Section 119 Mahlzeiten und Unterkunft im Interesse des Arbeitgebers: Wie Arbeitgeber im Gastgewerbe, im Krankenhauswesen und im Hausmeisterbereich betriebliche Unterkünfte und Kantinenmahlzeiten vom Arbeitslohn ausschließen

Eine Krankenschwester im Krankenhaus isst während ihrer Nachtschicht kostenlos in der Kantine. Ein Hausverwalter wohnt mietfrei in einer Wohnung vor Ort, damit er nachts um 3 Uhr bei Rohrbruchmeldungen erreichbar ist. Eine Köchin im Casino erhält in jeder Schicht, in der sie arbeitet, eine Mahlzeit im Mitarbeiter-Speisesaal. Ein Kabinensteward einer Kreuzfahrtlinie schläft zwischen den Hafenanläufen im Mannschaftsquartier. In jedem dieser Fälle lässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer pro Jahr Werte in Höhe von Tausenden von Dollar zukommen – und doch landet nichts davon als Lohn auf der W-2 Lohnsteuerbescheinigung, nichts davon wird mit der FICA-Steuer belastet und nichts davon löst einen Einbehalt von Bundeslohnsteuer aus.

Der rechtliche Mechanismus dahinter ist Section 119 des Internal Revenue Code, eine unauffällige Bestimmung aus dem Jahr 1954, die sich für das Gastgewerbe, das Gesundheitswesen, die Wohnimmobilienverwaltung und die Seefahrtsindustrie bereits vielfach bezahlt gemacht hat. Es ist gleichzeitig einer der am häufigsten falsch angewendeten Abschnitte des Gesetzbuches. Arbeitgeber schießen routinemäßig über das Ziel hinaus, indem sie Verpflegungszuschüsse in bar gewähren (die niemals begünstigt sind), und unterschätzen die Regelung ebenso oft, indem sie steuerfreie Unterkünfte als steuerpflichtig behandeln, obwohl eine sorgfältige Lektüre des Statuts sie gänzlich vom Arbeitslohn ferngehalten hätte.

Dieser Leitfaden erläutert, was Paragraf 119 tatsächlich verlangt, in welche Fallen Arbeitgeber tappen, welche günstigen Regeln die meisten übersehen und was das Auslaufen des Abzugs nach Paragraf 274(o) im Jahr 2026 für den Verpflegungsteil der Gleichung bedeutet.

Was Paragraf 119 bewirkt – und was nicht

Paragraf 119 erlaubt es einem Arbeitnehmer, den Wert von Mahlzeiten oder Unterkünften, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, vom Bruttoeinkommen auszuschließen, sofern diese Leistungen eine bestimmte Reihe von gesetzlichen Kriterien erfüllen. Der Ausschluss vom Bruttoeinkommen bedeutet, dass der Wert:

• nicht in Feld 1 der W-2 Lohnsteuerbescheinigung als steuerpflichtiger Lohn erscheint
• nicht dem Einbehalt von Bundeslohnsteuer unterliegt
• nicht der FICA (Social Security und Medicare) oder FUTA unterliegt
• in den meisten Bundesstaaten, die der Bundesdefinition von Arbeitslohn folgen, nicht der staatlichen Einkommensteuer unterliegt

Das ist ein erheblicher Vorteil. Ein kostenloses Mittagessen im Wert von 12 $pro Schicht bei 230 Schichten im Jahr entspricht 2.760$ – und bei einem kombinierten Grenzsteuersatz von 30 Prozent plus 7,65 Prozent Arbeitnehmeranteil an der FICA spart die Steuerfreistellung dem Arbeitnehmer etwa 1.040 $pro Jahr und dem Arbeitgeber rund 211$ an Lohnnebenkosten. Multipliziert man dies mit einigen hundert Mitarbeitern in einer Krankenhauskantine oder einer Hotelküche, werden die Zahlen signifikant.

