1 پست با برچسب "vendor bills"

حساب‌های پرداختنی چیست؟ راهنمایی دوستانه برای Beancount جهت پیگیری فاکتورهای فروشنده در متن ساده

۲۹ مرداد ۱۴۰۴ · 32 دقیقه مطالعه

Mike Thrift

Marketing Manager

حساب‌های پرداختنی (AP) پولی است که کسب‌وکار شما به تأمین‌کنندگان خود بدهکار است برای کالاها یا خدماتی که دریافت کرده‌اید اما هنوز پرداخت نکرده‌اید. در دنیای حسابداری، AP به‌عنوان بدهی جاری در ترازنامه شما طبقه‌بندی می‌شود — مبلغی که معمولاً در طول سال آینده، و اغلب در بازه ۳۰ تا ۶۰ روز، سررسید می‌شود.

این مفهوم در حسابداری تعهدی مرکزی است، جایی که هزینه و بدهی مربوطه به‌محض دریافت فاکتور ثبت می‌شود، نه زمانی که پول واقعی پرداخت می‌شود. این راهنما نشان می‌دهد چگونه می‌توانید کل جریان کاری AP را به‌صورت تمیز و کارآمد با ابزار حسابداری متنی Beancount مدیریت کنید.

2025-08-20-what-is-accounts-payable

خلاصه سریع

قبل از ورود به جزئیات، نکات اساسی را مرور می‌کنیم:

حساب‌های پرداختنی (AP) بدهی‌های کوتاه‌مدت شما به فروشندگان را نشان می‌دهد. آن را در بخش Liabilities ترازنامه‌تان خواهید یافت.
تعهدی در مقابل نقدی: AP تنها زمانی وجود دارد که کتاب‌های خود را بر پایه حسابداری تعهدی نگه دارید. Beancount به‌طور کامل از جریان‌های کاری تعهدی پشتیبانی می‌کند و رابط وب آن، Fava، بدهی‌های شما را به‌درستی نمایش می‌دهد.
AP در مقابل AR: ساده است: پرداختنی‌ها آنچه بدهکارید، در حالی که دریافتنی‌ها (AR) آنچه دیگران به شما بدهکارند.

محل قرارگیری AP در Beancount (و Fava)

برای شروع پیگیری AP، ابتدا باید یک حساب برای آن در دفتر کل خود تعریف کنید. یک قرارداد رایج به‌صورت زیر است:

Liabilities:AccountsPayable

در صورت نیاز می‌توانید زیرحساب‌هایی برای فروشندگان بزرگ ایجاد کنید (مثلاً Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

در Fava، این حساب در ترازنامه زیر بخش Liabilities ظاهر می‌شود. می‌توانید روی آن کلیک کنید تا به جزئیات تمام موارد باز و پرداخت‌شده دسترسی پیدا کنید و تصویر واضحی از تعهدات خود داشته باشید. حتی می‌توانید این را در دفتر عمومی نمونه Fava مشاهده کنید که شامل حساب Liabilities:AccountsPayable است.

بلوک‌های سازنده Beancount که استفاده خواهید کرد

یک جریان کاری قوی AP در Beancount به چند ویژگی اصلی متکی است:

حساب‌ها: عمدتاً از حساب Liabilities:AccountsPayable، یک حساب نقدی مانند Assets:Bank:Checking و حساب‌های هزینه‌ای مختلف (مثلاً Expenses:Supplies) استفاده می‌کنید.
متادیتا: می‌توانید داده‌های کلید‑مقدار را به هر تراکنش الصاق کنید. برای AP، متادیتاهایی مانند invoice:، due:، terms: و document: به‌کار می‌روند. Fava حتی کلید document: را تشخیص می‌دهد و به‌صورت خودکار لینک کلیکی به فایل پیوست‌شده ایجاد می‌کند، به‌شرط اینکه پوشه اسناد را تنظیم کنید.
برچسب‌ها و لینک‌ها: از #tags (مانند #ap) برای فیلتر آسان و از ^links (مانند ^INV-10455) برای اتصال برنامه‌نویسی فاکتور و پرداخت بعدی استفاده کنید. این کار مسیر واضح و قابل حسابرسی ایجاد می‌کند.
پرس‌وجوها (BQL): زبان پرس‌وجوی شبیه‑SQL Beancount (BQL) به شما امکان می‌دهد گزارش‌های قدرتمندی مانند فهرست تمام پرداختنی‌های باز بر اساس تاریخ سررسید، مستقیماً از خط فرمان با bean-query یا از صفحه «Query» در Fava اجرا کنید.

