El vostre període de pagament va acabar un dimecres. El mes va acabar un divendres. Els vostres empleats van treballar dijous i divendres, i no cobraran per aquests dies fins a la següent nòmina, que ja cau en el mes següent. Per tant, quan tanqueu els llibres, on van aquests dos dies de salaris?
Si la vostra resposta és "enlloc, ja els comptabilitzaré el mes que ve", els vostres estats financers estan malament. No és un error catastròfic, però és un error que distorsiona silenciosament cada informe de tancament mensual que genereu. La solució és un únic assentament comptable anomenat assentament de nòmines meritades i, un cop l'entengueu, no tornareu a veure un desalineament del calendari de la mateixa manera.
Què són realment les nòmines meritades
Les nòmines meritades són el total de totes les despeses relacionades amb les nòmines en què ha incorregut la vostra empresa però que encara no ha pagat a una data específica, normalment l'últim dia d'un període comptable.
La paraula clau és incórrer. Sota la comptabilitat de meritança, una despesa pertany al període en què s'ha realitzat el treball, no al període en què els diners han sortit del vostre compte bancari. Quan un empleat fa un torn, li deveu diners en el moment en què acaba el torn. El fet que el vostre sistema de nòmines no emeti el xec fins d'aquí a una setmana o dues no canvia quan es va generar la despesa.
La nòmina meritada és un passiu. Apareix al vostre balanç de situació juntament amb els comptes a pagar i altres imports que deveu. Són diners que pertanyen als vostres empleats i a les agències tributàries; simplement els esteu retenint fins a la data de pagament prevista.
Alguns elements que solen incloure's en la xifra de nòmines meritades:
- Salaris i jornals per hores meritats però encara no pagats
- Hores extres realitzades durant el període
- Comissions i bonificacions que l'empleat ha guanyat, fins i tot si el pagament es fa més tard
- Impostos sobre la nòmina — tant les retencions de l'empleat com la quota corresponent a l'empresa
- Temps lliure pagat (PTO) que els empleats han acumulat durant el període
- Contribucions de l'empresa a l'assegurança mèdica i plans de jubilació
Si algun d'aquests elements s'ha meritat abans de la data de tancament del període però es paga després, ha d'anar a la meritança.
Per què és important el desfasament temporal
Imagineu un negoci amb $40,000 d'ingressos mensuals i $25,000 de nòmines mensuals. Si dos dies de salaris —posem $3,000— passen al mes equivocat a causa d'un desalineament del calendari, els vostres llibres diuen dues mentides alhora. El mes que heu omès sembla $3,000 més rentable del que realment era. El mes següent absorbeix una despesa extra de $3,000 que realment no ha generat.
En un sol mes, potser no sembla greu. Però s'acumulen tres problemes:
-
Preneu decisions basades en xifres errònies. Si esteu decidint si contractar, apujar preus o fer una distribució, una xifra de benefici inflada us empeny a prendre decisions que els números reals no recolzarien.
-
Podeu gastar diners que no són vostres. Les nòmines meritades són un recordatori que els diners que teniu al compte ja estan compromesos. Les empreses que ignoren la meritança de vegades gasten fons destinats a salaris o impostos sobre nòmines, i un retard en el pagament d'impostos genera sancions ràpidament.
-
Les comparatives es trenquen. Les comparacions intermensuals i interanuals només tenen sentit si cada període assumeix els seus costos reals. Les meritacions són el que fa que aquestes comparacions siguin honestes.
Aquest és el principi de correlació en acció: les despeses s'han de registrar en el mateix període que els ingressos que han ajudat a generar. El treball que els vostres empleats van realitzar al maig va ajudar a obtenir els ingressos de maig, per tant, ha d'aparèixer al compte de pèrdues i guanys de maig, independentment de quan sigui el dia de pagament.
Com calcular les nòmines meritades
El càlcul és senzill un cop el dividiu en components. Una fórmula útil:
Nòmines meritades = salaris no pagats + hores extres no pagades + bonificacions/comissions no pagades + impostos sobre nòmines a càrrec de l'empresa + PTO meritat + contribucions de l'empresa a beneficis
Treballeu-ho element per element.
