Pregunteu a un contractista com ha anat una feina i normalment obtindreu una sensació, no un número. "Aquella va anar molt justa". "Vam guanyar diners decents amb la reforma de la cuina". "La feina de la terrassa va ser un mal de cap". El saldo bancari va pujar, així que les coses deuen anar bé.
Aleshores arriben els estats financers de final d'any, i la imatge és més lletja del que suggerien les sensacions. L'empresa va facturar 2,1 milions de dòlars, va treballar hores brutals i va obtenir un benefici net del 4 per cent. En algun lloc d'aquestes quaranta feines, els diners es van escapar — però sense un càlcul de costos per projecte, no hi ha manera de saber quines feines van perdre diners, quant ni per què.
El càlcul de costos per projecte (job costing) és la disciplina que converteix "aquella va anar justa" en "vam perdre 7.400 $ a la feina dels Henderson perquè la mà d'obra d'estructura va fer 60 hores de més i ningú ho va detectar fins al tancament". És la pràctica comptable més valuosa que pot adoptar un contractista o una empresa del sector, i la majoria de tallers petits ho fan malament o no ho fan en absolut.
Què és realment el càlcul de costos per projecte
El càlcul de costos per projecte assigna cada dòlar de cost a la feina específica que el va causar. En lloc d'un gran bloc anomenat "mà d'obra" i un altre anomenat "materials", cada feina té el seu propi llibre major. Quan un fuster fitxa vuit hores, aquestes hores s'assignen a una feina. Quan s'entrega la fusta, aquesta factura s'assigna a una feina. Quan llogueu una plataforma elevadora per a dues setmanes, el lloguer s'assigna a una feina.
És el contrari del càlcul de costos per processos, que s'adapta a empreses que fabriquen unitats idèntiques — una planta d'embotellament, un fabricant de productes genèrics. Allà, cada unitat costa aproximadament el mateix, per la qual cosa fer mitjanes funciona bé. Els contractistes fan el contrari: cada projecte és personalitzat. Una reforma de bany i la construcció d'una terrassa no comparteixen pràcticament cap estructura de costos. Fer mitjanes entre elles amaga tot el que realment importa.
El resultat del càlcul de costos per projecte és un informe de costos per projecte — una comparació contínua entre el que vau pressupostar i el que realment heu gastat, desglossat per categories, per a cada feina activa. Llegit correctament, us indica que una feina està perdent diners mentre encara hi podeu fer alguna cosa.
Els quatre blocs de costos
Cada sistema de càlcul de costos per projecte fa el seguiment de les mateixes quatre categories. Si aconseguiu que aquestes siguin clares i consistents, la resta vindrà sol.
1. Mà d'obra directa
Els salaris de les persones que fan físicament la feina en aquell projecte. Això sembla senzill i és l'error més comú dels contractistes — no perquè s'oblidin de registrar les hores, sinó perquè registren el salari base en lloc de la mà d'obra amb càrrecs. En parlarem més a la secció següent, perquè s'ho mereix.
2. Materials directes
Fusta, accessoris, formigó, cablejat, plaques de guix — qualsevol cosa incorporada físicament a la feina. La disciplina aquí consisteix a codificar cada factura del proveïdor per a la feina correcta el dia que arriba, no a final de mes quan ningú recorda on va anar cada lliurament. Una pila de factures sense codificar és un sistema de càlcul de costos que ja ha fallat.
3. Subcontractistes i equipament
Costos de subcontractistes, lloguer d'equips, taxes d'abocador, permisos i altres despeses directes del projecte. Aquestes van lligades a la feina igual que els materials. Si sou propietaris de l'equip en lloc de llogar-lo, normalment cobrareu a les feines una tarifa interna per hora o per dia perquè cada projecte absorbeixi una part justa del cost de propietat.
4. Despeses generals (Costos indirectes)
Els costos que mantenen l'empresa en funcionament però que no es poden atribuir a una sola feina: l'oficina, el salari del pressupostador, el programari de comptabilitat, l'assegurança de responsabilitat civil general, la furgoneta del propietari, el màrqueting. Les despeses generals no desapareixen només perquè siguin difícils d'assignar; s'han d'imputar entre les feines, cosa que tractarem més avall.
