2 publicacions etiquetades amb "QuickBooks"

Com a CEO de beancount.io, entendre els models de benefici empresarial dels líders del sector Pilot i dels principals programaris/serveis de comptabilitat com ara QuickBooks, Xero, Bench i Wave és crucial per a la formulació d'estratègies. Aquest informe analitzarà els models de negoci d'aquestes empreses des d'aspectes com ara els mètodes de preus, els tipus de clients, les fonts d'ingressos, el posicionament i la diferenciació del producte, i les estratègies de canal i la cobertura de mercat. Disseccionarà particularment el model i els avantatges de Pilot, i finalment proporcionarà una taula comparativa dels proveïdors.

Pilot: Model de Negoci i Avantatges Únics​

Model de Preus i Fonts d'Ingressos: Pilot ofereix serveis de comptabilitat financera en línia mitjançant un model de subscripció anual, amb preus escalonats basats en l'escala de despeses mensuals de l'empresa client i l'abast del servei requerit. El servei bàsic de comptabilitat anteriorment començava al voltant de 499 $ al mes (per a empreses amb despeses mensuals inferiors a 15.000 $). (Nota: A partir del 2025, Pilot va llançar un pla bàsic "Essentials" de preu més baix, a partir de 199 $/mes, per satisfer les necessitats bàsiques de comptabilitat de micro i petites empreses.) El principal ingrés de Pilot prové de les quotes de subscripció, on els clients paguen una quota fixa mensual/anual per serveis de comptabilitat continuats. A més, Pilot genera ingressos addicionals mitjançant serveis financers de valor afegit, com ara serveis de presentació de l'impost de societats (facturats anualment) i serveis de consultoria de CFO (facturats mensualment). Pilot no ofereix directament la seva pròpia funció de nòmines, sinó que se centra en serveis financers bàsics com la comptabilitat i la preparació d'impostos.

Tipus de Client i Posicionament del Producte: Fundada el 2017, Pilot se centra en servir startups i petites i mitjanes empreses (PIMES), especialment startups tecnològiques d'alt creixement. Es posiciona com un "back office" financer integral per a petites empreses, proporcionant no només comptabilitat professional sinó també suport d'assessor financer sènior (CFO), i fins i tot serveis especialitzats com sol·licituds de crèdits fiscals per R+D. Pilot posa èmfasi en l'ús de la comptabilitat de meritació (en lloc de la base d'efectiu) des del principi, assegurant que les empreses en ràpid creixement puguin complir els requisits d'inversors i de compliment normatiu en qualsevol moment sense una dolorosa conversió futura. Això fa que Pilot sigui particularment adequat per a empreses amb necessitats de finançament i una complexitat empresarial en ràpid augment. Pilot també utilitza programari propi i intel·ligència artificial per millorar l'eficiència i la precisió. Per exemple, el 2023, Pilot va llançar la funció "Pilot GPT", integrant la IA generativa d'OpenAI en el procés comptable per millorar la precisió de la comptabilitat i proporcionar coneixements financers més profunds. Pilot afirma que, combinant el programari d'IA amb un equip comptable experimentat, serveix més de 1.700 clients de ràpid creixement, donant a les petites empreses capacitats d'anàlisi financera "a nivell de gran empresa". Aquest model d'"integració humà-màquina" no només redueix tasques repetitives com l'entrada manual de dades, sinó que també permet als comptables dedicar més temps a la gestió financera i la consultoria d'alt nivell.

Avantatges Diferenciats: A diferència del programari de comptabilitat tradicional, Pilot ofereix comptabilitat totalment gestionada. Els usuaris no necessiten utilitzar el programari de comptabilitat ells mateixos; en canvi, externalitzen tota la funció de comptabilitat financera a l'equip de Pilot. Els aspectes únics de Pilot són: 1) Automatització profunda – utilitzant algorismes per categoritzar automàticament les transaccions, connectar-se amb dades de bancs i plataformes de vendes, etc., millorant així l'eficiència i la precisió; 2) Servei d'equip professional – cada client té un equip comptable dedicat amb seu als EUA per a suport, disponible per a preguntes i respostes professionals mitjançant missatgeria dins de l'aplicació o correu electrònic; 3) Amplitud de serveis ampliats – més enllà de la comptabilitat mensual, Pilot pot proporcionar serveis personalitzats com ara presentació d'impostos, preparació d'auditories d'estats financers, i fins i tot gestió de nòmines i comptes a pagar (requereix plans personalitzats); 4) Sistema orientat a empreses en creixement – Pilot suporta necessitats complexes com la consolidació multi-llibre, multi-entitat, comptabilitat d'inventari, i ofereix serveis de CFO a temps parcial per ajudar les empreses amb la planificació financera i el suport per a la captació de fons. En comparació amb els seus principals competidors, Pilot és més aviat un "despatx comptable impulsat per la tecnologia": gestiona les finances dels clients utilitzant eines de programari avançades i IA, combinades amb un equip dedicat de comptables. Aquest model permet a les startups que no disposen d'equips financers interns accedir a una gestió financera d'alta qualitat.

Estratègia de Canal i Cobertura de Mercat: Pilot utilitza un model de venda directa per a la captació de clients, comercialitzant-se a comunitats de startups i construint una reputació entre incubadores de startups i empreses de la cartera de VC. També genera contactes de clients PIME mitjançant màrqueting de continguts en línia (per exemple, guies financeres per a startups, informes). Els seus serveis actualment cobreixen principalment empreses dins dels Estats Units, ja que els estàndards d'informes financers i les presentacions d'impostos estan estretament lligats a les regulacions locals. Pilot posa èmfasi en el suport proporcionat per un equip amb seu als EUA per garantir una comunicació fluida i estàndards professionals. Aquest model de servei d'alta qualitat també significa que Pilot se centra en el mercat dels EUA (especialment els centres de startups tecnològiques) i encara no s'ha expandit àmpliament a nivell global.

QuickBooks: Model de Beneficis i Característiques​

Model de Preus i Fonts d'Ingressos: QuickBooks (propietat d'Intuit) opera amb un model de negoci típic de Programari com a Servei (SaaS), amb les quotes de subscripció recurrents com a font d'ingressos principal. QuickBooks Online ofereix múltiples nivells de subscripció basats en la funcionalitat (per exemple, Simple Start, Self-Employed, Small Business, Advanced), facturats mensualment o anualment. A partir de 2023, QuickBooks Online tenia més de 7 milions de subscriptors en línia a nivell mundial. A més de les subscripcions de programari, Intuit obté beneficis oferint serveis financers de valor afegit addicionals als usuaris de QuickBooks, incloent-hi serveis de nòmines i serveis de processament de pagaments. Per exemple, els usuaris poden pagar un extra per QuickBooks Payroll (quota mensual basada en el nombre d'empleats i el nivell de servei) per gestionar el processament de nòmines. Quan els usuaris emeten factures i accepten pagaments en línia a través de QuickBooks, Intuit cobra una comissió (percentatge de la tarifa) de les transaccions amb targeta de crèdit o transferència bancària. A més, Intuit també genera ingressos a través de programes de formació i certificació (per exemple, quotes per a la formació de certificació ProAdvisor per a comptables). En general, QuickBooks té diverses fonts d'ingressos: les quotes de subscripció del programari de comptabilitat bàsic formen la base d'ingressos recurrents, complementades per les quotes de serveis financers i els càrrecs per mòduls addicionals, constituint el seu principal model de beneficis.

Tipus de Client: QuickBooks serveix una àmplia gamma de clients, incloent-hi autònoms, professionals independents, petites empreses, i fins i tot algunes empreses de mida mitjana i professionals de la comptabilitat. QuickBooks Online ofereix diferents nivells, des de versions per a empresaris individuals/autònoms fins a versions Avançades, cobrint les necessitats de comptabilitat d'empreses que van des d'operacions d'una sola persona fins a empreses amb desenes d'empleats. Segons l'anàlisi de negoci d'Intuit, els usuaris principals de QuickBooks han estat tradicionalment petites empreses amb 1-10 empleats. En els darrers anys, per cobrir clients més grans, QuickBooks també ha estat millorant les característiques per servir empreses de mida mitjana més complexes (per exemple, oferint controls de permisos més detallats, informes multi-entitat i altres funcions avançades). Els comptables i les firmes de comptabilitat també són un grup d'usuaris significatiu per a QuickBooks — Intuit atrau professionals de la comptabilitat a utilitzar QuickBooks per als seus clients a través del programa ProAdvisor, expandint indirectament l'abast de QuickBooks entre les petites empreses.

Posicionament i Diferenciació del Producte: Com un dels programaris de comptabilitat més madurs de la indústria, QuickBooks es posiciona com una eina financera versàtil i completa. Els seus avantatges inclouen: 1) Funcionalitat àmplia – que inclou mòduls per a la categorització d'ingressos i despeses, informes, gestió del flux de caixa empresarial, comptes a cobrar/pagar, inventari, projectes, assistència per a la preparació d'impostos, etc.; 2) Ecosistema ben desenvolupat – compta amb un vast mercat d'aplicacions de tercers i integracions, amb més de 1.000 aplicacions connectables a les dades de QuickBooks (com ara sistemes TPV, plataformes de comerç electrònic, eines d'informes de despeses, etc.), permetent als usuaris afegir funcionalitats segons sigui necessari; 3) Alta quota de mercat – QuickBooks ocupa una posició dominant en el mercat de programari de comptabilitat per a petites empreses dels EUA, beneficiant-se de la confiança de marca i d'una gran base d'usuaris; 4) Serveis estesos – Intuit ofereix serveis com Nòmines i Pagaments als usuaris de QuickBooks, creant una solució financera integral per a petites empreses. Això també confereix a QuickBooks un potencial d'ingressos mitjans per usuari (ARPU) més alt en comparació amb els competidors (els usuaris poden comprar els seus serveis financers a més del programari). També cal destacar que QuickBooks principalment proporciona eines de programari i no ofereix directament serveis de comptabilitat humana. No obstant això, Intuit va llançar recentment el servei de comptabilitat en línia "QuickBooks Live" com un servei de valor afegit, on comptables professionals a la plataforma d'Intuit proporcionen serveis de conciliació mensual per als subscriptors de QuickBooks, amb un cost aproximat de 300-700 $ al mes (basat en l'escala del negoci). Això indica que QuickBooks està millorant el seu sistema de productes mitjançant la incorporació de serveis, però en general, el seu posicionament central continua sent permetre als usuaris o als seus comptables realitzar la comptabilitat ells mateixos utilitzant el programari. Això és fonamentalment diferent dels serveis totalment gestionats com Pilot i Bench.

