Was die Betriebsunterbrechungsversicherung wirklich zahlt (und warum sie Ihnen nicht hilft, wenn Ihre Buchhaltung nicht sauber ist)

Um 2 Uhr nachts platzt im dritten Stock Ihres Gebäudes ein Rohr. Als der Anruf bei Ihnen eingeht, hat sich das Wasser bereits durch die Decke Ihres darunterliegenden Ladens gefressen, Ihr Kassenterminal ruiniert und die Kühlkammer kurzgeschlossen. Der Handwerker sagt, die Reparatur dauere sechs Wochen. Ihr Vermieter sagt, die Miete sei trotzdem fällig. Ihre Lohnabrechnung ist ebenfalls fällig. Und irgendwo in einem Aktenschrank – oder, wahrscheinlicher, nirgendwo – liegen die Unterlagen, die beweisen sollen, wie viel Geld Sie verdient hätten, wenn all das nicht passiert wäre.

Genau für diesen Moment gibt es die Betriebsunterbrechungsversicherung. Es ist auch der Moment, in dem die meisten Kleinunternehmer feststellen, dass eine Police zu besitzen und einen auszahlbaren Anspruch zu haben zwei völlig verschiedene Dinge sind. Versicherer stellen keine Schecks danach aus, wie schlimm sich die letzten sechs Wochen angefühlt haben. Sie stellen Schecks danach aus, was Ihre Finanzunterlagen beweisen können.

Was die Betriebsunterbrechungsversicherung tatsächlich abdeckt​

Die Betriebsunterbrechungsversicherung – manchmal auch Ertragsausfallversicherung genannt – ersetzt das Einkommen und deckt die laufenden Kosten, die einem Unternehmen entstehen, während es aufgrund eines versicherten Sachschadens wie eines Brandes, Sturmschadens oder eines Rohrbruchs geschlossen oder eingeschränkt betrieben wird. Sie wird selten einzeln verkauft; die meisten Kleinunternehmen erhalten sie gebündelt in einer Business Owner's Policy (BOP) zusammen mit einer allgemeinen Haftpflicht- und einer Gewerbesachversicherung.

Wird ein Anspruch ausgelöst, erstreckt sich der Versicherungsschutz typischerweise auf:

• Entgangenen Nettogewinn – den Gewinn, den Sie erzielt hätten, wäre die Unterbrechung nicht eingetreten
• Feste Betriebskosten, die nicht einfach aufhören, nur weil die Türen geschlossen sind: Miete oder Hypothek, Kreditraten, Steuern und Löhne
• Zusätzliche Ausgaben, die anfallen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten oder schneller wieder zu eröffnen, etwa die Anmietung von Ausweichräumen oder Überstundenzuschläge für Handwerker, um Reparaturen zu beschleunigen
• Schulungskosten für Mitarbeiter, falls Ersatzgeräte angeschafft werden müssen, die eine Neuschulung des Personals erfordern

Zwei strukturelle Details überraschen Inhaber immer wieder:

Der Auslöser muss ein versicherter Sachschaden sein. Der Betriebsunterbrechungsschutz aktiviert sich nicht von selbst – das Ereignis, das zur Schließung geführt hat, muss eine Gefahr sein, die Ihre Gewerbesachversicherung tatsächlich abdeckt. Ein Brand oder ein Rohrbruch qualifiziert sich in der Regel. Überschwemmung, Erdbeben und pandemiebedingte Schließungen tun das in der Regel nicht, weil diese Gefahren schon in den meisten Standard-Gewerbesachversicherungen ausgeschlossen sind. Wenn Ihre Sachversicherung den physischen Schaden nicht bezahlen würde, wird Ihre Betriebsunterbrechungsversicherung mit ziemlicher Sicherheit auch nicht das dadurch entgangene Einkommen bezahlen.

Es gibt eine Wartezeit, bevor Zahlungen beginnen. Die meisten Policen sehen eine Wartezeit vor – üblicherweise 72 Stunden –, die wie ein Selbstbehalt funktioniert. Eine kurze Schließung, die sich innerhalb von ein oder zwei Tagen erledigt, löst möglicherweise überhaupt keine Auszahlung aus. Der Versicherungsschutz gilt in der Regel für den „Wiederherstellungszeitraum“: die Zeit, die vernünftigerweise für die Reparatur oder den Ersatz des beschädigten Eigentums benötigt wird, manchmal um weitere 30 Tage nach Abschluss der Reparaturen verlängert, und in der Regel auf 12 Monate begrenzt.

