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En la entrada de blog de hoy, desglosaremos un libro mayor de Beancount para empresas, lo que le ayudará a comprender las complejidades de este sistema de contabilidad de partida doble de texto plano.

Comencemos primero con el código:

1970-01-01 open Assets:Bank:Mercury
1970-01-01 open Assets:Crypto

1970-01-01 open Equity:Bank:Chase

1970-01-01 open Income:Stripe
1970-01-01 open Income:Crypto:ETH

1970-01-01 open Expenses:COGS
1970-01-01 open Expenses:COGS:Contabo
1970-01-01 open Expenses:COGS:AmazonWebServices

1970-01-01 open Expenses:BusinessExpenses
1970-01-01 open Expenses:BusinessExpenses:ChatGPT

2023-05-14 * "CONTABO.COM" "Mercury Checking ••1234"
  Expenses:COGS:Contabo                               17.49 USD
  Assets:Bank:Mercury                                -17.49 USD

2023-05-11 * "Amazon Web Services" "Mercury Checking ••1234"
  Expenses:COGS:AmazonWebServices                  14490.33 USD
  Assets:Bank:Mercury                             -14490.33 USD

2023-03-01 * "STRIPE" "Mercury Checking ••1234"
  Income:Stripe                                   -21230.75 USD
  Assets:Bank:Mercury                              21230.75 USD

2023-05-18 * "customer_182734" "0x5190E84918FD67706A9DFDb337d5744dF4EE5f3f"
  Assets:Crypto                                         -19 ETH {1,856.20 USD}
  Income:Crypto:ETH                                      19 ETH @@ 35267.8 USD

Entendiendo el Código​

1. Apertura de Cuentas: El código comienza abriendo una serie de cuentas el 01-01-1970. Estas incluyen una mezcla de cuentas de activos (Assets:Bank:Mercury y Assets:Crypto), una cuenta de patrimonio (Equity:Bank:Chase), cuentas de ingresos (Income:Stripe y Income:Crypto:ETH), y cuentas de gastos (Expenses:COGS, Expenses:COGS:AmazonWebServices, Expenses:BusinessExpenses, y Expenses:BusinessExpenses:ChatGPT).

2. Transacciones: Luego, procede a registrar una serie de transacciones entre el 01-03-2023 y el 18-05-2023.

   • La transacción del 14-05-2023 representa un pago de $17.49 a CONTABO.COM desde Mercury Checking ••1234. Esto se registra como un gasto (Expenses:COGS:Contabo) y una deducción correspondiente de la cuenta Assets:Bank:Mercury.

   • De manera similar, la transacción del 11-05-2023 representa un pago de $14490.33 a Amazon Web Services desde la misma cuenta bancaria. Esto se registra bajo Expenses:COGS:AmazonWebServices.

   • La transacción del 01-03-2023 muestra ingresos de STRIPE siendo depositados en Mercury Checking ••1234, por un total de $21230.75. Esto se registra como ingreso (Income:Stripe) y una adición a la cuenta bancaria (Assets:Bank:Mercury).

   • La última transacción del 18-05-2023 representa una transacción de criptomonedas que involucra 19 ETH de un cliente. Esto se rastrea bajo Assets:Crypto e Income:Crypto:ETH. El {1,856.20 USD} muestra el precio de ETH en el momento de la transacción, mientras que el @@ 35267.8 USD especifica el valor total de la transacción de 19 ETH.

En todas las transacciones, se mantiene el principio de la contabilidad de partida doble, asegurando que la ecuación Activos = Pasivos + Patrimonio siempre se cumpla.

Reflexiones Finales​

Este libro mayor de Beancount proporciona un sistema sencillo pero robusto para el seguimiento de las transacciones financieras. Como se ve en la transacción final, Beancount es lo suficientemente flexible como para contabilizar activos no tradicionales como las criptomonedas, lo que es un testimonio de su utilidad en nuestro panorama financiero cada vez más digital.