La trampa de la càrrega laboral
Aquí teniu l'error que destrueix silenciosament els marges dels contractistes.
Un estructurista guanya 30 l'hora. El contractista veu 30 \, pressuposta la feina utilitzant 30 l'hora. Però 30 $ no és el que costa aquest estructurista. Per sobre del salari hi ha:
- Impostos sobre la nòmina a càrrec de l'empresa (Seguretat Social, atur)
- Assegurança d'accidents de treball — sovint del 8 al 15 per cent de la nòmina per als oficis, molt més alta per als teuladers
- Assegurança mèdica i aportacions a la jubilació
- Vacances pagades, festius, formació i certificació
- Petites eines, assignació per a telèfon, costos de vehicle
Sumant-ho tot, la tarifa laboral totalment carregada sol ser entre un 30 i un 50 per cent superior al salari base. Aquell estructurista de 30 i 45 $ l'hora.
Si els vostres informes de costos utilitzen els 30 $ bruts, cada informe menteix en la mateixa direcció: les feines semblen rendibles a mitja execució i deceben al tancament. Creieu que teniu uns marges del 18 per cent; en realitat en teniu del 8. Pressuposteu la següent feina a partir del mateix número erroni i fixeu un preu massa baix. L'error s'acumula.
Calculeu la vostra càrrega laboral una vegada a l'any. Agafeu els costos anuals totals relacionats amb la mà d'obra (salaris més tots els conceptes anteriors), dividiu-los pels salaris productius totals i obtindreu un multiplicador de càrrega — per exemple, 1,38. Apliqueu-lo a cada hora en cada informe de costos per projecte. És la millora individual amb més impacte en la comptabilitat d'un contractista.
Assignació de despeses generals amb una taxa predeterminada
Les despeses generals no es poden atribuir directament a un projecte, per la qual cosa s'apliquen mitjançant una taxa que s'estableix a l'inici de l'any. La fórmula estàndard:
Taxa de despeses generals = Despeses generals anuals estimades ÷ Base de repartiment anual estimada
La base de repartiment és qualsevol factor que generi les teves despeses generals; la majoria dels contractistes utilitzen les hores de mà d'obra directa o el cost total directe del projecte. Exemple: preveus 360.000 de despeses generals per hora de mà d'obra**. Cada projecte absorbeix 15 $ per cada hora que s'hi treballi.
Com que la taxa és una estimació, les despeses generals reals acabaran sent lleugerament superiors o inferiors a les que vas aplicar. Al final de l'any tindràs un petit saldo aplicat en excés o per defecte, que es tanca contra el cost de les vendes (o es prorrateja entre els projectes si és gran). No deixis que aquesta petita conciliació t'espanti: aplicar les despeses generals de manera imperfecta durant tot l'any és molt millor que ignorar-les i "descobrir" el teu marge real només quan s'ha fet la declaració d'impostos.
Codis de cost: El sistema de classificació
Els codis de cost són les categories que converteixen els costos bruts en un informe llegible. En lloc d'una sola línia de "materials", una reforma podria desglossar-se en formigó, estructura, electricitat, lampisteria, acabats, etcètera. La indústria de la construcció té un estàndard formal —el CSI MasterFormat, organitzat en divisions com la Divisió 03 Formigó i la Divisió 09 Acabats— i els grans constructors comercials se'n regeixen estrictament.
La majoria dels petits contractistes no haurien d'adoptar el MasterFormat complet. Una llista simplificada de 15 a 30 codis que cobreixin el treball que realment fas és millor que un estàndard de 600 línies que mai utilitzaràs de manera constant. Tres regles fan que els codis de cost funcionin:
- Sigues breu. No incloguis oficis que ni realitzes tu mateix ni subcontractes. El detall que no mantindràs és només soroll.
- Mantén la consistència entre projectes. L'estructura de codis ha de ser la mateixa en cada projecte, fins i tot quan alguns codis no s'utilitzin en feines petites. La consistència és el que et permet comparar un projecte d'aquest any amb un de similar de fa dos anys.
