Entre la renovació de la llicència estatal, 75 unitats d'educació continuada cada cinc anys, quotes professionals i ben bé més de cent dòlars al mes en programari per a la consulta, mantenir el negoci en marxa com a professional de la nutrició costa milers de dòlars abans de veure el primer client de l'any. La bona notícia: gairebé tota aquesta despesa és deduïble dels teus ingressos per compte propi. La dolenta: la majoria de professionals que treballen pel seu compte deixen centenars de dòlars sobre la taula simplement perquè ningú no els ha dit què compta.
Aquesta guia repassa 27 deduccions que val la pena registrar, organitzades tal com la teva consulta gasta diners realment. Primer, un límit important: aquestes deduccions s'apliquen als teus ingressos per compte propi, declarats al Schedule C. Si també treballes en un hospital o clínica amb un contracte W-2, les despeses de treballador no reemborsades d'aquest lloc no són deduïbles — aquesta excepció està suspesa des del 2018. Tot el que segueix assumeix que guanyes almenys una mica d'ingressos com a professional independent.
Mantenir les credencials i la formació al dia
Les credencials són el preu d'entrada en l'atenció nutricional, i l'IRS considera que mantenir-les és una despesa empresarial ordinària i necessària. Els cursos que mantenen o milloren les habilitats per a la feina que ja fas compleixen els requisits; els cursos que et preparen per a una professió completament nova, no.
1. Taxes de sol·licitud i renovació de la llicència estatal
La majoria d'estats regulen l'exercici de la dietètica, i cada taxa de sol·licitud, renovació i restabliment és deduïble. Declara-les amb la resta de costos de llicències al Schedule C.
2. Taxa anual de manteniment del registre del CDR
Els dietistes registrats paguen una taxa anual a la Commission on Dietetic Registration per mantenir actiu el títol RD o RDN. És completament deduïble l'any que la pagues.
3. Cursos d'educació continuada
El CDR requereix almenys 75 unitats d'educació professional continuada (CPEU) aprovades cada cinc anys, incloent-hi una unitat d'ètica. Cada taxa d'inscripció que pagues per cursos qualificats, seminaris web i mòduls d'autoaprenentatge és deduïble — igual que les despeses de viatge per assistir-hi presencialment, que es tracten més avall.
4. Inscripció a congressos i tallers
La inscripció al FNCE, a la reunió de la teva filial estatal, a esdeveniments de grups de pràctica dietètica i a tallers clínics compta, incloent-hi la tarifa de reserva anticipada que vas pagar la tardor passada pel congrés d'aquesta primavera. Dedueix-la l'any que la pagues, no l'any que hi assisteixes, si declares pel mètode de caixa.
5. Llibres de consulta i materials d'estudi
Els llibres de text, els materials de preparació d'exàmens per a certificacions d'especialitat (com ara dietètica esportiva o nutrició pediàtrica) i les referències clíniques que compres per millorar la teva pràctica són deduïbles. Si una compra única costa més d'uns 2.500 dòlars, s'apliquen les regles d'amortització en lloc d'una deducció immediata — poc habitual en llibres, però val la pena saber-ho.
6. Subscripcions a revistes professionals
Les subscripcions a publicacions com el Journal of the Academy of Nutrition and Dietetics i altres revistes de nutrició revisades per experts són deduïbles. Les subscripcions a revistes d'interès general no ho són, encara que les llegeixis a la teva pròpia sala d'espera.
7. Quotes de col·legis professionals
Les quotes de l'Academy of Nutrition and Dietetics (uns 180 dòlars l'any per als membres actius), més les quotes de la filial estatal i dels grups de pràctica dietètica, són totes deduïbles. Una excepció: la part de les teves quotes que la teva organització destina a fer lobby no és deduïble — l'organització comunica aquest percentatge als membres cada any.
Gestionar la consulta
8. Lloguer del despatx
Si llogues un despatx de consulta o comparteixes espai en un centre de benestar, el lloguer és deduïble. Si sublilogues una sala dos dies a la setmana, dedueix el que pagues realment. Guarda el contracte i el comprovant de pagament junts; el lloguer és una de les primeres partides que pregunta un inspector.
