El mes passat vas gastar 8.000 $ en matèries primeres i 5.000 $ en el lloguer de l'oficina. Aquí tens la pregunta incòmoda: només un d'aquests dos va reduir el benefici del mes passat. L'altre està assegut al teu balanç ara mateix, esperant tranquil·lament una venda futura abans de tocar mai el teu compte de resultats. Si no saps dir quin és quin — o pitjor, si els teus llibres tracten tots dos de la mateixa manera — el teu benefici és incorrecte, el preu dels teus productes es basa en dades de costos errònies, i la teva declaració d'impostos pot estar deduint costos que l'IRS diu que has de capitalitzar. La línia entre els dos és la distinció entre costos del període i costos del producte, i tota empresa que fabrica o ven béns físics viu a un costat o a l'altre d'aquesta línia.
Costos del producte i costos del període en un paràgraf
Un cost del producte és qualsevol cost vinculat a fabricar o adquirir els béns que ven: materials directes, mà d'obra directa i despeses generals de fabricació. Aquests costos s'adhereixen a l'inventari — romanen al balanç com un actiu i només es converteixen en despesa (cost de les mercaderies venudes) quan es ven el producte acabat. Un cost del període és tota la resta: despeses de venda, generals i administratives vinculades a un període de temps més que a la producció. El lloguer de l'oficina de vendes, la publicitat, els sous dels directius i les despeses financeres impacten al compte de resultats el mes en què es produeixen, tant si has venut una sola unitat com si no. La mateixa sortida de caixa; un moment temporal completament diferent pel que fa al teu benefici.
Pensa-ho així: els costos del producte viatgen amb els béns, els costos del període caduquen amb el calendari.
Què compta com a cost del producte
Els costos del producte — de vegades anomenats costos inventariables — tenen tres components per a un fabricant:
- Materials directes. Les matèries primeres i les peces que formen part del producte acabat: fusta per a un fabricant de mobles, teixit per a una marca de roba, microxips per a un assemblatge d'electrònica. Inclou el transport d'entrada per portar aquests materials a la teva fàbrica.
- Mà d'obra directa. Salaris, impostos sobre la nòmina i prestacions dels treballadors que fabriquen físicament el producte: operadors de màquines, assembladors, l'equip de la línia de producció.
- Despeses generals de fabricació. Tota la resta de costos de fàbrica que mantenen la producció en marxa però que no es poden atribuir a una sola unitat: lloguer de la fàbrica, serveis públics de la planta, depreciació de l'equip de producció, el sou del supervisor de planta, materials indirectes com lubricants i productes de neteja, mà d'obra d'inspecció de qualitat.
Suma els tres i obtindràs el cost total de fabricació del període. Els béns completats durant el període porten aquest cost a l'inventari de productes acabats; els béns venuts durant el període el porten al compte de resultats com a cost de les mercaderies venudes (COGS).
Si ets un minorista o majorista en lloc d'un fabricant, el teu cost del producte és més senzill: el preu de compra de la mercaderia més el transport d'entrada i qualsevol aranzel d'importació. No tens fàbrica, així que no hi ha despeses generals a assignar — però la lògica temporal és idèntica. El cost dels béns a les teves prestatgeries és un actiu, no una despesa, fins que un client els compra.
Les empreses de serveis majoritàriament queden fora d'aquesta distinció. Sense inventari per portar costos cap endavant, gairebé tot el que gasta una consultoria o agència — salaris, lloguer, programari — és un cost del període que es comptabilitza com a despesa en el moment en què es produeix. (L'única excepció parcial és el treball per contracte a llarg termini, on els costos es poden acumular en un encàrrec abans que es reconeguin els ingressos.)
Què compta com a cost del període
Els costos del període es basen en el temps, no en la producció. Les categories estàndard:
- Despeses de venda. Publicitat, comissions de vendes, els salaris del teu equip de vendes, costos de fires comercials, transport de sortida per enviar productes acabats als clients (freight-out), i la depreciació de les furgonetes de repartiment.
- Despeses generals i administratives. Lloguer de l'oficina, sous de directius i personal comptable, honoraris legals i professionals, material d'oficina, assegurances i depreciació de l'equip d'oficina.