Was Paragraf 119 nicht bewirkt:

• Er befasst sich nicht mit dem Abzug dieser Mahlzeiten oder Unterkünfte durch den Arbeitgeber als Betriebsausgabe. Dies fällt in den Bereich der Paragrafen 274(n) und 274(o), die wir am Ende behandeln.
• Er gilt nicht für Barzahlungen. Paragraf 119 ist ein Ausschluss für Sachleistungen. Der Supreme Court hat diese Tür 1977 endgültig geschlossen.
• Er gilt nicht für Dienstleistungen oder Leistungen Dritter, die als arbeitgeberseitig bereitgestellte Leistungen getarnt sind.

Die zwei unterschiedlichen Prüfungen: Verpflegung vs. Unterkunft

Paragraf 119 enthält tatsächlich zwei separate Ausschlüsse mit unterschiedlichen Anforderungen. Die Verwechslung dieser Prüfungen ist der häufigste Grund für Fehler auf Arbeitgeberseite.

Verpflegung: Zwei Bedingungen

Mahlzeiten sind vom Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers ausgeschlossen, wenn beide Punkte zutreffen:

1. Die Mahlzeiten werden im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers bereitgestellt.
2. Die Mahlzeiten werden in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers bereitgestellt.

Das ist alles. Es gibt keine Anforderung, dass der Arbeitnehmer die Mahlzeiten als Bedingung für das Arbeitsverhältnis annehmen muss. Krankenhauspersonal, das freiwillig in der Kantine isst, Hotelküchenmitarbeiter, die sich einen Teller direkt am Pass nehmen, Casino-Dealer, die während einer 15-minütigen Pause den Personalspeisesaal aufsuchen – sie alle können sich qualifizieren, solange die Mahlzeiten vor Ort eingenommen werden und ein wesentlicher, nicht vergütungsrelevanter geschäftlicher Grund vorliegt.

Unterkunft: Drei Bedingungen

Eine Unterkunft ist nur dann ausgeschlossen, wenn alle drei Punkte zutreffen:

1. Die Unterkunft wird im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers bereitgestellt.
2. Die Unterkunft befindet sich in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers.
3. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, die Unterkunft als Bedingung für das Arbeitsverhältnis anzunehmen.

Die dritte Prüfung – die Verpflichtung zur Annahme als Arbeitsbedingung – ist die Hürde bei der Unterkunft. Treasury Regulation 1.119-1(b) legt dies so aus, dass der Arbeitnehmer die Unterkunft annehmen muss, um die Aufgaben des Arbeitsverhältnisses ordnungsgemäß erfüllen zu können. Das klassische Beispiel ist der Hausverwalter, der vor Ort wohnen muss, um Notfälle in der Nacht zu bearbeiten. Ein Schuldirektor, der lediglich die Residenz auf dem Campus bevorzugt, qualifiziert sich nicht.

Die Prüfung „Im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers“ verständlich erklärt

Hier werden die meisten Betriebsprüfungen ausgefochten. Der Begriff klingt subjektiv. Die Verordnungen und die Rechtsprechung machen ihn jedoch greifbarer.

Die Prüfung fragt danach, ob der Arbeitgeber einen wesentlichen, nicht vergütungsrelevanten geschäftlichen Grund für die Bereitstellung der Leistung hat. Wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit oder die Unterkunft zur Verfügung gestellt hätte, egal ob der Arbeitnehmer dies als Vergütung ansieht oder nicht – weil der Betriebsablauf es erfordert –, ist die Prüfung erfüllt. Wenn die Mahlzeit oder die Unterkunft im Wesentlichen eine Zusatzleistung anstelle von Bargeld ist, hat sie Vergütungscharakter und der Ausschluss scheitert.

