Vau gastar 80 $ en un regal d'agraïment per al vostre millor client, vau guardar el rebut a la vostra carpeta de despeses i vau suposar que acabàveu de comprar-vos una deducció fiscal de 80 $. No ho vau fer. L'IRS us permetrà deduir-ne 25 $ — i aquest límit no s'ha mogut des del 1962.
Aquesta és la regla federal dels regals de negoci en una frase incòmoda: ser generós està bé, però deduïble no ho està. Un cop enteneu on es troba la línia dels 25 $, com tracta els cònjuges i les famílies, què en queda totalment exclòs i per què els regals a empleats segueixen un conjunt de regles completament diferent, podeu deixar d'exposar les vostres declaracions de nòmines i deixar de reclamar deduccions excessives que no sobreviuran a una inspecció.
La regla bàsica: 25 $ per persona i any fiscal
Si feu regals de negoci en el curs del vostre comerç o negoci, podeu deduir com a màxim 25 $ del cost dels regals que doneu directament o indirectament a qualsevol persona durant el vostre any fiscal. Aquesta és tota la regla, segons les FAQ de despeses de negoci de l'IRS i el capítol 3 de la Publicació 463.
Algunes paraules d'aquesta frase fan molta feina:
- Per persona, per any. Tres regals de 20 $ al mateix client al llarg de l'any sumen 60 $ de despesa però 25 $ de deducció. Deu regals de 20 $ a deu clients diferents sumen 200 $ de despesa i 200 $ de deducció, perquè cada destinatari té el seu propi límit de 25 $.
- Directament o indirectament. Donar el regal al cònjuge d'un client, o fer que el vostre soci de negoci el lliuri en nom vostre, no crea un segon límit. Un regal a un familiar d'un client es tracta com un regal al client, tret que tingueu una connexió comercial genuïna i independent amb aquest familiar.
- Vosaltres i el vostre cònjuge sou un sol contribuent. Si cadascun envieu un regal de 20 $ al mateix client, heu gastat 40 $ i podeu deduir 25 $ en total entre tots dos.
- Les societats no multipliquen el límit. El límit de 25 $ s'aplica tant a nivell de la societat com a nivell del soci, de manera que canalitzar regals a través de diversos socis no converteix 25 $ en 50 $.
Sempre sou lliures de gastar més. La regla limita la deducció, no la generositat.
Què compta per als 25 $ — i què no
Els costos incidentals queden fora del límit
El gravat, l'embalatge, l'embolicament, l'assegurança i l'enviament generalment no compten per al límit de 25 $, sempre que no afegeixin un valor substancial al mateix regal. Embolicar una ampolla d'oli d'oliva de 24 $ és incidental. Una cistella ornamental que conté fruita per valor de 15 $ però que ella mateixa val 30 $ no és incidental — és part del regal.
La prova és la substància, no les etiquetes. Fer daurar un bolígraf afegeix valor. Pagar 8 $ per enviar un regal de 20 $ no ho fa.
Els articles de marca de 4 $ no són regals en absolut
Per als efectes del límit de 25 $, ignoreu els articles que compleixin aquestes tres condicions:
- Costen 4 $ o menys,
- Porten el nom del vostre negoci gravat o imprès permanentment, i
- Els distribuiu regularment — penseu en calendaris, bolígrafs, tasses o bosses de tela lliurats en quantitat.
Un bolígraf de marca de 3 $ donat a 200 assistents a una conferència no toca el límit de 25 $ de ningú. Una jaqueta de marca de 30 $ sí que el toca, perquè no supera la prova del cost tot i que porti el vostre logotip.
El dubte regal-o-entreteniment es resol a favor de l'entreteniment
Qualsevol article que es pugui considerar tant un regal com un entreteniment generalment es tracta com a entreteniment — i l'entreteniment no és deduïble. Els abonaments de temporada que doneu a un client sense intenció d'assistir-hi junts semblen un regal, però les regles tracten aquesta categoria com a entreteniment. Si assistiu al partit amb el client i hi ha una discussió comercial de bona fe, s'apliquen regles de substanciació diferents per a menjars i entreteniment de negoci, però no podeu reetiquetar-ho com un regal de 25 $ per salvar una deducció.
En cas de dubte, classifiqueu primer, deduïu després.
La trampa on cauen la majoria dels propietaris: regals a clients vs. regals a empleats
Aquí és on les empreses ben intencionades creen exposició a impostos sobre nòmines. Els regals a clients i els regals a empleats sonen semblants, però viuen en parts diferents del codi fiscal.
Regals a clients i clients potencials: el límit de deducció de 25 $
Els regals a clients, proveïdors i fonts de referències cauen sota el límit de regals de negoci de la Secció 274(b) descrit anteriorment. Deduïu fins a 25 $ per destinatari a la vostra declaració de negoci (Schedule C, declaració de societat o declaració corporativa, segons la vostra entitat), i el destinatari generalment l'exclou. Mantingueu els registres de finalitat comercial descrits a continuació.