- Recerca i desenvolupament. Segons els US GAAP, la R+D es comptabilitza com a despesa en el moment en què es produeix, fins i tot quan la recerca apunta a un producte futur.
- Despeses financeres. El cost del préstec és una decisió de finançament, mai un cost de producció, així que els interessos del préstec impacten al compte de resultats immediatament.
Cap d'aquests es pot aparcar a l'inventari. Gasta 3.000 $ en publicitat al març i el benefici del març baixa 3.000 $ íntegrament — encara que cada unitat que vas fabricar aquell mes encara sigui al magatzem.
Per què la distinció mou el teu benefici
Com que els costos del producte esperen a l'inventari mentre que els costos del període impacten immediatament, classificar malament un cost desplaça el benefici entre períodes. Considera un petit fabricant de mobles que gasta 50.000 $ en un mes: 30.000 $ en fusta i mà d'obra del taller (costos del producte) i 20.000 $ en lloguer, publicitat i sous d'oficina (costos del període). Acaba 100 taules però només en ven 60.
- Tractament correcte: el COGS és el 60 per cent de 30.000 $, o 18.000 $. Les despeses del període són 20.000 $. Despesa total contra els ingressos del mes: 38.000 $. Els 12.000 $ restants de cost del producte romanen a l'inventari final com un actiu.
- Tractament incorrecte (comptabilitzar-ho tot com a despesa): el mes mostra 50.000 $ de despesa — benefici subestimat en 12.000 $ — i el mes següent, quan les 40 taules restants es venguin sense cap cost corresponent, el benefici estarà sobreestimat en els mateixos 12.000 $.
El mateix error també corromp el teu marge brut, la xifra que prestadors i compradors examinen primer. El benefici brut és els ingressos menys el COGS, així que ficar costos del període dins del COGS subestima el teu marge i fa que un negoci saludable sembli anèmic, mentre que filtrar costos del producte cap a les despeses operatives el sobreestima i amaga un problema de preus. De qualsevol manera, les decisions que prens a partir d'aquests números — quant cobrar, quines línies de producte mantenir, si et pots permetre una altra contractació — parteixen de la ficció.
Les zones grises que fan ensopegar les petites empreses
La versió del llibre de text és neta; la despesa real no ho és. Els costos següents causen la major part de la classificació errònia en els llibres de les petites empreses:
Transport d'entrada vs. transport de sortida. Enviar matèries primeres a la teva fàbrica és un cost del producte — forma part del que et costen els béns. Enviar productes acabats al teu client és una despesa de venda, un cost del període. Les empreses que registren tot el transport en un sol compte s'equivoquen en un dels dos cada mes.
Costos de fàbrica vs. costos d'oficina. El lloguer i els serveis públics de la planta de producció són despeses generals de fabricació (costos del producte); el lloguer i els serveis públics de l'oficina són costos del període. Si fabriques i administres sota un mateix sostre, divideix les factures sobre una base raonable — els metres quadrats són l'estàndard — i documenta-ho.
La depreciació depèn del que es deprecia. La depreciació de la màquina CNC és despesa general de fabricació. La depreciació dels ordinadors d'oficina i del cotxe del director general és una despesa del període. Un sol compte de depreciació no pot contenir correctament tots dos.
El problema del supervisor. El supervisor de planta que supervisa la producció és mà d'obra indirecta — despesa general de fabricació, un cost del producte. Però si aquesta mateixa persona també s'encarrega de les compres o de la gestió general, part del seu sou pertany a cada categoria. Tria una divisió defensable i revisa-la quan canviïn les funcions.
Hores extres i retreball. Les hores extres causades per un pic de comandes solen ser mà d'obra directa. Les hores extres causades pels teus propis errors de planificació, i el cost de retreballar unitats defectuoses, són com a màxim despeses generals de fabricació — i molts comptables argumenten que el malbaratament anormal s'hauria de comptabilitzar immediatament com a despesa del període perquè mai infli els valors de l'inventari.