Estratègia de Canal i Cobertura de Mercat: Els canals de venda de QuickBooks inclouen vendes directes en línia i socis: D'una banda, Intuit ven subscripcions directament a petites empreses a través del seu lloc web oficial, sovint oferint descomptes de prova (per exemple, 50% de descompte durant els primers tres mesos per a nous usuaris) per atraure clients. D'altra banda, Intuit ha establert una vasta xarxa de socis comptables (ProAdvisor), animant els comptables a recomanar o revendre QuickBooks als seus clients, oferint-los descomptes o comissions. Aquesta estratègia ha convertit QuickBooks en el sistema de comptabilitat per a petites empreses per defecte per a moltes firmes de comptabilitat. Pel que fa a la cobertura de mercat, l'empresa matriu de QuickBooks, Intuit, està arrelada als EUA, però també ha llançat versions localitzades en diversos països (per exemple, Canadà, Regne Unit, Austràlia). A hores d'ara, QuickBooks té usuaris en més de 100 països a tot el món, amb més de 7 milions d'usuaris en línia a nivell mundial. No obstant això, el seu mercat més gran continua sent Amèrica del Nord, mentre que en altres regions s'enfronta a la competència de Xero i programari local. Intuit també entra en nous mercats mitjançant adquisicions o inversions, però en general, la influència de la marca QuickBooks es concentra en països de parla anglesa, aconseguint penetració de mercat mitjançant màrqueting en línia, visibilitat en motors de cerca i referències de socis.

Xero: Model de Benefici i Característiques​

Model de Preus i Fonts d'Ingressos: Xero, una empresa de programari de comptabilitat al núvol de Nova Zelanda, empra un model SaaS purament basat en subscripció. Xero obté beneficis principalment cobrant quotes de subscripció de programari a clients de petites empreses. Xero ofereix diversos plans de subscripció basats en diferents escales i necessitats (p. ex., nivells Early, Growing, Established al mercat dels EUA, i Starter, Standard, Premium en altres països), amb la funcionalitat i el volum de negoci processable augmentant progressivament, i les quotes de subscripció augmentant mensualment. Aquesta estratègia de preus per nivells basada en la funcionalitat proporciona a Xero ingressos recurrents estables i predictibles. A partir del 2023, Xero tenia més de 4,4 milions de subscriptors de pagament en més de 180 països a tot el món. A més de les subscripcions de comptabilitat bàsiques, Xero també genera alguns ingressos a través de serveis de valor afegit. Per exemple, Xero ofereix el seu propi mòdul de gestió de nòmines (com a complement de pagament o inclòs en plans de nivell superior en alguns països), així com mòduls funcionals addicionals de gestió de despeses i gestió de projectes, que es cobren mitjançant plans de subscripció de nivell superior o com a subscripcions addicionals separades. A més, Xero té un vast mercat d'aplicacions de tercers, permetent als clients subscriure's a aplicacions de tercers integrades; des del 2021, Xero ha estat prenent una "quota d'ingressos per referència" del 15% de les subscripcions d'aplicacions de tercers demanades a través de la seva botiga d'aplicacions. Això significa que Xero pot obtenir una certa comissió quan els usuaris paguen per algunes aplicacions integrades. Per tant, les fonts d'ingressos de Xero, a més de les quotes de subscripció, també inclouen quotes addicionals per funcions premium i comissions per serveis de tercers, formant una composició diversificada.

Tipus de Client: Els clients de Xero són principalment petites empreses, que inclouen startups, comerciants de diverses indústries i empreses de comptabilitat/tinença de llibres que serveixen clients de petites empreses. Xero es va originar al mercat d'Oceania, acumulant un gran nombre d'usuaris de petites empreses a Austràlia i Nova Zelanda, i es va expandir ràpidament a través dels canals de comptables. Xero posa èmfasi en la seva estreta relació amb els socis comptables; moltes firmes de comptabilitat recomanen Xero als seus clients i obtenen descomptes a través del programa de socis de Xero, reduint així el cost d'adopció per als clients. Això fa que Xero sigui similar a QuickBooks en els seus clients objectiu (ambdós serveixen àmpliament a micro/petites empreses i agents financers), però amb un enfocament regional: Xero té una quota de mercat extremadament alta a la seva Austràlia/Nova Zelanda natal, ha aconseguit un creixement significatiu al Regne Unit i Europa, i s'esforça per assolir la quota de mercat de QuickBooks a Amèrica del Nord. Un client típic de Xero podria ser una petita empresa amb 1-50 empleats, que necessita una gestió financera professional però no vol utilitzar sistemes complexos i cars de nivell empresarial. Xero també ofereix plans de baix preu per a microempreses (p. ex., plans Starter/Early), facilitant que els autònoms utilitzin una eina formal de comptabilitat per partida doble amb una quota mensual baixa.

Posicionament i Diferenciació del Producte: Xero es posiciona com una plataforma de comptabilitat global "nascuda al núvol". La seva diferenciació es reflecteix en: 1) Excel·lent experiència d'usuari – La interfície de Xero és fàcil d'usar, estèticament agradable i intuïtiva (promovent la seva filosofia de "negoci bonic"), fent que sigui relativament fàcil per als propietaris de petites empreses no familiaritzats amb la comptabilitat començar, la qual cosa va ser una de les raons de la seva ràpida popularitat en els mercats internacionals al principi; 2) Col·laboració al núvol – Xero posa èmfasi en permetre als propietaris de petites empreses i als seus comptables externs veure els llibres junts al núvol, aconseguint una col·laboració fluida; 3) Integració oberta – Xero té una API oberta i un vast ecosistema d'aplicacions, oferint més de 1.000 interfícies d'aplicacions de tercers, per exemple, integrant-se amb comerç electrònic, POS, CRM, sistemes de pagament, etc. Aquesta estratègia oberta permet a les petites empreses utilitzar Xero com a centre financer central i estendre processos de negoci personalitzats; 4) Innovació contínua – Xero actualitza contínuament les seves funcions al núvol mensualment, afegint funcionalitats basades en les necessitats dels clients i de la indústria. Per exemple, Xero millora constantment la seva localització per adaptar-se a les demandes del mercat en àrees com complir amb els sistemes fiscals de diversos països, els requisits de facturació i la comptabilitat multidivisa. Una diferència estratègica entre Xero i QuickBooks és que Xero no té tants serveis financers addicionals propis com Intuit; en canvi, se centra més en la funcionalitat de programari pura i les integracions amb socis. Xero no ha llançat el seu propi equip de serveis de tinença de llibres (a diferència de Pilot/Bench) sinó que és fermament un proveïdor de plataformes de programari de comptabilitat, empoderant els comptables i els propietaris de petites empreses per utilitzar el programari. Aquest posicionament li ha valgut el reconeixement de moltes firmes de comptabilitat a tot el món. En general, Xero es diferencia per la seva alta usabilitat i capacitat d'expansió global, competint de tu a tu amb QuickBooks.

Estratègia de Canal i Cobertura de Mercat: Xero empra una estratègia de mercat doble: d'una banda, adquireix directament petites empreses usuàries finals mitjançant màrqueting en línia i proves gratuïtes; de l'altra, cultiva profundament les xarxes de comptables i tenidors de llibres. Xero ha establert un programa formal Xero Partner, convidant comptables i firmes de tinença de llibres a convertir-se en assessors certificats i implementar Xero per als seus clients; aquests socis reben descomptes i reemborsaments basats en el nombre de clients de pagament que aporten, i també apareixen com a assessors recomanats al lloc web oficial de Xero. Aquest model ajuda Xero a construir ràpidament confiança i aval en nous mercats. Pel que fa a la cobertura regional, Xero va començar a Nova Zelanda i actualment té oficines en diverses regions importants a nivell mundial, incloent Austràlia, el Regne Unit, els EUA, el Canadà i parts d'Àsia. Xero ocupa una posició de lideratge en la comptabilitat al núvol per a petites empreses a Austràlia i Nova Zelanda, i manté un ràpid impuls de creixement al mercat del Regne Unit (beneficiant-se de la iniciativa "Making Tax Digital" del Regne Unit). Als EUA i Canadà, tot i que la quota de mercat de Xero encara està per darrere de QuickBooks, ha acumulat una base d'usuaris considerable i continua invertint en l'expansió. A més, Xero arriba a més clients de petites empreses mitjançant col·laboracions amb bancs (p. ex., associant-se amb RBC al Canadà per oferir una versió de marca compartida) i altres canals. Així, l'estratègia de cobertura de mercat de Xero posa èmfasi en la internacionalització i el creixement impulsat per socis, competint amb QuickBooks en països de parla anglesa i explorant mercats en altres regions encara no dominades per programari local fort.

Bench: Model de Beneficis i Característiques​

Model de Preus i Fonts d'Ingressos: Bench és una empresa que ofereix serveis d'externalització de comptabilitat en línia, amb seu al Canadà, però que principalment serveix a petites empreses nord-americanes. El model de negoci de Bench és similar al de Pilot, també basat en quotes de subscripció: els clients paguen una quota mensual fixa, i Bench assigna comptables professionals per organitzar els seus comptes mensualment i proporcionar estats financers. Els preus de Bench són relativament assequibles, amb dos plans principals per a petites empreses: serveis bàsics de comptabilitat a partir d'aproximadament 299 $ / mes, i un paquet que inclou serveis anuals de presentació d'impostos amb un preu aproximat de 499 $ / mes. La informació actualitzada indica que els preus de subscripció de Bench per al 2024 oscil·len entre 249 $ i 349 $ / mes, depenent de si s'inclouen serveis com la presentació d'impostos. La principal font d'ingressos de Bench són aquestes quotes de subscripció mensuals del servei, cobrades mensualment o anualment segons el pla escollit pel client. A més, Bench ofereix alguns serveis de tarifa única, com ara la posada al dia de la comptabilitat (per a empreses que estan mesos o fins i tot anys endarrerides en la seva comptabilitat, que implica l'entrada i neteja de dades històriques) i consultoria de resolució de problemes fiscals, que són projectes a demanda i de valor afegit. En general, els ingressos de Bench giren principalment al voltant de "subscripcions bàsiques de comptabilitat + serveis de presentació d'impostos de valor afegit".

