وقتی یک کامیون ۲۰ تن ذرت در کارخانه خوراک دام تخلیه میکند، جابهجایی فیزیکی واضح است. سؤال حسابداری این نیست که آیا آن ذرت متعلق به کارخانه است یا کارخانه بهطور موقت آن را برای مشتری نگه میدارد؟
این پاسخ تقریباً همه چیز را تغییر میدهد. تعیین میکند که آیا غله در موجودی قرار میگیرد، آیا فاکتور درآمد محصول است یا هزینه فرآوری، کاهش وزن چگونه بررسی میشود، و آیا یک ماه سودآور در واقع تعهد ثبتنشدهای به مشتری را حمل میکند. کارخانههای خوراک دام اغلب آسیاب سفارشی، ترکیب فرمول، فروش مجدد مواد اولیه، و تولید برند خصوصی را زیر یک سقف ترکیب میکنند. دفترها باید این کسبوکارها را جداگانه نشان دهند.
در اینجا یک چارچوب عملی دفترداری برای انجام این کار ارائه میشود.
با مالکیت شروع کنید، نه با سیلو
سیلو یک مکان فیزیکی است. این یک دسته حسابداری نیست.
قبل از ثبت دریافت، مالکیت و قرارداد پشت بار را شناسایی کنید:
- مواد اولیه متعلق به مشتری: یک دامداری، مزرعه یا واحد پرورش دام، غله یا سایر مواد اولیه را برای آسیاب، ترکیب یا پلتکردن به کارخانه تحویل میدهد. اگر مشتری مالکیت را حفظ کند، مواد موجودی کارخانه نیستند. کارخانه هزینه فرآوری یا ترکیب دریافت میکند.
- مواد اولیه متعلق به کارخانه: کارخانه ذرت، کنجاله سویا، مواد معدنی، علوفه، افزودنیها یا بستهبندی را برای فروش مجدد یا استفاده در فرمولهای خود خریداری میکند. این هزینهها موجودی میشوند و بعداً به بهای تمامشده کالای فروشرفته منتقل میشوند.
- خوراک آماده خریداریشده: کارخانه محصولات آماده را از تولیدکننده دیگری خریداری کرده و مجدداً میفروشد. هزینه خرید، حمل و سایر هزینههای تحصیل مناسب، هزینه موجودی را تحت روش حسابداری انتخابی کارخانه تشکیل میدهند.
- سهام امانی یا متعلق به تأمینکننده: یک تأمینکننده مواد اولیه یا کیسههای آماده را در کارخانه قرار میدهد اما مالکیت را تا زمان فروش یا رویداد محرک دیگر حفظ میکند. قرارداد کنترل حسابداری را بر عهده دارد؛ شمارش فیزیکی به تنهایی کافی نیست.
به هر دریافت یک شماره محموله، مالک، کد کالا یا ماده اولیه، مقدار، اطلاعات کیفیت، محل نگهداری و مرجع قرارداد اختصاص دهید. آن سوابق عملیاتی پل بین بلیط باسکول و دفتر کل است.
اگر مالکیت نامشخص است، فرآیند ثبت را متوقف کنید و قبل از اینکه مواد با محموله دیگری مخلوط شود، آن را حل کنید. وقتی غله دو مالک مخلوط شد، بازسازی پاسخ از حافظه هزینهبر و مستعد خطا است.
چهار جریان درآمدی را جدا کنید
یک حساب واحد «فروش خوراک» اقتصاد یک کارخانه خوراک دام را پنهان میکند. یک نمودار حسابها مفیدتر حداقل این جریانها را جدا میکند:
آسیاب و فرآوری سفارشی
کارخانه تجهیزات، نیروی کار، انرژی، کنترل کیفیت و جابجایی را تأمین میکند. مشتری مواد را تأمین میکند و خروجی فرآوریشده را دریافت میکند. فاکتور ممکن است بر اساس تن دریافتی، تن فرآوریشده، تعداد دستهها یا حداقل هزینه اجرا باشد.
وقتی قرارداد واقعاً یک ترتیب فرآوری است، هزینه را بهعنوان درآمد خدماتی ثبت کنید. غله مشتری را فقط بهدلیل اینکه از ساختمان شما عبور کرده، بهعنوان خرید و خوراک برگشتی را بهعنوان فروش ثبت نکنید. انجام این کار هم درآمد و هم موجودی را متورم میکند.