Esperamos que este desglose le ayude a comprender mejor la estructura y las capacidades de Beancount, ya sea usted un contable experimentado o un principiante que intenta llevar un registro de sus finanzas personales. Manténgase atento a nuestra próxima entrada de blog, donde profundizaremos en operaciones avanzadas de Beancount.

Una plantilla de texto plano, un flujo de trabajo repetible y una sola consulta para “¿Quién me debe todavía?”

Facturar puede parecer una tarea tediosa, atrapada entre el trabajo que ha terminado y el pago que está esperando. Pero un buen proceso de facturación es la columna vertebral de un flujo de caja saludable. Cumple una doble función: les dice claramente a sus clientes lo que deben y cuándo, y alimenta a su sistema de contabilidad con los hechos irrefutables que necesita.

Si bien las aplicaciones SaaS dedicadas pueden enviar archivos PDF elegantes y automatizados, a menudo vienen con tarifas mensuales y bloquean sus datos en un silo propietario. Un enfoque ligero de texto plano que utiliza Beancount ofrece una alternativa poderosa. Puede convertir cada factura en un conjunto claro de entradas contables, lo que le brinda todos los beneficios del control de versiones, metadatos potentes y consultas instantáneas, sin necesidad de suscripción.

La factura mínima viable (campos que nunca debe omitir)​

Antes de tocar su libro mayor, necesita una factura profesional. El formato puede ser simple, pero el contenido debe ser preciso. Estos campos, tomados de la práctica comprobada de las pequeñas empresas, no son negociables.

• Detalles del vendedor: Nombre y dirección física de su empresa.
• Detalles del cliente: Nombre de su cliente e (idealmente) su dirección.
• Número de factura: Una identificación única y secuencial que nunca se reutiliza. INV-045 sigue a INV-044.
• Fechas de emisión y vencimiento: Indique claramente cuándo se emitió la factura y cuándo se espera el pago.
• Partidas: Una descripción clara de los servicios o productos, junto con la cantidad, la tarifa y el total de la línea.
• Subtotal, impuestos y total: Muestre los cálculos para que el cliente pueda seguirlos fácilmente.
• Notas opcionales: Un lugar para un agradecimiento, instrucciones de transferencia bancaria o un número de orden de compra proporcionado por el cliente.

Para comenzar, hemos creado un conjunto de plantillas listas para editar que incluyen todos estos campos. Las versiones de hoja de cálculo incluso calculan previamente los totales por usted.

Note: Invoice templates are coming soon! In the meantime, you can create your own using the fields listed above in Google Docs, Word, Sheets, Excel, or any other document format.

Registrar la factura en su libro mayor​

Una vez que haya enviado el PDF de la factura a su cliente, debe registrarlo en Beancount. Este es un paso crucial que reconoce los ingresos cuando se ganan, no solo cuando se pagan. El proceso implica dos transacciones distintas.

1. Cuando emite la factura:

Crea una transacción que mueve el monto total de su cuenta de Ingresos a Activos:CuentasPorCobrar. Esto crea un pagaré digital en sus libros.

; 2025‑07‑21 Factura #045  Diseño web sprint para Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "INV-045 Diseño web sprint"
  Activos:CuentasPorCobrar          3500.00 USD  ; vence:2025-08-04
  Ingresos:Diseño:Web
  invoice_id: "INV-045"
  contact_email: "[email protected]"
  link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_INV-045.pdf"

Aquí, debita CuentasPorCobrar y acredita su cuenta de Ingresos. Observe los ricos metadatos: la fecha de vencimiento, un invoice_id único e incluso un link: directo al PDF que envió.

2. Cuando el cliente paga:

Cuando el efectivo llega a su cuenta bancaria, registra una segunda transacción para "cerrar" el pagaré. Esto mueve el saldo de CuentasPorCobrar a su cuenta corriente.

2025-08-01 * "Acme Corp" "Pago INV-045"
  Activos:Banco:CuentaCorriente               3500.00 USD
  Activos:CuentasPorCobrar
  invoice_id: "INV-045"

El saldo de INV-045 en Activos:CuentasPorCobrar ahora es cero y sus libros están perfectamente equilibrados.

