یک بانک غذای محلی، یک کامیون کالای کنسرو شده از یک فروشگاه زنجیرهای دریافت میکند. یک موسسه حقوقی، بررسی قرارداد یک سازمان غیرانتفاعی را به صورت رایگان انجام میدهد. یک شرکت ساختمانی، نیروی کار لازم برای ساخت یک زمین بازی را اهدا میکند. هیچیک از این سازمانها چکی ننوشتهاند، با این حال هر یک هدیهای دریافت کردهاند که باید در صورتهای مالی سازمان غیرانتفاعی نشان داده شود — با ارزش منصفانه بازار، در طبقهبندی صحیح، و با افشای مناسب در یادداشتهای توضیحی.
بیشتر سازمانهای غیرانتفاعی این موضوع را به شکلی اشتباه انجام میدهند. برخی از ثبت هدایای غیرنقدی به طور کامل خودداری میکنند زیرا «هیچ وجه نقدی جابهجا نشده است». برخی دیگر آنها را ثبت میکنند اما رقم را در یک ردیف مبهم پنهان میکنند، یا بدون هیچ مدرک پشتیبانی، ارزشی را برای آن حدس میزنند. هر دو اشتباه مشکلات جدی ایجاد میکنند: کمنمایی صورتهای مالی که مقیاس واقعی فعالیتهای سازمان را پنهان میکند، یا بیشنمایی آنها که در فرآیند حسابرسی دوام نمیآورند.
از سال ۲۰۲۰، قوانین مربوط به مدیریت این موارد به طور قابلتوجهی دقیقتر شده است. در ادامه آنچه هر سازمان غیرانتفاعی — از یک خیریه کوچک کاملاً داوطلبانه تا یک موسسه خیریه منطقهای با برنامههای متعدد — باید درباره ثبت صحیح هدایای غیرنقدی بداند، آورده شده است.
چه مواردی به عنوان هدیه غیرنقدی محسوب میشوند
هدیه غیرنقدی (که دارایی غیرمالی اهدایی نیز نامیده میشود) هرگونه کمکی است که وجه نقد یا اوراق بهادار سریعالمعامله نباشد. این یک دستهبندی گسترده است. نمونههای رایج عبارتند از:
- کالاها: مواد غذایی، پوشاک، ملزومات پزشکی، تجهیزات، وسایل نقلیه، موجودی کالا
- تسهیلات و فضاها: استفاده رایگان یا پایینتر از نرخ بازار از فضای اداری، مکانهای برگزاری رویداد، انبار
- خدمات تخصصی: کارهای حقوقی، حسابداری، طراحی معماری، مشاوره فناوری اطلاعات (IT)، بازاریابی
- مصالح و مواد: مصالح ساختمانی، مجوزهای نرمافزاری، فضای تبلیغاتی
- نیروی کار داوطلبانه تخصصی: کار ماهرانه و حرفهای که باعث ایجاد یا بهبود یک دارایی میشود، مانند سیمکشی یک ساختمان جدید توسط یک برقکار
با این حال، هر کاری که یک داوطلب انجام میدهد، هدیه غیرنقدی به شمار نمیآید. این همان تمایزی است که اکثر سازمانها را به اشتباه میاندازد: فقط خدماتی که نیاز به مهارتهای تخصصی دارند به عنوان کمک غیرنقدی ثبت میشوند. اگر یک حسابدار رسمی (CPA) برای تهیه صورتهای مالی سازمان شما داوطلب شود، این یک هدیه غیرنقدی قابل ثبت است — زیرا او مهارت حرفهای دارد که در غیر این صورت باید برای آن هزینه پرداخت میکردید. اما اگر همان حسابدار، روز شنبه خود را صرف توزیع غذا در پناهگاه شما کند، این کار یک فعالیت داوطلبانه عمومی محسوب میشود و طبق اصول پذیرفتهشده حسابداری ایالات متحده (U.S. GAAP)، بدون توجه به اینکه چند ساعت وقت گذاشته است، به عنوان درآمد ثبت نمیشود. این قاعده (که در استاندارد ASC 958-605 آمده است) به طور خاص در مورد خدماتی است که یا نیازمند مهارتهای تخصصیِ در اختیار اهداکننده هستند و در صورت عدم اهدا معمولاً نیاز به خرید آنها وجود داشت، یا اینکه باعث ایجاد یا بهبود یک دارایی غیرمالی میشوند.
