Un membre obre la porta del vostre makerspace a les 11 de la nit un dimarts, engega el tallador làser i crema 40 ja "cobreix" el làser, les impressores 3D, la fusteria, el banc d'electrònica i el cafè. Aquesta és tota la proposta: accés il·limitat a eines que ningú no es podria permetre sol. També és per això que la comptabilitat d'un makerspace és genuïnament més difícil del que sembla: esteu venent accés a un conjunt compartit d'equipament car que es deprecia, no a una unitat comptable de res.
La majoria de makerspaces i hackerspaces estan gestionats per persones que són excel·lents amb routers CNC i terribles dissenyant plans de comptes. Això funciona amb deu membres seguits en un full de càlcul compartit. Deixa de funcionar en algun punt al voltant dels cinquanta membres, uns quants milers de dòlars al mes en quotes, una sol·licitud de subvenció que demana tres anys de finances i un membre de la junta preguntant per què el saldo del compte corrent no coincideix amb el que ningú esperava. Aquesta guia cobreix les quatre coses que específicament ensopeguen les comunitats maker: reconèixer correctament les quotes de membres, costejar classes i tallers, comptabilitzar les eines compartides i els consumibles, i triar (o arreglar) la vostra estructura legal abans que us costi una subvenció.
Per què les Quotes de Membres no són simplement "Ingressos el Dia que Arriben al Banc"
L'instint és registrar el pagament de 85 d'ingressos en el moment que es liquida. Això és incorrecte, i és incorrecte d'una manera que distorsiona activament la vostra imatge mensual.
Quan un membre paga per un any per avançat — una tàctica de descompte habitual, sovint 900 × 12 — encara no heu guanyat aquests diners. Heu assumit l'obligació de proporcionar accés a les instal·lacions, temps d'eina i comunitat durant els propers dotze mesos. La comptabilitat tracta això com un passiu, no com a ingressos, fins que ho lliureu.
La mecànica, tant si sou una organització sense ànim de lucre com una LLC:
- En rebre'l, debiteu Efectiu, acrediteu un compte de passiu
Ingressos de Membres Diferits(oQuotes No Merescudes) per l'import total. - Cada mes, reconeixeu 1/12 d'aquest passiu com a ingressos merescuts — debiteu el passiu, acrediteu
Ingressos per Membres. - Si un membre cancel·la a mig termini i li retorneu la part no utilitzada, el saldo del passiu restant us diu exactament quant li deveu, sense cap endevinalla.
Això no és pedanteria comptable. Un makerspace que registra les quotes anuals enterament al gener mostrarà un gran pic d'ingressos al primer trimestre i un penya-segat per a la resta de l'any — inútil per jutjar si l'espai està realment creixent, i enganyós per a un banc o un atorgant de subvencions que avaluï el vostre flux de caixa. Reconèixer les quotes de manera proporcional durant el període de membres (el tractament de transacció d'intercanvi segons ASC 606, que s'aplica tant si sou una organització sense ànim de lucre com si no, ja que l'accés de membres és un servei que esteu lliurant a canvi d'una tarifa) us dóna una línia d'ingressos que segueix la realitat: quants membres teniu realment actius per accés cada mes.
Configuració pràctica: creeu un compte de passiu per nivell de membres si la vostra estructura de quotes en té més d'un (accés diürn, vespres i caps de setmana, clauer 24/7), perquè pugueu veure quin nivell està impulsant realment el creixement d'ingressos en lloc de quin només té més membres. Reconcilieu el saldo d'ingressos diferits mensualment amb la vostra base de dades de membres — el passiu corrent hauria de ser igual a (membres actius) × (mesos mitjans restants del seu termini). Si no ho és, l'estat de membres d'algú i els vostres llibres s'han separat, cosa que passa constantment quan el programari d'accés per porta i el programari de comptabilitat no es comuniquen entre si.
Costejar Classes i Tallers per Separat de les Quotes de Membres
Per a molts espais, els ingressos per instrucció — certificacions de tall làser, classes d'introducció a la soldadura, un taller d'electrònica de dissabte — no són una feina secundària. En els primers anys d'espais coneguts com Artisan's Asylum a Somerville, MA, les classes proporcionaven la majoria dels ingressos abans que les quotes de membres els igualessin; els espais madurs encara solen veure entre un quart i un terç dels ingressos de la instrucció. Si no feu un seguiment dels ingressos i costos de les classes com a línia pròpia, no podeu saber si el vostre programa de tallers està subvencionant l'espai o esgotant-lo.
Configureu un compte d'ingressos separat per a Ingressos de Tallers i Classes, diferent de les quotes de membres, i feu un seguiment dels costos directes en relació amb ell:
- Pagament al instructor (ja sigui una beca, tarifa horària o participació en ingressos)
- Materials consumits a la classe — fusta, filament, filferro, xapa metàl·lica
- Comissions de màrqueting/plataforma si veneu places a través d'Eventbrite o una eina similar
La raó per separar-ho de les despeses operatives generals: una classe de fusteria de tres hores a 30 /alumne després de materials i pagament al instructor és una decisió empresarial molt diferent d'una que genera 2 $/alumne un cop compteu el temps de taller que ocupa i que els membres no poden utilitzar. Calculeu el cost de cada tipus de classe recurrent almenys un cop l'any. Si una classe és constantment no rendible un cop compteu materials i temps d'instructor, això és informació útil — potser el preu és massa baix, potser hauria de passar a una mida de classe més petita, potser és un producte promocional per reclutar nous membres i aquesta és una compensació que cal fer deliberadament en lloc d'accidentalment.
