

روش های محاسبه ساده شده​

برخی از موقعیت ها اجازه می دهند از یک رویکرد ساده استفاده کنید. به جای محاسبه دقیق ساعات، می توانید از:

• 1.0 برای هر کارمند تمام وقت (کارکرد 40+ ساعت در هفته)
• 0.5 برای هر کارمند پاره وقت (کارکرد زیر 40 ساعت در هفته)

در حالی که این روش دقت کمتری دارد، برای برخی از فرم های انطباق قابل قبول است و یک تخمین سریع ارائه می دهد. فقط به یاد داشته باشید که از یک روش به طور مداوم در طول محاسبات خود استفاده کنید.

سناریوهای رایج محاسبه FTE​

سناریو 1: گردش مالی کارکنان​

هنگامی که کارمندان در طول دوره محاسبه شما ترک می کنند و جایگزین می شوند، هر موقعیت را بر اساس ساعات واقعی کارکرد حساب کنید:

• کارمند A قبل از ترک 800 ساعت کار کرده است
• کارمند B (جایگزین) پس از استخدام 500 ساعت کار کرده است
• مجموع: 1300 ساعت ÷ 2080 = 0.625 FTE برای آن موقعیت

سناریو 2: کارمندان فصلی​

برای کارگران فصلی، فقط ساعاتی را که در طول دوره محاسبه کار کرده اند، حساب کنید:

• 3 کارمند فصلی هر کدام 520 ساعت در طول ماه های تابستان کار می کنند
• مجموع: 1560 ساعت ÷ 2080 = 0.75 FTE

سناریو 3: کارمندان با ساعات متغیر​

برای کارمندانی که برنامه های نوسانی دارند:

1. میانگین ساعات هفتگی آنها را در طول دوره اندازه گیری محاسبه کنید
2. اگر میانگین 40+ ساعت = 1.0 FTE باشد
3. اگر میانگین زیر 40 ساعت باشد = در محاسبه پاره وقت گنجانده شود

استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد برای ردیابی FTE​

اکثر پلتفرم های مدرن حقوق و دستمزد شامل ویژگی های محاسبه FTE هستند. این ابزارها می توانند:

• به طور خودکار ساعات کار شده توسط هر کارمند را ردیابی کنند
• گزارش های FTE را برای دوره های زمانی مختلف تولید کنند
• گردش مالی و تغییرات فصلی را در نظر بگیرند
• داده ها را برای اهداف انطباق صادر کنند

ویژگی های گزارش دهی ارائه دهنده حقوق و دستمزد خود را بررسی کنید - ممکن است از قبل به اعداد FTE از پیش محاسبه شده دسترسی داشته باشید، که باعث صرفه جویی در وقت قابل توجهی می شود و خطر خطاهای محاسبه دستی را کاهش می دهد.

بهترین شیوه های FTE برای صاحبان کسب و کار​

سوابق زمانی دقیق را حفظ کنید. محاسبات FTE شما فقط به اندازه ردیابی زمان شما خوب است. سیستم های قابل اعتماد برای ثبت ساعات کار، چه از طریق ساعت های زمانی، نرم افزار ردیابی زمان یا برگه های زمانی مبتنی بر اعتماد، پیاده سازی کنید.

روش خود را مستند کنید. روش محاسبه ای را که استفاده می کنید و دلیل آن را بنویسید. این امر از ثبات اطمینان می دهد و توضیح اعداد خود را برای وام دهندگان، حسابرسان یا سازمان های نظارتی آسان تر می کند.

به طور منظم بررسی کنید. FTE را در فواصل منظم محاسبه کنید، نه فقط زمانی که مورد نیاز است. این به شما کمک می کند تا روندهای ترکیب نیروی کار خود را تشخیص دهید و تصمیمات آگاهانه ای در مورد استخدام بگیرید.

آستانه های مزایا را در نظر بگیرید. بسیاری از الزامات مزایا در سطوح FTE خاص شروع می شوند. درک تعداد FTE شما به شما کمک می کند تا برنامه ریزی کنید که چه زمانی نیاز به ارائه مزایای اضافی یا رعایت مقررات جدید دارید.

مرخصی ها را در نظر بگیرید. کارمندانی که در مرخصی با حقوق هستند معمولاً همچنان به عنوان FTE حساب می شوند، در حالی که کسانی که در مرخصی بدون حقوق هستند ممکن است اینطور نباشند، بسته به مقررات خاصی که برای آن محاسبه می کنید.

اشتباهات رایج FTE که باید از آنها اجتناب کرد​

شمارش اضافه کاری چند بار. به یاد داشته باشید، یک کارمند هرگز نمی تواند از 1.0 FTE تجاوز کند، صرف نظر از ساعات اضافه کاری.

مخلوط کردن روش های محاسبه. هنگامی که یک روش محاسبه را انتخاب کردید (ساعات دقیق یا رویکرد ساده شده 1.0/0.5)، از آن به طور مداوم در سراسر استفاده کنید.

فراموش کردن پیمانکاران. پیمانکاران مستقل و فریلنسرها معمولاً برای اکثر اهداف به عنوان FTE حساب نمی شوند، زیرا آنها کارمند نیستند. با این حال، همیشه الزامات خاص را بررسی کنید.

استفاده از دوره زمانی اشتباه. مطمئن شوید که FTE را برای دوره صحیح مورد نیاز برای هدف خاص خود محاسبه می کنید.

نادیده گرفتن تمایزات واجد شرایط بودن برای مزایا. برخی از محاسبات ممکن است نیاز به برخورد متفاوت برای کارمندان واجد شرایط در مقابل غیر واجد شرایط مزایا داشته باشد.

چه زمانی FTE را محاسبه کنیم​

برای موقعیت های مختلف تجاری به محاسبات FTE نیاز خواهید داشت:

• برنامه ریزی و بودجه بندی سالانه نیروی کار
• گزارش دهی انطباق قانون مراقبت مقرون به صرفه (ACA)
• درخواست های کمک هزینه و وام
• قراردادها و گواهینامه های دولتی
• تجزیه و تحلیل بهره وری و کارایی
• تعیین آستانه های واجد شرایط بودن برای مزایا
• الزامات انطباق ایالتی و محلی

جمع بندی​

محاسبه FTE ممکن است در ابتدا پیچیده به نظر برسد، اما هنگامی که اصول اولیه را درک کنید، سرراست می شود. با اندازه گیری دقیق نیروی کار خود بر اساس FTE به جای تعداد ساده، بینش های ارزشمندی به دست می آورید که به شما کمک می کند تصمیمات تجاری بهتری بگیرید، انطباق را حفظ کنید و برای رشد برنامه ریزی کنید.

چه FTE را به صورت دستی محاسبه کنید و چه از نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده کنید، کلید اصلی ثبات و دقت است. سوابق خوبی را نگه دارید، روش محاسبه مناسب را برای نیازهای خود انتخاب کنید و در صورت بروز سوال، از مشورت با حسابدار یا متخصص منابع انسانی خود دریغ نکنید.

درک ظرفیت واقعی نیروی کار شما از طریق محاسبه FTE فقط به معنای علامت زدن جعبه های انطباق نیست - بلکه به معنای اداره موثرتر کسب و کارتان و تصمیم گیری آگاهانه در مورد ارزشمندترین منبع خود، یعنی افرادتان است.