ترکیب فرمول و پلتکردن
ترکیب میتواند یا یک خدمت باشد یا فروش محصول. اگر مشتری مواد اولیه را تأمین کند و هزینه فرمولسازی، مخلوطکردن، پلتکردن یا بستهبندی را بپردازد، هزینه را بهعنوان یک جریان خدماتی جداگانه درمان کنید. اگر کارخانه مواد اولیه را بخرد، فرمول را کنترل کند و جیره آماده بفروشد، کارخانه معمولاً برای آن دسته در حال فعالیت یک کسبوکار محصولی است.
تمایز باید در سفارش کار و فاکتور ظاهر شود. یک خط با برچسب «هزینه ترکیب» کافی نیست اگر قرارداد بگوید کارخانه مواد اولیه را خرید و مجدداً فروخته است. حسابدار شما باید ترتیبات غیرعادی را بررسی کند، بهویژه وقتی کارخانه مشخصات محصول نهایی را تضمین میکند یا مسئولیت سهام فروشنرفته را میپذیرد.
فروش مواد اولیه و خوراک آماده
این مدل سنتی موجودی است: کارخانه نهادهها را میخرد، نگه میدارد، به کالاهای ساختهشده تبدیل میکند و آن کالاها را میفروشد. درآمد زمانی ثبت میشود که محصول تحت خط مشی حسابداری کسبوکار فروخته میشود؛ هزینه موجودی مرتبط به بهای تمامشده کالای فروشرفته آزاد میشود.
فروش مواد اولیه فله، خوراک آماده کیسهای، مواد معدنی، پیشمخلوطها و محصولات خردهفروشی را در دستههای درآمدی جداگانه نگه دارید وقتی حاشیههای آنها یا مالیات فروش متفاوت است. این امکان را فراهم میکند که ببینید آیا کارخانه از تولید، توزیع یا محصولی با حجم بالا و حاشیه کم درآمد کسب میکند.
هزینههای نگهداری، تحویل و آزمایش
هزینههای نگهداری، تحویل، فرمولسازی، نمونهبرداری و آزمایشگاهی اغلب محرکهای هزینهای متفاوتی از فروش خوراک دارند. آنها را جداگانه پیگیری کنید بهجای اینکه در قیمت محصول دفن شوند. هزینه تحویل ممکن است سوخت و زمان راننده را پوشش دهد؛ هزینه آزمایشگاهی ممکن است آزمایش شخص ثالث را پوشش دهد؛ هزینه نگهداری ممکن است در طول مدت نگهداری مواد در اختیار کارخانه کسب شود.
حسابهای درآمدی جداگانه تصمیمگیری قیمتگذاری را بسیار آسانتر میکنند. میتوانید بپرسید آیا نرخ آسیاب سفارشی زمان واقعی اجرا و هزینه انرژی کارخانه را پوشش میدهد بدون اینکه آن پاسخ را با حاشیه یک کیسه خوراک اختصاصی اشتباه بگیرید.
سوابق موجودی در سطح محموله بسازید
برای مواد متعلق به کارخانه، سوابق موجودی باید در هر زمان به پنج سؤال پاسخ دهد:
- ماده اولیه یا محصول نهایی چیست؟
- چه مقدار در واحد مورد استفاده برای خرید و فروش در دسترس است؟
- هزینه آن چقدر بود، شامل هزینههای حمل و تحصیل مناسب؟
- کجا نگهداری میشود، و متعلق به کدام محموله یا دسته است؟
- چه اطلاعات کیفیت، رطوبت، آزمایش یا انقضا میتواند بر ارزش قابل استفاده آن تأثیر بگذارد؟
هم مقدار و هم دلار را پیگیری کنید. مبلغ ترازنامه بدون شمارش معتبر تناژ، سیلوی نشتی، باسکول خراب، رطوبت اضافی یا محموله متعلق به مشتری که بهطور تصادفی در دسته متعلق به کارخانه مصرف شده را نشان نمیدهد.
برای کالاهای فله، یک روش قیمتگذاری سازگار با حسابدار خود انتخاب کنید. FIFO، میانگین موزون هزینه و شناسایی خاص میتوانند نتایج متفاوتی تولید کنند وقتی قیمت کالاها به سرعت حرکت میکند. روش کمتر از اعمال سازگار، مستندسازی خط مشی و تطبیق آن با مقادیر واقعی اهمیت دارد.