Pas 1: Salaris i jornals
Per als empleats per hores, multipliqueu la tarifa per hora pel nombre d'hores treballades en el tram no pagat. Si un empleat guanya $30 per hora i ha treballat 16 hores no pagades entre el final del període de nòmina i el final del mes, són $480.
Per als empleats assalariats, dividiu el salari anual pel nombre de períodes de pagament i, després, prorrategeu els dies no pagats. Un salari de $78,000 pagat quinzenalment són $3,250 per període de pagament; si la meitat d'aquest període no s'ha pagat al tancament del mes, n'heu de meritar $1,625.
Pas 2: Hores extres, bonificacions i comissions
Afegiu qualsevol hora extra treballada en la finestra no pagada amb la tarifa de recàrrec correcta. Després, afegiu les bonificacions i comissions que l'empleat hagi guanyat — si un comercial va tancar un tracte al maig que paga una comissió de $1,000 desemborsada al juny, aquests $1,000 són una despesa del maig.
Pas 3: Impostos sobre nòmines a càrrec de l'empresa
Deveu més que només els salaris. Com a ocupador, pagueu la part corresponent de FICA —un 6,2% per a la Seguretat Social i un 1,45% per a Medicare— més els impostos federals i estatals per desocupació. Apliqueu aquests tipus als salaris bruts meritats.
Un parany a tenir en compte: els límits de les bases de cotització. L'impost de la Seguretat Social deixa d'aplicar-se un cop un empleat supera la base salarial anual, i els impostos per desocupació tenen bases baixes que la majoria d'empleats superen a principis d'any. Al final de l'any, la part d'impostos a càrrec de l'empresa d'una meritança pot ser molt menor del que suggeriria un càlcul genèric del 7,65%. Comproveu els salaris acumulats de l'any de cada empleat abans d'assumir que s'aplica el tipus complet.
Pas 4: PTO meritat
Si els empleats acumulen temps lliure remunerat (PTO) mentre treballen, aquest PTO és un passiu real i creixent. Una manera comuna de valorar-lo: compareu les hores de PTO meritades amb les hores treballades i, després, apliqueu aquesta ràtio als salaris.
Per exemple, si un empleat merita 4 hores de PTO per cada 80 hores treballades, el seu PTO es merita al 5% del salari. Sobre 2.000 de PTO meritat.
Pas 5: Contribucions als beneficis
Afegiu la part de l'assegurança mèdica a càrrec de l'empresa i les contribucions als plans de jubilació atribuïbles al període no pagat.
Un exemple pràctic
En Chris guanya 50 en comissions durant aquest període. En Chris merita mig dia de vacances per període de pagament.
- Salaris: 50 **
- Comissions: 900 $
- FICA a càrrec de l'empresa (7,65% de 2.900 **
- PTO meritat (4 hores meritades per 40 hores treballades = 10% del salari): 200 $
Total de nòmina meritada per al Chris: 3.322 $.
L'assentament comptable
Una vegada tingueu el total, registrar-lo requereix un sol assentament l'últim dia del període.
A final de mes (la meritació):
| Compte | Deure | Haver |
|---|---|---|
| Despesa de sous i salaris | 2.900 $ | |
| Despesa d'impostos sobre la nòmina | 222 $ | |
| Despesa de PTO | 200 $ | |
| Passius per nòmines meritades | 3.322 $ |
Els càrrecs al deure desplacen la despesa al període en què s'ha realitzat el treball. L'abonament a l'haver crea el passiu: l'obligació que traslladeu al mes següent.
El vostre compte de pèrdues i guanys reflecteix ara el cost laboral real del període, i el vostre balanç de situació mostra l'obligació corresponent. Els llibres tornen a ser sincers.
Revertir l'assentament el mes següent
Aquí és on molts comptables de petites empreses s'emboliquen. Quan s'executa realment la següent nòmina, el vostre sistema de nòmines registra el xec complet com una despesa, inclosos els dies que ja heu meritat. Si no feu res, aquests dies meritats es comptabilitzaran dues vegades.
