La majoria dels propietaris de petites empreses descobreixen què significa realment una auditoria d'assegurança d'accidents de treball de la manera més difícil: arriba una carta, un auditor vol dues hores del vostre temps i, unes setmanes després, deveu 8.000 dòlars addicionals en prima que no havíeu pressupostat. No ha de ser així. Les empreses que surten d'una auditoria amb diners de tornada, no amb una factura sorpresa, gairebé sempre són les que han tractat els seus registres de nòmines com un sistema viu durant tot l'any, no com una corrua la setmana abans que l'auditor truqui.
A continuació us expliquem què comprova realment una auditoria de prima d'assegurança d'accidents de treball, per què la majoria de sorpreses es poden prevenir i quins registres específics heu de tenir a mà per afrontar-la amb confiança.
Què Verifica Realment una Auditoria d'Accidents de Treball
Quan contracteu una pòlissa d'assegurança d'accidents de treball, no pagueu un preu fix, sinó una estimació. A l'inici de la pòlissa, la vostra asseguradora projecta la vostra nòmina per a l'any i la multiplica per les tarifes vinculades a les classificacions laborals dels vostres empleats (els treballadors de la construcció i el personal de magatzem tenen un risc molt diferent dels administradors d'oficina, i es preus en conseqüència).
L'auditoria de prima, realitzada al final del període de la pòlissa, concilia aquesta estimació amb la realitat. L'auditor comprova tres coses:
- La nòmina real enfront de la nòmina estimada
- Els codis de classificació laboral enfront de la feina que els empleats van fer realment
- Els contractistes independents i subcontractistes a qui vau pagar, i si tenien la seva pròpia cobertura
Si el vostre negoci va créixer més del previst, o un comptable va traslladar més empleats a funcions de risc més alt del que la pòlissa suposava, haureu de pagar una prima addicional. Si vau sobreestimar la nòmina o vau classificar en excés la feina de baix risc, teniu dret a un reemborsament. En qualsevol cas, l'auditoria no és opcional ni una cosa de la qual us pugueu desdir: és una condició contractual de la pòlissa.
Els Registres de Nòmines que Més Importen
Els auditors no es fixen només en un sol nombre de "nòmina total". Volen veure els components, perquè els diferents tipus de compensació es tracten de manera diferent segons les regles de valoració de l'assegurança d'accidents de treball.
Manteniu-los organitzats i conciliats mensualment, no anualment:
- Registre de nòmines desglossat per empleat, període de pagament i salari brut
- Hores extres separades del salari normal. Això és més important del que la majoria dels propietaris creuen: les asseguradores generalment us permeten descomptar la part de la prima de les hores extres al seu valor de temps normal, però només si els vostres registres permeten a l'auditor separar clarament les hores extres del salari base. Si el vostre sistema de nòmines ho agrupa tot, perdeu un descompte legítim.
- Bonificacions, comissions i pagaments per vacances/festius/baixa per malaltia — generalment compten per a la nòmina a efectes de valoració, tot i que no es corresponen amb "hores treballades"
- Classificació laboral per empleat, especialment per a aquells la funció dels quals hagi canviat a mig any. Si un empleat de magatzem va passar a una posició purament administrativa al març, documenteu la data d'aquest canvi i la nova descripció de la feina. Sense aquesta pista documental, l'auditor assumeix la classificació de risc més alt per a tot el període de la pòlissa.
- Formulari federal 941, informes d'atur estatal i W-2/1099 — els auditors creuen el vostre registre de nòmines intern amb aquestes declaracions, de manera que qualsevol discrepància convida a un escrutini en lloc de resoldre-la
Un simple hàbit mensual (conciliar el vostre registre de nòmines amb el vostre 941 trimestral mentre el presenteu) significa que mai haureu de reconstruir un any d'historial de nòmines durant els tres dies abans d'una auditoria.
La Trampa del Subcontractista que Costa Més
Si el vostre negoci contracta subcontractistes, autònoms o contractistes independents, aquí és on les auditories es torcen més sovint, i on les quantitats de diners es disparen ràpidament.