استانداردی که همه چیز را تغییر داد: ASU 2020-07
برای سالها، سازمانهای غیرانتفاعی در نحوه ارائه هدایای غیرنقدی آزادی عمل زیادی داشتند، که این امر مقایسه سازمانها یا تشخیص ارزشگذاریهای بیش از حد را برای اهداکنندگان، اعطاکنندگان کمکهای بلاعوض و نهادهای نظارتی دشوار میکرد. هیئت استانداردهای حسابداری مالی (FASB) این شکاف را با بهروزرسانی استانداردهای حسابداری شماره 2020-07 (ASU 2020-07) برطرف کرد که برای سالهای مالی آغازشده پس از ۱۵ ژوئن ۲۰۲۱ لازمالاجرا شد. بنابراین، اکنون چندین دوره حسابرسی کامل است که این قانون در حال اجراست و حسابرسان دیگر تحمل چندانی در برابر سازمانهایی که خود را با آن تطبیق ندادهاند، ندارند.
استاندارد ASU 2020-07 سازمانهای غیرانتفاعی را ملزم میسازد تا:
۱. داراییهای غیرمالی اهدایی را به عنوان یک ردیف مجزا در صورت تغییرات در خالص داراییها (صورت فعالیتها)، متمایز از کمکهای نقدی و هدایای بلاعوض ارائه کنند. ۲. این ردیف را بر اساس طبقهبندی در یادداشتهای توضیحی تفکیک کنند — مانند مواد غذایی، ملزومات پزشکی، خدمات تخصصی، استفاده از تسهیلات و غیره — به جای اینکه همه چیز را در یک رقم کلی ادغام کنند. ۳. روش ارزشگذاری و ورودیهای مورد استفاده برای رسیدن به ارزش منصفانه برای هر طبقه، از جمله بازار اصلی مورد نظر را افشا کنند. ۴. افشا کنند که آیا سازمان هدیه را نقد کرده یا از آن استفاده کرده است، و در صورت استفاده، چگونگی آن را شرح دهند. اگر اهداکننده محدودیتهایی برای هدیه تعیین کرده باشد، آن نیز باید افشا شود.
هدف از این کار کاملاً واضح است: یک ردیف «درآمد غیرنقدی» ۵۰۰,۰۰۰ دلاری که در واقع شامل ۴۸۰,۰۰۰ دلار داروهای اهدایی و ۲۰,۰۰۰ دلار خدمات حقوقی رایگان است، داستان بسیار متفاوتی را نسبت به ۵۰۰,۰۰۰ دلاری که به طور مساوی بین ده طبقه توزیع شده است، روایت میکند. تامینکنندگان مالی به طور فزایندهای این یادداشتهای توضیحی را با دقت مطالعه میکنند، به ویژه برای سازمانهایی مانند بانکهای غذا، آژانسهای امدادرسانی در بلایای طبیعی، و خیریههای بهداشتی که هدایای غیرنقدی بخش بزرگی از حمایتهای دریافتی آنها را تشکیل میدهد.
نحوه ارزشگذاری واقعی این هدایا
استاندارد ارزشگذاری، همان ارزش منصفانه طبق استاندارد ASC 958-605 است: قیمتی که برای فروش یک دارایی دریافت میشود (یا برای انتقال یک خدمت پرداخت میشود) در یک معامله منظم بین فعالان بازار در تاریخ اندازهگیری. در عمل، این تعریف بسته به آنچه دریافت کردهاید به شکلهای مختلفی پیادهسازی میشود.
برای کالاها، به دنبال قیمت خردهفروشی یا عمدهفروشی مقایسهپذیر در بازاری باشید که اهداکننده معمولاً برای واگذاری آن دارایی از آن استفاده میکند — نه لزوماً قیمتی که سازمان شما در صورت خرید خردهفروشی آن کالا پرداخت میکرد. ارزش یک پالت غذای کنسرو شده که تاریخ انقضای آن نزدیک است و از یک تولیدکننده دریافت شده، با ارزش موجودی کالای تازه در قفسه یک فروشگاه زنجیرهای یکسان نیست.
برای خدمات تخصصی، از اهداکننده بپرسید که نرخ استاندارد صورتحساب آنها چقدر است و آن را در ساعات کارکرد ضرب کنید. نرخ و ساعت کار را مستند کنید — حسابرس هر دو را از شما مطالبه خواهد کرد.