Equipament Compartit: La Part que el Consell de Comptabilitat Genèric Omet
Aquesta és la part que és genuïnament específica dels makerspaces. Un gimnàs té cintes de córrer que es desgasten segons un horari previsible per unitat. Un makerspace té un tallador làser que pot rebre 40 hores d'ús lleuger un mes i ser utilitzat fins a l'esgotament el següent per un membre amb un gran projecte, a més d'una fusteria plena d'eines que van des d'un trepant de columna de 200 , a més d'un degoteig constant de consumibles — paper de vidre, filament, gas de soldadura, recanvis de lents làser — que no es corresponen netament amb cap classe o membre.
Algunes pràctiques que eviten que això es converteixi en un embolic:
Capitalitzeu i depreciïu les coses grans. Les compres d'equipament per sobre del vostre llindar de capitalització (sovint 500–2.500 no és un cop de 15.000 $ al compte de pèrdues i guanys d'aquest mes; és un actiu que genera valor per als membres durant més de cinc anys. La Secció 179 o la depreciació addicional us poden permetre prendre la deducció completa al primer any a efectes fiscals fins i tot mentre la depreciació comptable reparteix la despesa — parleu amb un CPA sobre quina elecció s'adapta a la vostra situació, especialment si sou una LLC subjecta a impostos en lloc d'una organització sense ànim de lucre exempta d'impostos.
Feu un seguiment dels consumibles com una categoria de despesa real, no com un error d'arrodoniment. El manteniment d'eines i els consumibles solen ascendir a uns quants centenars a ben més de mil dòlars al mes per a un taller actiu. Si això està enterrat dins d'una línia genèrica de "subministraments" amb aperitius d'oficina i productes de neteja, mai us n'adonareu quan augmenti — cosa que farà, a mesura que creixi el nombre de membres i l'ús per membre.
Construïu una reserva de manteniment/reposició, no només una reserva operativa. Més enllà del consell estàndard de mantenir uns quants mesos de despeses operatives al banc, els espais maker necessiten específicament un fons d'amortització per a la reposició d'equipament i reparacions imprevistes — la mort d'un tub làser o la fallada d'un compressor no és un "si", és un "quan". Una línia de reserva dedicada (fins i tot un percentatge simple de les quotes mensuals reservat) significa que una màquina trencada no es converteix en una emergència de flux de caixa o un augment de tarifes que es llança als membres sense previ avís.
Considereu mesurar el temps de màquina d'alt cost per separat de la quota base, si un petit nombre d'eines impulsa una part desproporcionada del cost de consumibles (els talladors làser i les impressores 3D de gran format són els sospitosos habituals). Molts espais cobren temps de làser per minut o tarifes de filament per gram a més de la quota base específicament perquè la comptabilitat — i l'incentiu per no malgastar materials — s'alineï amb l'ús real. Si feu això, doneu-li el seu propi compte d'ingressos (Tarifes d'Ús de Màquina) en lloc de plegar-lo dins de les quotes, perquè pugueu veure si la tarifa de mesura està cobrint realment el cost de consumible que pretén compensar.
Triar (i Documentar) la Vostra Estructura Legal
La majoria de makerspaces establerts són organitzacions sense ànim de lucre 501(c)(3) o 501(c)(4), la qual cosa desbloqueja subvencions, donacions de membres deduïbles d'impostos més enllà de les quotes i, sovint, una millor posició davant el govern local i les escoles per a col·laboracions. Però l'estatus sense ànim de lucre no és automàtic ni gratuït: significa una restricció de no distribució (l'excedent es reinverteix, mai es distribueix als membres o organitzadors), una presentació anual del Formulari 990 i — per sobre de certs llindars d'ingressos — una auditoria única si rebeu diners de subvencions federals.
Un nombre creixent d'espais més nous trien una estructura LLC en lloc seu, canviant l'elegibilitat per a subvencions per simplicitat i la flexibilitat per pagar als organitzadors o distribuir excedents. Cap de les dues opcions és "més correcta" — depèn de si el vostre pla de finançament es recolza en subvencions i donacions o en quotes i serveis de pagament.
Sigui quina sigui la que trieu, aconseguiu exempcions de responsabilitat dels membres i una assegurança de responsabilitat general/d'equipament abans que el vostre primer membre toqui una serra de taula, i manteniu el rastre de documentació tan net com la comptabilitat: l'estat de l'exempció presentada, els certificats d'assegurança i qualsevol requisit de certificació d'eina específica (alguns espais bloquegen l'accés al làser o CNC darrere d'una signatura de sortida després d'una classe de seguretat) s'han de seguir i auditar tan fàcilment com el vostre registre de quotes. Un atorgant de subvencions o una asseguradora que pregunti "podeu mostrar-me quins membres estaven certificats al router CNC al març" hauria de ser una resposta de cinc minuts, no una tarda buscant correus electrònics.
Mantingueu els Llibres de la Vostra Comunitat Maker Tan Nets com el seu Taller
Res d'això requereix programari car — requereix un pla de comptes que realment coincideixi amb com un makerspace guanya i gasta diners: quotes reconegudes de manera proporcional, classes costejades per separat, equipament capitalitzat i mesurat on sigui important, i una estructura legal que s'adapti al vostre model de finançament. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que fa que aquest tipus d'estructura sigui fàcil de construir i fàcil d'auditar — cada entrada de quotes diferides, cada desglossament de costos de classe i cada peça d'equipament de taller que es deprecia viuen en fitxers llegibles per humans i controlats per versions en lloc d'un registre de caixa negra. Comenceu de manera gratuïta i doneu als llibres del vostre espai la mateixa transparència que els vostres membres esperen d'un taller obert.