Stellen Sie sich vor, ein kleines Unternehmen richtet eine großzügige Vereinbarung zur Erstattung von Krankheitskosten ein. Der Eigentümer und einige leitende Manager erhalten jeden Arztbesuch, jedes Rezept und jede Zahnarztrechnung steuerfrei zurückerstattet. Die einfachen Angestellten erhalten eine kleinere Version oder müssen sechs Monate warten, bis sie sich qualifizieren. Alle scheinen zufrieden zu sein — bis ein Jahr später genau diese leitenden Manager feststellen, dass Erstattungen in Höhe von Tausenden von Dollar, die eigentlich "steuerfrei" sein sollten, in Wirklichkeit die ganze Zeit über steuerpflichtiges Einkommen waren.
Das ist Abschnitt 105(h) in Aktion. Er ist einer der am wenigsten verstandenen Bereiche des Steuerrechts und überrascht regelmäßig kleine Arbeitgeber, die denken, dass Antidiskriminierungsprüfungen nur für Riesenkonzerne mit Heerscharen von Personalmitarbeitern gelten. Das tun sie nicht. Wenn Ihr Unternehmen irgendeinen Teil seiner medizinischen Leistungen selbst finanziert — einschließlich der immer beliebter werdenden Individual Coverage Health Reimbursement Arrangement (ICHRA) — gilt Abschnitt 105(h) für Sie.
Dieser Leitfaden erklärt, was die Regel ist, wen sie betrifft, welche zwei Tests jeder selbstversicherte Plan bestehen muss, was passiert, wenn ein Plan durchfällt, und welche Designfehler gutmeinende Arbeitgeber stolpern lassen.
Was Abschnitt 105(h) tatsächlich bewirkt
Abschnitt 105 des Internal Revenue Code ist der Grund, warum die meisten Gesundheitsleistungen des Arbeitgebers überhaupt steuerfrei sind. Unterabschnitt (b) ermöglicht es Arbeitnehmern, Gelder, die sie für die medizinische Versorgung im Rahmen eines Arbeitgeberplans erhalten, vom Bruttoeinkommen auszuschließen. Dieser Ausschluss ist der Kern der betrieblichen Krankenversicherung — er sorgt dafür, dass ein Dollar an Leistungen mehr wert ist als ein Dollar an Gehalt.
Unterabschnitt (h) knüpft daran eine Bedingung. Bei selbstversicherten Plänen zur Erstattung medizinischer Kosten gilt die steuerfreie Behandlung nur dann, wenn der Plan nicht zugunsten von hoch vergüteten Personen diskriminiert. Wird diskriminiert, verschwindet der Ausschluss teilweise für genau die Personen, die der Plan begünstigt hat.
Ein "selbstversicherter" Plan ist jede Vereinbarung, bei der der Arbeitgeber Ansprüche aus eigenen Mitteln bezahlt, anstatt eine vollversicherte Police bei einem Versicherungsträger zu kaufen. Diese Definition ist weit gefasst. Sie umfasst:
- Kostenerstattungsvereinbarungen für Krankheitskosten (HRAs) jeglicher Art
- Individual Coverage HRAs (ICHRAs) und Qualified Small Employer HRAs in vielerlei Hinsicht
- Eigenfinanzierte umfassende Krankenversicherungspläne
- Vom Arbeitgeber finanzierte Pläne zur Erstattung medizinischer Kosten
- Flexible Ausgabengestaltungen für die Gesundheit (Health FSAs), mit einigen Sonderregeln
Vollversicherte Pläne, die bei einem gewerblichen Anbieter gekauft werden, fallen im Allgemeinen nicht unter Abschnitt 105(h) — sie haben ihr eigenes Antidiskriminierungsregime unter dem Affordable Care Act, dessen Durchsetzung die IRS bisher abgelehnt hat. Aber in dem Moment, in dem Sie eine medizinische Ausgabe aus den Barmitteln des Unternehmens erstatten, befinden Sie sich im Bereich von Abschnitt 105(h).
Wer als "hoch vergütete Person" gilt
Die Regel schützt einfache Angestellte davor, gegenüber den Personen an der Spitze benachteiligt zu werden. Die erste Frage lautet also immer: Wer steht an der Spitze?
Gemäß Abschnitt 105(h) ist eine hoch vergütete Person (Highly Compensated Individual, HCI) jeder, der in mindestens eine von drei Kategorien fällt:
- Einer der fünf am höchsten bezahlten leitenden Angestellten des Unternehmens.
- Ein Aktionär, der mehr als 10 % des Wertes der Aktien des Arbeitgebers besitzt. Es gelten Regeln zur Familienzurechnung, sodass die Anteile eines Ehepartners oder Kindes auf einen Eigentümer angerechnet werden können.