Adjunte el PDF: La clave de metadatos link: es especialmente poderosa cuando se usa con Fava, la interfaz web de Beancount. Fava representará un enlace cliqueable directamente en la vista de transacción, por lo que el documento fuente nunca está a más de un clic de distancia. Este flujo de trabajo se previó ya en 2016 en una solicitud de función (GitHub).

Una consulta para listar todas las facturas abiertas​

Entonces, ¿quién le debe todavía dinero? Con este sistema, no necesita buscar en correos electrónicos u hojas de cálculo. Solo necesita una consulta simple.

Guarde lo siguiente como un archivo llamado facturas-abiertas.sql:

SELECT
  meta('invoice_id') AS id,
  payee,
  narration,
  date,
  number(balance) AS pendiente
WHERE
  account = "Activos:CuentasPorCobrar"
  AND balance != 0
ORDER BY
  date;

Ahora, ejecútelo desde su línea de comandos:

bean-query books.beancount facturas-abiertas.sql

En segundos, obtendrá un informe de antigüedad limpio y actualizado de todas las facturas pendientes, que muestra la identificación de la factura, el cliente, la fecha de emisión y el monto adeudado. No se requiere software adicional.

Automatizar el trabajo pesado​

La belleza del texto plano es la capacidad de creación de scripts. Puede automatizar las partes tediosas de este flujo de trabajo.

• Plantilla + Pandoc = PDF: Mantenga su plantilla de factura en Markdown. Un pequeño script de Python puede completar las variables (nombre del cliente, partidas, número de factura) y la herramienta de línea de comandos Pandoc puede convertirla instantáneamente a un PDF profesional.
• Git Pre-commit Hook: Si almacena su libro mayor en Git, un simple gancho de pre-commit puede ejecutar comprobaciones antes de guardar su trabajo. Puede verificar que cada nuevo invoice_id sea único, que los asientos de la transacción tengan un saldo cero y que el archivo al que se hace referencia en los metadatos de link: realmente exista.
• Trabajo Cron: Configure una tarea programada (un trabajo cron) para ejecutar su consulta facturas-abiertas.sql todas las noches y enviarle el resumen por correo electrónico. Comenzará cada día sabiendo exactamente quién necesita un pequeño recordatorio.

Una advertencia realista​

Beancount es una herramienta de contabilidad, no un servicio de facturación. No enviará automáticamente recordatorios de pago a sus clientes ni procesará sus pagos con tarjeta de crédito. El flujo de trabajo es: usted crea y envía la factura utilizando el método que elija (como las plantillas anteriores) y luego registra las entradas contables en su libro mayor.

Para la mayoría de los autónomos y las pequeñas tiendas, este paso manual es un pequeño precio a pagar por un sistema de contabilidad a prueba de balas, auditable y gratuito que usted posee y controla por completo (beancount.io).

Próximos pasos​

¿Listo para tomar el control de su facturación? Aquí le mostramos cómo empezar.

1. Descargue una plantilla y úsela para crear su próxima factura real, asegurándose de usar un número de factura secuencial.
2. Almacene sus archivos PDF enviados en una carpeta dedicada como docs/invoices/ y use la clave de metadatos link: en su transacción de Beancount para hacer referencia a ellos.
3. Guarde la consulta facturas-abiertas.sql y haga que su ejecución sea parte de su revisión financiera semanal.

La contabilidad de texto plano no significa renunciar a la precisión o al control, solo significa que la base de datos se puede grep. Con una plantilla simple y los fragmentos de código anteriores, le pagarán más rápido y mantendrá sus libros impecables.

Muchos de nuestros clientes nos han estado preguntando desde febrero cómo añadir múltiples archivos a un solo libro mayor. Necesitan la estructura de archivos para archivar o categorizar transacciones. Así que, finalmente, después de un par de meses de trabajo, nos complace anunciar que la característica ha sido lanzada de forma gratuita.