9. Material d'oficina i franqueig
Bolígrafs, paper i tinta de la impressora, carpetes per a clients, impressió de formularis d'admissió, segells i despeses d'enviament per enviar kits de laboratori o protocols de suplements, tot compta. Els articles petits s'acumulen de pressa — una targeta dedicada al negoci per a les compres de material fa que sigui trivial sumar-los a final d'any.
10. Eines d'avaluació i equipament clínic
Bàscules, estadímetres, pinces de plecs cutanis, dispositius portàtils de composició corporal, tensiòmetres i models d'aliments de demostració són deduïbles com a material. L'equipament clínic més car s'amortitza durant diversos anys, tot i que la Secció 179 sovint et permet deduir immediatament l'equipament que compleix els requisits. Guarda els rebuts de compra amb els números de sèrie.
11. Assegurança de responsabilitat professional i del negoci
La cobertura de responsabilitat civil professional adaptada a l'assessorament nutricional, la responsabilitat civil general del negoci, la cobertura de propietat comercial per al teu despatx i fins i tot les clàusules d'interrupció del negoci són totes deduïbles. Si també pagues primes per la cobertura dels empleats, aquestes primes són deduïbles com a costos de beneficis socials.
12. Telèfon i internet del negoci
La part d'ús comercial de la factura del mòbil i d'internet de casa és deduïble. Si tens una segona línia o telèfon que fas servir només per a la consulta, dedueix-ho tot. Per a una línia compartida, tria un percentatge raonable d'ús comercial, anota com l'has estimat i aplica'l de manera coherent.
13. Comptabilitat, gestió de llibres i preparació d'impostos
Les despeses pagades al teu comptable, CPA o agent registrat són deduïbles — incloent-hi el cost de preparar la declaració del negoci i el cost del programari fiscal que fas servir per al negoci. La part de la preparació fiscal atribuïble a la teva declaració personal no ho és, així que demana al teu preparador que desglossi la factura.
14. Honoraris legals, llicències comercials i permisos
Els costos de constitució de l'empresa, les revisions de contractes per als teus acords amb clients i les polítiques HIPAA, els registres de marca pel nom de la teva consulta i les llicències comercials de la ciutat o el comtat són deduïbles. Les taxes estatals de registre per a la renovació de la teva LLC també hi pertanyen.
15. Comissions bancàries i processament de pagaments
Les comissions mensuals del compte comercial, les càrregues per transferències i el 2 o 3 per cent que el teu processador de targetes o el teu programari d'història clínica es queda de cada pagament de client són deduïbles. Amb sis xifres de cobraments amb targeta, només les comissions de processament poden representar una deducció de més de 4.000 dòlars que la majoria de professionals obliden sumar.
La pila de programari
Les consultes de nutrició modernes funcionen amb subscripcions, i cada eina que pagues per atendre clients, complir la normativa o cobrar és deduïble. Audita-les anualment — la majoria de professionals que treballen pel seu compte tenen almenys una subscripció que van deixar de fer servir fa mesos.
16. Programari de gestió de la consulta i història clínica electrònica
Plataformes com Healthie, Practice Better i SimplePractice — normalment entre trenta i cent cinquanta dòlars al mes segons el pla — combinen agendes, historials, facturació i missatgeria amb clients. El cost complet de la subscripció és deduïble, incloent-hi les taxes d'incorporació i implementació.
17. Programari de planificació de menús i anàlisi de nutrients
Les eines de planificació de menús i les bases de dades de nutrients com Cronometer Pro, Nutrium i Foodzilla són clarament despeses comercials. També ho són les eines d'anàlisi de receptes que fas servir per crear plans per als clients i les bases de dades de composició d'aliments que hi ha al darrere.
18. Telesalut i eines de compliment de HIPAA
Zoom for Healthcare, les versions millorades de Doxy.me, els creadors de formularis compatibles amb HIPAA, els serveis de correu xifrat i el cost de mantenir acords signats amb socis comercials, tot compta. Si vas pagar un consultor per una avaluació de riscos de HIPAA, aquesta despesa també és deduïble aquí.