Hi ha dues maneres netes de gestionar-ho.
Opció 1: L'assentament de reversió. El primer dia del nou mes, realitzeu un assentament que sigui exactament l'oposat al de la meritació:
| Compte | Deure | Haver |
|---|---|---|
| Passius per nòmines meritades | 3.322 $ | |
| Despesa de sous i salaris | 2.900 $ | |
| Despesa d'impostos sobre la nòmina | 222 $ | |
| Despesa de PTO | 200 $ |
Això elimina el passiu i crea un petit saldo negatiu en els comptes de despeses. Quan la nòmina real es registri uns dies més tard pel seu valor total, el saldo negatiu i l'import total es compensaran per donar exactament la part que realment pertany al nou mes. No caldrà que penseu mai quins dies s'havien meritat prèviament.
Els assentaments de reversió són l'enfocament estàndard perquè són infal·libles: el sistema fa els càlculs per vosaltres i no hi ha risc de doble comptabilització. De fet, molts comptables consideren que una meritació no està totalment completada fins que té la seva reversió corresponent.
Opció 2: L'ajust sense reversió. Alternativament, podeu deixar la meritació al seu lloc i, quan s'executi la nòmina, dividir el pagament manualment: carregant al deure de Passius per nòmines meritades la part ja meritada i a Despesa salarial la resta. Això funciona, però requereix que recordeu la divisió cada període i la calculeu correctament. Per a la majoria de petites empreses, els assentaments de reversió són més senzills i segurs.
Trieu el que trieu, el principi és el mateix: cada dòlar de despesa de nòmina es compta exactament una vegada, exactament en el mes correcte.
Errors comuns a evitar
Ometre la meritació per complet. L'error més comú és simplement no fer-la. Si els vostres períodes de pagament s'alineessin perfectament amb els finals de mes cada mes, podríeu evitar-ho, però gairebé mai és així.
Oblidar la quota tributària de l'empresa. La nòmina meritada no són només els salaris que veuen els empleats. La part corresponent a l'empresa de FICA i els impostos de desocupació són una despesa real que pertany al mateix període.
Ignorar els límits de la base salarial. Aplicar una taxa impositiva fixa de l'empresa del 7,65% a finals d'any sobreestima la meritació per a aquells amb salaris alts que ja han superat la base salarial de la Seguretat Social. Comproveu les xifres acumulades anuals.
Deixar fora les bonificacions i comissions. Si l'empleat ho ha guanyat durant el període, es merita en el període, fins i tot si el pagament es realitza mesos després.
Meritar però no revertir mai. Una meritació sense un pla per al mes següent porta directament a despeses comptabilitzades dues vegades. Decidiu per endavant si fareu una reversió o un ajust, i sigueu coherents.
Tractar el PTO com una qüestió secundària. El PTO no utilitzat és un passiu que creix silenciosament. Si mai no el meriteu, el dia que un empleat amb molta antiguitat liquidi un saldo important, els vostres llibres rebran un cop sobtat i inexplicat.
Mantingueu les vostres finances organitzades des del primer dia
La nòmina meritada és un assentament petit amb un efecte enorme en el fet que les vostres xifres mensuals diguin la veritat. Fer-ho bé depèn de registres clars i traçables: saber exactament quins dies es van meritar, quina taxa es va aplicar i quan es registra la reversió. Beancount.io ofereix una comptabilitat en text pla que fa que cada assentament sigui transparent, controlat per versions i fàcil d'auditar, sense caixes negres que amaguin com s'ha construït una xifra. Comenceu gratis i comproveu per què els desenvolupadors i professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla. També podeu explorar la documentació per aprendre com els assentaments recurrents, com les meritacions de nòmines, encaixen en un llibre major en text pla.
Fonts: ADP — Accrued Payroll, QuickBooks — What is accrued payroll?, Eddy — Payroll Accrual: 3 Steps to Calculate, PLANERGY — Reversing Entries in Accounting.