Die Verordnungen segnen mehrere Muster explizit ab:

• Kurze Pausenzeiten. Wenn ein Arbeitnehmer nur eine 30- oder 45-minütige Essenspause hat und in dieser Zeit vernünftigerweise nicht außerhalb des Geländes essen kann, qualifizieren sich Mahlzeiten vor Ort. Diese eine Regel deckt die gesamte Krankenhaus- und Hotelbranche ab.
• Rufbereitschaft. Mahlzeiten, die bereitgestellt werden, damit Mitarbeiter für Notfälle verfügbar sind – OP-Personal, Hotelrezeption in einem kleinen Betrieb, Sicherheitspersonal in einer abgelegenen Einrichtung –, qualifizieren sich.
• Unzureichende Verpflegungsmöglichkeiten in der Nähe. Eine abgelegene Raffinerie, ein Baulager, eine isolierte Lodge.
• Gastronomie- oder Lebensmittelmitarbeiter. Mahlzeiten, die Restaurantmitarbeitern vor, während oder unmittelbar nach ihrer Schicht zur Verfügung gestellt werden, gelten als im betrieblichen Interesse des Arbeitgebers erbracht.

Zwei wichtige Warnhinweise in den Verordnungen:

• Die Existenz von Formulierungen in einem Arbeitsvertrag, die die Mahlzeiten als „Vergütung“ bezeichnen, oder ein staatliches Gesetz, das sie als steuerpflichtigen Lohn behandelt, ist nicht ausschlaggebend. Der Inhalt, nicht die Bezeichnung, bestimmt die Analyse.
• Wenn der Grund des Arbeitgebers primär darin besteht, dem Arbeitnehmer einen zusätzlichen Vorteil zu gewähren – zum Beispiel Abendessen, die zwei Stunden nach Schichtende serviert werden –, hat die Mahlzeit Vergütungscharakter und Paragraf 119 findet keine Anwendung.

Die Anforderung „In den Geschäftsräumen“

Bei Mahlzeiten ist dies geografisch und weitgehend mechanisch definiert: Mahlzeiten müssen in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers serviert werden. Die Kantine, die Küche, der Aufenthaltsraum für Mitarbeiter, der hauseigene Speisesaal – all dies ist eindeutig qualifiziert. Ein Restaurant, in dem der Arbeitgeber auf der anderen Straßenseite Flächen anmietet, ist es wahrscheinlich nicht, obwohl die Rechtsprechung den Begriff dort ausgeweitet hat, wo der Arbeitgeber die Räumlichkeiten und den Betrieb effektiv kontrolliert.

Bei Unterkünften bedeutet „Geschäftsräume“ einen Ort, an dem der Arbeitnehmer wesentliche Dienstpflichten erfüllt oder an dem der Arbeitgeber einen wesentlichen Teil seiner Geschäftstätigkeit ausübt. Ein Mehrfamilienhaus, in dem der Hausverwalter Instandhaltungs- und Mieterserviceaufgaben wahrnimmt, ist eindeutig qualifiziert. Ein Haus zehn Meilen von der Niederlassung des Arbeitgebers entfernt ist fast nie qualifiziert, egal wie zweckmäßig es sein mag.

Eine häufig übersehene Ausnahmeregelung: Section 119(c) behandelt bestimmte abgelegene Camps im Ausland per Gesetz als Geschäftsräume des Arbeitgebers. Unternehmen, die in den Bereichen Offshore-Bohrungen, Bergbau oder bei Bauprojekten im Ausland tätig sind, sollten prüfen, ob die Regeln für Auslandscamps Anwendung finden, bevor sie Unterkünfte für Expatriates als Arbeitslohn behandeln.

Die Hürde der „Anstellungsbedingung“ bei Unterkünften

Dies ist anspruchsvoller, als Arbeitgeber erwarten. Die Treasury Regulation 1.119-1(b) und die Rechtsprechung verlangen, dass der Arbeitnehmer keine realistische Alternative zur Annahme der Unterkunft hat, um seine Pflichten ordnungsgemäß zu erfüllen. Praktische Beispiele, die funktionieren:

• Ein Hausverwalter mit Wohnsitz vor Ort, der außerhalb der Geschäftszeiten auf Wartungsrufe reagieren muss
• Ein Betreiber eines Motels oder Bed-and-Breakfasts, der im Objekt wohnt
• Ein Bestattungsunternehmer, der jederzeit vor Ort sein muss, um Verstorbene entgegenzunehmen
• Ein Internatserzieher oder Hausvater/Hausmutter
• Ein Campingplatzwart mit nächtlichen Check-ins und Notfallpflichten
• Ein Ranch-Verwalter oder Verwalter eines abgelegenen Grundstücks
• Besatzungsmitglieder auf einem Schiff
• Ein Hotel-Geschäftsführer in einem kleinen, abgelegenen Objekt ohne weiteres Management vor Ort

Modelle, die vor Gericht oder bei Betriebsprüfungen gescheitert sind:

• Führungskräfte, denen eine Dienstwohnung als Zusatzleistung ohne betriebliche Notwendigkeit angeboten wurde
• Schulleiter und College-Präsidenten, die auf dem Campus wohnen, obwohl die Aufgaben plausibel auch außerhalb der Räumlichkeiten wahrgenommen werden könnten (beachten Sie jedoch die untenstehende Regel für qualifizierte Campus-Unterkünfte für eine sanftere Handhabung)
• Arbeitnehmer, die woanders mieten und pendeln könnten, ohne ihre Arbeit zu beeinträchtigen
• Arbeitnehmer, deren Aufgaben vollständig in einem weit entfernten Hauptbüro ausgeübt werden

Die Dokumente, nach denen ein Betriebsprüfer fragen wird: das Angebotsschreiben oder der Arbeitsvertrag, in dem die Wohnverpflichtung festgelegt ist, eine schriftliche Stellenbeschreibung, die den Bereitschaftsdienst nach Feierabend begründet, ein Protokoll der Einsätze oder Aufgaben nach Feierabend sowie alle Bestimmungen im Mitarbeiterhandbuch, die die Rufbereitschaft beschreiben.

Drei gesetzliche Safe-Harbor-Regelungen, die die meisten Arbeitgeber übersehen

Section 119 enthält mehrere Sonderregeln, die viele Zweifelsfälle im Stillen lösen.

1. Die „Festgebühren“-Regel für Mahlzeiten

Section 119(b)(3) sieht vor, dass die Steuerbefreiung nicht verloren geht, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer einen monatlichen Festbetrag für Mahlzeiten in Rechnung stellt – beispielsweise 50 $ pro Entgeltabrechnungszeitraum, die vom Lohn abgezogen werden. Der Arbeitnehmer kann den Wert der Mahlzeiten weiterhin vom Bruttoeinkommen ausschließen, unabhängig davon, ob die Festgebühr aus dem Nettoentgelt oder durch Gehaltsumwandlung gezahlt wird. Dies ist von Bedeutung, wenn ein Arbeitgeber einen Teil der Verpflegungskosten decken möchte, ohne den Charakter des Sachbezugs zu gefährden.

2. Die „Mehr-als-die-Hälfte“-Regel

Section 119(b)(4) ist eine der nützlichsten Bestimmungen des gesamten Abschnitts. Wenn mehr als die Hälfte der Arbeitnehmer, die Mahlzeiten in den Geschäftsräumen erhalten, diese aus betrieblichen Gründen des Arbeitgebers erhalten (unter Anwendung der Standards in Absatz (a)), dann werden alle Mahlzeiten in den Geschäftsräumen, die allen Arbeitnehmern gewährt werden, so behandelt, als wären sie aus betrieblichen Gründen des Arbeitgebers bereitgestellt worden.

Das bedeutet: Wenn eine Krankenhauskantine primär klinisches Personal verköstigt, das eindeutig qualifiziert ist, werden die Buchhaltungsmitarbeiter im Backoffice, die dort ebenfalls kostenlos essen, in die Steuerbefreiung mit einbezogen. Diese Regel ist der Grund, warum Verpflegungsprogramme in großen Krankenhäusern und Casinos in großem Maßstab reibungslos funktionieren, obwohl sie gemischte Personalgruppen bedienen.