Quan tinguis dubtes, fes la pregunta que resol gairebé tots els casos: aquest cost existiria si produíssim zero unitats aquest mes? Si la resposta és sí — el lloguer de l'oficina de vendes, la campanya publicitària, el sou del comptable — és un cost del període. Si és no — materials, mà d'obra de la línia, energia de les màquines — segueix el producte.
Què hi afegeix la legislació fiscal: les normes UNICAP
Per a la informació financera, els GAAP tracen la línia producte/període tal com s'ha descrit anteriorment. Per a la teva declaració d'impostos, el Congrés va traçar una segona línia a la Secció 263A — les normes de capitalització uniforme (UNICAP) — i és més estricta. Els fabricants i revenedors subjectes a UNICAP han de capitalitzar a l'inventari no només els costos directes sinó també una part definida dels costos indirectes, incloent-hi les compres, la manipulació, l'emmagatzematge i certs costos administratius que els GAAP comptabilitzarien sense problema com a costos del període.
La vàlvula d'alleujament és l'exempció per a petites empreses: els productors i revenedors els ingressos bruts anuals mitjans dels quals estan per sota del llindar de la Secció 448(c) — 25 milions de dòlars com a import base, ajustat a l'alça per la inflació cada any — queden generalment exempts d'UNICAP. La majoria de freelancers i petites empreses de productes hi queden còmodament per sota, cosa que significa que el teu tractament comptable i el teu tractament fiscal dels costos d'inventari normalment coincidiran. Però si la teva empresa s'acosta a aquest llindar, o si estàs adquirint una empresa per sobre d'ell, espera un segon conjunt de càlculs d'inventari a la declaració d'impostos — i involucra un comptador públic abans de finals d'any, perquè la mecànica de l'elecció i el canvi de mètode no perdona.
Cinc errors que sobreestimen o subestimen el teu benefici
- Comptabilitzar els materials com a despesa quan els compres. Registrar una compra de materials de 10.000 $ directament en un compte de despeses en lloc de l'inventari de matèries primeres subestima el benefici d'aquest mes i sobreestima el d'un mes posterior. Els materials es converteixen en despesa només quan es venen els productes acabats.
- Aparcar costos de venda a l'inventari. La publicitat, les comissions i el transport de sortida mai poden ser costos del producte. Capitalitzar-los infla tant l'inventari com el benefici — exactament el tipus de manipulació de resultats que busquen els auditors i l'IRS.
- Oblidar-se completament de les despeses generals. Els fabricants que fixen preus només a partir de materials més mà d'obra infracotitzen sistemàticament, perquè el lloguer de la fàbrica, la depreciació de l'equip i els serveis públics són costos reals del producte que el preu ha de recuperar. Una taxa predeterminada simple de despeses generals — despeses generals totals estimades dividides per hores de mà d'obra o hores de màquina estimades — ho soluciona en una tarda.
- Utilitzar un sol compte de lloguer o serveis públics per a un edifici mixt. Sense la divisió fàbrica/oficina, no pots calcular el COGS correctament, i cada declaració d'impostos construïda sobre aquests llibres hereta l'error.
- Tractar la mà d'obra del propietari com a gratuïta. Si fabriques el producte tu mateix, les teves hores de producció són mà d'obra directa amb un cost real. Els llibres que mostren zero cost de mà d'obra produeixen marges fantasiosos — i un negoci que no es pot permetre substituir-te.
Fer el seguiment dels costos del producte i del període als teus llibres
La mecànica és senzilla un cop existeixen els comptes. Configura comptes contables separats per a matèries primeres, productes en curs i productes acabats; registra les compres a matèries primeres en lloc d'una despesa; transfereix els costos de producció completats a productes acabats; i allibera els productes acabats cap al COGS amb cada venda. Mantén els comptes de venda i administratius estrictament aïllats de qualsevol cosa relacionada amb la producció. A final de mes, la fórmula del COGS és la teva conciliació: inventari inicial de productes acabats més cost dels béns fabricats, menys inventari final de productes acabats, és igual al COGS. Si els números no quadren, alguna cosa va creuar la línia producte/període a mitjan mes.
Per a la mecànica d'estructurar aquests comptes, la documentació de Beancount sobre inventari i registre explica com els llibres de text pla fan el seguiment dels fluxos de costos sense una sola fórmula de full de càlcul.