Tipus de Client: Bench s'adreça a propietaris de petites empreses, startups i autònoms que no disposen d'un departament de comptabilitat dedicat. Els seus clients objectiu solen ser de menor escala, amb negocis relativament senzills, però que desitgen una gestió professional de les seves finances. Bench mateix proporciona comptabilitat de base de caixa modificada, principalment adequada per a models de negoci de petita escala. Molts clients de Bench són emprenedors amb ingressos anuals i volums de transaccions modestos, com ara propietaris de petites botigues de comerç electrònic, consultors, agents i operadors de restaurants, que trien Bench per estalviar temps en la comptabilitat. Bench és menys conegut en els cercles de startups que Pilot, però té una certa quota de mercat en el sector tradicional de petites empreses, especialment entre les microempreses que no requereixen una comptabilitat financera complexa i només necessiten un compliment fiscal bàsic. És important tenir en compte que els clients típics que serveix Bench sovint tenen necessitats financeres bastant bàsiques: per exemple, no impliquen estats consolidats de múltiples ubicacions o múltiples filials, ni requisits de comptabilitat complexos d'inventari o d'ingressos diferits de SaaS. Per tant, Bench centra els seus serveis en "alliberar els propietaris de negocis molt petits".

Posicionament del Producte i Diferenciació: Bench es descriu no com un programari tradicional, sinó com una solució de "programari + servei humà". Les seves característiques de posicionament són les següents: 1) Servei totalment gestionat – Com Pilot, Bench proporciona un equip de comptables humans per gestionar la comptabilitat dels clients, en lloc de només vendre programari. Després que els clients pugin rebuts i connectin comptes bancaris a través de la interfície web o de l'aplicació de Bench, l'equip de Bench classifica les transaccions, completa les conciliacions bancàries mensualment i emet estats de resultats, balanços, etc., a finals de mes; 2) Plataforma pròpia – Bench ha desenvolupat la seva pròpia plataforma de comptabilitat on els clients poden veure informes financers i comunicar-se. No obstant això, Bench no utilitza programari universal (com QuickBooks), la qual cosa significa que si els clients deixen Bench en el futur, les seves dades financeres necessiten conversió per migrar a altres sistemes; 3) Serveis fiscals integrats – Bench ofereix assistència en la presentació d'impostos com a opció (coordinant-se amb comptables públics certificats (CPA) associats per completar les declaracions d'impostos), que els clients poden triar d'agrupar, convertint-lo en un servei "tot en un" de "comptabilitat + presentació d'impostos"; 4) Competitivitat de preus – En comparació amb Pilot, els preus de Bench són significativament inferiors, posicionant-lo com una solució econòmica. Per exemple, Bench ofereix una prova gratuïta del primer mes per reduir la barrera d'entrada per als clients, i el seu cost global és més atractiu per a microempreses amb pressupostos limitats. La limitació de Bench rau en la seva menor profunditat del servei: no ofereix consultoria estratègica de director financer (CFO), no admet escenaris financers complexos, i per a startups en ràpida expansió i captació de fons, la comptabilitat de caixa de Bench pot no complir els requisits estrictes d'informes financers. Així, Bench mateix reconeix que se centra en servir "negocis molt petits", i quan els negocis dels clients es tornen més complexos, poden necessitar actualitzar-se a la comptabilitat de meritació i a serveis més avançats. La diferència fonamental entre Bench i Pilot rau en la seva clientela objectiu: Bench és més aviat un externalitzador de comptabilitat econòmic per a microempreses, posant l'accent en "estalviar-te temps i esforç fent els teus llibres", mentre que Pilot s'adreça a empreses orientades al creixement amb requisits financers més elevats.

Estratègia de Canal i Cobertura de Mercat: Bench adquireix clients principalment a través del màrqueting en línia. Dirigit a propietaris de petites empreses, Bench s'anuncia en motors de cerca i xarxes socials, i gestiona un bloc de continguts que ofereix coneixements financers i fiscals per atraure clients potencials. Pel que fa als canals de boca-orella, es poden trobar recomanacions de Bench en algunes comunitats de propietaris de petites empreses i fòrums de startups. A més, Bench col·labora amb algunes plataformes de serveis per a petites empreses per a referències, com ara plataformes de comerç electrònic o bancs empresarials, que podrien recomanar Bench com a opció de comptabilitat. La cobertura del servei de Bench es troba actualment principalment als Estats Units, i també accepta clients canadencs (Bench es va originar a Vancouver, Canadà). Com a startup, Bench va passar per múltiples rondes de finançament per expandir la seva base d'usuaris, però va enfrontar dificultats operatives el 2023 i va ser adquirida i integrada per una empresa fiscal i financera dels EUA (anomenada Employer.com). Això indica que la seva expansió s'ha centrat principalment en el mercat nord-americà, sense una penetració profunda en altres països. El model de negoci de Bench depèn en gran mesura d'operacions escalables i de l'eficiència del servei humà, fent que la seva velocitat d'expansió sigui relativament més lenta que la de les empreses de programari, però tot i així va guanyar la confiança de milers de clients de petites empreses a través d'un model de vendes directes en línia.

Wave: Model de Beneficis i Característiques​

Model de Preus i Fonts d'Ingressos: Wave és un conegut programari de comptabilitat al núvol gratuït que ha operat durant molt de temps amb un model freemium. Les eines bàsiques de comptabilitat, facturació i gestió de rebuts es proporcionen de forma totalment gratuïta als usuaris, sense limitacions funcionals ni de temps. Wave no cobra als usuaris quotes de subscripció de programari, sinó que obté beneficis a través de càrrecs per serveis financers relacionats. Concretament, les principals fonts d'ingressos de Wave són dues: Primer, comissions per processament de pagaments (Payments by Wave). Els usuaris de petites empreses poden emetre factures als clients a través de Wave i acceptar pagaments en línia. Wave integra funcions de pagament amb targeta de crèdit i transferència bancària, cobrant un cert percentatge de l'import de la transacció (per exemple, al voltant del 2,9% + 30 ¢ per a pagaments amb targeta de crèdit). Aquests ingressos per comissions de processament de pagaments, després de deduir els costos pagats a les passarel·les de pagament (com Stripe), es converteixen en gran part en ingressos per a Wave. Segon, quotes de subscripció per serveis de nòmines (Payroll by Wave). Wave ofereix eines de nòmines per a usuaris dels EUA i el Canadà, cobrant una quota base mensual (al voltant de 20-35 USD) més una quota per empleat. Els clients que utilitzen la comptabilitat gratuïta de Wave i opten per processar els salaris dels empleats dins d'aquesta, han de pagar una quota de subscripció per aquest servei. En el passat, Wave també va generar alguns ingressos mostrant anuncis a la interfície del programari, però els va eliminar completament a partir del 2017 per centrar-se en la monetització dels serveis. Cal destacar que Wave va ser adquirida pel gegant fiscal nord-americà H&R Block per 537 milions de dòlars el 2019, i a través d'aquesta, va començar a oferir serveis de valor afegit com l'assessorament fiscal (per exemple, consultes de pagament amb comptables per a orientació fiscal). A partir del 2022, sota la seva estratègia completament gratuïta, Wave havia aconseguit ingressos anuals d'aproximadament 100 milions de dòlars a través dels serveis financers esmentats, indicant una base d'usuaris i un volum de transaccions substancials.

Ajust del Model de Negoci: És important tenir en compte que Wave va ajustar la seva estratègia de preus a principis del 2024. Després d'anys de ser completament gratuït, Wave va anunciar l'addició d'un nivell de subscripció de pagament — tot i que continua oferint una versió permanentment gratuïta (Starter), va introduir un pla de pagament Pro per 20 CAD (aproximadament 15 USD) al mes, proporcionant una opció per als usuaris que necessiten funcions més avançades. La versió de pagament desbloquejarà algunes capacitats avançades o suport prioritari, mentre que la versió gratuïta manté les funcions bàsiques de comptabilitat i facturació. Mentrestant, els usuaris d'ambdues versions encara poden comprar serveis addicionals com Nòmines i Pagaments sota demanda. Aquesta mesura té com a objectiu proporcionar a Wave un flux d'ingressos més sostenible per donar suport a la inversió contínua en el producte. La direcció de Wave va declarar que sempre mantindran un nivell gratuït per atraure microempreses de nova creació, però quan els negocis dels usuaris creixin i tinguin necessitats més complexes, podran optar per actualitzar-se a un pla de pagament, permetent així la pròpia transformació de Wave de "captació de trànsit" a "creixement de la monetització".

Tipus de Client: Wave s'adreça a microempreses, emprenedors individuals i autònoms que són molt sensibles al preu. Un usuari típic de Wave podria ser una empresa molt petita (menys de 10 empleats, o fins i tot només el propietari que fa múltiples funcions). Sovint manquen de coneixements comptables especialitzats i trien Wave perquè és gratuït i fàcil d'utilitzar. La interfície senzilla i amigable de Wave i les seves funcions bàsiques són suficients per satisfer les necessitats de comptabilitat i preparació d'impostos d'aquestes operacions a petita escala. Per als propietaris de botigues en línia emergents, dissenyadors autònoms i consultors individuals, Wave ofereix una alternativa de cost zero a la comptabilitat manual, acumulant així milions d'aquests usuaris. Per descomptat, quan aquestes empreses creixen i es tornen més complexes, poden migrar a programaris de pagament més complets com QuickBooks o Xero. Però Wave ha capturat un enorme mercat de cua llarga: microemprenedors que no estan disposats o no poden pagar per programari. Wave monetitza a través de les tarifes de servei, convertint el flux de caixa d'aquests usuaris gratuïts en ingressos (per exemple, si els pagaments de factures passen pel seu canal de pagament, genera comissions de processament). Per tant, els seus clients inclouen tant usuaris totalment gratuïts (que utilitzen només funcions bàsiques) com usuaris de serveis de pagament (que utilitzen funcions de pagament i nòmines). El pla Pro recentment introduït per Wave s'adreça als usuaris existents que necessiten més funcions, oferint informes avançats de comptes a cobrar per antiguitat, suport telefònic i altres valors addicionals per una quota mensual baixa, segmentant encara més la seva base de clients.