Aquí le mostramos cómo usarlo:

Archivo > crear un nuevo archivo​

Vaya a la pestaña del editor de archivos en la barra lateral de navegación izquierda. Luego, siga el menú desplegable "Archivo" y haga clic en "Crear un nuevo archivo".

Nombre su nuevo archivo​

Dele a su archivo un nombre de archivo válido y guárdelo. Todos los nombres de archivo deben terminar con ".bean".

Incluya el archivo​

Aquí hay un paso crucial, debe incluir el archivo recién creado en main.bean.

Por ejemplo, si añadió stock.bean, entonces especifique include "stock.bean" en main.bean.

Actualice y navegue al archivo​

Actualice la página y verá que el archivo aparece en el menú desplegable "Archivo".

Renombre o elimine el archivo​

Una vez que haya navegado al archivo, podrá renombrarlo o eliminarlo en el menú desplegable "Editar".

¿Tiene problemas?​

Haga sus preguntas en https://t.me/beancount.

¡Nos complace anunciar un hito importante en la evolución de Beancount: el lanzamiento de nuestras aplicaciones móviles dedicadas para plataformas iOS y Android! Esta versión aborda directamente una de las solicitudes más frecuentes de nuestra comunidad: la capacidad de gestionar su libro contable de manera eficiente en dispositivos móviles.

Características Clave​

• Registro Rápido de Transacciones: Añada nuevas transacciones sin problemas sobre la marcha
• Informes Financieros Móviles: Acceda a su información financiera en cualquier lugar y en cualquier momento
• Edición Directa del Libro Contable: Acceso completo a su archivo de libro contable a través de una vista web optimizada
• Sincronización Multiplataforma: Mantenga sus datos financieros consistentes en todos sus dispositivos

Desarrollo Impulsado por la Comunidad​

Esta versión marca solo el comienzo de nuestro viaje móvil. Estamos comprometidos a evolucionar estas aplicaciones basándonos en sus necesidades y comentarios. Únase a nuestra vibrante comunidad en Telegram en https://t.me/beancount para discutir Beancount, compartir su experiencia y ayudar a dar forma a futuras funciones.

Nuestra Visión​

En Beancount, nuestra misión es empoderar a todos para lograr un mejor control y comprensión financiera. Estas aplicaciones móviles representan un paso significativo hacia ese objetivo, con muchas más características y herramientas emocionantes en nuestra hoja de ruta.

No se puede dirigir un negocio si no se sabe a dónde va el dinero. Una contabilidad precisa convierte las conjeturas en información. (Investopedia)

Todo propietario de un negocio, autónomo o fundador de una startup eventualmente se enfrenta a la misma realidad: el caos financiero es un obstáculo para el crecimiento. Sin una imagen clara de su flujo de caja, está volando a ciegas. Pero, ¿qué pasaría si pudiera administrar sus finanzas con la misma precisión y control que aplica a su código? Le presentamos Beancount, un potente sistema de contabilidad de código abierto que se ejecuta en archivos de texto plano.

Esta guía lo guiará a través de los fundamentos de la contabilidad y le mostrará cómo construir un flujo de trabajo financiero robusto, ligero y transparente utilizando Beancount.

¿Qué es la contabilidad?​

En esencia, la contabilidad es el registro sistemático y continuo de cada transacción financiera que realiza una empresa. Es la disciplina diaria de rastrear los ingresos, los gastos, los activos (lo que posee) y los pasivos (lo que debe).

En el mundo de Beancount, estos registros no están encerrados en un software propietario. Residen en archivos de texto plano simples y legibles por humanos. Este enfoque le permite controlar las versiones de su historial financiero con herramientas como Git, tal como lo haría con un proyecto de software. Cada entrada se rige por la regla de equilibrio de la partida doble, un sistema elegante que verifica automáticamente su trabajo y garantiza que sus libros siempre sean correctos. (beancount)

Por qué es importante​

La contabilidad meticulosa no se trata solo de orden administrativo; es una ventaja estratégica.