Warum die Auszahlung von Zahlen abhängt, die Sie vorlegen müssen​

Das überrascht viele: Die Betriebsunterbrechungsversicherung zahlt nicht danach aus, was Sie behaupten verloren zu haben. Sie zahlt danach aus, was Sie dokumentieren können.

Wenn Sie einen Anspruch geltend machen, rekonstruiert der Schadensregulierer des Versicherers, was Ihr Unternehmen in einer Welt ohne den Schaden verdient hätte, und vergleicht dies mit dem, was Sie während der Unterbrechung tatsächlich verdient haben. Diese Rekonstruktion stützt sich fast vollständig auf Ihre eigenen Finanzunterlagen:

• Zwei bis drei Jahre Gewinn- und Verlustrechnungen, idealerweise monatlich, nicht nur jährlich
• Zwei bis drei Jahre Einkommensteuererklärungen
• Lohnunterlagen, einschließlich für den Unterbrechungszeitraum selbst
• Verkaufsberichte und historische Produktionsdaten zur Ermittlung einer saisonalen Basislinie
• Miet- und Kreditverpflichtungen, um die „müssen trotzdem weiter bezahlt werden“-Ausgaben zu belegen
• Lieferantenverträge und Reparaturrechnungen im Zusammenhang mit dem Zusatzkosten-Anteil des Anspruchs

Wenn Ihre Buchhaltung dürftig ist – Barverkäufe, die nie erfasst wurden, ein Schuhkarton voller Belege statt eines Hauptbuchs, Gewinn- und Verlustrechnungen, die nur zur Steuerzeit existieren –, hat der Schadensregulierer nichts Solides, worauf er eine Basislinie aufbauen könnte. Branchenschätzungen zufolge sind rund 60 % der abgelehnten Ansprüche aus Betriebsunterbrechungsversicherungen auf unzureichende oder unvollständige Dokumentation zurückzuführen, nicht auf Ausschlüsse in der Police. Der Versicherungsschutz war vorhanden. Der Nachweis nicht.

Bargeldintensive und informell geführte Unternehmen sind hier besonders exponiert. Ein Einzelhandelsgeschäft oder Restaurant, das Karten- und Barumsätze vermischt, ohne sie täglich abzugleichen, hat keine saubere Basislinie, um einem Schadensregulierer zu zeigen, wie eine „normale“ Woche vor dem Schaden aussah – was es einem Versicherer erheblich leichter macht, zu argumentieren, der geltend gemachte Verlust sei übertrieben, oder die Abfindung niedrig anzusetzen, weil Sie dem nicht mit Unterlagen widersprechen können, die eindeutig etwas anderes belegen.

Die Unterversicherungsfalle, die Auszahlungen selbst bei berechtigten Ansprüchen kürzt​

Selbst Unternehmen mit sauberer Buchhaltung können von einem Policenmechanismus namens Unterversicherungsklausel (Coinsurance) überrascht werden. Die meisten Betriebsunterbrechungspolicen verlangen, dass Sie mindestens einen festgelegten Prozentsatz Ihres prognostizierten jährlichen Nettoeinkommens zuzüglich laufender Ausgaben versichern – üblicherweise 50 %, 80 % oder 100 % – für die 12 Monate nach Inkrafttreten Ihrer Police. Versichern Sie weniger als diesen Schwellenwert, wird jede Auszahlung um denselben Prozentsatz gekürzt, um den Sie unterversichert sind, unabhängig davon, wie hoch der tatsächlich erlittene Schaden ist.

Ein konkretes Beispiel: Ein Unternehmen prognostiziert 2.000.000 $an Nettoeinkommen und laufenden Ausgaben für das Jahr und wählt eine 80-$ an Deckung tragen sollte. Trägt es nur 800.000 $– 50$ verursacht, nicht mit 400.000 $ausgezahlt. Er wird auf 200.000$ gekürzt, weil die Police denselben 50-%-Fehlbetrags-Abschlag auf den Anspruch anwendet, den sie auch auf die Deckungssumme anwendet. Das Unternehmen hatte einen berechtigten Schaden, eine saubere Dokumentation und eine gültige Police – und erhielt trotzdem nur die Hälfte erstattet.

Die Lösung besteht darin, Ihre prognostizierten Einnahmen und Ausgaben jährlich neu zu bewerten, da ein wachsendes Unternehmen sich selbst unterversichern kann, wenn es einfach eine vor zwei oder drei Jahren festgelegte Deckungssumme nicht aktualisiert. Manche Versicherer bieten auch eine „Agreed Value Endorsement“ (vereinbarter Wertzusatz) an, die die Unterversicherungsstrafe für die Vertragslaufzeit aussetzt, wenn Sie jährlich eine Werteerklärung einreichen – es lohnt sich, danach zu fragen, wenn Ihr Umsatz schwankt oder Sie Ihre Deckungssummen längere Zeit nicht überprüft haben.