Posicionament del Producte i Diferenciació: El posicionament de Wave es pot resumir com a "barrera zero, petit però complet": 1) Cost zero – Redueix significativament la barrera perquè les petites empreses adoptin eines professionals de comptabilitat, amb funcions bàsiques il·limitades i gratuïtes, permetent als usuaris registrar transaccions i generar informes financers sense restriccions. Això és extremadament rar entre els seus competidors i és el punt més diferenciador de Wave; 2) Simple i fàcil d'utilitzar – Wave ha eliminat funcions complexes de nivell empresarial, oferint una interfície neta i intuitiva. Els principiants sense gairebé cap coneixement de comptabilitat poden començar a facturar i portar la comptabilitat. Aquest disseny minimalista ha guanyat el favor de molts usuaris sense formació financera; 3) Serveis financers integrats – Wave incrusta perfectament processos financers com el cobrament de pagaments i les nòmines al programari, permetent als usuaris completar tot el flux des de la facturació al cobrament i les nòmines en una única plataforma. En termes d'experiència d'usuari, aquest és el seu avantatge "integrat", i aquests processos són també on resideixen els ingressos de Wave — integrant les tarifes dins dels serveis; 4) Limitacions – Wave se centra en les necessitats de les microempreses nord-americanes, i el processament d'impostos del seu programari principalment és compatible amb els EUA i el Canadà (per exemple, només pot gestionar automàticament els càlculs d'impostos sobre vendes per al Canadà i els EUA). Per als països fora d'aquest àmbit, l'adaptació del sistema fiscal de Wave és incompleta. A més, Wave no ofereix configuracions avançades per a la comptabilitat de partida doble (tot i que el backend de Wave és de partida doble, la interfície d'usuari minimitza els conceptes de dèbit/crèdit), i manca de suport per a escenaris complexos com permisos multiusuari, gestió d'inventari i comptabilitat per projectes. Això fa que no pugui satisfer les necessitats d'empreses més grans, però aquestes no són requisits crítics per als seus usuaris objectiu. En resum, Wave es diferencia a través de gratuït + facilitat d'ús, monetitzant mitjançant serveis de valor afegit. Aquest model ha tingut molt èxit en l'adquisició d'un gran nombre de petits usuaris, però la seva escala d'ingressos està limitada pel volum total de transaccions financeres dels usuaris. Un major creixement requereix expandir les seves línies de productes de pagament (que és precisament el seu canvi estratègic el 2024).

Estratègia de Canal i Cobertura de Mercat: Wave principalment expandeix la seva base d'usuaris a través del boca-orella i canals orgànics. En ser gratuït, Wave va tenir característiques virals des del principi: les referències d'usuaris i els informes dels mitjans sobre "programari de comptabilitat gratuït" van impulsar el trànsit, permetent-li atraure nombroses petites empreses a nivell mundial sense una despesa massiva en màrqueting. Els usuaris de Wave poden registrar-se i utilitzar el servei directament al lloc web oficial, de forma totalment autoservei. Geogràficament, els usuaris de qualsevol regió poden registrar-se per a un compte de Wave, però com que algunes funcions (pagaments, nòmines) estan limitades a Amèrica del Nord, els usuaris actius de Wave es concentren principalment als EUA i el Canadà. Wave també ha establert associacions amb entitats com RBC Royal Bank al Canadà, incrustant una versió simplificada de les eines de Wave dins de les plataformes bancàries per adquirir clients de petites empreses. Després de ser adquirida per H&R Block, Wave té l'oportunitat d'arribar a més petits comerciants a través de la xarxa de serveis fiscals fora de línia d'H&R Block (per exemple, recomanant Wave als clients fiscals durant la temporada d'impostos). En general, Wave es basa en l'atractiu inherent del seu producte per adquirir una gran base d'usuaris i reté els usuaris proporcionant contínuament una experiència gratuïta de qualitat, per després convertir una part d'ells en clients de serveis de pagament. Tot i que la seva cobertura de mercat és àmplia, els seus serveis de pagament es concentren actualment a Amèrica del Nord (a causa de la disponibilitat de funcions de pagament i nòmines allà). Amb la introducció d'un nou nivell de quota de subscripció, Wave podria reforçar els seus esforços de màrqueting en el futur per aclarir la ruta d'actualització "de gratuït a pagament", amb l'objectiu d'augmentar l'ARPU i la retenció. Actualment, Wave ocupa una posició única en el mercat de gamma baixa, gairebé sense competidors gratuïts d'escala comparable.

Anàlisi Comparativa de Pilot i els seus Principals Competidors​

Basant-se en l'anàlisi anterior, és evident que Pilot, QuickBooks, Xero, Bench i Wave tenen cadascun models de negoci diferents. Pilot i Bench s'inclouen en la categoria de "serveis d'externalització financera basats en tecnologia", permetent als clients que equips professionals completin la seva comptabilitat mitjançant subscripció. En contrast, QuickBooks i Xero són models de programari purs, llicenciant als usuaris o als seus comptables per utilitzar les eines per completar el treball financer ells mateixos. Wave pren un camí completament diferent, entrant al mercat amb eines gratuïtes i monetitzant a través de serveis financers. Els avantatges únics de Pilot en comparació amb els altres resideixen en el seu alt grau d'automatització combinat amb la integració de serveis professionals, centrant-se en les necessitats dels clients d'alt creixement i proporcionant una solució integral des de la comptabilitat fins a la preparació d'impostos i l'assessorament financer. Això la fa molt atractiva per a les startups que necessiten estalviar temps i esforç alhora que exigeixen alta qualitat. QuickBooks i Xero, d'altra banda, destaquen per la seva escala de mercat i ecosistema, amb milions d'usuaris i nombroses integracions, juntament amb anys d'acumulació de marca i una àmplia cobertura funcional, tot i que requereixen que els usuaris inverteixin temps en utilitzar-los. Bench és similar a Pilot però posicionat en un nivell inferior, sent més econòmic però amb una funcionalitat relativament limitada, adequat només per a empreses molt petites. El major avantatge competitiu de Wave és ser gratuït; en reduir la barrera d'entrada, ha capturat un gran nombre d'usuaris, i el seu model de benefici es basa més en l'escala d'usuaris i el volum de transaccions que en tarifes elevades per usuari individual.

La taula següent resumeix la comparació de Pilot i els seus principals competidors en termes de models de benefici, base de clients, estratègies de preus, fonts d'ingressos, etc.:

Taula: Comparació dels Models de Benefici i Posicionament de Pilot vs. QuickBooks, Xero, Bench, Wave i altres programaris/serveis de comptabilitat principals.

Resum: Com a actor emergent en els serveis de comptabilitat financera, Pilot supera el programari tradicional en profunditat de servei a través del seu model innovador que combina programari i experiència humana. QuickBooks i Xero dominen en amplitud de mercat gràcies a les seves extenses bases d'usuaris i ecosistemes funcionals. Bench ofereix una opció de comptabilitat humana de baix cost, però té una escalabilitat limitada. Wave, d'altra banda, es fa un lloc amb la seva estratègia gratuïta, captant la ment de les microempreses i després monetitzant a través de serveis financers. Per a emprenedors com els de beancount.io, una comprensió profunda de les similituds i diferències en aquests models és beneficiosa per definir el propi posicionament del producte: si seguir una ruta de programari basat en eines, una ruta de solució basada en serveis, o explorar un nou model freemium + valor afegit. Els èxits i desafiaments d'aquestes empreses proporcionaran referències inestimables per al desenvolupament de l'estratègia de negoci.

Fase 1: Exportació de dades des de QuickBooks​

Migrar cinc anys de dades comença per extreure tots els registres de QuickBooks en un format utilitzable. QuickBooks Desktop i QuickBooks Online tenen diferents opcions d'exportació:

1.1 QuickBooks Desktop – Opcions d'exportació​

IIF (Intuit Interchange Format): QuickBooks Desktop pot exportar llistes (com el pla de comptes, clients, proveïdors) a fitxers de text .IIF. A QuickBooks Desktop, aneu a File → Utilities → Export → Lists to IIF i, a continuació, seleccioneu les llistes que necessiteu (p. ex., Pla de comptes, Clients, Proveïdors). Això genera un fitxer de text que inclou noms de comptes, tipus i dades de les llistes. L'IIF és un format propietari però de text pla que és relativament fàcil d'analitzar. Utilitzeu-lo per capturar el vostre Pla de comptes i les llistes de contactes com a referència a Beancount.

Llibre major/Diari via CSV: Per a les dades de transaccions, QuickBooks Desktop no ofereix una exportació completa amb un sol clic, però podeu utilitzar informes. El mètode recomanat és exportar el General Journal (totes les transaccions) per al rang de dates desitjat. A QuickBooks Desktop, obriu Reports → Accountant & Taxes → Journal, establiu les dates des de la primera transacció fins avui i feu clic a Export → Excel. Deseu el resultat com a CSV després d'eliminar les capçaleres/peus de pàgina de l'informe i les columnes buides. Assegureu-vos que les dades numèriques estiguin netes: incloeu els cèntims (p. ex., 3.00, no 3), sense cometes addicionals i sense símbols de moneda o dobles negatius al CSV. El CSV hauria de tenir columnes com Date, Trans #, Name, Account, Memo, Debit, Credit, Balance (o una única columna Amount segons el format de l'informe).

Consell: QuickBooks Desktop 2015+ també pot exportar transaccions a través del diàleg Find. Utilitzeu Edit → Find → Advanced, establiu el rang de dates de cinc anys i després exporteu els resultats a CSV. Avís: Algunes versions limiten l'exportació a 32.768 línies. Si teniu dades molt grans, exporteu any per any (o en blocs més petits) per evitar el truncament i, posteriorment, combineu-los. Assegureu-vos que els rangs de dates no se superposin per evitar duplicats.