• Confianza fiscal: Cuando llega la temporada de impuestos, los registros limpios son su mejor amigo. El IRS requiere documentación clara de los ingresos y las deducciones. Un libro mayor bien mantenido significa que puede presentar su declaración con confianza y acortar drásticamente cualquier posible auditoría. (IRS)
• Decisiones más acertadas: ¿Sus precios son lo suficientemente altos? ¿Un contrato de servicio específico es realmente rentable? ¿Los costos de suscripción se están saliendo de control? Los estados financieros, como el estado de resultados y el balance general, revelan fugas de precios, costos descontrolados y baches en el flujo de caja, lo que brinda a los gerentes e inversionistas los datos que necesitan para tomar decisiones inteligentes. (Investopedia)
• Financiamiento más fácil: Los prestamistas e inversionistas no toman decisiones basándose en corazonadas. Antes de transferir fondos, solicitarán estados financieros. Unos buenos libros le permiten generar un balance general o un estado de resultados en segundos, lo que demuestra profesionalismo y solidez financiera. (Investopedia)
• Alertas de fraude y errores: La conciliación rutinaria de sus libros con los extractos bancarios es su primera línea de defensa contra los errores. Este simple hábito le ayuda a detectar cargos duplicados, errores bancarios o actividades fraudulentas rápidamente, antes de que se conviertan en problemas importantes. (IRS)

Un plan de siete pasos de texto plano​

¿Listo para comenzar? Aquí le mostramos cómo construir su sistema de contabilidad impulsado por Beancount desde cero.

1. Separe las cuentas comerciales y personales​

Este es el primer paso no negociable. Abra una cuenta corriente comercial dedicada y, si es necesario, una tarjeta de crédito comercial. Mezclar fondos crea una pesadilla para la contabilidad y puede desdibujar las líneas de responsabilidad entre usted y su negocio. Una separación limpia es esencial para obtener deducciones precisas y protección legal. (Small Business Administration)

En Beancount, declara la existencia de estas cuentas con una directiva open:

; Saldos iniciales para sus cuentas
2025-07-22 open Assets:Bank:Business   USD
2025-07-22 open Assets:Bank:Personal   USD

2. Elija un sistema de contabilidad​

Beancount utiliza el método de partida doble, el estándar de oro de la contabilidad durante siglos. El principio es simple: cada transacción afecta al menos dos cuentas. Por cada débito de una cuenta, debe haber un crédito correspondiente en otra. La magia de este sistema es que la suma de todas sus cuentas siempre debe ser cero. Beancount aplica esta regla automáticamente, lo que significa que un error tipográfico o lógico generará inmediatamente una alerta. Literalmente, no puede tener libros desequilibrados. (beancount)

3. Decida un método contable​

Tiene dos opciones principales aquí:

• Base de efectivo: Registra los ingresos cuando recibe el dinero y los gastos cuando los paga. Es más simple y refleja su flujo de caja directamente.
• Base devengada: Registra los ingresos cuando los gana (por ejemplo, cuando se envía una factura) y los gastos cuando los incurre (por ejemplo, cuando recibe una factura). Este método ofrece una imagen más real de la salud financiera y el rendimiento de una empresa, especialmente para las empresas en crecimiento. (Investopedia)

Aquí hay un ejemplo de una transacción devengada en Beancount. Registra los ingresos cuando se envía la factura, moviendo el valor a Assets:AccountsReceivable. Cuando el cliente paga, mueve el efectivo de AccountsReceivable a su cuenta bancaria.

; Ejemplo de devengo: factura emitida, pago posterior
2025-07-22 * "Factura de diseño #101"
  Assets:AccountsReceivable     3000.00 USD
  Income:Design

2025-08-15 * "El cliente paga la factura #101"
  Assets:Bank:Business          3000.00 USD
  Assets:AccountsReceivable

4. Reúna su conjunto de herramientas​

La belleza de Beancount reside en su naturaleza minimalista y modular. Su conjunto básico de herramientas incluye:

• Editor + Git: Su editor de texto favorito para registrar transacciones y Git para el control de versiones, lo que le brinda un historial completo y auditable de cada cambio.
• bean-report / bean-balance / Fava: Herramientas de línea de comandos como bean-report y la impresionante interfaz web Fava le brindan estados financieros instantáneos, paneles y potentes capacidades de filtrado.
• Importadores: Un rico ecosistema de importadores creados por la comunidad puede conectarse a sus fuentes bancarias a través de CSV, Plaid o API para servicios como Stripe y PayPal, automatizando gran parte de la entrada de datos.

