چگونه شرکت تور بار را اداره کنیم: درآمد بلیت، تقسیم سود با بارها، حقوق راهنما و مجوزها

شب شنبه خود را تصور کنید: ۲۰۰ نفر با دستبندهای شرکت شما، راهنمایان شما را از طریق پنج بار دنبال می‌کنند و همه آنها قبل از اینکه اولین نوشیدنی ریخته شود به شما پرداخت کرده‌اند. این جادوی کسب و کار بارکرال است — شما درآمد را پیش‌پرداخت جمع می‌کنید، بارها الکل را مدیریت می‌کنند و کار اصلی شما این است که شب را به حرکت نگه دارید. اما بین صفحه بلیت و حساب بانکی شما یک پیچ‌وخم از کارمزدهای پلتفرم، معاملات دست‌بستگی با بارها، پرداخت به راهنماها و مجوزهای محلی وجود دارد که به‌طور خاموش تصمیم می‌گیرد که آیا از هر دلار ۴۰ سنت یا ۴ سنت برای شما باقی می‌ماند.

این راهنما مکانیک مالی اداره یک شرکت بارکرال را از ساختار معاملات با بارها تا ثبت صحیح درآمد توضیح می‌دهد.

چگونه یک شرکت بارکرال واقعاً پول می‌سازد​

بیشتر اپراتورهای بارکرال سه یا چهار جریان درآمد را ترکیب می‌کنند، نه فقط یک:

• فروش بلیت. هسته اصلی. بارکرال‌های عمومی معمولاً بین ۱۵ تا ۳۰ دلار برای هر نفر برای یک دستبند که ورود سریع، معاف شدن از ورودی و چند شات شامل در چهار تا شش مکان را می‌خرد. بارکرال‌های خصوصی (تولدها، مهمانی‌های مجردانه، گردش‌های شرکتی) نرخ‌های گروهی ثابت چند صد تا چند هزار دلار را می‌گیرند.
• پرداخت‌های بارها. بارها برای ترافیک مشتری می‌پردازند. ساختارهای رایج شامل هزینه سرانه ثابت برای هر بارکرال که تحویل می‌دهید، سهم از فروش بار که گروه شما ایجاد می‌کند، بلیت‌های نوشیدنی رایگان یا تخفیفی که می‌توانید به قیمت بلیت بسته‌بندی کنید، یا به‌سادگی معاف شدن از هزینه ورودی که به شما اجازه می‌دهد برای دستبند بیشتر بگیرید. در شهرهای گردشگری شب‌زنده، اپراتورهای با حجم بالا این معاملات را فصل به فصل مذاکره می‌کنند.
• حامی‌ها و فروش‌های اضافی. برندهای مشروب الکلی می‌پردازند تا "شات رسمی" بارکرال باشند. بسته‌های تی‌شرت، بسته‌های عکس، ورود به مهمانی بعد از پارتی و افزودنی‌های بلیت نوشیدنی همه حاشیه سود بالا دارند.
• رویدادهای خصوصی. یک بارکرال شرکتی تعطیلاتی می‌تواند به اندازه چهار شنبه عمومی پول‌سازی کند، با هزینه بازاریابی بسیار کمتر.

تله این است که درآمد بلیت را به‌عنوان سود درمان کنیم. روی یک بلیت ۲۵ دلاری، کارمزدهای پردازش پرداخت و بلیت‌فروشی می‌توانند ۳ دلار یا بیشتر قبل از اینکه حتی یک راهنما را پرداخت کنید بگیرند. قیمت را از هزینه‌های خود بازگانی محاسبه کنید، نه از جلو بر اساس چیزی که "درست به نظر می‌آید."