Altres formats (QBO/QFX/QIF): QuickBooks Desktop pot importar transaccions bancàries mitjançant fitxers .QBO (Web Connect) o .QFX/.OFX, però per exportar des de QuickBooks, aquests no són típics. Si el vostre objectiu és extreure només les transaccions bancàries, és possible que ja les tingueu en format QBO/OFX del vostre banc. No obstant això, per a una exportació completa del llibre major, utilitzeu IIF i CSV. QuickBooks Desktop no pot exportar directament a QIF (Quicken Interchange Format) sense eines de tercers. Si trobeu una manera d'obtenir QIF, tingueu en compte que algunes eines de llibres comptables (versions antigues de Ledger 2.x) podien llegir QIF, però és millor treballar amb CSV en el nostre procés.

1.2 QuickBooks Online – Opcions d'exportació​

Exportació integrada a Excel/CSV: QuickBooks Online (QBO) ofereix una eina d'Export Data. Aneu a Settings ⚙ → Tools → Export Data. Al diàleg d'exportació, utilitzeu la pestanya Reports per seleccionar les dades (p. ex., General Ledger o Transaction List) i la pestanya Lists per a les llistes (pla de comptes, etc.), trieu All dates i exporteu a Excel. QuickBooks Online descarregarà un ZIP que conté diversos fitxers Excel per als informes i llistes seleccionats (per exemple, Compte de Pèrdues i Guanys, Balanç de Situació, Llibre Major, Clients, Proveïdors, Pla de Comptes, etc.). Després podeu convertir aquests fitxers Excel a CSV per processar-los.

Informe de detall de transaccions: Si l'exportació per defecte de QBO no inclou un únic fitxer de Llibre Major, podeu executar manualment un informe detallat:

1. Aneu a Reports i cerqueu Transaction Detail by Account (o General Ledger en algunes versions de QBO).
2. Establiu el Report period al rang complet de cinc anys.
3. A les opcions de l'informe, establiu Group by = None (per llistar les transaccions individuals sense subtotals).
4. Personalitzeu les columnes per incloure com a mínim: Date, Transaction Type, Number, Name (Payee/Customer), Memo/Description, Account, Debit, Credit (o una única columna Amount) i Balance. Incloeu qualsevol classe o ubicació si s'utilitza.
5. Executeu l'informe i després feu clic a Export to Excel.

Això genera un llibre major detallat de totes les transaccions. Deseu-lo com a CSV. Cada línia representarà una partida (apunt) d'una transacció. Més endavant haureu d'agrupar les línies per transacció per a la conversió.

Pla de comptes i altres llistes: QuickBooks Online pot exportar el pla de comptes mitjançant Accounting → Chart of Accounts → Batch Actions → Export to Excel. Feu-ho per obtenir els noms i tipus de comptes. De la mateixa manera, exporteu Clients, Proveïdors, etc., si voleu traspassar els noms per a les metadades.

API de QuickBooks Online (Opcional): Per a un enfocament programàtic, Intuit ofereix una API REST per a les dades de QBO. Els usuaris avançats poden crear una aplicació de QuickBooks Online (requereix un compte de desenvolupador) i utilitzar l'API per obtenir dades en format JSON. Per exemple, podríeu consultar l'endpoint Account per al pla de comptes i els endpoints de l'informe JournalEntry o GeneralLedger per a les transaccions. Hi ha SDKs de Python com python-quickbooks que encapsulen l'API. No obstant això, l'ús de l'API implica autenticació OAuth i és excessiu per a una migració única, tret que preferiu l'automatització. Per a la majoria dels casos, l'exportació manual a CSV/Excel és més senzilla i menys propensa a errors.

Fase 2: Transformació i neteja de dades​

Un cop teniu les dades de QuickBooks en CSV (i/o IIF), el següent pas és convertir-les al format de llibre comptable de text pla de Beancount. Això implica analitzar les exportacions, mapejar els comptes de QuickBooks a un pla de comptes de Beancount i formatar les transaccions en la sintaxi de Beancount.

2.1 Anàlisi d'exportacions de QuickBooks amb Python​

L'ús de Python garantirà la precisió i la reproductibilitat de la transformació. Descriurem scripts per a dues tasques clau: importar el pla de comptes i convertir les transaccions.

Importació i mapeig de comptes: És crucial configurar els vostres comptes a Beancount abans d'afegir transaccions. Els comptes de QuickBooks tenen tipus (Bank, Accounts Receivable, Expense, etc.) que mapejarem a la jerarquia de Beancount (Assets, Liabilities, Income, Expenses, etc.). Per exemple, podem utilitzar un mapeig com aquest:

# Mapeig del tipus de compte de QuickBooks a la categoria arrel de Beancount
AccountTypeMap = {
    'BANK': 'Assets',
    'CCARD': 'Liabilities',
    'AR': 'Assets',       # Comptes a cobrar com a actiu
    'AP': 'Liabilities',  # Comptes a pagar com a passiu
    'FIXASSET': 'Assets',
    'OASSET': 'Assets',   # Altres actius
    'OCASSET': 'Assets',  # Altres actius corrents
    'LTLIAB': 'Liabilities', # Passius a llarg termini
    'OCLIAB': 'Liabilities', # Altres passius corrents
    'EQUITY': 'Equity',
    'INC': 'Income',
    'EXP': 'Expenses',
    'EXINC': 'Income',    # Altres ingressos
    'EXEXP': 'Expenses',  # Altres despeses
}

Utilitzant l'exportació IIF de QuickBooks Desktop o el CSV de la llista de comptes de QBO, recuperem el nom i el tipus de cada compte. Després:

• Crear noms de compte de Beancount: QuickBooks de vegades utilitza dos punts (:) als noms de compte per denotar subcomptes (p. ex., "Current Assets:Checking"). Beancount utilitza la mateixa notació de dos punts per a la jerarquia. Sovint podeu reutilitzar el nom directament. Si els noms de compte de QuickBooks no comencen amb una categoria, afegiu-hi la categoria mapejada. Per exemple, un compte de QuickBooks de tipus BANK anomenat "Checking" es convertirà en Assets:Checking a Beancount. Un compte EXP (despesa) "Meals" es converteix en Expenses:Meals, etc.

• Assegurar una nomenclatura vàlida: Elimineu o substituïu qualsevol caràcter que pugui confondre Beancount. QuickBooks permet caràcters com & o / als noms. És aconsellable eliminar o substituir caràcters especials (p. ex., substituir & per and, eliminar barres o espais). A més, assegureu-vos que tots els noms de compte siguin únics després de la transformació: QuickBooks pot haver permès el mateix nom de subcompte sota diferents pares, la qual cosa és correcte, però a Beancount el nom complet (amb els pares) ha de ser únic. Si cal, canvieu el nom o afegiu un qualificador per distingir-los.

• Generar obertures de comptes: A Beancount, cada compte utilitzat ha de ser obert amb una directiva open. Podeu triar una data anterior a la vostra primera transacció (p. ex., si migreu dades de 2019 a 2023, utilitzeu 2018-12-31 o una data encara anterior per a totes les obertures). L'script escriurà línies com: 2018-12-31 open Assets:Checking USD 2018-12-31 open Expenses:Meals USD per a cada compte (suposant que l'USD és la moneda principal). Utilitzeu la moneda adequada per a cada compte (vegeu les notes sobre multidivisa a continuació).

Conversió de transaccions: El principal repte és convertir l'exportació de transaccions de QuickBooks (CSV) a assentaments de Beancount. Cada transacció de QuickBooks (factura, rebut, xec, assentament de diari, etc.) pot tenir múltiples partides (línies) que s'han d'agrupar en una única transacció de Beancount.

Utilitzarem el lector de CSV de Python per iterar sobre les línies exportades i acumular les partides:

import csv
from collections import defaultdict

# Llegeix totes les línies del CSV del Diari exportat de QuickBooks
rows = []
with open('quickbooks_exported_journal.csv', 'r', encoding='utf-8') as f:
    reader = csv.DictReader(f)
    for line in reader:
        rows.append(line)

# Agrupa les línies per transacció (suposant que 'Trans #' identifica les transaccions)
transactions = defaultdict(list)
for line in rows:
    trans_id = line.get('Trans #') or line.get('Transaction ID') or line.get('Num')
    transactions[trans_id].append(line)

Ara transactions és un diccionari on cada clau és un ID/número de transacció i el valor és la llista de partides per a aquesta transacció. A continuació, convertim cada grup a Beancount:

def format_date(qb_date):
    # Les dates de QuickBooks poden ser com "12/31/2019"
    m, d, y = qb_date.split('/')
    return f"{y}-{int(m):02d}-{int(d):02d}"

output_lines = []
for trans_id, splits in transactions.items():
    # Ordena les partides per ordre de línia si cal (normalment ja vénen en ordre)
    splits = sorted(splits, key=lambda x: x.get('Line') or 0)
    first = splits[0]
    date = format_date(first['Date'])
    payee = first.get('Name', "").strip()
    memo = first.get('Memo', "").strip()
    # Capçalera de la transacció
    output_lines.append(f"{date} * \"{payee}\" \"{memo}\"")
    if first.get('Num'):  # inclou el número de referència si està disponible
        output_lines.append(f"  number: \"{first['Num']}\"")
    # Itera sobre cada partida/apunt
    for split in splits:
        acct_name = split['Account'].strip()
        # Mapeja el nom del compte de QuickBooks al compte de Beancount (utilitzant el mapeig anterior)
        beancount_acct = account_map.get(acct_name, acct_name)
        # Determina l'import amb signe:
        amount = split.get('Amount') or ""
        debit = split.get('Debit') or ""
        credit = split.get('Credit') or ""
        if amount:
            # Algunes exportacions tenen una única columna Amount (negativa per als crèdits)
            amt_str = amount
        else:
            # Si hi ha columnes Debit/Credit separades
            amt_str = debit if debit else f"-{credit}"
        # Elimina les comes dels números per seguretat
        amt_str = amt_str.replace(",", "")
        # Afegeix la moneda
        currency = split.get('Currency') or "USD"
        amt_str = f"{amt_str} {currency}"
        # Concepte/descripció de la partida
        line_memo = split.get('Memo', "").strip()
        comment = f" ; {line_memo}" if line_memo else ""
        output_lines.append(f"  {beancount_acct:<40} {amt_str}{comment}")
    # Final de la transacció – línia en blanc
    output_lines.append("")

Aquesta lògica de l'script fa el següent:

• Formata la data a YYYY-MM-DD per a Beancount.