برای استفاده از تسهیلات و فضاها، از نرخ اجاره بهای مقایسهپذیر در بازار برای فضای مشابه در همان منطقه استفاده کنید که به تناسب دوره واقعی استفاده محاسبه شده باشد.
برای نیروی کار داوطلبانه تخصصی که یک دارایی را میسازد یا بهبود میبخشد (مانند پیمانکاری که نیروی کار خود را برای ساخت سازه یک پناهگاه جدید اهدا میکند)، آن را بر اساس هزینهای که باید به یک متخصص برای انجام همان کار پرداخت میکردید، ارزشگذاری کنید.
برای اقلام با ارزش بالا یا غیرمعمول — آثار هنری، وسایل نقلیه، املاک و مستغلات، یا هر چیز بیش از ۵,۰۰۰ دلار — یک ارزیابی مستقل و معتبر دریافت کنید. هم اصول پذیرفتهشده حسابداری (GAAP) و هم اداره درآمد داخلی آمریکا (IRS) به ارزشهای تخمینی خود سازمانها برای مبالغ بالاتر از این آستانه با سختگیری بیشتری نگاه میکنند و اهداکننده نیز معمولاً برای مطالبه کسر مالیاتی خود برای هدایای بالای ۵,۰۰۰ دلار به یک ارزیابی رسمی نیاز دارد.
در هر طبقهبندی که باشد، روش ارزشگذاری خود را در همان زمان ثبت هدیه مکتوب کنید، نه ماهها بعد که حسابرس از شما سوال میکند. یادداشتی مانند «نرخ استاندارد ساعتی اهداکننده ۲۰۰ دلار در ساعت برای ۲۵ ساعت مشاوره پروپوزالنویسی، طبق ایمیل مورخ [تاریخ]» از آن دست مستنداتی است که گفتگوی حسابرسی را در عرض پنج دقیقه بدون هیچ مشکلی خاتمه میدهد.
ثبت تراکنش
وقتی ارزش مشخص شد، فرآیند حسابداری متقارن است: مبلغ یکسانی را همزمان به عنوان درآمد و یک هزینه (یا دارایی) تهاترکننده در همان دوره ثبت کنید، به طوری که این ثبتها یکدیگر را خنثی کنند و سود و زیان نهایی شما را مخدوش نسازند، در حالی که همچنان دامنه کامل فعالیتها را ثبت و منعکس میکنند.
برای یک همکاری حقوقی تبرعی (افتخاری) به ارزش ۱۰,۰۰۰ دلار، ثبت به این صورت خواهد بود:
- بدهکار: هزینه حقوقی (حساب هزینه عملیاتی) — ۱۰,۰۰۰ دلار
- بستانکار: درآمد مشارکت غیرنقدی — خدمات تخصصی — ۱۰,۰۰۰ دلار
برای موجودی کالای اهدایی که قصد توزیع آن را دارید (نه فروش مجدد)، بدهکار معمولاً به یک حساب هزینه برنامه (مانند «غذای توزیعشده») منظور میشود، به جای اینکه به عنوان موجودی کالا در ترازنامه قرار گیرد؛ مگر اینکه آن را برای استفاده در آینده نگه دارید که در این صورت، ابتدا به عنوان دارایی ثبت شده و پس از مصرف واقعی، به حساب هزینه منتقل میشود.
از آنجا که این موضوع اساساً یک مسئله حسابداری دوطرفه است — یک کمک اهدایی در یک طرف، و یک هزینه یا دارایی متناظر در طرف دیگر، که بر اساس دستهبندی و صندوق (در صورت ردیابی حمایتهای مقید در برابر غیرمقید) برچسبگذاری میشود — ابزارهای حسابداری متنساده و تحت کنترل نسخه به شکلی تمیز و ساختاریافته آن را مدیریت میکنند. هر هدیه غیرنقدی به یک تراکنش قابل حسابرسی با ردپای مستند و شفاف تبدیل میشود، به جای اینکه یک تعدیل در صفحهگسترده باشد که کسی باید در پایان سال به یاد داشته باشد آن را اعمال کند.