IRS موجودی را برای انعکاس واضح درآمد مهم توصیف میکند وقتی خرید، تولید یا فروش کالا عاملی در ایجاد درآمد باشد. همچنین اجازه سیستمهای موجودی دائمی یا دفتری را میدهد وقتی از رویههای حسابداری صحیح پیروی کنند، با بررسیهای فیزیکی موجودی در فواصل معقول. یک کسبوکار کوچک واجد شرایط ممکن است گزینههای روش مالیاتی داشته باشد، اما سادهسازی مالیاتی نیاز مدیریتی به دانستن آنچه در سیلوها است و هزینه واقعی هر دسته را حذف نمیکند.
غله متعلق به مشتری را بهعنوان تعهد امانی درمان کنید
مواد متعلق به مشتری نیاز به دفتر کل فرعی خود دارد، حتی وقتی بهعنوان دارایی در ترازنامه ظاهر نمیشود.
در زمان دریافت، محموله را در یک دفتر امانی خارج از دفتر یا عملیاتی با موارد زیر ثبت کنید:
- مشتری و شماره قرارداد؛
- بلیط باسکول و تاریخ تحویل؛
- وزن ناخالص، تارا و خالص؛
- کالا، درجه، رطوبت و نتایج آزمایش؛
- محل نگهداری و مالک؛
- دستورالعملهای مجاز ترکیب یا فرآوری؛ و
- مقدار برگشتی، منتقلشده یا مصرفشده.
ثبت مالی برای یک کار آسیاب سفارشی ممکن است بهصورت مفهومی به این شکل باشد:
بدهکار حسابهای دریافتنی 1,250
بستانکار درآمد فرآوری سفارشی 1,250۲۰ تن مشتری به بدهکار موجودی ماده اولیه کارخانه تبدیل نمیشود. نیروی کار مستقیم، برق، نگهداری و سایر هزینههای فرآوری در برابر کار یا بخش خدمات پیگیری میشود تا هزینه با هزینه واقعی آن ارزیابی شود.
اگر مشتری قبل از انجام کار پیشپرداخت بدهد، آن را بهعنوان پیشپرداخت مشتری یا بدهی قراردادی ثبت کنید تا زمانی که خدمت تحت ترتیب به دست آید. اگر کارخانه مواد اولیه اضافی برای فرمول مشتری بخرد، مشخص کنید که آیا آن مواد اولیه به مشتری فروخته میشود، بهعنوان بخشی از یک محصول نهایی مصرف میشود یا بهعنوان انتقال مستقیم بازپرداخت میشود. قرارداد و فاکتور باید داستان یکسانی را تعریف کنند.
هزینه یک دسته متعلق به کارخانه را از مواد اولیه تا فروش محاسبه کنید
برای فرمول متعلق به کارخانه، از یک سوابق دسته استفاده کنید که نسخه فرمول، محمولههای ورودی، تاریخ تولید، بازده مورد انتظار، بازده واقعی و مقدار نهایی را به هم متصل میکند.
جریان حسابداری معمولاً در سه مرحله سادهتر قابل درک است:
۱. خرید و دریافت نهادهها
فاکتور، حمل و سایر هزینههای تحصیل مناسب را در موجودی مواد اولیه ثبت کنید بهجای اینکه همه چیز را فوراً هزینه کنید. یک ثبت ساده به این شکل است:
بدهکار موجودی ماده اولیه 18,400
بستانکار حسابهای پرداختنی 18,400از حسابهای فرعی یا ابعاد برای ذرت، کنجاله سویا، مواد معدنی، افزودنیها، بستهبندی و سایر دستههای معنادار استفاده کنید. به صدها حساب نیاز ندارید؛ به اندازه کافی ساختار برای توضیح تغییرات حاشیه نیاز دارید.
۲. مصرف نهادهها در تولید
وقتی دسته تولید میشود، هزینه واقعی یا مبتنی بر خط مشی مواد اولیه و هزینههای تولید تخصیصیافته را به کار در جریان ساخت یا موجودی کالای ساختهشده منتقل کنید. اگر از هزینه استاندارد استفاده میکنید، هزینه استاندارد فرمول را از مغایرت هزینه واقعی جدا نگه دارید.
به عنوان مثال، انتظار میرود یک دسته ۱۸,۰۰۰ پوند مواد اولیه مصرف کند و پس از تلفات عادی فرآیند، ۱۷,۶۰۰ پوند خوراک آماده تولید کند. اگر نتیجه واقعی ۱۷,۱۰۰ پوند باشد، مغایرت را ثبت و بررسی کنید. بهطور بیسروصدا قیمت فروش را تنظیم نکنید یا تفاوت را در یک حساب موجودی غیرقابل توضیح رها نکنید.