19. Lloc web, domini i allotjament
Les renovacions de domini, l'allotjament de Squarespace o WordPress, els certificats SSL, la fotografia de banc per a les teves pàgines de serveis i les despeses pagades al desenvolupador que va construir el lloc són deduïbles. Un redisseny complet del lloc també és deduïble — és publicitat, no un actiu de capital, per a la majoria de consultes petites.
Aconseguir clients
20. Màrqueting i publicitat
Els anuncis de Google i de xarxes socials, els anuncis a directoris com Psychology Today o Zencare, els fullets impresos, les targetes de visita, les quotes d'esdeveniments de networking i el patrocini d'una cursa popular local on apareix el logotip de la teva consulta, tot qualifica. Registra la despesa publicitària per canal per veure quins diners porten clients, no només clics.
Cotxe, viatges i àpats
21. Quilometratge comercial o despeses reals del cotxe
Conduir per veure clients, recollir material d'oficina, assistir a un congrés o reunir-te amb un soci que et refereix clients és deduïble. Tria cada any entre la tarifa de quilometratge estàndard de l'IRS (un número multiplicat per les teves milles comercials, més aparcament i peatges) i el mètode de despeses reals (gasolina, assegurança, reparacions i amortització multiplicats pel teu percentatge d'ús comercial). No pots passar de despeses reals a la tarifa estàndard en el mateix cotxe més endavant, així que tria amb cura el primer any. En qualsevol cas, un registre de quilometratge fet al moment és el que fa que la deducció superi l'escrutini — reconstruir-lo a l'abril no compta.
22. Aparcament i peatges
L'aparcament a l'edifici on és el despatx d'un client, l'aparcament a l'aeroport per a un viatge de feina i els peatges en desplaçaments comercials són deduïbles a més de qualsevol dels dos mètodes de despeses del cotxe. Passa els rebuts directament a la teva aplicació de comptabilitat abans que s'esborrin.
23. Viatges de feina
Quan viatges amb pernoctació per feina — el FNCE en una altra ciutat, un taller de certificació d'especialitat, una xerrada — els bitllets d'avió, les taxes d'equipatge, l'allotjament, el transport terrestre i els trasllats al congrés són deduïbles. Si allargues el viatge amb dies personals, reparteix: els costos dels dies de feina segueixen sent deduïbles, els dies extres no.
24. Àpats de negocis
Els àpats amb socis que et refereixen clients, un dinar amb un metge per parlar d'una població de pacients compartida o un sopar en un congrés amb altres professionals són deduïbles al 50 per cent, sempre que es parli realment de negocis. Guarda el rebut més una nota de qui hi era i de què vau parlar. El teu propi dinar en un dia de feina normal no és deduïble, i el menjar que tu mateix consumeixes mentre proves receptes per als clients tampoc.
Treballar des de casa
25. Deducció pel despatx a casa
Si assessores clients per telesalut des d'un despatx dedicat a casa, pots complir els requisits per a la deducció pel despatx a casa. L'espai s'ha de fer servir de manera regular i exclusiva per al negoci — un escriptori al menjador que també utilitzes per navegar personalment no passa la prova. El mètode simplificat permet cinc dòlars per peu quadrat fins a 300 peus quadrats, o un màxim de 1.500 dòlars, amb gairebé cap registre. El mètode regular assigna una part del lloguer o els interessos de la hipoteca, els serveis públics, l'assegurança i les reparacions segons la proporció del despatx dins de la teva llar, i normalment dona una deducció més gran als professionals amb un espai dedicat gran. En qualsevol cas, fotografia la instal·lació i guarda un esbós del plànol amb l'expedient fiscal.
Persones i protecció
26. Salaris, beneficis i pagaments a col·laboradors
Si la teva consulta ha crescut fins a incloure un facturador amb W-2, un coordinador d'admissió o un dietista associat, els seus salaris i la cobertura de salut o la contribució al pla de jubilació que els proporciones són deduïbles. Els pagaments a autònoms — la teva assistent virtual, el servei de facturació o el dissenyador web — també són deduïbles, i generalment has d'emetre declaracions informatives als col·laboradors que compleixen els requisits després de final d'any, així que recull un W-9 abans de pagar a algú, no al gener.