Was die Betriebsunterbrechungsversicherung nicht leistet​

Es lohnt sich, die Lücken klar zu benennen, denn genau dort werden Unternehmer überrascht, weil sie annehmen, der Versicherungsschutz sei umfassender, als er tatsächlich ist:

• Sie deckt keine nicht versicherten Gefahren ab. Überschwemmungs- und Erdbebenschäden sind aus den meisten Standard-Sachversicherungen ausgeschlossen, was bedeutet, dass auch der damit verbundene Einkommensverlust ausgeschlossen ist. Wenn Sie sich in einer Überschwemmungszone oder einem Erdbebengebiet befinden, ist das ein separates Gespräch mit Ihrem Makler.
• Sie deckt keine Reputationsschäden oder Langzeitverluste ab. Kommen Kunden nach einer Schließung nicht zurück, oder übernimmt ein Wettbewerber die Kunden, die Sie während des Ausfalls verloren haben, wird dieser Erosionseffekt in der Regel nicht erstattet, sobald der „Wiederherstellungszeitraum“ endet.
• Sie füllt keine fehlenden Unterlagen nach. Kein Schadensregulierer kann einen Schadensbetrag genehmigen, der nicht durch etwas Konkretes belegt ist. Eine mündliche Schätzung wie „wir machen normalerweise etwa 15.000 $ im Monat“ ist keine Grundlage für einen sechsstelligen Anspruch.

Machen Sie Ihre Buchhaltung anspruchsbereit, bevor Sie sie je brauchen​

Die Unternehmen, die nach einem versicherten Schaden zügig und vollständig entschädigt werden, sind fast ausnahmslos diejenigen, die einem Schadensregulierer noch in derselben Woche, in der der Anspruch eröffnet wurde, saubere monatliche Finanzunterlagen aushändigen konnten. Ein paar Gewohnheiten machen das möglich:

1. Schließen Sie Ihre Bücher monatlich, nicht jährlich ab. Eine monatliche Gewinn- und Verlustrechnung gibt Ihnen – und später einem Schadensregulierer – eine klare, datierte Basislinie, statt einer unscharfen Jahreszahl, die rückwirkend geschätzt werden muss.
2. Bewahren Sie mindestens zwei bis drei Jahre an Abrechnungen zugänglich und extern gesichert auf (oder in der Cloud), getrennt vom physischen Standort, an dem ein Brand oder eine Überschwemmung sie zusammen mit allem anderen zerstören könnte.
3. Gleichen Sie Barverkäufe täglich ab, nicht erst zur Steuerzeit. Eine Lücke in den Kassenaufzeichnungen ist genau die Art von Unstimmigkeit, die einen Schadensregulierer dazu einlädt, Ihren geltend gemachten Verlust zu kürzen.
4. Erfassen Sie laufende Ausgaben – Miete, Kreditraten, Löhne – als eigene Posten, damit Sie direkt aufzeigen können, was während einer Schließung weiterlief.
5. Überprüfen Sie Ihre Deckungssumme jährlich anhand Ihres tatsächlichen zurückliegenden Umsatzes, damit ein gutes Jahr nicht unbemerkt in eine Unterversicherungsstrafe umschlägt.

Nichts davon erfordert teure Software oder einen Vollzeit-Controller. Es erfordert ein Buchhaltungssystem, das Sie tatsächlich aktuell halten, und Unterlagen, denen Sie vertrauen können, wenn Sie gestresst, aus Ihren Räumlichkeiten vertrieben sind und versuchen, sechs Wochen entgangenen Umsatz aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

Halten Sie Ihre Bücher bereit, bevor Sie sie brauchen​

Die Unternehmen, die sich nach einem versicherten Schaden am schnellsten erholen, sind nicht die mit den höchsten Deckungssummen – es sind diejenigen, deren Bücher schon vor der Katastrophe in Ordnung waren. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das Ihnen vollständige Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt, mit einer klaren, versionskontrollierten Historie, die Sie einem Schadensregulierer, Steuerberater oder Kreditgeber ohne Hektik übergeben können. Jetzt kostenlos starten und halten Sie Ihre Unterlagen jeden Tag prüfungsbereit, nicht nur zur Steuerzeit.