Die „Mehr-als-die-Hälfte“-Berechnung erfolgt pro Mahlzeitenereignis, nicht jährlich. Dokumentieren Sie die Anzahl der Personen und den Rollenmix für jeden Mahlzeitenservice, um dies rechtfertigen zu können.

3. Qualifizierte Campus-Unterkünfte

Section 119(d) enthält eine spezielle, kulantere Regelung für Bildungseinrichtungen, die Wohnraum auf oder in der Nähe des Campus an Arbeitnehmer vermieten. Anstelle der strengen dreiteiligen Prüfung rechnet ein Arbeitnehmer nur den Überschuss aus Folgendem dem Einkommen zu:

• Dem geringeren Wert aus (A) 5 Prozent des Schätzwerts der Immobilie oder (B) der durchschnittlichen Miete, die Nicht-Arbeitnehmer und Nicht-Studierende für vergleichbare Unterkünfte zahlen, über
• die Miete, die der Arbeitnehmer tatsächlich zahlt.

Wenn der Arbeitnehmer mindestens diese Untergrenze zahlt, wird kein Betrag dem Einkommen zugerechnet. Der Schätzwert muss jährlich von einem unabhängigen Gutachter ermittelt werden, und die Regel gilt nur für Unterkünfte, die als Wohnsitz genutzt werden (nicht für Kurzaufenthalte). College-Präsidenten, Dekane, ansässige Fakultätsmitglieder und Universitätsverwalter fallen häufig unter diese Safe-Harbor-Regelung.

Bargeld ist keine Mahlzeit: Die Kowalski-Falle

Im Jahr 1977 entschied der Supreme Court im Fall Commissioner v. Kowalski, dass Essenszuschüsse in bar, die an New Jersey State Troopers gezahlt wurden, voll steuerpflichtiger Arbeitslohn waren, obwohl der Staat einen eindeutig legitimen betrieblichen Grund für das Programm hatte. Das Gericht legte Section 119 eng aus: Dem Wortlaut nach deckt das Gesetz Mahlzeiten ab – nicht Geld für Mahlzeiten.

Die praktischen Erkenntnisse:

• Tagegelder, Verpflegungspauschalen oder Barzuschüsse für Lebensmittel fallen nicht unter Section 119, egal wie zwingend der geschäftliche Grund ist.
• Erstattungen für Mahlzeiten, die ein Arbeitnehmer außerhalb der Geschäftsräume kauft, fallen ebenfalls nicht unter Section 119. (Diese könnten unter engen Voraussetzungen als De-minimis-Sachbezug gemäß Section 132 oder als Reiseverpflegung in einem anderen Rahmen qualifiziert sein, jedoch nicht unter Section 119.)
• Es ist zwingend erforderlich, die Mahlzeit in den Büchern des Arbeitgebers zu erfassen – also die Lebensmittel tatsächlich als Sachleistung zu kaufen und bereitzustellen.

Arbeitgeber, die derzeit Bargeld zahlen und sich qualifizieren möchten, sollten umstrukturieren: Beauftragen Sie einen Caterer vor Ort, betreiben Sie eine Mitarbeiterkantine oder richten Sie einen Grab-and-Go-Service ein. Die wirtschaftlichen Aspekte sind oft nahezu identisch, während die steuerliche Behandlung dramatisch besser ist.

Aufzeichnungen, die einer Prüfung standhalten

Prüfer, die Section 119 infrage stellen, fordern Nachweise. Der IRS hat in den letzten Jahren allgemeine rechtliche Hinweise herausgegeben, die bestätigen, dass er Nachweise darüber verlangen kann, dass Mahlzeiten aus einem nicht-kompensatorischen geschäftlichen Grund bereitgestellt werden. Praktische Dokumentation:

Für Verpflegungsprogramme:

• Eine schriftliche Richtlinie, die den geschäftlichen Zweck beschreibt (kurze Essenszeiten, Rufbereitschaft, Verpflegungsbetriebe, entlegene Standorte).
• Betriebspläne und Personalbesetzungsmuster, welche die Anwesenheitspflicht vor Ort belegen.
• Mitarbeiterzahl und Rollenverteilung bei jeder Mahlzeitenausgabe, um die „Mehr als die Hälfte“-Regel zu stützen, sofern diese in Anspruch genommen wird.
• Lieferantenrechnungen und interne Kostenzuordnungen, die zeigen, dass die Mahlzeiten als Sachleistung gewährt und nicht in bar erstattet werden.