- Gehört zu den am höchsten bezahlten 25 % aller Mitarbeiter (mit Ausnahme von ausschließbaren Mitarbeitern, die keine Plan-Teilnehmer sind).
Beachten Sie, dass diese Definition spezifisch für Abschnitt 105(h) ist. Sie ist nicht identisch mit der Definition des "hoch vergüteten Arbeitnehmers", die für 401(k)-Tests verwendet wird und auf einem festen Dollar-Schwellenwert basiert. Abschnitt 105(h) ist relativ — er bewertet Ihre eigene Belegschaft. In einem Unternehmen, in dem jeder ungefähr das Gleiche verdient, existieren die "oberen 25 %" dennoch; irgendjemand gehört immer dazu.
Dies erwischt Eigentümer oft unvorbereitet. Ein Zwei-Personen-Unternehmen hat immer noch obere 25 %. Ein Gründer, der 100 % der Aktien besitzt, ist automatisch ein HCI unter dem Aktionärstest, egal wie viel er sich selbst auszahlt.
Die zwei Tests, die jeder selbstversicherte Plan bestehen muss
Ein selbstversicherter Plan muss in jedem Planjahr zwei separate Hürden nehmen: den Berechtigungstest (Eligibility Test) und den Leistungstest (Benefits Test). Das Bestehen des einen entbindet nicht vom Scheitern beim anderen.
Der Berechtigungstest (Eligibility Test)
Dieser Test fragt, ob genügend nicht hoch vergütete Mitarbeiter zum Plan zugelassen sind. Es gibt drei Möglichkeiten, ihn zu erfüllen, und ein Plan muss nur eine davon erfüllen:
- Der 70 %-Test: Der Plan kommt 70 % oder mehr aller Mitarbeiter zugute.
- Der 70 %/80 %-Test: Mindestens 70 % der Mitarbeiter sind berechtigt, und mindestens 80 % der Berechtigten nehmen tatsächlich teil.
- Der Test auf nicht diskriminierende Klassifizierung: Der Plan kommt einer Gruppe von Mitarbeitern zugute, bei der die IRS feststellt, dass sie nicht zugunsten von HCIs diskriminiert.
Wenn Sie die Berechnungen durchführen, dürfen Sie bestimmte Arbeitnehmer von der Zählung ausschließen: Mitarbeiter mit weniger als drei Dienstjahren, Personen unter 25 Jahren, Teilzeitkräfte und Saisonarbeiter, Mitarbeiter, die unter einen Tarifvertrag fallen, und nichtansässige Ausländer ohne US-Einkommensquelle. Ihr Ausschluss verkleinert den Nenner und macht den Test in der Regel einfacher zu bestehen — aber Sie müssen die Ausschlüsse konsequent anwenden.
Der Leistungstest
Dies ist der Test, an dem die meisten Pläne still und heimlich scheitern. Die gesetzliche Regelung ist eindeutig: Alle Leistungen, die hochvergüteten Angestellten (HCIs) gewährt werden, müssen auch jedem anderen Teilnehmer gewährt werden. Gleicher Deckungsumfang, gleiche Erstattungsgrenzen, gleiche Bedingungen.
Ein Plan kann den Leistungstest auf zwei Arten nicht bestehen:
- Offensichtliche Diskriminierung. Das Plandokument selbst sieht bessere Leistungen für HCIs vor — zum Beispiel eine jährliche Erstattungsobergrenze von 5.000 für alle anderen, oder eine Zahnzusatzversicherung nur für leitende Angestellte. Die maximalen Erstattungsbeträge müssen für alle Teilnehmer der gleiche Dollarbetrag sein. Das IRS lässt es nicht zu, dass Leistungen an einen Prozentsatz der Vergütung gekoppelt werden, da dies automatisch mehr Geld an Besserverdienende leitet.
- Diskriminierung in der Praxis. Das Dokument sieht fair aus, aber in der Praxis wird der Plan so verwaltet, dass HCIs bevorzugt werden. Das klassische Beispiel: Ein Arbeitgeber erweitert die HRA, um einen Eingriff abzudecken, den eine Führungskraft benötigt, und kürzt sie dann wieder, sobald ein normaler Angestellter nach derselben Leistung fragt. Die zeitliche Abstimmung von Planänderungen auf die medizinischen Bedürfnisse der Personen an der Spitze ist eine Diskriminierung in der Praxis, selbst wenn die schriftlichen Bedingungen für alle identisch sind.
Eine weitere Besonderheit: Eine Wartezeit für Neueinstellungen muss für alle gleich sein. Wenn Führungskräfte ab dem ersten Tag versichert sind, andere Mitarbeiter jedoch 90 Tage warten müssen, ist dies ein Verstoß gegen den Leistungstest.