• Utilitza el beneficiari (Name) i el concepte (Memo) per a la narració de la transacció. Per exemple: 2020-05-01 * "ACME Corp" "Pagament de factura" (Si no hi ha beneficiari, podríeu utilitzar el Tipus de transacció de QuickBooks o deixar el beneficiari entre cometes buides).

• Afegeix una metadada number si hi ha un número de referència (núm. de xec, núm. de factura, etc.).

• Itera sobre cada línia de partida:

  • Mapeja el nom del compte de QuickBooks al compte de Beancount mitjançant un diccionari account_map (poblat a partir del pas del pla de comptes).
  • Determina l'import. Depenent de la vostra exportació, podeu tenir una única columna Amount (amb valors positius/negatius) o columnes de Dèbit i Crèdit separades. El codi anterior gestiona ambdós casos. Assegura que els crèdits es representin com a imports negatius per a Beancount (ja que a Beancount s'utilitza un únic número amb signe per apunt).
  • Afegeix la moneda (suposant USD tret que hi hagi una columna de moneda diferent).
  • Escriu la línia d'apunt de Beancount amb el compte, l'import i un comentari amb el concepte de la línia. Per exemple: Assets:Checking 500.00 USD ; Dipòsit Income:Sales -500.00 USD ; Dipòsit Això reflecteix un dipòsit de $500 (d'Ingressos a Compte Corrent).

• Després de llistar totes les partides, una línia en blanc separa la transacció.

Gestió de multidivisa: Si les vostres dades de QuickBooks inclouen múltiples monedes, incloeu el codi de la moneda a cada apunt (com es mostra a dalt). Assegureu-vos que els comptes en monedes estrangeres s'obrin amb aquesta moneda. Per exemple, si teniu un compte bancari en EUR, generaríeu open Assets:Bank:Checking EUR i les transaccions en aquest compte utilitzaran EUR. Beancount admet llibres comptables multidivisa i farà un seguiment de les conversions implícites, però potser haureu d'afegir entrades de preus per als tipus de canvi si voleu la conversió a una moneda base als informes. També es recomana declarar la vostra moneda operativa principal a la part superior del fitxer de Beancount (p. ex., option "operating_currency" "USD").

Execució de la conversió: Deseu l'script de Python (per exemple, com a qb_to_beancount.py) i executeu-lo sobre els vostres fitxers exportats. Hauria de produir un fitxer .beancount que contingui tots els comptes i transaccions.

2.2 Gestió de casos especials i neteja de dades​

Durant la transformació, tingueu en compte aquests problemes comuns i com abordar-los:

• Incongruències en els noms de comptes: QuickBooks pot tenir noms de comptes que entren en conflicte amb els noms jeràrquics de Beancount. Per exemple, QuickBooks podria tenir dos comptes pare diferents, cadascun amb un subcompte anomenat "Insurance". A Beancount, Expenses:Insurance ha de ser únic. Resoleu-ho canviant el nom d'un (p. ex., "Insurance-Vehicle" vs "Insurance-Health") abans de l'exportació o mapegeu-los a comptes de Beancount únics al vostre script. Unes convencions de nomenclatura coherents (sense caràcters especials i ús de la jerarquia) us estalviaran mals de cap. Utilitzeu l'enfocament del fitxer de remapeig si cal: mantingueu un CSV o diccionari de nom antic → nom nou de Beancount i apliqueu-lo durant la conversió (el nostre codi d'exemple utilitza un account_map i podria carregar substitucions des d'un fitxer).

• Dates i formats: Assegureu-vos que totes les dates estiguin formatades de manera consistent. L'script anterior normalitza M/D/Y al format ISO. A més, aneu amb compte amb els problemes d'any fiscal vs. any natural si el vostre període de cinc anys travessa un final d'any. A Beancount no li importen els límits de l'any fiscal, però potser més endavant voldreu dividir els fitxers per any per comoditat.

• Precisió numèrica: QuickBooks gestiona la moneda amb cèntims, així que treballar en cèntims sol ser correcte. Tots els imports haurien de tenir idealment dos decimals al CSV. Si alguns imports s'han convertit en enters (sense decimals) o tenen comes/parèntesis (per als negatius), netegeu-los a l'script (elimineu comes, convertiu (100.00) a -100.00, etc.). L'exportació a CSV, si es fa correctament (segons les instruccions), ja hauria d'evitar aquests problemes de format.

• Imports negatius i signes: Els informes de QuickBooks de vegades mostren els negatius com a -100.00 o (100.00) o fins i tot --100.00 en certes exportacions d'Excel. El pas de neteja hauria de gestionar-ho. Assegureu-vos que els dèbits i crèdits de cada transacció sumin zero. Beancount ho exigirà (si no està saldat, llançarà un error en importar).

• Duplicats de transaccions: Si heu hagut d'exportar transaccions per lots (p. ex., any per any o compte per compte), aneu amb compte de fusionar-los sense solapaments. Comproveu que la primera transacció d'un any no sigui també l'última del lot anterior, etc. És fàcil duplicar accidentalment algunes transaccions a les fronteres. Si sospiteu de duplicats, podeu ordenar els assentaments finals de Beancount per data i buscar entrades idèntiques, o utilitzar les etiquetes de transacció úniques de Beancount per detectar-los. Una estratègia és incloure els números de transacció de QuickBooks com a metadades (p. ex., utilitzar el Trans # o el número de factura com a etiqueta txn o metadada quickbooks_id) i després assegurar-se que no hi hagi duplicats d'aquests ID.

• Partides no saldades / Comptes pont: QuickBooks pot tenir casos estranys com una transacció amb un desequilibri que QuickBooks ajusta automàticament a un compte de "Opening Balance Equity" o "Retained Earnings". Per exemple, en configurar els saldos inicials dels comptes, QuickBooks sovint apunta les diferències a un compte de Patrimoni Net. Aquests apareixeran a les transaccions exportades. Beancount requerirà un saldat explícit. És possible que hàgiu d'introduir un compte de Patrimoni Net per als saldos inicials (comunament Equity:Opening-Balances) per reflectir QuickBooks. És una bona pràctica tenir un assentament de saldos inicials el primer dia del vostre llibre comptable que estableixi els saldos inicials de tots els comptes (vegeu la Fase 5).

• Casos especials de multidivisa: Si utilitzeu multidivisa, l'exportació de QuickBooks pot llistar tots els imports en la moneda local o en la seva moneda nativa. Idealment, obteniu les dades en la moneda nativa de cada compte (els informes de QuickBooks Online solen fer-ho). A Beancount, cada apunt porta una moneda. Si QuickBooks va proporcionar tipus de canvi o una conversió a la moneda local, podríeu ignorar-los i confiar en les entrades de preus de Beancount. Si QuickBooks no va exportar els tipus de canvi, potser voldreu afegir manualment registres de preus (p. ex., utilitzant la directiva price de Beancount) per a dates clau per igualar la valoració. No obstant això, per a la integritat bàsica del llibre comptable, n'hi ha prou que les transaccions saldin en les seves monedes originals; els guanys/pèrdues no realitzats no necessiten ser registrats explícitament tret que vulgueu els mateixos informes.

• Comptes a cobrar / Comptes a pagar: QuickBooks fa un seguiment dels detalls de factures i rebuts (dates de venciment, estat de pagament, etc.) que no es transferiran completament a un llibre comptable pla. Obtindreu les transaccions de Comptes a Cobrar (A/R) i Comptes a Pagar (A/P) (factures que augmenten A/R, pagaments que disminueixen A/R, etc.), però no els documents de les factures ni els saldos de clients per factura. Com a resultat, després de la migració, hauríeu de verificar que els saldos dels vostres comptes A/R i A/P a Beancount siguin iguals als saldos pendents de clients/proveïdors a QuickBooks. Si necessiteu fer un seguiment de les factures, podríeu utilitzar les metadades de Beancount (p. ex., incloure una etiqueta invoice o un enllaç). Els números de factura de QuickBooks haurien d'haver arribat a través dels camps Num o Memo; el nostre script preserva el Num com a number: "..." a les metadades de la transacció.

• Comptes inactius o tancats: L'exportació IIF pot incloure comptes inactius (si heu triat incloure'ls). Està bé importar-los (simplement no tindran transaccions i un saldo zero si són realment inactius). Podeu marcar-los com a tancats a Beancount després de la data de l'última transacció amb una directiva close. Això manté el vostre llibre comptable ordenat. Per exemple: 2023-12-31 close Expenses:OldAccount ; tancat després de la migració Això és opcional i principalment per neteja.

Netejant i mapejant acuradament les dades com s'ha descrit, tindreu un fitxer de llibre comptable de Beancount que reflecteix estructuralment les vostres dades de QuickBooks. El següent pas és verificar que també reflecteix numèricament QuickBooks.

Fase 3: Validació i conciliació de dades​

La validació és una fase crítica en una migració de dades comptables. Hem d'assegurar que el llibre comptable de Beancount coincideixi amb els llibres de QuickBooks fins a l'últim cèntim. Es poden utilitzar diverses estratègies i eines:

3.1 Conciliació del balanç de comprovació​

Un informe de balanç de comprovació (o balanç de sumes i saldos) llista els saldos finals de tots els comptes (amb dèbits i crèdits o positius/negatius indicats) i hauria de sumar zero. Executar un balanç de comprovació en ambdós sistemes per a la mateixa data és la manera més ràpida de confirmar la precisió general.

• A QuickBooks: Executeu un informe de Trial Balance per a l'últim dia de l'any final (p. ex., 31 de desembre de 2023). Aquest informe mostra el saldo de cada compte. Exporteu-lo o anoteu les xifres clau.

• A Beancount: Utilitzeu els informes de Beancount per generar un balanç de comprovació. Un mètode fàcil és a través de la línia de comandes:

  bean-report migrated.beancount balances
  

  L'informe balances és un balanç de comprovació que llista tots els comptes i els seus saldos. També podeu obrir el fitxer a Fava (la interfície web de Beancount) i mirar la secció Balances o Balance Sheet. Cada saldo de compte a Beancount hauria de coincidir amb el balanç de comprovació de QuickBooks. Per exemple, si QuickBooks mostra *Comptes a cobrar = $5.000*, llavors el compte Assets:Accounts Receivable de Beancount hauria de sumar$5.000 (dèbit). Si *Ingressos per vendes = $200.000*, el compte Income:Sales a Beancount hauria de mostrar$200.000 (crèdit, que podria aparèixer com a -200.000 si s'utilitza un balanç de comprovació que presenta els crèdits com a negatius).

