Un empleat necessita diners abans de la pròxima nòmina. Voleu ajudar-lo, així que li envieu els diners avui i teniu previst «arreglar-ho» més endavant. Aquesta petita acció pot esdevenir un problema de conciliació persistent: el saldo bancari és més baix, la nòmina no explica el pagament i ningú no pot determinar si l'import és un préstec, una bestreta de despeses empresarials o un salari pagat abans d'hora.
La solució pràctica és classificar el pagament abans que surti del compte bancari. Després, utilitzeu un únic circuit transitori, assigneu un responsable i una data de venciment a la bestreta, i reviseu el saldo obert a cada període de pagament. Uns bons registres faciliten l'administració d'una decisió compassiva i fan que el reemborsament, l'informe de despeses o l'assentament de nòmina final no siguin cap sorpresa.
Comenceu identificant què és realment el pagament
«Bestreta a l'empleat» és una etiqueta pràctica, però pot amagar tres transaccions molt diferents. El tractament comptable i de nòmina ha de seguir la substància de l'acord, no pas el concepte de la transferència.
Una bestreta sobre salaris futurs
Si pagueu abans d'hora a un empleat per una feina que encara ha de fer, en general es tracta d'un pagament salarial, no pas d'un actiu de l'empresa. L'IRS diferencia una bestreta sobre salaris d'un préstec de bona fe; una bestreta sobre salaris està subjecta al tractament dels impostos sobre l'ocupació quan es paga. No la registreu com un compte a cobrar d'un empleat només perquè espereu reduir la nòmina següent.
Tramiteu el pagament a través de la nòmina durant el període en què es paga, amb les retencions habituals i els registres salarials corresponents. El vostre proveïdor de nòmines us pot ajudar a determinar la manera més neta de satisfer l'empleat mantenint correctes la retribució bruta i la declaració d'impostos. La nòmina següent ha de mostrar llavors qualsevol salari ordinari restant, en lloc de disfressar el pagament anterior com un reemborsament.
Una bestreta de despeses empresarials
Són diners de l'empresa que un empleat gastarà en nom del negoci: una bestreta de viatge abans de visitar un client, una provisió per a compres sobre el terreny o fons per adquirir subministraments a un proveïdor que no accepta targeta.
Inicialment, sol ser un compte a cobrar temporal de l'empleat, no pas una despesa. Quan l'empleat presenta rebuts i una finalitat empresarial, reclasifiqueu l'import justificat al compte de despeses o d'actiu adequat. Qualsevol import no utilitzat ha de tornar a l'empresa.
Als efectes fiscals dels EUA, un acord de reemborsament responsable requereix tres elements: una vinculació empresarial, una justificació oportuna i la devolució oportuna dels fons sobrants. La documentació ha de mostrar l'import, la data, el lloc quan sigui rellevant i la finalitat empresarial. Una bestreta empresarial sense comptabilitat de seguiment pot convertir-se en remuneració en lloc d'un reemborsament net.
Un préstec personal a un empleat
Si l'empleat rep diners per a una necessitat personal i els ha de retornar independentment de si continua treballant, tracteu-ho com un préstec. Això implica un acord escrit, un saldo principal, un calendari de reemborsaments i un procés clar si acaba la relació laboral. No ha de dependre únicament d'una promesa informal que la nòmina «ho recuperarà més endavant».
Per a un préstec de l'empresa de més import o a més llarg termini, consulteu el vostre assessor fiscal sobre els interessos. L'IRS té normes sobre préstecs per sota del tipus de mercat; en general, els interessos no cobrats en determinats préstecs empresarials superiors a 10,000 dòlars poden tractar-se com una compensació addicional. Les normes estatals sobre deduccions de nòmina també varien, així que obteniu assessorament local de dret laboral abans de basar-vos en deduccions de nòmina.
Utilitzeu un únic compte temporal per al saldo que espereu recuperar
Creeu un compte d'actiu corrent com ara Assets:Employee-Advances. És un lloc de retenció per als diners que l'empresa ha pagat però que encara no ha classificat com a despesa, salari o préstec liquidat.