Was passiert, wenn ein Plan scheitert: Der Erstattungsüberhang
Das Nichtbestehen von Section 105(h) führt nicht dazu, dass der Plan für alle hinfällig wird. Es entsteht auch keine Strafe für den Arbeitgeber. Stattdessen treffen die Konsequenzen eng und gezielt die hochvergüteten Personen: Ein Teil ihrer Erstattungen wird zu steuerpflichtigem Einkommen. Das Steuerrecht bezeichnet diesen steuerpflichtigen Teil als Erstattungsüberhang (Excess Reimbursement).
Wie der Überhang berechnet wird, hängt davon ab, bei welchem Test der Plan durchgefallen ist.
Wenn der Plan den Leistungstest nicht besteht, weil eine bestimmte Leistung HCIs, aber nicht anderen angeboten wird, ist der Erstattungsüberhang einfach der volle Betrag, den der HCI für diese diskriminierende Leistung erhalten hat. Wenn Führungskräfte eine Zahnzusatzversicherung haben und sonst niemand, ist jeder Dollar, der einer Führungskraft für Zahnbehandlungen erstattet wird, für diese Führungskraft steuerpflichtig.
Wenn der Plan den Berechtigungstest (Eligibility Test) nicht besteht, erfolgt die Berechnung über ein Verhältnis. Der Erstattungsüberhang für jeden HCI entspricht:
Gesamterstattungen an diesen HCI für das Jahr × (Gesamterstattungen an alle HCIs ÷ Gesamterstattungen an alle Teilnehmer)
Angenommen, ein Plan hat im Laufe des Jahres 100.000 an hochvergütete Personen gingen. Der diskriminierende Anteil beträgt 40 %. Eine Führungskraft, die persönlich 10.000 davon als steuerpflichtigen Arbeitslohn angeben. Die restlichen 6.000 $ bleiben steuerfrei.
Der steuerpflichtige Überhang wird in dem Jahr gemeldet, in dem das Planjahr endet, und zum W-2-Einkommen des HCI hinzugefügt. Er unterliegt der Einkommensteuer. Bemerkenswert ist, dass aufgrund des Zusammenspiels der Regeln der Erstattungsüberhang im Allgemeinen nicht den FICA-Lohnsteuern unterliegt – aber er zählt definitiv für die Einkommensteuer, und eine Führungskraft, die nicht damit gerechnet hat, kann mit einer unwillkommenen Nachzahlung konfrontiert werden.
Die grausame Ironie dabei ist, dass meist die Eigentümer und Manager bestraft werden, die den Plan entworfen haben, um sich selbst zu belohnen. Section 105(h) verhängt keine Geldstrafe gegen das Unternehmen. Es stellt lediglich den Architekten eines diskriminierenden Plans eine persönliche Steuerrechnung aus.
Section 105(h) und ICHRAs: Die moderne Falle
Die Individual Coverage HRA (ICHRA), die seit 2020 verfügbar ist, hat sich zu einer beliebten Methode für kleine Arbeitgeber entwickelt, um Krankenversicherungsschutz zu finanzieren, ohne eine Gruppenpolice abzuschließen. Der Arbeitgeber erstattet den Mitarbeitern die Prämien für den individuellen Markt und optional weitere medizinische Kosten. Da der Arbeitgeber diese Erstattungen aus eigenen Mitteln zahlt, handelt es sich bei einer ICHRA um einen selbstversicherten Plan – und Section 105(h) findet Anwendung.
Die ICHRA-Regeln erlauben es Arbeitgebern, ihre Belegschaft in bis zu 11 zulässige Klassen zu unterteilen – Vollzeit, Teilzeit, Saisonarbeit, fest angestellt, auf Stundenbasis, Mitarbeiter in verschiedenen Tarifgebieten usw. – und verschiedenen Klassen unterschiedliche Bedingungen anzubieten. Diese Flexibilität ist zwar nützlich, aber sie ist kein Freibrief, um Section 105(h) zu umgehen. Die Klassen selbst dürfen nicht so strukturiert sein, dass sie hochvergütete Personen bevorzugen, und innerhalb jeder Klasse verlangt der Leistungstest weiterhin eine einheitliche Behandlung.
Das ICHRA-Design erlaubt zwei spezifische Variationen, die ansonsten als diskriminierend gelten würden:
- Altersbasierte Variation. Die Zuschüsse können mit dem Alter steigen, da ältere Mitarbeiter mit höheren Prämien auf dem Individualmarkt konfrontiert sind. Der maximale Zuschuss für die ältesten Mitarbeiter darf das Dreifache des Zuschusses für die jüngsten Mitarbeiter nicht überschreiten.
- Variation nach Familiengröße. Die Zuschüsse können sich nach der Anzahl der versicherten abhängigen Angehörigen richten.
Beide müssen konsequent auf jeden in einer Klasse angewendet werden. Abgesehen von diesen beiden Ausnahmen steuert eine ICHRA, die Eigentümern oder Top-Verdienern einen reichhaltigeren Zuschuss gewährt als normalen Arbeitnehmern in derselben Klasse, direkt auf ein Problem mit dem Erstattungsüberhang zu.