۳. آزادسازی هزینه وقتی محصول فروخته میشود
وقتی ۵,۰۰۰ پوند از دسته نهایی حمل میشود، هزینه مناسب را از کالای ساختهشده به بهای تمامشده کالای فروشرفته آزاد کنید. فروش و آزادسازی هزینه باید به همان کد محصول، دسته و محموله قابل ردیابی باشد.
این ارتباط زمانی ارزشمند است که مشتری محصولی را برگرداند، فرمول تغییر کند، دستهای آزمایش کیفیت را رد کند، یا مدیریت بپرسد چرا حاشیه ناخالص با وجود ثابت نگهداشتن قیمت فروش کاهش یافته است.
مغایرت کاهش وزن و رطوبت را آشکار کنید
موجودی فله به ندرت در یک خط کامل ورودی-برابر-خروجی حرکت میکند. رطوبت وزن را تغییر میدهد. گرد و غبار و ذرات ریز ممکن است در طول جابجایی از بین بروند. باسکولها ممکن است انحراف داشته باشند. یک انتقال ممکن است دو بار ثبت شود. یک محموله آسیبدیده یا آلوده ممکن است غیرقابل استفاده شود.
دستههای مغایرت صریح ایجاد کنید بهجای اینکه هر تفاوتی را در بهای تمامشده کالای فروشرفته بیندازید:
- تلفات عادی فرآیند؛
- تنظیم رطوبت یا خشککردن؛
- مغایرت باسکول یا اندازهگیری؛
- موجودی آسیبدیده یا آلوده؛
- موجودی منسوخ یا خارج از مشخصات؛ و
- کاهش وزن غیرقابل توضیح در انتظار بررسی.
آستانههایی تنظیم کنید که بررسی را فعال کنند. یک مغایرت کوچک و مستند ممکن است برای یک ماده اولیه و فرآیند خاص طبیعی باشد. یک مغایرت ناگهانی در یک سیلو، شیفت یا اجرای یک اپراتور، سیگنال کنترل داخلی است.
سوابق کیفیت در اینجا به اندازه برگههای شمارش اهمیت دارند. مواد بازرسی غله USDA رطوبت، پروتئین، روغن و مایکوتوکسینها را بهعنوان زمینههای آزمایش مهم شناسایی میکنند، و نمونهبرداری نماینده زمانی ضروری است که آلاینده بهطور ناهموار توزیع شده باشد. نتایج آزمایش را به محموله متصل نگه دارید و هنگام ارزیابی اینکه آیا موجودی هنوز به هزینه ثبتشده قابل فروش است از آنها استفاده کنید.
یک محموله مشکوک را فقط برای اینکه شمارش فیزیکی با دفتر کل مطابقت کند کاهش ندهید. آنچه اتفاق افتاده، چه کسی تنظیم را تأیید کرده، مقدار تحت تأثیر، ارزش بازیابی یا دفع مورد انتظار، و درمان حسابداری را مستند کنید.
سوابق ایمنی غذا را به سوابق مالی متصل کنید
حسابداری خوراک و ایمنی خوراک سیستمهای متفاوتی هستند، اما باید شناسههای مشترک داشته باشند.
تأسیساتی که باید با FDA ثبت شوند و غذای حیوانات را تولید، فرآوری، بستهبندی یا نگهداری میکنند ممکن است مشمول الزامات کنترلهای پیشگیرانه برای غذای حیوانات در 21 CFR قسمت 507 باشند، از جمله رویههای تولید خوب فعلی، تجزیه و تحلیل خطر، کنترلهای پیشگیرانه و نگهداری سوابق. معافیتها و الزامات اصلاحشده وجود دارد، از جمله برای برخی عملیات مزرعه و تأسیسات واجد شرایط، بنابراین یک کارخانه باید وضعیت خود را تأیید کند بهجای اینکه فرض کند اندازه آن به تنهایی پاسخ را تعیین میکند.
دفتر کل شما یک برنامه ایمنی غذا نیست. با این حال، باید بتوان یک دسته نهایی را از فروش آن به محمولههای ورودی، فاکتورهای تأمینکننده، سوابق تولید، بررسیهای کیفیت و هر تنظیم مربوط به دفع یا فراخوان ردیابی کرد. شناسه دسته یا محموله مشترک آن تحقیق را سریعتر میکند و شواهد بهتری برای کاهش موجودی و اعتبارات مشتری به تیم حسابداری میدهد.