Aquí teniu el mecanisme: si vau pagar a un subcontractista i aquest subcontractista no pot presentar un certificat d'assegurança que provingui que té la seva pròpia cobertura d'assegurança d'accidents de treball, l'auditor tracta els diners que li vau pagar com si fossin nòmines dels vostres propis empleats. Si aquest subcontractista tampoc pot presentar els seus propis registres de nòmines que separin la mà d'obra dels materials, l'import total del contracte s'afegeix a la vostra nòmina auditable, valorat segons la classificació que correspongui a la feina realitzada.
Un contracte de subcontractació de 200.000 dòlars sense certificat d'assegurança arxivat no us costa uns quants centenars de dòlars en prima addicional — pot significar desenes de milers de dòlars en càrrecs addicionals, a més d'un recàrrec per incompliment de l'auditoria d'assegurança d'accidents de treball que les asseguradores solen fixar entre el 25 i el 50% de la vostra prima original.
La solució és senzilla i s'ha de fer abans de lliurar el primer xec, no després de l'auditoria:
- Recolliu un certificat d'assegurança de cada subcontractista abans que comenci la feina
- Mantingueu un fitxer actualitzat d'aquests certificats, organitzats per proveïdor, amb les dates de renovació registrades
- Verifiqueu que el període de la pòlissa del certificat cobreixi realment les dates en què el subcontractista va treballar per a vosaltres, no només la data en què vau recollir el certificat
- Si un subcontractista no està realment assegurat, incloeu aquest cost a la vostra oferta o pressupost, no el descobriu durant l'auditoria
Preparació per al Dia de l'Auditoria
- Designeu un únic punt de contacte. Trieu algú que entengui tant el vostre sistema de nòmines com com la feina dels vostres diferents departaments es correspon amb les classificacions laborals. Els auditors es mouen més ràpid i troben menys coses per qüestionar quan treballen amb algú que pot respondre preguntes directament en lloc de redirigir-ho tot per correu electrònic.
- Pre-concilieu les vostres xifres. Feu coincidir el total del vostre registre de nòmines amb el que vau informar a la vostra asseguradora a l'inici de la pòlissa. Si hi ha un buit, enteneu per què abans que l'auditor ho pregunti.
- Organitzeu el vostre fitxer de subcontractistes per separat del fitxer de nòmines dels empleats, amb els certificats d'assegurança fàcils d'extreure per a qualsevol proveïdor pel seu nom.
- Coneixeu el vostre termini de disputa. Si no esteu d'acord amb les conclusions de l'auditoria, la majoria d'asseguradores us donen de 30 a 60 dies des de la data de la declaració de l'auditoria per disputar-la formalment. Les disputes recolzades per una documentació completa i organitzada es resolen a favor de l'empresari amb molta més freqüència que les presentades sense registres que les sustentin — i és per això que l'hàbit de mantenir registres és més important que el propi procés de disputa.
Per Què Això Es Connecta amb el Vostre Sistema de Comptabilitat
Una auditoria d'assegurança d'accidents de treball és, en realitat, una prova d'esforç de la vostra disciplina comptable. Les empreses que hi passen sense problemes són aquelles les nòmines, els pagaments a contractistes i les classificacions laborals de les quals ja estan registrades netament als seus llibres, no reconstruïdes de memòria i fulls de càlcul dispersos quan la sol·licitud de l'auditor arriba a la safata d'entrada.
Si el vostre pla de comptes ja separa la nòmina per departament o classificació, i els vostres pagaments a contractistes estan etiquetats i es poden rastrejar fins a un proveïdor i un certificat d'assegurança específics, l'auditoria es converteix en un tràmit en lloc d'un simulacre d'incendi.
Mantingueu els Vostres Registres Financers Llests per a l'Auditoria Durant Tot l'Any
Tant si es tracta d'un auditor d'assegurança d'accidents de treball, d'un prestador o del vostre comptable a l'hora de fer els impostos, les empreses que afronten l'escrutini amb calma són les que tenen registres clars i ben organitzats durant tot l'any, no les que els reconstrueixen sota la pressió d'un termini. Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que us dona total transparència i un historial complet i controlat de versions de cada transacció, de manera que els vostres registres de nòmines i proveïdors estiguin sempre a punt per a qui els necessiti. Començeu gratuïtament i manteniu els vostres llibres llestos per a l'auditoria per defecte.