Una carta de l'Administració de la Seguretat Social (SSA) diu que el nom i el número de la Seguretat Social d'un dels teus W-2 no coincideixen amb els registres de la SSA. El teu primer instint pot ser entrar en pànic — per l'empleat, per la teva responsabilitat, pel que implica la carta. Respira fondo. La mateixa carta et diu, en un llenguatge clar, que no treguis conclusions precipitades. I des d'aquest mes, el mateix organisme de control de la SSA ha confirmat que els sistemes de concordança de l'agència marquen registres per diferències ortogràfiques trivials que els seus propis revisors acceptarien com a coincidències.
Més del 70% dels registres que generen aquestes cartes pertanyen a ciutadans dels EUA nascuts al país, segons l'Oficina de l'Inspector General de la SSA. Una no-coincidència sol ser un error tipogràfic, un canvi de nom que ningú va comunicar o un error d'entrada de dades — no una prova de res sobre el dret de ningú a treballar. El que sí que demostra és un problema de registres de nòmina que cal corregir, perquè l'IRS et pot multar per cada W-2 incorrecte, i gestionar malament la carta et pot exposar a reclamacions per discriminació.
Aquesta guia explica exactament com hauria de respondre una petita empresa: els passos a seguir, les línies que no s'han de creuar mai i com evitar que torni a passar.
Què és realment aquesta carta
La «carta de no-coincidència» s'anomena formalment avís de sol·licitud de correcció per a l'empresa, o EDCOR. La SSA l'envia després de processar els informes salarials W-2 que les empreses presenten cada any, quan la combinació de nom més SSN d'almenys un empleat no coincideix amb els registres de la SSA.
La seva finalitat és limitada i administrativa: la SSA vol acreditar els ingressos al registre del treballador correcte perquè els càlculs futurs de prestacions siguin correctes. La SSA afirma explícitament que no és una agència policial i que una no-coincidència aporta massa poca informació per determinar-ne la causa. L'agència va reprendre l'enviament generalitzat d'aquestes cartes el 2019 — a finals d'aquell any gairebé 600.000 empreses n'havien rebut una — després que l'Inspector General descobrís que aproximadament tres quartes parts de les empreses amb partides salarials discordants no havien estat notificades mai. Avui, qualsevol empresa amb una sola partida salarial discordant pot esperar rebre'n una.
Llegeix la carta amb atenció i hi trobaràs la frase més important: no l'has d'utilitzar per prendre mesures adverses contra un empleat — acomiadar, suspendre, despatxar o discriminar — només perquè un nom o un SSN no coincideixi amb els registres de la SSA. Aquest avís té molt de pes. Tot el que segueix parteix de prendre'l seriosament.
Per què es produeix una no-coincidència (normalment per alguna cosa banal)
Abans de suposar el pitjor, repassa les causes habituals, perquè una d'aquestes és amb molta diferència l'explicació més probable:
- Errors tipogràfics i dígits transposats. Un sol dígit intercanviat en un SSN de nou dígits, o un nom mal escrit, genera una no-coincidència. Les dades de nòmina es tornen a introduir manualment més sovint del que els propietaris creuen.
- Canvis de nom no comunicats. El matrimoni, el divorci o un canvi ordenat per un jutjat actualitza la vida de l'empleat immediatament, però els registres de la SSA només s'actualitzen quan el treballador ho comunica a la SSA. Si el teu W-2 mostra el nou nom de casat mentre la SSA encara conserva el nom de solter, això és una discordança.
- Noms amb guionet, compostos i de múltiples parts. «Garcia-Lopez» contra «Garcia Lopez» contra «GarciaLopez», sufixos (Jr., III) inclosos en un registre i no en l'altre, i el tractament inconsistent dels segons noms generen discordances.
- Errors en els registres de l'empresa. El W-4 diu una cosa, el teu sistema de nòmina en diu una altra, i el W-2 va heretar la versió incorrecta. Les dades obsoletes de la contractació són una font clàssica d'errors.
- Les pròpies toleràncies de concordança de la SSA. Al setembre del 2026, l'Inspector General de la SSA va informar que els sistemes automatitzats de verificació de la SSA rebutgen registres per discrepàncies menors en el nom — el seu exemple era «Ginnie» contra «Jinnie» — que els mateixos revisors manuals de l'agència poden tractar com a coincidències. Dit d'una altra manera, algunes no-coincidències són artefactes d'un programari de concordança rígid, no errors de ningú.