جریان کاری اصلی AP در Beancount

مدیریت AP در دفتر کل شما شامل دو یا سه گام کلیدی است: ثبت فاکتور، پرداخت آن و گاهی‌اوقات مدیریت پرداخت‌های جزئی یا تخفیف‌ها.

1) ثبت فاکتور فروشنده (این بدهی را ایجاد می‌کند)

ابتدا هزینه را ثبت می‌کنید و وقتی فاکتور می‌رسد، بدهی را ایجاد می‌کنید.

; Optionally set your documents folder in your main Beancount file:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

این ورودی تک دو کار مهم انجام می‌دهد:

هزینه ۵۰۰ دلار را بلافاصله در دوره صحیح (آگوست) شناسایی می‌کند.
بدهی ۵۰۰ دلار متناظر را ایجاد می‌کند، نشان می‌دهد که به Forest Paint Supply بدهکارید.

لینک ^INV-10455 شناسه‌ای یکتاست که بعداً می‌توانید همان لینک را به پرداخت متصل کنید تا فاکتور و پرداخت به‌صورت منطقی به هم پیوند خورده باشند.

2) پرداخت فاکتور (این بدهی را پاک می‌کند)

زمانی که فاکتور را پرداخت می‌کنید، تراکنشی ایجاد می‌کنید که پول را از حساب بانکی شما به حساب بدهی منتقل می‌کند.

الف) پرداخت استاندارد (بدون تخفیف):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

این ورودی مانده AP شما را ۵۰۰ دلار کاهش می‌دهد و موجودی حساب جاری شما را به همان مقدار کم می‌کند. بدهی اکنون پاک شده است.

ب) تخفیف پرداخت پیش‌از موعد (مثلاً «۲/۱۰، n/30»):

اگر شرایط «۲/۱۰، n/30» باشد، می‌توانید در صورت پرداخت در ۱۰ روز، ۲ ٪ تخفیف بگیرید. برای فاکتور ۵۰۰ دلار، این یعنی تخفیف ۱۰ دلار. دو روش قابل قبول برای ثبت آن وجود دارد — یکی را انتخاب کنید و ثابت بمانید.

; Option 1: Record the discount as other income (a contra‑expense effect)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Option 2: Reduce the original expense directly
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

در هر دو حالت، بدهی کامل ۵۰۰ دلار پاک می‌شود، موجودی بانکی شما به‌مقدار ۴۹۰ دلار که پرداخت کرده‌اید کاهش می‌یابد و مزیت ۱۰ دلار به‌درستی حساب می‌شود.

3) مدیریت پرداخت‌های جزئی

ویژگی لینک‌گذاری Beancount پیگیری پرداخت‌های جزئی را ساده و شفاف می‌کند.

; Invoice for $1,200
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; First payment of $400
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Final payment of $800
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

با استفاده از لینک ^INV-9001 در هر سه تراکنش، می‌توانید به‌راحتی دفتر خود را فیلتر کنید تا تاریخچه کامل این فاکتور خاص و پرداخت‌های مرتبط را ببینید.

پرس‌وجوهای مفید (BQL)

این پرس‌وجوها را می‌توانید در تب «Query» در Fava یا از خط فرمان با bean-query اجرا کنید.

نکته: تابع any_meta() برای استخراج فیلدهای متادیتا مانند invoice: و document: به‌طور فوق‌العاده‌ای مفید است.

AP باز بر حسب فروشنده (نمایش ترازنامه):

این پرس‌وجو مانده فعلی بدهی‌های شما به هر تأمین‌کننده را جمع می‌کند.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

AP باز بر حسب فاکتور + تاریخ سررسید:

فهرستی منظم از تمام فاکتورهای باز، مرتب‌شده بر اساس تاریخ سررسید، برای اولویت‌بندی پرداخت‌ها.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

فهرست فاکتورهای دارای PDF پیوست:

این پرس‌وجو تمام فاکتورهای شما را به همراه مسیر سند پیوست‌شده نشان می‌دهد.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

کجا می‌توانید AP را در Fava ببینید

ترازنامه: به Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable بروید تا مانده کلی را ببینید و با کلیک جزئیات تراکنش‌ها را بررسی کنید.
دفتر کل: دفتر را با فیلتر account:Liabilities:AccountsPayable یا لینک خاصی مثل ^INV-xxxx فیلتر کنید تا چرخه کامل یک فاکتور را مشاهده کنید.
نوار کناری اسناد: اگر از متادیتای document: استفاده کنید و گزینه option "documents" را تنظیم کنید، فهرستی از اسناد پیوست‌شده در نوار کناری نمایش داده می‌شود.