Für Unterbringungsprogramme:

• Ein Einstellungsangebot oder ein Arbeitsvertrag, in dem festgelegt ist, dass die Unterbringung eine Bedingung für das Arbeitsverhältnis ist.
• Eine schriftliche Stellenbeschreibung und ein Rufbereitschaftsplan, aus dem die Aufgaben nach Dienstschluss hervorgehen.
• Ein Protokoll über Anrufe, Einsätze oder Aufgaben nach Dienstschluss für mindestens einen repräsentativen Zeitraum.
• Objektbeschreibungen und Grundrisse, die belegen, dass sich die Unterkunft auf dem Betriebsgelände befindet.
• Eine jährliche Bewertung für qualifizierte Campus-Unterkünfte, falls Section 119(d) angewendet wird.

Koordination mit anderen Gesetzesabschnitten

Section 119 ist nicht der einzige Ausschluss für Lohnnebenleistungen (Fringe Benefits), der zur Anwendung kommen kann, und die Wechselwirkungen sind von Bedeutung.

• Section 132(e) De-minimis-Sachbezüge können gelegentliche Snacks, Kaffee, Weihnachtsfeiern und sehr kostengünstige Mahlzeiten abdecken, die nicht unter Section 119 fallen. Diese unterliegen anderen Regeln und sind nicht durch den Rahmen des „Interesses des Arbeitgebers“ (Convenience of the Employer) begrenzt.
• Section 132(a)(7) qualifizierte Altersvorsorgeplanungsdienste und andere Sachbezüge nach Section 132 sind separat steuerfrei und können mit Section 119 kombiniert werden.
• Section 107 Pfarrhaus-Zulage (Parsonage Allowance) ist ein separater Ausschluss für Geistliche und schließt sich mit Section 119 für dieselbe Unterkunft gegenseitig aus. Religiöse Arbeitgeber sollten sich für einen der beiden Rahmen entscheiden.
• Section 911 Ausschluss von Auslandseinkünften und Wohnungskosten für Expatriates wird mit den Wohnungsausschlüssen nach Section 119 für Unterkünfte in Lagern vor Ort koordiniert, ersetzt diese jedoch nicht.

Bei der staatlichen Besteuerung orientieren sich die meisten Bundesstaaten an der Bundesdefinition des Arbeitslohns, sodass ein Ausschluss nach Section 119 auf Bundesebene in der Regel übernommen wird. Eine Handvoll Staaten verlangt Hinzurechnungen — prüfen Sie die spezifischen Regeln des jeweiligen Bundesstaates, bevor Sie von einer Konformität ausgehen.

Das Auslaufen der Abzugsfähigkeit nach Section 274(o) im Jahr 2026: Was sich ändert und was nicht

Der Tax Cuts and Jobs Act von 2017 sah eine stufenweise Änderung der Abzugsfähigkeit von Mahlzeiten für Arbeitgeber vor. Von 2018 bis einschließlich 2025 unterlagen vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeiten, die sich nach Section 119 qualifizierten, sowie Mahlzeiten in vom Arbeitgeber betriebenen Kantinen nach Section 132(e)(2) einer Abzugsbeschränkung von 50 Prozent gemäß Section 274(n). Ab dem 1. Januar 2026 reduziert Section 274(o) diesen Abzug auf Null.