L'ús indegut real del SSN existeix, però és una petita part del total. Aquesta estadística del 70% de ciutadans val la pena tenir-la present cada vegada que obris una d'aquestes cartes.
Què cal fer: resposta pas a pas
No hi ha cap llei que prescrigui un procediment o un termini exactes — una antiga norma federal de «port segur» amb terminis de resposta fixos es va proposar el 2007 i després es va derogar, de manera que avui no hi ha cap calendari màgic. El que la guia del Departament de Justícia per a les empreses descriu és un procés raonable, documentat i de bona fe. Segueix-lo de la mateixa manera per a cada empleat, cada vegada.
Pas 1: revisa primer els teus propis registres
Dins de les poques setmanes posteriors a rebre la carta, compara el nom i el SSN marcats amb els teus documents font: el formulari W-4 de l'empleat, el teu sistema de nòmina i la documentació de contractació. Busca específicament errors de transcripció i d'entrada de dades. En una gran part dels casos, l'error és teu, i el detectaràs aquí.
Si trobes el teu error, corregeix-lo al sistema de nòmina i presenta un informe salarial corregit — el formulari W-2c — a la SSA, i lliura a l'empleat la seva còpia corregida. La SSA accepta correccions a través de Business Services Online (BSO), inclosa la presentació en línia del W-2c, i ofereix el programari gratuït AccuWage per validar els fitxers de correcció abans d'enviar-los.
Pas 2: si els teus registres són correctes, avisa l'empleat per escrit
Quan la teva part estigui comprovada, comunica la discordança a l'empleat afectat amb promptitud i per escrit. Mantingues el missatge factual i neutre: la SSA no ha pogut fer coincidir la combinació de nom i SSN del W-2; això per si sol no significa res sobre l'autorització de treball; confirma la informació i posa't en contacte amb l'oficina local de la Seguretat Social per resoldre qualsevol discrepància en els registres de la SSA.
Demana a l'empleat que verifiqui que el nom i el SSN que tens arxivats coincideixin exactament amb la seva targeta de la Seguretat Social, i aconsella-li que visiti o truqui a la SSA si tot el que tens ja coincideix. Documenta la data en què l'has avisat i conserva una còpia de l'avís.
Pas 3: fes el seguiment i presenta les correccions
Dona a l'empleat una oportunitat raonable de resoldre l'assumpte amb la SSA, i després fes-ne el seguiment. Si arriba informació corregida, presenta el W-2c amb promptitud. Si l'empleat confirma que els teus registres ja són correctes i la SSA encara mostra una discordança, la discrepància és dels registres de la SSA i del seguiment de l'empleat — la teva feina és demostrar que vas actuar amb promptitud, coherència i bona fe, i conservar registres que ho provin.
Pas 4: verifica abans de presentar la pròxima vegada
La SSA ofereix un Servei gratuït de verificació del número de la Seguretat Social (SSNVS) a través de BSO que permet a les empreses verificar els noms i els SSN dels empleats abans de presentar els W-2. Passar la informació de les noves contractacions pel SSNVS durant la incorporació — per a cada nova contractació, com a pas estàndard — detecta la majoria d'aquests problemes amb un cost marginal zero. És l'hàbit més rendible de tota aquesta guia.
Què no cal fer mai: les línies que creen responsabilitat
Aquesta és la secció més important, perquè els errors aquí són els que generen accions d'aplicació de la llei i demandes. La disposició antidiscriminació de la Llei d'immigració i nacionalitat (INA § 274B), aplicada per la Secció de Drets dels Immigrants i dels Empleats del Departament de Justícia, és la xarxa de seguretat — i una carta de no-coincidència no et dona cap cobertura sota aquesta llei.
No prenguis mai mesures adverses basant-te només en la carta. No acomiadis, suspenguis, degradis, despatxis, redueixis hores ni reassignis ningú només perquè el seu nom aparegui en una carta de no-coincidència. La carta ho adverteix explícitament, i fer-ho igualment pot fonamentar reclamacions per discriminació per origen nacional o per estatus de ciutadania segons la legislació federal, a més de l'exposició a les lleis estatals de treball just.
No exigeixis mai un nou formulari I-9 ni documents específics. Una carta de no-coincidència no és motiu per tornar a verificar l'elegibilitat laboral. No demanis a l'empleat que completi un nou I-9, ni li exigeixis que presenti un document específic — res de «porta'm la teva targeta verda» o «mostra'm una nova targeta de la Seguretat Social». Exigir documents concrets més enllà del que permet el procés de l'I-9 és abús documental segons la INA, i la reverificació selectiva dirigida a treballadors que suposes nascuts a l'estranger és un patró de discriminació de manual.