5. Clasifique cada transacción​

Un "plan de cuentas" bien organizado es la columna vertebral de los informes perspicaces. Defina categorías que tengan sentido para su negocio, utilizando cuentas jerárquicas para la granularidad. Luego, a medida que registra las transacciones, clasifíquelas meticulosamente.

2025-07-30 * "Factura mensual de AWS"
  Expenses:Hosting:AWS       124.50 USD
  Assets:Bank:Business
  tag: "ops"

En este ejemplo, el gasto se archiva claramente en Expenses:Hosting:AWS. El uso de tag: "ops" también permite informes transversales, como ver todos los gastos operativos independientemente de su categoría principal. (IRS)

6. Almacene los documentos originales de forma segura​

El IRS acepta con gusto copias digitales de recibos y facturas. Escanee los recibos en papel o reenvíe las facturas por correo electrónico a una carpeta dedicada en el almacenamiento en la nube (como Google Drive o Dropbox). Luego, vincule al archivo directamente en su entrada de Beancount utilizando metadatos. Esto crea un registro hermético e independiente.

; Imagen del recibo vinculada como metadatos
2025-07-18 * "Almuerzo de equipo"
  Expenses:Meals              85.10 USD
  Assets:Bank:Business
  receipt: "receipts/2025-07-18-team-lunch.jpg"

7. Convierta la contabilidad en un hábito​

La consistencia es clave. La procrastinación convierte la contabilidad en una tarea estresante que consume mucho tiempo. Reserve un bloque de tiempo recurrente, un "Día de Beancount" semanal o mensual, para importar transacciones, conciliar cuentas y revisar sus informes financieros. Esta simple rutina transforma la contabilidad de una lucha trimestral en una verificación rápida y empoderadora de la salud del negocio. (IRS)

Ayuda profesional vs. Hágalo usted mismo​

• Hágalo usted mismo: Para autónomos o pequeñas empresas con un volumen de transacciones predecible, un enfoque de hágalo usted mismo con Beancount es increíblemente efectivo. Aún así, es aconsejable tener una breve consulta única con un contador público certificado (CPA) para validar su plan de cuentas y asegurarse de que está en el camino correcto.
• Revisión profesional: A medida que su negocio escala, las transacciones se vuelven más complejas o el riesgo de cumplimiento aumenta, la participación de un contable o contador profesional para revisiones periódicas es invaluable. Puede continuar utilizando Beancount como su fuente principal de información y simplemente exportar los informes que necesitan.

Lista de verificación de inicio rápido​

• Abra cuentas bancarias comerciales separadas.
• Clone el repositorio de inicio de Beancount y defina sus cuentas en accounts.bean.
• Elija efectivo o devengo y cíñase a él.
• Configure importadores para automatizar la entrada de datos desde su banco (CSV), Stripe, PayPal, etc.
• Etiquete y escriba narraciones claras para cada transacción.
• Concilié su libro mayor con los extractos bancarios semanal o mensualmente.
• Genere informes mensuales de ingresos, balance y flujo de caja utilizando Fava o bean-report.
• Haga una copia de seguridad de sus archivos .bean con regularidad (Git + almacenamiento externo).

Lecturas adicionales​

• Publicación 583 del IRS — Cómo iniciar un negocio y mantener registros
• Documentación de Beancount — Lenguaje y herramientas de línea de comandos

¿Listo para comenzar? Instale Beancount, registre su primera entrada y cambie la niebla de las hojas de cálculo por la claridad del texto plano. ¡Feliz contabilidad!