سنجش زمان‌بندی، گردش و آگاهی از جریان نقدی AP

جدول زمان‌بندی (Aging): این گزارش فاکتورهای باز را بر اساس مدت زمان معوق تقسیم می‌کند (مثلاً ۱‑۳۰ روز، ۳۱‑۶۰ روز، بیش از ۶۰ روز). در Beancount، عملی‌ترین روش اجرای پرس‌وجوی «Open AP by Invoice + Due Date» است، خروجی را به‌صورت CSV استخراج کنید و در یک صفحه‌گسترده یا اسکریپت پایتون کوچک دسته‌بندی کنید.
نسبت گردش AP: معیاری سریع برای بررسی سرعت پرداخت به فروشندگان است. فرمول کل خریدهای تأمین‌کننده ÷ متوسط AP. معیاری مرتبط، روزهای پرداخت معوق (DPO) است که تقریباً برابر است با 365 ÷ نسبت گردش.
اگر نتوانید به‌موقع پرداخت کنید: AP بدهی کوتاه‌مدت است. اگر فروشنده موافقت کند که بازپرداخت طولانی‌مدت‌تری داشته باشید، بدهی را از AP به یک بدهی یادداشت‌پذیر (note payable) منتقل کنید.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

بهترین شیوه‌ها برای AP در دفتر کل متنی

بدون کاغذ: فاکتورهای PDF را در پوشه documents ذخیره کنید و با کلید متادیتای document: به آن‌ها لینک دهید.
استفاده ثابت از لینک‌ها: شماره فاکتور یکتا را در یک ^link هم در فاکتور و هم در پرداخت قرار دهید تا ارتباط واضحی ایجاد شود.
برچسب‌گذاری واضح: از #tags برای فیلتر سریع استفاده کنید.
تنظیم متادیتا: سررسید، شرایط و سایر جزئیات را با متادیتاهای due:، terms: و invoice: ثبت کنید تا گزارش‌گیری ساده باشد.

این راهنما برای استفاده در محیط‌های فارسی‌زبان طراحی شده است؛ تمام مثال‌های کد به‌صورت اصلی (انگلیسی) باقی مانده‌اند تا با مستندات رسمی Beancount سازگار باشند.

*این راه

در یک شهر کوچک و آرام، سارا زندگی می‌کرد. او هر روز صبح زود از خواب بیدار می‌شد، به فروشگاه کوچک پدرش می‌رفت و به‌عنوان فروشنده کار می‌کرد. زندگی‌اش ساده و یکنواخت بود؛ هیچ‌چیز خاصی در آن نمی‌درخشید. سارا همیشه احساس می‌کرد که چیزی در دلش نهفته است، اما نمی‌دانست چه چیزی.

یک روز، پس از بسته شدن فروشگاه، سارا برای آرامش به پشت‌حیاط خانه رفت. در آنجا یک تخته‌سفید بزرگ بود که برای نوشتن یادداشت‌های روزانه استفاده می‌شد. ناگهان، او یک مداد رنگی که در جیبش بود، برداشت و شروع به کشیدن خطوطی ساده کرد. ابتدا فقط چند دایره و خط کشید، اما به‌زودی شکل‌ها به‌صورت خودجوش به تصویرهای کوچک تبدیل شدند. چهره‌های ساده، گل‌های رنگارنگ و مناظر کوچک بر تخته ظاهر شدند. سارا شگفت‌زده شد؛ او هرگز فکر نمی‌کرد که این توانایی را داشته باشد.