ساختار معامله با بار (و گرفتن آن به‌صورت کتبی)​

قراردادهای بار شما کسب و کار هستند. یک دست‌بستگی که "آنها از شما مراقبت می‌کنند" اولین باری که یک مدیر جدید شنبه شب کار می‌کند بخار می‌شود. هر معامله را در یک قرارداد ساده یک‌صفحه‌ای کتبی قرار دهید که شامل:

• چند ایستگاه، هر کدام چقدر طول می‌کشد. بارها ۴۵–۶۰ دقیقه زمان توقف می‌خواهند؛ بارکرال‌ها بعد از یک ساعت بی‌قرار می‌شوند. پنجره‌های ورود را دقیق بگوئید.
• چه چیزی بار می‌دهد: معاف شدن از ورودی، خط ورود سریع، بارمن ویژه، شات‌های خوش‌آمد، تخفیف‌های نوشیدنی، یک ناحیه خصوصی.
• چه چیزی به شما پرداخته می‌شود: هزینه درب سرانه، درصد از فروش بار گروه، هزینه ظاهری ثابت، یا ترکیبی از آنها. تعریف کنید که چگونه شمارش می‌شود (اسکن دستبند در درب؟ کد POS؟) و چه زمان پرداخته می‌شود (آن شب به وجه نقد در برابر صورت‌حساب ماهانه).
• چه چیزی به بار بدهکارید: تضمین حداقل تعداد نفر، تعهدات زمان ورود، استانداردهای رفتار برای گروه شما.
• شرایط انحصاری و ناحیه. بعضی بارها می‌خواهند که یک بارکرال رقیب را به بار همسایه همان شب نیاورید. بدانید که چه امضا می‌کنید.

از دیدگاه حسابداری، پرداخت‌های بار را به‌عنوان خط درآمد جداگانه، جدا از فروش بلیت، ردیابی کنید. اگر فقط پول را عبور می‌کنید — مثلاً، جمع کردن ۱۰ دلار ورودی به نمایندگی بار و تحویل کردن آن به‌طور کامل — این فعالیت وکالتی است، نه درآمد شما، و ثبت آن به‌صورت ناخالص بالای خط شما را بیش‌ازحد نشان می‌دهد. فقط کمیسیون یا هزینه خود را به‌عنوان درآمد ثبت کنید، با عبوری در یک حساب بدهی تا زمان تحویل. حسابدار شما (و هر وام‌دهنده آینده که صورت سود و زیان شما را می‌خواند) از شما تشکر خواهد کرد.

ریاضی بلیت: کارمزدها بیشتر از آنچه فکر می‌کنید می‌خورند​

فروش از طریق یک پلتفرم بلیت‌فروشی در مقیاس غیرقابل مذاکره است — شما به زمان‌بندی ورود، داده اسکن و مدیریت استرداد نیاز دارید. اما کارمزدها را صریح بودجه‌بندی کنید. یک پلتفرم بزرگ معمولی کارمزد خدمتی حدود ۳.۷٪ به‌علاوه حدود ۱.۷۹ دلار برای هر بلیت پرداخته، به‌علاوه حدود ۲.۹٪ پردازش پرداخت برای هر سفارش. روی یک بلیت ۲۵ دلاری، بیش از ۳.۶۰ دلار قبل از استردادها از دست می‌رود. تصمیم بگیرید که به‌طور عمدی کارمزدها را جذب کنید یا به خریدار در صندوق پرداخت انتقال دهید، و هر دو را مدل کنید: انتقال کارمزدها قیمت برچسب را بالا می‌برد و می‌تواند تبدیل را کاهش دهد، در حالی که جذب آنها به این معناست که شب "فروخته در ۲۰۰ نفر" به‌طور معنادار کمتر از ۲۰۰ × ۲۵ دلار ناخالص داشته است.

سه عادت تطبیق، حرفه‌ای‌ها را از آماتورها جدا می‌کند:

1. تطبیق ناخالص به خالص برای هر رویداد. گزارش پرداخت پلتفرم فروش ناخالص، کارمزدهای کسر شده، استردادها و ودیعه خالص را نشان می‌دهد. درآمد ناخالص بلیت را ثبت کنید، کارمزدهای پلتفرم را به‌عنوان هزینه ثبت کنید و خالص را به ودیعه بانکی وصل کنید. هرگز فقط ودیعه را به‌عنوان درآمد ثبت نکنید — درآمد شما چیزی است که مشتریان پرداخته‌اند و کارمزدها هزینه قابل کسر هستند که می‌خواهید دیده شوند.
2. حساب استردادها و برگشت‌های کارت اعتباری. باران، بسته شدن مکان‌ها و خریدهای تکراری استردادها ایجاد می‌کنند؛ اختلاف‌های اعتباری هفته‌ها بعد برگشت‌های اعتباری ایجاد می‌کنند. یک ذخیره کوچک نگه دارید به‌جای اینکه هر پرداخت را به صفر خرج کنید.
3. فروش‌های پیش‌پرداخت را به‌عنوان درآمد تعویقی درمان کنید. یک بلیت فروخته در اکتبر برای بارکرال شب سال نو درآمد اکتبر نیست — آن یک بدهی (درآمد ناکسبیده) تا زمان رویداد است. اگر لغو کنید، باید آن را برگردانید. شناسایی زود آن ماه‌های خوب را بیش‌ازحد نشان می‌دهد و تعهد را پنهان می‌کند.

مجوزها، لایسنس‌ها و قوانین الکل که سازمان‌دهندگان را متعجب می‌کنند​

خبر خوب این است: چون مشتریان شما نوشیدنی‌های خود را از بارهای مجاز می‌خرند، شما عموماً به لایسنس مشروب‌فروشی خود نیاز ندارید. شما یک تجربه و ورودی می‌فروشید، نه الکل. اما "عموماً" در این جمله کار زیادی می‌کند و بقیه ساختار مجوز واقعی است:

• ثبت تجارت اصلی. شرکت LLC یا شرکتی تشکیل دهید، لایسنس تجارت محلی بگیرید و برای مالیات فروش دولتی ثبت کنید اگر ایالت شما ورودی یا فروش بلیت را مالیات می‌دهد (چند ایالت این کار را می‌کنند).
• مجوزهای خاص بارکرال محلی. بعضی شهرها بارکرال‌ها را مستقیم تنظیم می‌کنند. واشنگتن، دی.سی.، مثلاً، یک تأیید بارکرال ایجاد کرد که سازمان‌دهندگان را ملزم می‌کند هفته‌ها قبل با یک طرح امنیتی که نوشیدن زیر سن قانونی و یک طرح مدیریت زباله با یک شرکت پاکسازی قراردادی را مورد خطاب کند، درخواست بدهند. قوانین هیئت الکل و رویدادهای خاص شهر خود را قبل از اولین بارکرال چک کنید، نه بعد از یک جریمه.
• مجوزهای رویداد خاص و فضای عمومی. اگر مسیر شما از یک میدان عمومی استفاده می‌کند، خیابان را بسته می‌کند، موسیقی تقویت‌شده از اتوبوس پارتی پخش می‌کند یا یک چادر ورود روی پیاده‌رو قرار می‌دهد، آن یک مجوز جداگانه است — گاهی از یک آژانس جداگانه با زمان هدایت ۳۰ تا ۶۰ روز جداگانه.
• تله کترینگ سودجویانه. در شهرهایی مانند سان فرانسیسکو، سازمان‌دهندگان سودجو نمی‌توانند لایسنس‌های روزانه که به سازمان‌های غیرانتفاعی اجازه سرو الکل در رویدادها می‌دهد بگیرند؛ شما باید یک کترینگ مجاز استخدام کنید که الکل را تهیه و سرو می‌کند. لحظه‌ای که "بیر رایگان در اتوبوس" را شامل کنید، ممکن است از اپراتور تور به سرویس الکل عبور کرده باشید. اگر الکل بخشی از بسته شما است به‌جای اینکه توسط مهمانان در مکان‌های مجاز خریته شود، اول با یک وکیل الکل محلی صحبت کنید.
• مسئولیت درام-شاپ و میزبان اجتماعی. بارها مسئولیت اصلی مشروب را دارند، اما یک سازمان‌دهنده که بازی‌های نوشیدن بیش‌ازحد را ترویج می‌کند، الکل را مستقیم سرو می‌کند یا به‌طور واضح به شرکت‌کنندگان مست بی‌توجهی می‌کند می‌تواند در یک حادثه کشانیده شود. دفاع شما عملیاتی است: چک هویت در ورود، دستبندها که ۲۱+ را تمیز می‌دهد، راهنماهای آموزش‌دیده که قدرت قطع و اخراج افراد را دارند و هیچ بازی نوشیدنی که به‌عنوان برنامه رسمی طراحی کرده‌اید.