بستهشدن پایان ماه برای یک کارخانه خوراک دام کوچک
بستهشدن را در یک ترتیب ثابت اجرا کنید تا حقایق فیزیکی قبل از نهایی شدن ثبتهای مالی مشخص شوند:
۱. بلیطهای باسکول را با سوابق دریافت و فاکتورهای تأمینکننده تطبیق دهید. ۲. موجودی متعلق را بر اساس کالا، محموله، سیلو و واحد اندازه تطبیق دهید. ۳. مقادیر امانی متعلق به مشتری را جدا از موجودی متعلق به کارخانه تطبیق دهید. ۴. کارهای باز آسیاب سفارشی و ترکیب را بررسی کنید؛ درآمدهای کسبشده را تعهد کنید و پیشپرداختهای کسبنشده را به تعویق بیندازید. ۵. مصرف تولید را ثبت کنید و بازده مورد انتظار دسته را با واقعی مقایسه کنید. ۶. مغایرتهای رطوبت، کاهش وزن، آسیبدیده، آلوده و خارج از مشخصات را بررسی کنید. ۷. حملهای خوراک نهایی را با فاکتورها تطبیق دهید و بهای تمامشده کالای فروشرفته مرتبط را آزاد کنید. ۸. حمل، نگهداری، آب و برق، نیروی کار و سایر هزینههایی که متعلق به دوره هستند را تعهد کنید. ۹. ماندههای قدیمی مشتری، اعتبارات تأمینکننده و موجودی نگهداریشده تحت قراردادهای غیرعادی را بررسی کنید. ۱۰. دوره را فقط پس از توافق گزارش عملیاتی و دفتر کل قفل کنید.
این ترتیب از یک حالت خرابی رایج جلوگیری میکند: ثبت درآمد اول، کشف مغایرت فیزیکی بعداً، و اجبار یک تنظیم غیرقابل توضیح به صورت سود و زیان فقط برای بستن ماه.
شاخصهای کلیدی عملکردی که حاشیه را توضیح میدهند پیگیری کنید
صورت سود و زیان یک کارخانه خوراک دام زمانی بسیار مفیدتر میشود که با معیارهای عملیاتی جفت شود. پیگیری موارد زیر را در نظر بگیرید:
- تن فرآوریشده به ازای ساعت نیروی کار؛
- حاشیه مشارکت به ازای هر تن آسیاب سفارشی؛
- هزینه مواد اولیه به ازای هر تن نهایی؛
- مغایرت فرمول از هزینه استاندارد؛
- درصد کاهش وزن بر اساس کالا و محل نگهداری؛
- روزهای موجودی در دست؛
- بازده خوراک نهایی بر اساس فرمول؛
- میانگین روز از دریافت تا وصول؛ و
- حاشیه ناخالص بهطور جداگانه برای کار خدماتی، فروش مجدد مواد اولیه و محصولات نهایی.
از دادههای غله خوراکی USDA بهعنوان زمینه بازار استفاده کنید، اما قیمت کالای عمومی را بهعنوان ارزیابی موجودی خود در نظر نگیرید. دفترهای شما به هزینه واقعی محموله، حمل، تنظیمات کیفیت و روش قیمتگذاری انتخابی شما نیاز دارند. دادههای بازار به توضیح اینکه چرا هزینهها حرکت کردهاند کمک میکند؛ سوابق محموله توضیح میدهد که واقعاً چه چیزی در اختیار دارید.
مدیریت مالی خود را ساده کنید
وقتی مالکیت، هزینههای محموله، هزینههای فرآوری، جابهجاییهای موجودی و پیشپرداختهای مشتری در یک مسیر حسابرسی قابل مشاهده باشند، یک کارخانه خوراک دام میتواند کارها را با اطمینان قیمتگذاری کند و مغایرتها را قبل از تبدیل شدن به ضرر بررسی کند. beancount.io حسابداری متنساده را ارائه میدهد که شفاف، کنترل نسخه و آماده هوش مصنوعی است، و به شما کمک میکند آن سوابق مالی را قابل درک و تحت کنترل خود نگه دارید. مستندات و فاوا را کاوش کنید وقتی میخواهید نمای واضحتری از دفتر کل پشت عملیات داشته باشید.