Drei Punkte, die klargestellt werden sollten, da Arbeitgeber sie konsequent verwechseln:

1. Die Änderung für 2026 betrifft den Abzug des Arbeitgebers, nicht die Steuerbefreiung des Arbeitnehmers. Section 119 funktioniert weiterhin genau wie zuvor. Arbeitnehmer, welche die Kriterien erfüllen, schließen den Wert der Mahlzeiten weiterhin vom Lohn aus — ohne FICA-Abzüge, ohne Einkommensteuer-Einbehalt und ohne Aufnahme in die W-2-Bescheinigung.

2. Die Wirtschaftlichkeit verschiebt sich für Arbeitgeber. Eine Mahlzeit, die den Arbeitgeber 10 kostet, brachte bisher einen Abzug von 5 \, was bei einem Körperschaftssteuersatz von beispielsweise 21 Prozent einem Steuervorteil von etwa 1,05 $entsprach. Nach 2026 fällt dieser Vorteil von 1,05$ weg. Die Mahlzeit kostet weiterhin 10 $ und ist für den Arbeitnehmer weiterhin steuerfrei, aber der Arbeitgeber zahlt die vollen Kosten aus versteuertem Einkommen.

3. Der strategische Impuls für einige Arbeitgeber. Einige Arbeitgeber prüfen derzeit, ob sie den Arbeitnehmern einen kleinen festen monatlichen Betrag nach Section 119(b)(3) in Rechnung stellen, für bestimmte Kategorien auf einen De-minimis-Snack-Ansatz nach Section 132(e) umsteigen oder den Umfang des Programms überdenken. Die Steuerfreiheit auf Arbeitnehmerseite ist immer noch attraktiv genug, dass die meisten gut konzipierten Programme bestehen bleiben werden.

Wenn Sie eine Kantine vor Ort betreiben, sind die Regeln für „vom Arbeitgeber betriebene Verpflegungseinrichtungen“ nach Section 132(e)(2) im Jahr 2026 ebenfalls einen erneuten Blick wert. Diese Einrichtungen haben ihre eigenen Einnahmen- und Zugangstests und verlieren den Abzug im Jahr 2026 genauso wie Mahlzeiten nach Section 119, erlauben es Ihnen jedoch, einen breiteren Personenkreis zu verpflegen als ein strenges Programm nach Section 119.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Nach Hunderten von Prüfungen und Entscheidungen gibt es bestimmte Muster, die Arbeitgeber immer wieder straucheln lassen.

1. Behandlung von Barauszahlungen als Mahlzeiten nach Section 119. Das sind sie nicht. Es handelt sich um Arbeitslohn.
2. Sich auf den Wortlaut des Arbeitsvertrags verlassen. Ein Vertrag, der die Unterkunft als „im Interesse des Arbeitgebers“ bezeichnet, reicht nicht aus. Die betrieblichen Fakten müssen dies stützen.
3. Auslassen der „Mehr als die Hälfte“-Berechnung. Viele Verpflegungsprogramme mit gemischter Belegschaft würden sich problemlos qualifizieren, wenn die Arbeitgeber den Personenzahl-Test durchführen und dokumentieren würden, aber viele tun dies schlichtweg nicht.
4. Behandlung eines Privilegs für Führungskräfte als Unterkunft nach Section 119. Ein Penthouse für den CEO in der Konzernzentrale, in der der CEO keinen betrieblichen Grund hat, nach Dienstschluss vor Ort zu sein, wird bei einer Prüfung durchfallen. Das ist schlecht für den CEO und sehr schlecht bei einer Betriebsprüfung.
5. Vergessen des Safe-Harbor-Status für Bildungseinrichtungen. Schulen und Universitäten, die versuchen, Unterkünfte nach dem allgemeinen dreiteiligen Test zu qualifizieren, scheitern oft, obwohl sie sich problemlos nach Section 119(d) hätten qualifizieren können.
6. Verwechslung des Auslaufens der Abzugsfähigkeit mit der Steuerbefreiung. Einige Arbeitgeber und Lohnabrechnungsanbieter haben fälschlicherweise damit begonnen, die Werte für Mahlzeiten nach Section 119 für das Jahr 2026 in Feld 1 der Lohnbescheinigung einzutragen, weil sie denken, „die Mahlzeit sei nicht mehr abzugsfähig“. Dies stellt eine Überzahlung von Lohnsteuern sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer dar.
7. Keine Nachweisakte. Eine vertretbare Position nach Section 119 erfordert eine lückenlose Dokumentation. Erstellen Sie diese während der Laufzeit des Programms, nicht erst während der Prüfung.