بیمه: قلم هزینه‌ای که به شما اجازه خوابیدن می‌دهد​

بارها به‌طور فزاینده‌ای قبل از امضای قرارداد مسیر، اثبات بیمه را مطالبه می‌کنند. از روز اول برای آن بودجه بگذارید:

• مسئولیت عمومی تجارتی ۱ تا ۲ میلیون دلار برای هر حادثه استاندارد است، با بارها که مکرراً مطالبه می‌کنند که به‌عنوان بیمه‌شده اضافی در پالیسی شما برای شب‌های رویداد نام برده شوند. گواهی‌های بیمه (COI) را قبل از شروع فصل از بیمه‌گر خود بگیرید تا درخواست بار هرگز پرتاب را تأخیر ندهد.
• مسئولیت مشروب در برابر مسئولیت مشروب میزبان. اگر هرگز الکل نمی‌فروشید یا سرو نمی‌کنید، پوشش مشروب میزبان (اغلب یک تأیید) ممکن است کافی باشد. روزی که آن را سرو می‌کنید — شات‌های خوش‌آمد در ورود، بار باز در اتوبوس — احتمالاً به مسئولیت مشروب کامل نیاز دارید. به بیمه‌گر خود دقیقاً بگوئید که در بارکرال‌های شما چه اتفاق می‌افتد؛ یک ادعای رد شده بر اساس توصیف نادرست عملیات بدتر از پرمیوم بالاتر است.
• اتومبیل استخدام‌شده و غیرمالک اگر راهنماها ون‌های کرایه‌ای یا ماشین‌های خود را در امور شرکت رانند و جبران کارگران وقتی کارمند داشته باشید (الزامات سریع وارد می‌شوند، گاهی با اولین استخدام).
• معافیت‌نامه شرکت‌کننده. هر بارکرال را امضا (یا کلیک) کنید یک معافیت‌نامه فرض ریسک در زمان خرید بلیت. معافیت‌نامه‌ها مسئولیت را حذف نمی‌کنند و بعضی ایالت‌ها محدود می‌کنند که چه چیز را می‌توانند پوشش دهند، اما ادعاهای بی‌اساس را منع می‌کنند و مراقبت معقول را نشان می‌دهند.

بیمه را به‌عنوان هزینه سرانه در زمان تنظیم قیمت بلیت محاسبه کنید. یک پالیسی سالانه ۱٬۵۰۰ دلار تقسیم بر ۵٬۰۰۰ بارکرال ۳۰ سنت برای هر نفر است — غیرقابل مشاهده. همان پالیسی بر ۸۰۰ بارکرال تقریباً ۲ دلار برای هر نفر است و آن ریاضی حاشیه شما را تغییر می‌دهد.

پرداخت به راهنماها: بزرگترین تصمیم طبقه‌بندی شما​

راهنماها شب را می‌سازند یا می‌شکنند — آنها سرعت را تعیین می‌کنند، میز مست را مدیریت می‌کنند، مدیر مکان را خوش‌حال نگه می‌دارند و نظرات پنج‌ستاره‌ای را که هفته بعد بارکرال را پر می‌کنند جمع می‌کنند. چگونه به آنها پرداخت می‌کنید نیز بزرگترین تصمیم تطبیق شما است.

IRS و بیشتر ایالت‌ها کارگران را بر اساس جوهر رابطه طبقه‌بندی می‌کنند — کنترل رفتاری، کنترل مالی و طبیعت رابطه — نه بر اساس اینکه چه نام می‌گذارید یا آیا ۱۰۹۹ صادر می‌کنید. یک راهنما که باید پیراهن شما را بپوشد، اسکریپت شما را دنبال کند، برنامه شما را کار کند و نمی‌تواند جایگزین بفرستد به‌نظر کارمند می‌آید حتی اگر برای هر رویداد پرداخت کنید و به او 1099-NEC بدهید. طبقه‌بندی نادرست مالیات حقوق، جریمه‌ها و در بعضی ایالت‌ها اضافه‌کاری و مسئولیت جبران کارگران را به‌همراه می‌آورد.