27. Primes d'assegurança de salut per compte propi
Les primes que pagues per cobertura mèdica, dental, de visió i d'atenció de llarga durada qualificada per a tu, el teu cònjuge i els teus dependents són deduïbles — però no al Schedule C. Van al Formulari 7206 com a deducció per sobre de la línia, cosa que significa que redueixen el teu impost sobre la renda però no la teva quota d'autònoms. No pots reclamar aquesta deducció per cap mes en què fossis elegible per a un pla subvencionat per l'empresa, incloent-hi un a través del cònjuge.
Dos parents propers d'aquesta deducció mereixen una menció encara que tampoc siguin despeses comercials: les contribucions a un SEP IRA o un Solo 401(k) redueixen el teu impost sobre la renda (tot i que, com les primes de salut, no la quota d'autònoms), i la meitat de la teva pròpia quota d'autònoms és deduïble per sobre de la línia. Un professional que guanya 120.000 dòlars nets i aprofita al màxim un Solo 401(k) pot refugiar fàcilment cinc xifres d'ingressos més enllà de tot el que s'ha enumerat abans.
Què no pots deduir
Conèixer els límits manté les altres 27 segures:
- Desplaçaments quotidians. Conduir de casa a la teva oficina habitual mai no és deduïble, encara que facis trucades de clients al cotxe.
- El teu propi menjar i suplements. La compra per desenvolupar receptes, la proteïna en pols que consumeixes personalment i la teva pròpia quota de gimnàs són despeses personals, per molt rellevants que semblin professionalment.
- Roba. Els polos amb el logotip de la teva consulta que portes per feina poden qualificar, però la roba professional corrent no, encara que l'hagis comprat només per a sessions amb clients.
- Formació per a una professió nova. Un títol d'infermeria que et qualificaria per a un àmbit diferent no és deduïble, encara que complementés la teva feina en nutrició.
- Pagaments d'impost federal sobre la renda i sancions. Els teus pagaments fraccionats estimats no són despeses, i les sancions de l'IRS mai no són deduïbles.
- La part de lobby de les quotes. Com s'ha indicat abans, separa el percentatge que la teva associació professional comunica com a no deduïble.
Fes que cada deducció sigui automàtica
Les deduccions que has de reconstruir són deduccions que perds. Tres hàbits capturen gairebé tot el que hi ha en aquesta llista amb gairebé cap correguda de final d'any:
- Passa cada dòlar del negoci per comptes comercials. Un compte corrent i una targeta de crèdit dedicats converteixen la revisió de final d'any en una passada de categorització en lloc d'un projecte d'arqueologia. Si vols control a nivell de transacció sense programari de subscripció, les eines de comptabilitat en text pla et permeten codificar el teu propi pla de comptes — la documentació de Beancount explica com configurar-ne un — i quadres de comandament com Fava visualitzen la despesa per categoria perquè les sorpreses d'impostos estimats desapareguin.
- Registra el quilometratge i els àpats el mateix dia. Una aplicació de mòbil que captura els desplaçaments automàticament i una nota d'una línia a cada rebut d'àpat (qui, per què) compleixen les regles de justificació de l'IRS que fan caure la majoria de deduccions denegades.
- Concilia mensualment i paga els estimats trimestralment. Una revisió mensual de 30 minuts detecta rebuts que falten mentre els proveïdors encara poden reemetre'ls, i els pagaments estimats trimestrals calibrats amb el benefici real mantenen les sancions a ratlla.
La legislació fiscal canvia, i les regles estatals afegeixen complicacions — alguns estats limiten o desvinculen les seves disposicions de les federals, i els costos de credencials varien molt segons l'estat. Fes servir aquesta llista com a checklist de registre, i després revisa-la amb un professional fiscal que conegui les consultes d'atenció sanitària abans de declarar.
Mantén els llibres de la teva consulta tan sans com els teus clients
A mesura que creix la teva cartera de clients, també creix la pila de subscripcions de programari, renovacions de llicències, registres de quilometratge i pagaments a col·laboradors que has de controlar — i cada un que se t'escapa són diners que es queden a l'IRS. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et dona transparència i control totals sobre les teves dades financeres — sense caixes negres, sense dependència de proveïdor. Comença gratuïtament i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances es passen a la comptabilitat en text pla.