Si hi ha discrepàncies, localitzeu-les:

• Comproveu si falta o sobra un compte sencer (hem oblidat un compte o n'hem inclòs un que ja estava tancat abans del període de migració?).
• Si un saldo no quadra, aprofundiu: QuickBooks pot executar un Account QuickReport o un detall de llibre major per a aquest compte, i podeu comparar-lo amb el registre de Beancount per a aquest compte (bean-report migrated.beancount register -a NomDelCompte). De vegades, les diferències provenen d'una transacció que falta o d'un duplicat.

Verifiqueu també que la suma de tots els comptes sigui zero al balanç de comprovació de Beancount (imprimeix un total que hauria de ser zero o molt proper a zero). Beancount aplica la partida doble, així que si teniu algun desequilibri diferent de zero, significa que actius menys passius i patrimoni net no sumen zero, la qual cosa indica un problema (que QuickBooks normalment tampoc permetria, però podria passar si es van perdre algunes dades).

3.2 Comparacions de saldos de comptes​

Més enllà del balanç de comprovació, podeu comparar estats financers específics:

• Balanç de situació: Executeu un Balanç de Situació de QuickBooks per a la data final i un balanç de situació de Beancount (bean-report migrated.beancount balsheet). Això és similar al balanç de comprovació però organitzat per Actius, Passius i Patrimoni Net. Els números haurien de coincidir per categories. Per a una comprovació més granular, compareu els totals dels comptes principals: tresoreria, comptes a cobrar, actius fixos, comptes a pagar, patrimoni net, etc.

• Compte de pèrdues i guanys (Compte de resultats): Executeu un Compte de Pèrdues i Guanys per al període de cinc anys (o any per any) a QuickBooks i a Beancount (bean-report migrated.beancount income per a un compte de resultats del període complet). El resultat net de Beancount hauria de ser igual al de QuickBooks per a cada període. Si heu migrat els cinc anys, el resultat net acumulat hauria de coincidir. També podeu comparar els totals d'ingressos i despeses individuals per assegurar-vos que no s'ha omès o duplicat cap categoria.

• Mostreig aleatori de transaccions: Trieu algunes transaccions a l'atzar (especialment de cada any i de cada compte principal) i verifiqueu que s'han migrat correctament. Per exemple, trobeu una factura de fa 3 anys a QuickBooks i després cerqueu el seu import o concepte al fitxer de Beancount (com que totes les transaccions són text, podeu obrir el fitxer .beancount en un editor de text o utilitzar eines de cerca). Comproveu que la data, els imports i els comptes coincideixin. Això ajuda a detectar problemes de format de data o comptes mal mapejats.

3.3 Comprovacions d'integritat automatitzades​

Aprofiteu les eines de validació pròpies de Beancount:

• bean-check: Executeu bean-check migrated.beancount. Això analitzarà el fitxer i informarà de qualsevol error de sintaxi o de saldat. Si l'script va ometre alguna cosa com un compte no obert o una transacció no saldada, bean-check ho marcarà. Una passada neta (sense sortida) significa que el fitxer és, com a mínim, internament consistent.

• Assercions de saldo: Podeu afegir assercions de saldo explícites al llibre comptable per a comptes clau com a comprovació addicional. Per exemple, si sabeu el saldo del compte bancari en una data determinada, afegiu una línia: 2023-12-31 balance Assets:Bank:Checking 10000.00 USD Aleshores, bean-check s'assegurarà que al llibre comptable, en aquesta data, el saldo sigui efectivament de $10.000. Això és opcional però pot ser útil per a comptes de gran importància. Podríeu agafar els saldos finals de QuickBooks (p. ex., al final de cada any) i afirmar-los al fitxer de Beancount. Si alguna asserció falla, Beancount informarà d'una diferència.

• Conciliació progressiva del balanç de comprovació: Si ho preferiu, podeu fer una comprovació període per període. Per a cada any, compareu el canvi net. Per exemple, el resultat net a QuickBooks 2020 vs. Beancount 2020, etc., per assegurar-vos que cada any es va tancar correctament contra el patrimoni net (QuickBooks traspassa automàticament el resultat net a Reserves cada nou any; a Beancount simplement veureu el patrimoni net acumulat). Si veieu diferències, pot indicar un problema a les dades d'un any específic.

• Recompte de transaccions i duplicats: Compteu el nombre de transaccions a QuickBooks vs. Beancount. QuickBooks no mostra un recompte directe fàcilment, però podeu estimar-lo comptant les línies al CSV (cada capçalera de transacció vs. les partides). A Beancount, una manera ràpida és comptar les ocurrències de txn o * " al fitxer. Haurien de ser iguals o lleugerament superiors a les de QuickBooks (si heu afegit transaccions de saldos inicials o ajustos). Una diferència significativa significa que alguna cosa podria haver estat omesa o duplicada. El nostre ús d'ID únics a les metadades pot ajudar: si sospiteu de duplicats, cerqueu al fitxer de Beancount el mateix número de xec o de factura que apareix dues vegades quan no hauria de fer-ho.

• Estat de conciliació: Vam incloure una metadada rec: "y" o "n" basada en l'estat de conciliat de QuickBooks al nostre script (com a rec a l'exemple). Això no és una característica estàndard de Beancount (Beancount no fa un seguiment de pendent/conciliat de la mateixa manera que Ledger), però pot ser una metadada útil. Podríeu verificar que totes les transaccions que estaven conciliades a QuickBooks hi són presents. En última instància, conciliar de nou els comptes bancaris a Beancount (utilitzant els vostres extractes) podria ser la prova final que no falta res.

Fent aquestes validacions, guanyareu confiança que la migració ha preservat les dades. Preneu-vos el vostre temps en aquesta fase: és més fàcil solucionar anomalies ara que mesos després, quan es podria confiar en els llibres. Problemes comuns si la validació falla: un saldo inicial de compte que falta, una transacció datada fora del rang o una inversió de signe en un apunt. Tots són solucionables un cop identificats.

Fase 4: Consolidació al llibre comptable de Beancount​

Després de netejar i validar, és hora de formalitzar les dades a l'estructura del vostre llibre comptable de Beancount. "Consolidar" aquí significa tant finalitzar els fitxers del llibre comptable com, potencialment, registrar-los en un sistema de control de versions per a l'auditoria.

4.1 Organització dels fitxers i configuració del llibre comptable​

Decidiu com estructurar els fitxers del llibre comptable de Beancount. Per a cinc anys de dades, podeu mantenir-ho tot en un sol fitxer o dividir-ho per any o categoria. Una estructura comuna i clara és:

• Fitxer principal del llibre comptable: p. ex., ledger.beancount – Aquest és el punt d'entrada que pot fer include d'altres fitxers. Podria contenir opcions globals i després incloure els fitxers anuals.
• Fitxer de comptes: Definiu el pla de comptes i els saldos inicials. Per exemple, accounts.beancount amb totes les directives open (generades per l'script). També podríeu llistar les mercaderies (monedes) aquí.
• Fitxers de transaccions: Un per any, p. ex., 2019.beancount, 2020.beancount, etc., contenint les transaccions d'aquell any. Això manté cada fitxer amb una mida manejable i us permet centrar-vos en un any si cal. Alternativament, podeu dividir per entitat o compte, però la divisió per temps és senzilla per a dades financeres.

Exemple de fitxer principal:

option "title" "El meu llibre comptable d'empresa"
option "operating_currency" "USD"

include "accounts.beancount"
include "2019.beancount"
include "2020.beancount"
...
include "2023.beancount"

D'aquesta manera, totes les dades s'agreguen quan executeu informes, però manteniu l'ordre.

Beancount no requereix múltiples fitxers —podríeu tenir un sol fitxer gran— però l'estructura anterior millora la claredat i el control de versions. Segons les millors pràctiques de Beancount, és bo utilitzar capçaleres de secció clares i agrupar les entrades relacionades de manera lògica.

4.2 Establiment de saldos inicials i patrimoni net​

Si la vostra migració no parteix d'un inici absolutament des de zero, haureu de gestionar els saldos inicials. Dos escenaris:

• Llibres que comencen de zero: Si el període de cinc anys comença a la creació de l'empresa (p. ex., vau començar a utilitzar QuickBooks el gener de 2019 amb tots els comptes a zero excepte el patrimoni inicial), llavors potser no necessiteu una transacció de saldos inicials separada. Les primeres transaccions del 2019 (com el finançament inicial a un compte bancari) establiran naturalment els saldos inicials. Només assegureu-vos que qualsevol capital inicial o reserves anteriors es comptabilitzin mitjançant transaccions de patrimoni net.

• Llibres a mig camí (historial parcial): Si vau començar amb QuickBooks abans i el 2019 és un punt intermedi, llavors a l'1 de gener de 2019 cada compte tenia un saldo que venia de l'exercici anterior. QuickBooks tindria aquests saldos com a saldos d'obertura o reserves. A Beancount, és típic crear un assentament de Saldos Inicials el dia abans de la vostra data d'inici:

  • Utilitzeu un compte de patrimoni anomenat Equity:Opening-Balances (o similar) per compensar la suma de tots els imports inicials.
  • Exemple: si el 31/12/2018, la Tresoreria era de $10.000, els Comptes a Cobrar de$5.000 i els Comptes a Pagar de $3.000 (crèdit), escriuríeu una transacció: `2018-12-31 * "Saldos Inicials"` ` Assets:Cash 10000.00 USD ` ` Assets:Accounts Receivable 5000.00 USD ` ` Liabilities:Accounts Payable -3000.00 USD ` ` Equity:Opening-Balances -12000.00 USD ` Això deixa Opening-Balances amb la suma negativa (–$12k) que salda l'assentament. Ara tots els comptes d'actiu/passiu comencen el 2019 amb els saldos correctes. Això hauria de reflectir qualsevol "Reserva" o saldos arrossegats de QuickBooks.
  • Alternativament, utilitzeu les directives pad i balance de Beancount: Per a cada compte, podeu fer-li pad des de Opening-Balances i afirmar el saldo. Aquesta és una manera més automatitzada. Per exemple: 2018-12-31 pad Assets:Cash Equity:Opening-Balances 2018-12-31 balance Assets:Cash 10000.00 USD Això diu a Beancount que insereixi qualsevol assentament necessari (a Opening-Balances) perquè Tresoreria sigui igual a 10000 USD en aquesta data. Feu això per a cada compte. El resultat és similar, però escriure una transacció explícita com en el primer mètode també és senzill.