راهنمای عملی:

• اگر راهنماها شیفت‌های ثابت، در یونیفرم و تحت هدایت شما کار کنند: آنها را به‌عنوان کارمندان W-2 درمان کنید، حقوق را اجرا کنید، مالیات را کسر کنید و بر اساس آن پرونده کنید. هزینه هر رویداد بالاتر است، اما کنترل شما بر تجربه مشتری نیز بیشتر است.
• اگر راهنماها واقعاً مستقل عمل کنند — آنها تورهای خود را پیشنهاد می‌کنند، دنبال‌کننده خود را می‌آورند، نحوه اجرای شب را کنترل می‌کنند — یک رابطه پیمان‌کاری می‌تواند مناسب باشد. یک قرارداد امضا شده بگیرید، آنها فکتور برای شما صادر کنند، فرم W-9 را از ابتدا جمع کنید و فرم 1099-NEC برای هر کسی که ۶۰۰ دلار یا بیشتر در سال پرداخته شود ثبت کنید.
• انعام‌ها را جداگانه ردیابی کنید. انعام نقدی که مشتریان به راهنماهای شما می‌دهند درآمد راهنماها است، نه شما — آنها را به‌عنوان درآمد از دفتر خود عبور ندهید. اگر یک هزینه خدمت اجباری یا انعام خودکار به بسته‌های رویداد خصوصی اضافه می‌کنید، آن متفاوت است: آن درآمد شما است، که به‌عنوان دستمزد با کسر مالیات به کارکنان توزیع می‌شود.
• به‌موقع پرداخت کنید و همه چیز را مستند کنید. برگه‌های پرداخت هر رویداد امضا شده توسط راهنما (ساعات، پاداش سرانه، انعام پیش‌پرداخت) اختلاف‌های صبح دوشنبه را که تیم‌های کوچک را مسموم می‌کنند جلوگیری می‌کند.

وقتی در شک هستید، انتخاب محافظه‌کارانه — درمان کارمند با حقوق مناسب — ارزانتر از دفاع از یک ممیزی طبقه‌بندی نادرست است.

حسابداری که از شب شنبه جان به‌در می‌برد​

درآمد بارکرال به‌صورت رگبارهای کثیف می‌رسد: پرداخت‌های پلتفرم خالص از کارمزدها، پاکت‌های وجه نقد فروش درب، پرداخت‌های سرانه مکان هفته‌ها بعد، حواله حامی برند. بدون سیستم، دفتر اکتبر یک پروژه بازسازی است. این عادت‌ها را تنظیم کنید:

• جریان‌ها را جدا کنید. حداقل نمودار حساب‌ها: فروش بلیت، هزینه‌های رویداد خصوصی، پرداخت‌های مکان، حامی‌ها، کالا. در سمت هزینه: کار راهنما، کارمزدهای پلتفرم و پردازش، بیمه، مجوزها و لایسنس‌ها، بازاریابی، حمل و نقل، مواد (دستبندها، بندهای گردن، بلندگوها).
• از یک حساب وجه نقد و کمبود استفاده کنید. فروش درب هرگز به پنی تطبیق نمی‌شود. ثبت تفاوت به یک حساب کمبود مخصوص — به‌جای دفن آن در هزینه متفرقه — به شما نشان می‌دهد که آیا تیم درب یک مکان ۵ دلار در شب یا ۵۰ دلار نشت می‌دهد.
• مالیات فروش را درست ردیابی کنید. بعضی ایالت‌ها هزینه‌های ورودی را مالیات می‌دهند، بعضی معاف می‌کنند و چند تایی بخش بلیت نوشیدنی شامل را متفاوت از بخش سرگرمی درمان می‌کنند. درمان ایالت خود را برای ورودی رویداد قبل از اولین فروش تعیین کنید و در جایی که لازم است جمع و تحویل کنید. فروش کالا تقریباً در هر ایالت با مالیات فروش مالیات‌دار است.
• ذخیره فصل خارج را بسازید. بارکرال‌ها به‌طور وحشیانه‌ای فصلی هستند — هالووین و شب سال نو می‌توانند فصل را بار کنند، در حالی که ژانویه و فوریه به‌سختی پیش می‌روند. یک درصد ثابت از سود فصل اوج را به یک حساب ذخیره جداگانه منتقل کنید تا مجوزها، تمدید بیمه و ودیعه‌ها برای فصل بعد بدهی کارت اعتباری نشوند.
• سه KPI هفتگی را مشاهده کنید: درآمد برای هر نفر (کل درآمد رویداد تقسیم بر بارکرال‌های ورود کرده، نه بلیت‌های فروخته)، نرخ حضور (ورود کرده در برابر فروخته — شکاف‌های عدم حضور مداوم به‌معنای اضافه‌کارکنی است) و هزینه کسب مشتری برای هر بلیت (خرج تبلیغ تقسیم بر بلیت‌های فروخته). اگر هزینه کسب به بیش از یک سوم درآمد برای هر نفر خزید، بازاریابی شما کسب و کار را می‌خورد.