در همان شب، سارا تصمیم گرفت بیشتر تمرین کند. هر روز پس از کار، چند دقیقه وقت می‌گذاشت و روی تخته یا کاغذهای خالی می‌کشید. به‌تدریج مهارتش رشد کرد و جزئیات بیشتری به نقاشی‌هایش اضافه می‌کرد. یکی از مشتریان ثابت فروشگاه، که به هنر علاقه‌مند بود، به سارا نگاه کرد و گفت: «این نقاشی‌ها خیلی زیباست. چرا آن‌ها را به‌صورت حرفه‌ای نمی‌کنی؟» این حرف برای سارا نقطهٔ عطفی بود.

سارا به کلاس‌های نقاشی محلی رفت و با استادهای ماهر آشنا شد. او یاد گرفت چگونه از رنگ‌ها به‌درستی استفاده کند، ترکیب‌بندی‌های جذاب بسازد و احساساتش را در بوم نشان دهد. چند ماه بعد، اولین نمایشگاه کوچک خود را در کتابخانهٔ شهر برگزار کرد. مردم با تعجب به نقاشی‌های سارا نگاه می‌کردند؛ هر اثر داستانی داشت و حس زندگی را به بیننده منتقل می‌کرد.

نمایشگاه موفق شد و یکی از بازدیدکنندگان، صاحب یک گالری در شهر بزرگ، به سارا پیشنهاد همکاری داد. سارا تصمیم گرفت شغل فروشگاهی را کنار بگذارد و به‌صورت تمام‌وقت به هنر بپردازد. او دیگر نه تنها برای خود، بلکه برای دیگران نیز الهام‌بخش شد؛ چون نشان داد که یک استعداد پنهان می‌تواند مسیر زندگی را به‌کل تغییر دهد.

در پایان، سارا به‌خاطر کشف این استعداد نه تنها زندگی مالی‌اش بهبود یافت، بلکه احساس رضایت عمیقی پیدا کرد. او یاد گرفت که گاهی اوقات، در دل روزمرگی‌های ساده، درخشش یک توانایی نهفته است که تنها با شجاعت برای امتحان کردن، می‌تواند به‌نور بیاید. این تجربهٔ زندگی‌اش را به‌یک مسیر پر از رنگ و امید تبدیل کرد.

1 پست با برچسب "vendor bills"

حساب‌های پرداختنی چیست؟ راهنمایی دوستانه برای Beancount جهت پیگیری فاکتورهای فروشنده در متن ساده

خلاصه سریع

محل قرارگیری AP در Beancount (و Fava)

بلوک‌های سازنده Beancount که استفاده خواهید کرد

جریان کاری اصلی AP در Beancount

1) ثبت فاکتور فروشنده (این بدهی را ایجاد می‌کند)

2) پرداخت فاکتور (این بدهی را پاک می‌کند)

3) مدیریت پرداخت‌های جزئی

پرس‌وجوهای مفید (BQL)

کجا می‌توانید AP را در Fava ببینید

سنجش زمان‌بندی، گردش و آگاهی از جریان نقدی AP

بهترین شیوه‌ها برای AP در دفتر کل متنی

درباره Beancount.io

شروع کنید

ویژگی‌ها

انجمن

قانونی

خلاصه سریع​

محل قرارگیری AP در Beancount (و Fava)​

بلوک‌های سازنده Beancount که استفاده خواهید کرد​

جریان کاری اصلی AP در Beancount​

1) ثبت فاکتور فروشنده (این بدهی را ایجاد می‌کند)​

2) پرداخت فاکتور (این بدهی را پاک می‌کند)​

3) مدیریت پرداخت‌های جزئی​

پرس‌وجوهای مفید (BQL)​

کجا می‌توانید AP را در Fava ببینید​

سنجش زمان‌بندی، گردش و آگاهی از جریان نقدی AP​

بهترین شیوه‌ها برای AP در دفتر کل متنی​

درباره Beancount.io

شروع کنید

ویژگی‌ها

انجمن

قانونی

خلاصه سریع

محل قرارگیری AP در Beancount (و Fava)

بلوک‌های سازنده Beancount که استفاده خواهید کرد

جریان کاری اصلی AP در Beancount

1) ثبت فاکتور فروشنده (این بدهی را ایجاد می‌کند)

2) پرداخت فاکتور (این بدهی را پاک می‌کند)

3) مدیریت پرداخت‌های جزئی

پرس‌وجوهای مفید (BQL)

کجا می‌توانید AP را در Fava ببینید

سنجش زمان‌بندی، گردش و آگاهی از جریان نقدی AP

بهترین شیوه‌ها برای AP در دفتر کل متنی