اشتباهاتی که در حسابرسیها آشکار میشوند
تعداد انگشتشماری از خطاها، بخش عمدهای از یافتههای حسابرسان در رابطه با هدایای غیرنقدی را تشکیل میدهند:
- عدم ثبت هدایای غیرنقدی به طور کلی، با این فرضیه که «هیچ پولی پرداخت نشده، پس چیزی برای ثبت وجود ندارد». این کار هم درآمد و هم هزینه را کمتر از واقعیت نشان میدهد و میتواند مقیاس برنامههای شما را به طور بااهمیتی مخدوش کند — که این موضوع در زمان درخواست برای کمکهای مالی (گرنتها) که درباره مقیاس برنامهها سوال میکنند، یک مشکل جدی خواهد بود.
- نبود مستندات کافی برای نحوه تعیین ارزش اهدایی. ثبت یک رقم دلاری بدون یادداشت پشتیبان و مدارک مثبته، یکی از اولین مواردی است که حسابرسان نشانهگذاری میکنند، زیرا نمیتوان آن را به عنوان ارزش منصفانه در یک معامله منظم تایید کرد.
- منظور کردن زمان داوطلبانه عمومی به عنوان مشارکت غیرنقدی. حتی حجم بالایی از ساعات داوطلبانه از سوی افرادی که مهارت تخصصی (که در حالت عادی قابل فاکتور کردن باشد) ندارند، طبق اصول پذیرفتهشده حسابداری (GAAP) به صورتحساب فعالیتها تعلق نمیگیرد (هرچند همچنان میتوانید آنها را برای اهداف مربوط به گرنتها به صورت جداگانه ردیابی و گزارش کنید، اما نه به عنوان درآمد).
- نادیده گرفتن تفکیک اقلام الزامی شده توسط استاندارد ASU 2020-07 — یعنی گزارش یک رقم کلی و تودهای تحت عنوان «غیرنقدی» به جای تفکیک آن بر اساس دستهبندیها به همراه افشاهای کیفی لازم.
- عدم ارائه پیوست M فرم ۹۹۰ (Form 990 Schedule M). اگر مجموع کمکهای غیرنقدی شما در سال از ۲۵,۰۰۰ دلار فراتر رود، یا آثار هنری، گنجینههای تاریخی یا املاک حفاظتی با هر ارزشی دریافت کرده باشید، ارائه پیوست M الزامی است — و ۲۸ دستهبندی دارایی موجود در آن تقریباً بازتابدهنده همان تفکیکی است که GAAP از قبل درخواست کرده است؛ بنابراین اگر حسابداری را به درستی انجام داده باشید، پر کردن این فرم مالیاتی بیشتر شبیه به یک رونویسی ساده خواهد بود.
چرا این موضوع فراتر از رعایت مقررات اهمیت دارد
گزارشدهی دقیق هدایای غیرنقدی صرفاً برای عبور موفق از حسابرسی نیست. اعطاکنندگان گرنت و حامیان مالی بزرگ به طور فزایندهای از این افشاگریها برای سنجش کارایی عملکرد سازمان و میزان تنوع منابع حمایتی آن استفاده میکنند. یک یادداشت توضیحی مستند و به درستی دستهبندیشده برای هدایای غیرنقدی، نشاندهنده انضباط مالی است — همان سیگنالی که دفاتر دقیق به طور کلی در مورد فعالیتهای یک کسبوکار ارسال میکنند. سازمانهای غیرانتفاعی که به ارزشگذاری غیرنقدی به عنوان یک وظیفه حسابداری واقعی نگاه میکنند و نه یک موضوع ثانویه برای رفع تکلیف، تمایل دارند امور مالی شفافتری نیز در سایر بخشها داشته باشند که این امر حسابرسیهای سالانه را سریعتر و ارزانتر میکند.
دفاتر مالی سازمان غیرانتفاعی خود را شفاف و قابل حسابرسی نگه دارید
چه در حال ردیابی کمکهای نقدی باشید، چه گرنتهای مقید یا هدایای غیرنقدی در میان چندین دستهبندی برنامهها، نیاز اصلی یکسان است: سابقه شفاف و قابل تایید از تکتک تراکنشها. Beancount.io حسابداری متنساده را ارائه میدهد که به سازمانهای غیرانتفاعی شفافیت کامل و یک مسیر تراکنش آماده برای حسابرسی برای هر سند ارائه میکند — بدون هیچ جعبه سیاه یا وابستگی انحصاری به نرمافزار خاص. به رایگان شروع کنید و ببینید چرا سازمانها برای دفاتر مالی خود به سیستم حسابداری متنساده مهاجرت میکنند.