Häufige Fehler kleiner Arbeitgeber
Die meisten Verstöße gegen Section 105(h) sind keine bewussten Machenschaften. Es sind ehrliche Designfehler. Die wiederkehrenden Fehler sind:
- Den Test niemals durchführen. Selbstversicherte Pläne sollten mindestens einmal im Jahr auf Nichtdiskriminierung geprüft werden, und zwar bevor das Planjahr beginnt, solange das Design noch korrigiert werden kann. Viele kleine Arbeitgeber testen nie.
- Kopplung der Leistungen an Gehalt oder Betriebszugehörigkeit. Eine Erstattungsobergrenze, die als Prozentsatz des Gehalts festgelegt ist oder mit den Dienstjahren steigt, leitet mehr Geld an Besserverdienende und besteht den Leistungstest nicht.
- Ungleiche Wartezeiten. Führungskräfte sofort zu versichern, während andere Monate warten müssen, ist ein klassischer operativer Fehler.
- Reaktive Planänderungen. Das Hinzufügen einer Leistung, wenn ein Eigentümer einen Eingriff benötigt, und das spätere Entfernen ist eine Diskriminierung in der Praxis – selbst bei einem perfekt formulierten Plandokument.
- Annahme, dass Eigentümer befreit sind. Ein Alleingesellschafter ist immer ein HCI. Ein Ehepartner auf der Gehaltsliste kann durch Zurechnung einer sein. Die Regeln verschonen keine kleinen oder familiengeführten Unternehmen.
- Verwechslung von vollversicherten mit selbstversicherten Plänen. Der Wechsel von einer Versicherungspolice zu einer HRA oder ICHRA bringt einen Plan stillschweigend in den Bereich von Section 105(h), und viele Arbeitgeber merken nie, dass die Prüfungspflicht mitgewandert ist.
Die Lösung ist fast immer dieselbe: Gestalten Sie den Plan so, dass jeder Teilnehmer die gleichen Leistungen zu den gleichen Bedingungen ab demselben Startdatum erhält, dokumentieren Sie dies klar und testen Sie es jährlich vor Beginn des Jahres. Ein Plan, der per Design einheitlich ist, hat selten etwas zu befürchten.
Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen — Sie sind Ihr Nachweis
Die Einhaltung von Section 105(h) steht und fällt mit der Dokumentation. Sollte das IRS jemals fragen, ob Ihr Plan diskriminierend war, benötigen Sie das Plandokument, die Ergebnisse der jährlichen Gleichbehandlungsprüfung, Aufzeichnungen über die Berechtigung der Mitarbeiter und belegte Nachweise für jede erstattete Ausgabe. Die weithin befolgte Praxis besteht darin, diese Unterlagen mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren.
Hier zahlt sich eine disziplinierte Buchführung aus. Jede Erstattung, die Ihr Unternehmen leistet, ist eine Transaktion, die in Ihre Bücher gehört — kategorisiert, datiert und dem richtigen Mitarbeiter sowie dem entsprechenden Plan zugeordnet. Wenn medizinische Erstattungen sauber neben der Lohnbuchhaltung erfasst werden, wird die Ermittlung der Jahresendquote für die Berechnung der überschüssigen Erstattungen zu einer einfachen Abfrage statt zu einem forensischen Projekt. Die separate Verfolgung dieser Zahlungen macht zudem in Echtzeit deutlich, ob sich die Erstattungen zugunsten der Führungsebene verschieben — ein Warnsignal für ein Problem bei der Leistungsprüfung, bevor es zu einer Steuernachforderung führt.
Organisieren Sie Ihre Finanzen vom ersten Tag an
Ob Sie einen Gesundheitsplan eigenfinanzieren, ein ICHRA betreiben oder einfach nur gelegentliche medizinische Ausgaben erstatten — die Regeln belohnen Arbeitgeber, die saubere und vollständige Aufzeichnungen vorlegen können. Beancount.io bietet Plain-Text-Accounting, das Ihnen volle Transparenz und Kontrolle über Ihre Finanzdaten gibt — jede Erstattung, jeder Gehaltslauf und jede Sozialleistungs-Ausgabe in einem Format, das Sie lesen, prüfen und versionieren können, ohne Blackboxes und ohne Anbieterabhängigkeit. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzexperten auf Plain-Text-Accounting umsteigen.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Die Prüfung nach Section 105(h) umfasst technische Details, die von Ihrer spezifischen Belegschaft und Gestaltung des Plans abhängen. Konsultieren Sie einen qualifizierten Anwalt für Sozialleistungen oder einen Steuerberater, bevor Sie einen eigenversicherten Gesundheitsplan finalisieren.