Suposeu que envieu 1,200 dòlars a un empleat per cobrir una visita de tres dies a un client. L'assentament inicial és senzill:
Dr Assets:Employee-Advances 1,200
Cr Assets:Bank:Checking 1,200El dèbit indica que l'empresa té dret a rebre rebuts o el reemborsament. Mantingueu un subllibre major o una etiqueta de llibre major separada per a cada empleat i cada bestreta; un únic total sense noms ni dates és difícil de cobrar i impossible de revisar bé.
Quan arribi l'informe de despeses, traslladeu només l'import justificat fora del compte transitori. Si 1,050 dòlars estan documentats com a bitllets d'avió, allotjament i transport terrestre, registreu:
Dr Expenses:Travel 1,050
Cr Assets:Employee-Advances 1,050Els 150 dòlars restants continuen visibles com un import pendent de retorn. Si l'empleat els retorna mitjançant una transferència bancària, l'assentament transitori és:
Dr Assets:Bank:Checking 150
Cr Assets:Employee-Advances 150Aquesta pauta de tres passos preserva la traçabilitat d'auditoria. El banc mostra la sortida i el retorn de l'efectiu; el compte de despeses conté només despesa empresarial justificada; i el saldo de bestretes a empleats arriba a zero quan l'assumpte es tanca.
Feu explícit el mètode de reemborsament abans de pagar
El fracàs més habitual no és un assentament comptable difícil. És una bestreta sense una manera documentada de liquidar-la. Trieu per escrit una d'aquestes vies abans de desemborsar els fons.
Reemborsament en efectiu, xec o transferència
Aquesta és la via més senzilla per a un préstec personal o una bestreta empresarial no gastada. Establiu l'import i la data de venciment, i després associeu cada rebut o pagament al saldo obert de l'empleat. Un pagament no s'ha de registrar mai directament com a ingressos diversos només perquè algú ha oblidat per a què servia.
Liquidació mitjançant un informe de despeses
Utilitzeu-ho només per a una bestreta de despeses empresarials genuïna. Especifiqueu quins rebuts calen i quan s'ha de presentar l'informe. Quan sigui pràctic, assigneu a algú diferent de l'empleat l'aprovació de l'informe, especialment quan les compres incloguin àpats, viatges o articles que podrien ser personals.
Deducció d'una nòmina futura
La deducció de nòmina pot ser operativament convenient, però no és una drecera per eludir la normativa sobre nòmines i salaris. Confirmeu que l'autorització escrita de l'empleat, les normes sobre salari mínim i hores extres, les normes de pagament final, els termes de negociació col·lectiva i els requisits estatals permeten la deducció. Coordineu l'assentament comptable amb el registre de nòmines perquè el mateix reemborsament no es registri dues vegades.
L'assentament de liquidació continua sent una reducció del compte a cobrar. El sistema de nòmina determina la mecànica de pagament net permesa; el llibre major ha de rebre un registre clar que aboni Assets:Employee-Advances per l'import recuperat realment.
Establiu un petit sistema de control per a cada bestreta
No necessiteu un programa de préstecs complex per evitar que s'acumulin petits saldos. Un formulari de sol·licitud d'una pàgina o un flux de treball senzill pot cobrir els elements essencials.
Registreu les dades mínimes
Per a cada bestreta, registreu:
- Nom i departament de l'empleat
- Data i import del pagament
- Finalitat: pagament salarial, despesa empresarial o préstec personal
- Aprovador i mètode de pagament
- Rebuts o acord de préstec, segons correspongui
- Termini de reemborsament o justificació
- Saldo pendent i data de tancament
Per a un préstec personal, afegiu-hi la freqüència de reemborsament, les condicions d'interès quan correspongui i què passa si l'empleat marxa. Per a una bestreta empresarial, afegiu-hi les categories de despesa previstes i les dates esperades del viatge o del projecte.
Separeu l'aprovació del pagament quan pugueu
En una empresa molt petita, és possible que la mateixa persona hagi d'aprovar i pagar una bestreta. En aquest cas, feu que el propietari o un altre revisor inspeccioni l'informe de bestretes obertes almenys un cop al mes. A mesura que l'equip creixi, separeu els passos de sol·licitud, aprovació, pagament i conciliació. És un control modest amb un benefici desproporcionat: fa visibles els pagaments inusuals abans que siguin difícils d'explicar.