No passis mai els empleats actuals per E-Verify a causa de la carta. E-Verify és un sistema per a noves contractacions que s'utilitza en el moment de la contractació (on l'empresa hi participa o hi està obligada). Filtrar selectivament la plantilla actual en resposta a una no-coincidència crea el mateix risc de discriminació que la reverificació selectiva — i E-Verify mai es va dissenyar com a eina de resolució de no-coincidències.
No tractis mai la carta com a prova de treball no autoritzat, davant de ningú. Ni en una nota d'acomiadament, ni en una conversa amb un gerent, ni en xafarderies per l'oficina. Una carta de no-coincidència «per si sola no és una declaració sobre l'estatus migratori d'un empleat», en paraules del Departament de Justícia. Actuar o parlar com si ho fos és com un problema de paperassa es converteix en un problema de responsabilitat.
No apliquis mai el teu procés de seguiment de manera desigual. Si dones a un treballador dues setmanes per visitar la SSA i a un altre dos dies, o si fas el seguiment amb rigor amb alguns empleats i amb altres no, la mateixa inconsistència es converteix en prova. Un procediment escrit, aplicat de manera idèntica a cada empleat marcat, independentment de l'accent, el cognom o l'origen nacional percebut.
Les vulneracions de la disposició antidiscriminació de la INA poden comportar ordres de pagament de salaris endarrerits, sancions econòmiques civils per cada persona afectada i supervisió del compliment — un resultat car per a una carta que va començar com un error tipogràfic.
La vessant econòmica: els W-2 incorrectes comporten sancions de l'IRS
A banda del risc laboral, els informes salarials discordants són declaracions informatives incorrectes, i l'IRS les pot sancionar segons les seccions 6721 (no presentar declaracions correctes a la SSA) i 6722 (no lliurar declaracions correctes als empleats) del Codi d'Impostos Interns (IRC). Ambdues sancions poden aplicar-se al mateix W-2 erroni.
Per a les declaracions que s'han de presentar l'any natural 2026, les sancions per declaració de la secció 6721 es graduen segons la rapidesa amb què corregeixis el problema: $60 per declaració si es corregeix dins dels 30 dies posteriors al venciment, $130 si es corregeix després de 30 dies però abans de l'1 d'agost, i $340 si es corregeix després de l'1 d'agost o mai — amb topalls màxims anuals de $683,000, $2,049,000 i $4,098,500 respectivament. La inobservança intencional comença a $680 per declaració sense topall anual. Les empreses més petites amb ingressos bruts mitjans de $5 milions o menys tenen topalls més baixos, però els imports per declaració sumen ràpidament en tota una plantilla.
L'estructura graduada és l'IRS dient-te exactament què vol: detecta els errors aviat i corregeix-los ràpid. Aquesta és una altra raó per fer la verificació SSNVS en la incorporació i per conciliar el registre de nòmina amb el W-3 presentat i els formularis trimestrals 941 abans de la data límit de presentació de gener — cada discordança que detectis tu mateix és un problema de $340 per persona que no arribaràs a crear mai.
Mantingues nets els registres de nòmina i tot serà fàcil
Observa com cada pas del procés de resposta pressuposa que pots respondre ràpidament preguntes bàsiques: quin nom i quin SSN va donar l'empleat en ser contractat? Què deia el W-4? Què vas presentar realment? Les empreses amb registres de nòmina ordenats resolen les cartes de no-coincidència en una tarda; les que els tenen desordenats passen setmanes reconstruint què va passar i presenten les correccions W-2c tard, pujant els trams de sanció mentre investiguen.
Integra aquests hàbits a la teva rutina: verifica la combinació de nom i SSN de cada nova contractació a través del SSNVS com a part de la incorporació, concilia la nòmina bruta del teu registre de nòmina amb els formularis 941 cada trimestre i amb el W-3 a final d'any, i mantingues els W-4, les correccions presentades i la correspondència de no-coincidències arxivades juntes per exercici fiscal. Fer un seguiment separat de salaris, retencions i impostos de nòmina de l'empresa als teus llibres — en lloc de vigilar només el salari net — simplifica enormement cada conciliació de la temporada de declaracions.
Simplifica la teva gestió financera
Respondre a una carta de no-coincidència és realment un exercici de tenir registres de nòmina en què puguis confiar amb poc preavís. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et dona transparència i control totals sobre les teves dades financeres — sense caixes negres ni dependència d'un proveïdor. Comença gratis i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.