- Utilitza un sol conjunt de codis per a tot. L'error clàssic i fatal: el pressupostador licita amb un conjunt de codis i el gestor del projecte fa el seguiment dels costos amb un altre. Aquesta única inconsistència trenca l'enllaç entre el pressupost i el real —i la comparació entre pressupost i real és tot l'objectiu.
Costos compromesos: Veure més enllà
Un informe de costos de projecte que només mostra els diners ja gastats és un mirall retrovisor. La xifra que evita desastres és el cost compromès.
Un cost compromès són diners que has obligat però que encara no has pagat: un subcontracte signat, una comanda de compra emesa, una comanda de material realitzada però no facturada. Suposem que un projecte té un pressupost de 50.000 $, has gastat 30.000 . L'informe que només mostra el que s'ha gastat diu que et queden 20.000 contra un pressupost de 50.000 per sobre, i ho pots veure avui —abans que arribin les factures— en lloc d'al tancament.
Cost projectat a la finalització = costos fins a la data + costos compromesos + cost estimat per acabar el treball restant
Fes un seguiment d'aquest número setmanalment i el projecte deixarà de donar-te sorpreses.
Com llegir l'informe de rendibilitat del projecte
Un informe de costos de projecte útil posa cinc columnes de costat per a cada codi de cost:
| Columna | Què t'indica |
|---|---|
| Estimació original | El que vas pressupostar per a aquesta categoria |
| Costos fins a la data | Reals amb costos associats meritats fins ara |
| Costos compromesos | Comandes de compra i subcontractes encara no facturats |
| Cost per completar | La teva estimació actual del cost restant |
| Desviació projectada | Estimació menys el total projectat — la conclusió |
Examina la columna de desviació projectada. Un codi que tendeix a superar el pressupost quan el projecte només està completat en un 40 per cent és un foc que encara pots apagar: reassigna un equip, renegocia una ordre de canvi, ajusta l'abast. El mateix excés de cost descobert al tancament és només una pèrdua que hauràs d'explicar.
Genera l'informe setmanalment per a cada projecte actiu. El càlcul de costos de projecte fet mensualment és una lliçó d'història. Fet setmanalment, és un volant.
Per què els registres precisos fan possible el càlcul de costos per projecte
El càlcul de costos de projecte només funciona si la comptabilitat subjacent és neta i està al dia. Cada nòmina ha de dividir les hores per projecte. Cada factura de proveïdor ha de portar un projecte i un codi de cost abans de ser comptabilitzada. Cada ordre de canvi ha d'actualitzar el pressupost afectat. Si les transaccions s'acumulen sense codificar durant tres setmanes, els teus informes de costos de projecte són ficció, i prendràs decisions reals basades en números ficticis.
Aquí és on la comptabilitat disciplinada i transparent es rendibilitza per si sola. Quan cada transacció es codifica una vegada, correctament, i s'emmagatzema en un format que realment pots inspeccionar, l'informe de costos del projecte es converteix en un subproducte de la bona comptabilitat en lloc d'una reconstrucció dolorosa de final de mes. Els contractistes que tracten la comptabilitat com un hàbit diari —no com una correguda trimestral— són els que poden confiar en el seu càlcul de costos.
Mantingues els costos del projecte sota control des del primer dia
El càlcul de costos per projecte no és una funció de programari que compres; és l'hàbit d'assignar cada cost al projecte que el va causar, en dòlars amb recàrrec, contra un conjunt consistent de codis de cost, mentre encara pots actuar sobre el que veus. Calcula bé els recàrrecs de mà d'obra, aplica les despeses generals amb una taxa predeterminada, fes un seguiment dels costos compromesos i llegeix la columna de desviació setmanalment —i "aquell projecte va anar just" es convertirà en un número que pots gestionar.
Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et dóna total transparència i control sobre les teves dades financeres: cada transacció codificada, traçable i amb control de versions, sense caixes negres ni dependència de proveïdors. Comença de franc i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla. Per aprofundir en el funcionament, consulta la documentació o explora els informes amb el quadre de comandament Fava.