Ein Praxisbeispiel: Ein Küsten-Gasthaus mit Mitarbeiterunterkünften vor Ort

Stellen Sie sich ein Gasthaus an einem abgelegenen Küstenabschnitt vor, das ein Anwesen mit 30 Zimmern betreibt. Der Geschäftsführer und sein Ehepartner leben vor Ort in einer Verwalterresidenz; das Gasthaus verlangt, dass der Geschäftsführer für spät ankommende Gäste und nächtliche Notfälle verfügbar ist. Das Gasthaus betreibt außerdem eine kleine Personalkantine, in der Reinigungskräfte und Rezeptionsmitarbeiter während ihrer Schichten bei 30-minütigen Pausen kostenlos essen.

Wie Section 119 angewendet wird:

• Unterbringung des Geschäftsführers. Die Unterkunft befindet sich auf dem Betriebsgelände, ist eine Bedingung für das Arbeitsverhältnis und dient einem klaren nicht-kompensatorischen geschäftlichen Grund (Gästeankünfte nach Geschäftsschluss und Notfälle). Der volle Wert ist gemäß der dreiteiligen Prüfung ausgeschlossen. Das Gasthaus führt eine schriftliche Stellenbeschreibung, ein Angebotsschreiben, das den Wohnsitz vor Ort vorschreibt, und ein Protokoll über die Interaktionen mit Gästen außerhalb der regulären Zeiten.
• Mahlzeiten in der Kantine. Kurze Essenszeiten plus die Anforderung, vor Ort zu sein, bedeuten, dass die Mitarbeitermahlzeiten für den Ausschluss im Interesse des Arbeitgebers („Convenience-of-the-Employer“) qualifizieren. Personalaufzeichnungen zeigen, dass die gesamte Belegschaft während ihrer Schichten isst; die „Mehr-als-die-Hälfte“-Regel deckt alle Verwaltungsangestellten ab, die gelegentlich die Kantine nutzen.
• Verpflegungspauschale in bar für Mitarbeiter bei externen Veranstaltungen. Wenn das Gasthaus Veranstaltungen außerhalb beliefert, hat es den Mitarbeitern bisher eine Verpflegungspauschale von 25 $ in bar pro Schicht gezahlt. Dieses Geld gilt als Arbeitslohn. Um dies unter Section 119 zu fassen, könnte das Gasthaus die Mahlzeit am Veranstaltungsort als Sachleistung bereitstellen, aber Barzahlungen werden weiterhin als Lohn gemeldet.
• Änderung des Abzugs 2026. Der Abzug des Gasthauses für Lebensmittel in der Personalkantine sinkt am 1. Januar 2026 auf Null. Der Ausschluss für das Personal bleibt bestehen. Der Eigentümer bespricht mit dem Steuerberater, ob eine feste Verpflegungsgebühr von 20 $ pro Abrechnungszeitraum gemäß Section 119(b)(3) erhoben werden soll, um einen Teil der nun nicht mehr abzugsfähigen Kosten zu decken.

Halten Sie Ihre Finanzunterlagen vom ersten Tag an organisiert

Wenn Sie ein Programm für vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeiten oder Unterkünfte betreiben, können die Steuerersparnisse erheblich sein – aber nur, wenn die Aufzeichnungen sauber genug sind, um einer Prüfung standzuhalten. Die Nachverfolgung der Kosten für Sachbezüge, die Personalzahl für die „Mehr-als-die-Hälfte“-Regel, die Protokolle für Bereitschaftsdienste und die Bewertungsdokumentation für Unterkünfte auf dem Betriebsgelände existieren alle neben Ihren restlichen Buchhaltungsunterlagen.

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