• Reserves (Retained Earnings): QuickBooks no exporta explícitament una transacció de "Reserves"; simplement la calcula. Després de la migració, potser noteu que Equity:Retained Earnings és zero si no el vau crear. A Beancount, les reserves són simplement els beneficis d'anys anteriors. Podeu optar per crear un compte de Reserves i transferir-hi els beneficis anteriors el primer dia de cada nou any, o simplement deixar que el patrimoni net sigui la suma de tots els ingressos/despeses (que apareix a la secció de Patrimoni Net als informes). Per transparència, alguns usuaris fan assentaments de tancament anuals. Això és opcional i principalment per a la presentació. Com que hem migrat totes les transaccions, el benefici de cada any s'acumularà naturalment si executeu un informe per any.

• Comprovacions comparatives: Després d'establir els saldos inicials, executeu un balanç de situació a la data d'inici per assegurar-vos que tot és correcte (hauria de mostrar aquests saldos inicials contra el Patrimoni Inicial sumant zero).

4.3 Finalització i control de versions​

Ara que les dades estan en format Beancount i estructurades, és aconsellable consolidar els fitxers en un repositori de control de versions (p. ex., git). Cada canvi al llibre comptable es pot seguir, i teniu un rastre d'auditoria de totes les modificacions. Aquest és un avantatge important de la comptabilitat en text pla. Per exemple, a QuickBooks els canvis poden no ser fàcilment comparables, però a Beancount podeu veure les diferències línia per línia. Com alguns usuaris assenyalen, amb Beancount obteniu transparència i la capacitat de revertir canvis si cal: cada assentament es pot vincular a un historial de canvis.

Considereu etiquetar el commit d'aquesta migració inicial com a v1.0 o similar, perquè sapigueu que representa l'estat dels llibres tal com es van importar de QuickBooks. A partir d'ara, introduireu noves transaccions directament a Beancount (o les importareu de fonts bancàries, etc.), i podeu utilitzar pràctiques normals de desenvolupament de programari (fent commits mensuals o diaris, utilitzant branques per a experiments, etc.).

Configuració de Fava o altres eines: Fava és una interfície web per a Beancount que facilita la visualització d'informes. Després de consolidar, executeu fava ledger.beancount per navegar pels estats financers i comparar-los amb els vostres informes de QuickBooks una última vegada. Podríeu detectar petites diferències més fàcilment en una interfície gràfica (per exemple, un compte que hauria de ser zero però que mostra un petit saldo indica un assentament de tancament que falta o una transacció perduda).

Convencions de nomenclatura i consistència: Ara teniu el control total, així que assegureu-vos de la consistència:

• Tots els comptes han de tenir noms clars, començant amb noms de categoria en majúscula (Assets, Liabilities, etc.). Si algun sembla estrany (p. ex., Assets:assets:SomeAccount a causa d'una diferència de majúscules/minúscules de QuickBooks), canvieu-los el nom al fitxer de comptes i actualitzeu les transaccions (una cerca/substitució ràpida al fitxer pot fer-ho, o utilitzar bean-format de Beancount o el multicursor de l'editor).
• Els símbols de mercaderia (codis de moneda) han de ser consistents. Per a USD, utilitzeu USD a tot arreu (no $ o US$). Per a altres, utilitzeu codis estàndard (EUR, GBP, etc.). Aquesta consistència és important per a les cerques de preus i els informes de Beancount.
• Elimineu qualsevol compte temporal o de prova que s'hagi pogut crear (per exemple, si heu utilitzat Expenses:Miscellaneous per a comptes desconeguts a l'script com a comodí, intenteu eliminar-los mapejant correctament tots els comptes).

Tancament de QuickBooks: En aquest punt, hauríeu de tenir llibres paral·lels a Beancount que coincideixin amb QuickBooks. Alguns opten per executar ambdós sistemes en paral·lel durant un període curt per assegurar-se que no s'ha omès res. Però si la validació és sòlida, podeu "tancar" els llibres de QuickBooks:

• Si es tracta d'un entorn corporatiu, considereu exportar tots els documents font de QuickBooks (factures, rebuts) per als registres, ja que aquests no existiran a Beancount tret que els adjunteu manualment.
• Conserveu una còpia de seguretat de les dades de QuickBooks (tant el fitxer de l'empresa com els fitxers d'exportació).
• A partir d'ara, mantingueu el llibre comptable de Beancount com el sistema de registre principal.

En consolidar les dades al llibre comptable de Beancount, heu completat el procés de migració. El pas final és realitzar una auditoria i demostrar la consistència dels estats financers, per satisfer-vos a vosaltres mateixos (i a qualsevol part interessada o auditor) que la migració ha estat un èxit.

Fase 5: Auditoria postmigració i exemples​

Per il·lustrar l'èxit de la migració, prepareu una comparació abans i després dels estats financers i, possiblement, una diferència de transaccions. Això proporciona proves que els llibres són consistents.

5.1 Verificació dels estats financers​

Produïu informes financers clau tant de QuickBooks com de Beancount per a les mateixes dates i compareu-los:

• Balanç de situació a 31 de desembre de 2023: Compareu els totals d'Actius, Passius i Patrimoni Net línia per línia. Haurien de coincidir. Per exemple, si QuickBooks mostrava Total Actius = $150.000** i **Total Passius + Patrimoni Net =$150.000, el balanç de situació de Beancount hauria de mostrar els mateixos totals. Si heu estructurat els comptes de manera lleugerament diferent (diguem que heu fusionat alguns subcomptes), ajusteu-ho en la comparació o desglosseu fins al següent nivell per assegurar-vos que les sumes siguin iguals.

• Compte de pèrdues i guanys 2019–2023: Assegureu-vos que el total d'Ingressos, el total de Despeses i el Benefici Net de cada any (o de tot el rang) siguin idèntics. Podrien sorgir diferències menors si QuickBooks va fer algun arrodoniment als informes, però les transaccions normalment porten els cèntims exactament, de manera que el benefici net hauria de ser exacte. Si el benefici d'algun any difereix, aprofundiu en les dades d'aquell any; sovint és un indicador d'un assentament que falta o duplicat en aquell període.

• Diferències en el balanç de comprovació: Si és possible, creeu un full de càlcul on llisteu cada compte i el saldo de QuickBooks vs. Beancount. Com que esperem que coincideixin, aquesta hauria de ser una columna de diferències tot a zero. Això és essencialment la comprovació creuada del balanç de comprovació que vam discutir, però escriure-ho ajuda a documentar-ho.

5.2 Exemple de comparació (Abans vs. Després)​

A continuació es mostra un fragment d'exemple que demostra la consistència de les dades. Diguem que el nostre balanç de comprovació de QuickBooks per al 31 de desembre de 2023 era:

A Beancount, després d'importar i registrar totes les transaccions fins al 2023, un bean-report balances (balanç de comprovació) mostra:

(Nota: les seccions de Patrimoni Net poden estar estructurades de manera diferent; la clau és que els totals coincideixin. Aquí, "Benefici (2019-2023)" a Beancount fa el paper del benefici de l'any actual/reserves combinades, mostrant zero perquè el benefici es va tancar contra Reserves.)

Com es mostra, cada compte coincideix fins al cèntim. La suma dels dèbits és igual a la suma dels crèdits a banda i banda.

A més, si executem un Compte de Pèrdues i Guanys per al 2023:

• QuickBooks: Ingressos $50.000, Despeses$48.000, Benefici Net $2.000.
• Beancount: Ingressos $50.000, Despeses$48.000, Benefici Net $2.000 (que després es va tancar a Reserves o apareix sota Patrimoni Net al balanç de final d'any).

Podeu crear una diferència de transaccions si cal, però com que les dades de QuickBooks no estan en format de llibre comptable, és més efectiu confiar en els informes. Es podria ordenar tant el CSV de QuickBooks com les transaccions de Beancount per data i comparar camps clau com a comprovació final (això es pot fer a Excel o amb un script). No obstant això, donat que confiem en la nostra validació anterior, la comprovació dels estats financers sol ser suficient.

5.3 Consells d'auditoria​

• Si un auditor o una part interessada necessita tranquil·litat, presenteu els estats financers abans i després un al costat de l'altre. La transparència de Beancount pot simplificar les auditories perquè podeu rastrejar cada número d'un estat financer fins a l'assentament original ràpidament (especialment utilitzant la funcionalitat de desglossament de Fava).
• Conserveu la còpia de seguretat de QuickBooks i els CSV exportats com a part del vostre rastre d'auditoria. Documenteu qualsevol ajust fet durant la migració (per exemple, "S'ha canviat el nom del compte X a Y per coherència" o "S'ha dividit la transacció Z en dos assentaments per claredat" si vau fer aquests canvis).
• A partir d'ara, implementeu comprovacions regulars a Beancount. Per exemple, la conciliació mensual dels comptes bancaris i una asserció del seu saldo final ajuda a detectar qualsevol problema de dades o error en l'entrada. La migració ofereix una bona base; mantenir la disciplina en el nou sistema garantirà la precisió contínua.

Finalment, celebreu la finalització de la migració: heu transferit amb èxit cinc anys de dades comptables de QuickBooks a Beancount. Les dades es troben ara en un format de text lleuger, amb control de versions i amb integritat total de partida doble. Heu exportat les dades, les heu transformat amb scripts de Python, heu validat la integritat mitjançant balanços de comprovació i informes, i les heu consolidat en un llibre comptable de Beancount ben organitzat. Aquest procés exhaustiu assegura que el llibre comptable de Beancount sigui una rèplica precisa i fidel dels vostres llibres de QuickBooks durant el període de cinc anys, preparant-vos per a una comptabilitat simplificada en el futur.