Regals a empleats: no existeix un "regal" lliure d'impostos
Per als efectes dels impostos federals sobre ocupació, no existeix cap regal d'un ocupador a un empleat. Només hi ha salaris, que són imposables, i beneficis accessoris que una exclusió específica treu dels salaris. Tret que s'apliqui una exclusió, el que anomeneu regal és un salari — subjecte a retenció d'impost sobre la renda més Seguretat Social i Medicare.
Aquesta distinció impulsa dos resultats molt diferents:
L'efectiu i els equivalents d'efectiu sempre són salaris. L'efectiu, els xecs, les targetes regal, els certificats de regal bescanviables per mercaderia general i els crèdits carregats en una targeta de crèdit mai no es poden excloure com a benefici accessori de minimis, per petit que sigui. Una targeta de cafeteria de 25 $, una targeta regal Visa de 50 $ i un certificat que es pot bescanviar per un gall d'indi són tots salaris imposables. L'import ha de passar per la nòmina, aparèixer al formulari W-2 de l'empleat i suportar la retenció — fins i tot quan la targeta restringeix què es pot comprar, quan s'ha d'utilitzar o si els saldos no utilitzats es perden.
La propietat tangible petita i poc freqüent es pot excloure. Un gall d'indi, pernil, cistella de fruites, ampolla de vi, flors o entrades ocasionals per a esdeveniments de valor modest poden qualificar com a benefici accessori de minimis sota la Secció 132: propietat o servei amb tan poc valor, donat tan poc sovint, que comptabilitzar-ho seria irraonable. No hi ha sostre monetari legal per a de minimis, però els professionals generalment mantenen articles individuals al voltant de 100 $ o menys i poc freqüents — penseu una o dues vegades a l'any, no mensualment. Quan s'aplica l'exclusió, l'empleat no deu cap impost i vosaltres deduïu el cost com a despesa comercial ordinària per proporcionar el benefici.
Què significa això per a la vostra deducció
- Una cistella de regal de 60 $ donada a un empleat que qualifica com a de minimis: excluïble per a l'empleat, deduïble per a vosaltres com a cost de benefici accessori.
- Una targeta regal de 60 $ donada al mateix empleat: 60 $ de salaris imposables per a l'empleat, deduïbles per a vosaltres com a compensació (salaris) — declarats i retinguts a través de la nòmina, no reclamats com un regal de negoci de 25 $.
- Un regal de 60 $ a un client no empleat: 25 $ deduïbles com a regal de negoci, 35 $ no deduïbles.
Una categoria relacionada però separada és el premi a la consecució de l'empleat per antiguitat o seguretat — propietat personal tangible atorgada sota un programa escrit, deduïble fins a 400 $ per empleat i any (1.600 $ sota un pla qualificat) i excluïble per a l'empleat fins al mateix import. L'efectiu, les targetes regal, les vacances i articles similars mai no qualifiquen com a premis a la consecució.
L'error comú i costós és donar a cada empleat una targeta regal de 100 $ al desembre, registrar-ho com a "regals a empleats" i saltar-se la nòmina completament. La posició de l'IRS és inequívoca: cada dòlar d'això era un salari el dia que es va lliurar.
Registres que realment demostren un regal de negoci
El límit de 25 $ atrau l'atenció, però els registres que falten fan perdre més deduccions que els imports excessius. Necessiteu registres mantinguts puntualment que estableixin cadascun d'aquests elements:
- Import: el cost del regal més qualsevol cost incidental que tracteu per separat.
- Data: quan es va donar el regal.
- Descripció: què era el regal.
- Finalitat comercial: per què es va donar — agraïment per una referència, bona voluntat de festes per a un client actiu, regal de tancament lligat a un encàrrec específic.
- Relació comercial: qui el va rebre i com es connecta amb el vostre negoci — client, client potencial, proveïdor, font de referències.
"Mantinguts puntualment" significa registrats en el moment o a prop del moment de la despesa, no reconstruïts un any després a partir d'extractes de targetes de crèdit durant una inspecció. Un extracte de targeta demostra que vau gastar diners. No demostra la finalitat comercial, el destinatari ni la relació.
Un mínim pràctic que sobreviu a l'escrutini:
- Deseu el rebut que mostra què es va comprar, on i per quant.
- Al memo de la vostra comptabilitat per a aquesta transacció, anoteu el nom del destinatari, la relació comercial, l'ocasió i la data de lliurament. Exemple: "Agraïment de festes, lliurat el 18 de desembre — J. Rivera, ABC Dental (client actiu, 3 neteges referides al Q4)."
- Feu un seguiment dels totals anuals per destinatari per deixar de deduir als 25 $ en lloc de descobrir l'excés a l'hora de fer la declaració.
- Mantingueu les distribucions de targetes regal i equivalents d'efectiu en una llista de nòmines separada — destinatari, import, data — i concilieu aquesta llista amb els salaris del W-2 abans de finals d'any.
Si reemborseu empleats per regals que compren en nom vostre, la mateixa substanciació flueix cap amunt: ells documenten destinatari, finalitat i cost per a vosaltres, i vosaltres conserveu aquests registres com a propis.