Establiu una cadència de revisió curta
Reviseu els saldos oberts a cada nòmina, no només al final de l'any. Marqueu qualsevol partida que hagi superat la data de venciment, no tingui rebuts, no disposi de documentació de préstec signada o s'hagi prorrogat més d'una vegada. Les bestretes antigues als empleats poques vegades són un misteri comptable; normalment són una tasca de seguiment que ningú no ha assumit.
Utilitzeu una vista d'antiguitat amb columnes per a 0–30, 31–60, 61–90 i més de 90 dies. L'informe ha de mostrar cada empleat, la data original, la finalitat i la pròxima acció, no només un saldo total al balanç de situació.
Eviteu les dreceres que generen problemes de nòmina i impostos
Diversos hàbits fan que una bestreta neta sigui innecessàriament arriscada.
No anomeneu «préstec» cada pagament
Una etiqueta no converteix una bestreta salarial en un préstec. Si el reemborsament depèn de serveis futurs en lloc d'una obligació real de retornar els diners, impliqueu el vostre assessor de nòmines abans de registrar-lo en un compte a cobrar. Per contra, un préstec personal autèntic ha de semblar un préstec als registres: condicions escrites, un saldo i activitat real de cobrament.
No comptabilitzeu l'efectiu com a despesa abans de rebre justificants
Registrar el pagament inicial com a viatges, subministraments o àpats fa que el banc conciliï avui, però elimina el recordatori de demanar rebuts demà. Utilitzeu el compte transitori fins que sapigueu per a què s'han gastat els diners. A continuació, classifiqueu amb exactitud cada import justificat, inclosos els actius fixos o les existències quan la compra hi correspongui.
No compenseu una bestreta amb la remuneració fora dels llibres
Reduir una línia de despesa de nòmina o disminuir discretament el dipòsit directe següent pot fer que els salaris, les retencions i els extractes de pagament dels empleats no quadrin. Mantingueu sincronitzats la nòmina, l'acord amb l'empleat i el llibre major. Si l'import es perdona o no es pot cobrar, atureu-vos abans de donar-lo de baixa; la resolució pot tenir conseqüències de nòmina, fiscals i de dret laboral.
No deixeu que els saldos antics es converteixin en actius permanents
Un compte de bestretes a empleats no és un lloc per aparcar pagaments sense explicació. Un saldo creixent o envellit pot sobrevalorar els actius i ocultar compensació, errors o controls febles. Escaleu les excepcions ràpidament i documenteu la decisió de cobrar, reclasificar o obtenir assessorament professional.
Creeu una conciliació mensual repetible
Afegiu les bestretes als empleats al vostre tancament mensual habitual. Una conciliació lleugera podria ser així:
- Exporteu el detall de bestretes obertes per empleat.
- Feu quadrar el total amb
Assets:Employee-Advancesal llibre major. - Relacioneu les partides liquidades amb informes de despeses, rebuts de reemborsament o entrades del registre de nòmines.
- Investigueu cada saldo antic, sense justificació o negatiu.
- Demaneu a l'aprovador que validi les partides no resoltes i la seva pròxima acció.
Els saldos negatius també mereixen atenció. Poden significar que un empleat ha retornat massa diners, que un informe de despeses s'ha registrat dues vegades o que cal reemborsar l'empleat. Una conciliació que només pregunta si el total és «petit» no detectarà aquests errors.
Aquest també és un bon lloc per comparar la vostra política amb la realitat. Si els empleats necessiten repetidament bestretes salarials personals, és una conversa sobre política i disseny de nòmines, no pas una raó per deixar que un compte d'actiu es converteixi en un sistema de nòmina a l'ombra. Si les bestretes per a viatges de negocis romanen obertes repetidament, considereu targetes corporatives, límits de bestreta més baixos o un termini més estricte per als informes de despeses.
Mantingueu organitzada la vostra gestió financera
Uns registres clars de bestretes als empleats fan que els moviments d'efectiu, la nòmina, les aprovacions de despeses i la revisió de final de mes siguin més fàcils de confiar. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla, transparent, amb control de versions i preparada per a la IA, perquè els vostres registres financers es mantinguin clars sense cap caixa negra. Comenceu gratis quan estigueu a punt per crear un llibre major que el vostre equip pugui revisar amb confiança.