اشتباهات رایج که اپراتورهای جدید بارکرال را غرق می‌کنند​

• معاملات دست‌بستگی با بار. باری که ۳ دلار برای هر نفر وعده کرده "فراموش می‌کند" در یک شب شلوغ. شرایط کتبی، شمارش درب و یک روال تصفیه (باهم شمارید، امضا کنید، بر اساس شرایط پرداخت کنید) این را حل می‌کند.
• قیمت‌گذاری بر اساس ناخالص به‌جای خالص. فراموش کردن کارمزدهای پلتفرم، پردازش، استردادها و سهم مکان در زمان تنظیم قیمت بلیت است که رویدادهای فروخته پول از دست می‌دهند.
• ترکیب وجه نقد درب. پاکت وجه نقد شنبه هزینه ناشتای یکشنبه را می‌پردازد و تا زمان مالیات هیچ‌کس نمی‌تواند چیزی را بازسازی کند. همه چیز را ودیعه کنید؛ به خود بر اساس یک برنامه پرداخت کنید.
• رد شدن از چک مجوز. تأیید یک شهر، طرح زباله یا قانون نویز در شهر دیگر هیچ است. فرض کنید شهر شما یک قاعده دارد تا اینکه به‌صورت کتبی غیر آن را تصدیق کنید.
• درمان هر راهنما به‌عنوان پیمان‌کار به‌طور پیش‌فرض. آسایش امروز، ممیزی فردا. بر اساس حقایق طبقه‌بندی کنید.
• بدون سیاست هوا یا لغو. آن را در صندوق پرداخت منتشر کنید (استرداد کامل؟ اعتبار برای بارکرال آینده؟) و به‌طور مکانیکی آن را دنبال کنید. اختلاف‌ها و برگشت‌های اعتباری دور رویدادهایی که به‌طور ناهماهنگ مدیریت می‌کنید جمع می‌شوند.

درآمد آخر هفته خود را از روز اول سازمانده نگه دارید​

اداره بارکرال‌ها به‌معنای جنگل کردن با پرداخت‌های بلیت، تصفیه‌های مکان، پرداخت راهنما و نوسان‌های نقدی فصلی — همه از شب‌هایی که شما کار می‌کنید، نه حسابداری. نگه داشتن پرونده‌های واضح و جداگانه برای هر جریان درآمد چیزی است که یک سرگرمی جانبی لذت‌بخش را به یک کسب و کار تبدیل می‌کند که می‌توانید با اعتماد قیمت بگذارید، بیمه کنید و رشد دهید. Beancount.io حسابداری متن ساده را فراهم می‌کند که به شما شفافیت و کنترل کامل بر داده‌های مالی شما می‌دهد — بدون جعبه‌های سیاه، بدون قفل فروشنده. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعه‌دهندگان و متخصصان مالی به حسابداری متن ساده روی می‌آورند.