Cinc errors que costen diners reals
1. Deduir el cost complet de cada regal a un client
El regal de 75 $ a un client deduït a 75 $ és una sobredeclaració de 50 $ per destinatari. Amb 40 clients, això són 2.000 $ de deduccions no permeses més exposició a sancions per inexactitud. Limiteu cada destinatari a 25 $ als vostres papers de treball fiscals fins i tot si el vostre informe de despeses intern mostra la despesa completa.
2. Tractar les targetes regal per a empleats com a lliures d'impostos
Aquest és l'error de més alt risc d'aquesta llista perquè es combina: retenció no feta, impostos patronals sobre nòmines no pagats i una subdeclaració del W-2. Canalitzeu cada targeta regal, certificat i premi equivalent a efectiu a través de la nòmina en el període de pagament en què es dona, no com un ajust de final d'any que espereu recordar.
3. Oblidar l'atribució al cònjuge i la família
Un regal de 25 $ a un client més un regal de 25 $ al cònjuge d'aquest client és una deducció de 25 $, no dues — tret que el cònjuge sigui independentment el vostre client o proveïdor amb una relació comercial separada que pugueu documentar. Els regals de festes adreçats a "la família Smith" no multipliquen el límit per la mida de la llar.
4. Enterrar els regals en menjars, subministraments o despeses diverses
Els regals escampats per comptes del llibre major no es poden limitar, substanciar ni defensar. Utilitzeu comptes dedicats — per exemple, "Regals a clients (part deduïble)" i "Regals a clients (excés no deduïble)" — més un compte de salaris separat per als premis a empleats processats a través de la nòmina. La divisió força el càlcul dels 25 $ en el moment de la comptabilització i dona al vostre preparador un número net a final d'any.
5. Ometre registres perquè l'import és petit
Els regals de poc valor són els que més sovint es paguen en efectiu, es compren amb targetes personals o es lliuren sense cap nota — i per tant els més difícils de provar. Un regal de 22 $ sense destinatari ni finalitat documentats val 0 $ en una inspecció, no 22 $.
Un flux de treball senzill de final d'any
- Extreu els comptes de regals. Exporteu cada transacció codificada com a regals a clients, regals a empleats i premis de l'any.
- Ordena per destinatari. Agregueu la despesa per persona a través de tots els compradors, targetes i informes de reemborsament — incloent-hi els regals que el vostre cònjuge o socis van donar del mateix negoci.
- Aplica els límits. Per a no empleats, limiteu el cost deduïble a 25 $ per destinatari; moveu l'excés a no deduïble. Per a empleats, confirmeu que cada article equivalent a efectiu apareix als salaris de la nòmina i que cada article tangible o bé qualifica com a de minimis o bé ha passat per la nòmina.
- Comprova les exempcions. Separeu els articles de marca qualificats de 4 $ o menys i les despeses incidentals d'enviament, embalatge i gravat declarades per separat que no afegeixen valor substancial.
- Arregleu els llibres abans de tancar. Reclassifiqueu ara, mentre els rebuts i els records existeixen. Ajustar un regal de desembre l'octubre següent és com s'inventen els detalls.
- Concilieu la nòmina. Lligueu la llista de targetes regal d'empleats als salaris de la casella 1 del W-2 i confirmeu que es va recaptar la retenció — fent el gross-up on la vostra política promet als empleats un import net.
Com fer el seguiment d'això sense un embolic de fulls de càlcul
La regla dels 25 $ és realment un problema de seguiment per destinatari, que és exactament el tipus de cosa que la comptabilitat general gestiona malament quan els regals s'amaguen en cinc comptes amb memos vagues.
Una estructura viable en qualsevol sistema de partida doble:
Expenses:Gifts:Clients:Deductible— limitat a 25 $ per destinatari i any.Expenses:Gifts:Clients:Nondeductible— l'excés sobre 25 $, mantingut visible en lloc d'eliminat perquè la despesa sigui honesta.Expenses:Gifts:Promo-Items— distribucions de marca qualificades de 4 $ o menys.Expenses:Employee-Awards:Taxable-Wages— targetes regal i premis en efectiu, sempre lligats a una execució de nòmina.Expenses:Employee-Awards:De-Minimis— regals tangibles qualificats.
Registreu el destinatari i la finalitat comercial a la narració de la transacció o en una nota adjunta en el moment de la comptabilització. A final d'any el saldo deduïble ja està calculat, l'excés no deduïble ja està aïllat i la conciliació de nòmines és una reconciliació curta en lloc d'un projecte forense. Si manteniu els vostres llibres en text pla, la mateixa divisió de comptes més una anotació consistent de recipient: i purpose: us dona una pista d'auditoria cercable que el vostre jo futur agrairà.
Simplifiqueu la vostra gestió financera
Encertar la regla del regal de 25 $ és sobretot una qüestió de registrar el detall correcte en el moment correcte — destinatari, finalitat i import, al compte correcte. Beancount.io proporciona comptabilitat en text pla que us dona transparència i control complets sobre les vostres dades financeres, de manera que els límits per destinatari i les conciliacions de nòmines es mantenen verificables en lloc d'enterrades en una caixa negra. Comença gratuïtament i vegeu per què els desenvolupadors i professionals de les finances estan canviant a la comptabilitat en text pla.
