Com preparar una anàlisi de flux de caixa: La guia completa per a propietaris de petites empreses

Un alarmant 82% de les petites empreses fracassen a causa de problemes de gestió del flux de caixa, segons un estudi d'U.S. Bank. Tot i això, molts propietaris de negocis se centren exclusivament en els ingressos i els beneficis, passant per alt el factor crític que realment manté vives les empreses: l'efectiu.

Una anàlisi de flux de caixa revela el que el saldo bancari no pot: els patrons, els temps i la sostenibilitat dels diners que es mouen pel vostre negoci. Tant si busqueu finançament, planifiqueu el creixement o simplement intenteu evitar quedar-vos sense diners, entendre com preparar i interpretar una anàlisi de flux de caixa és essencial.

Aquesta guia us acompanya en tot el procés, des de la recollida de dades fins a l'obtenció de conclusions pràctiques.

Què és l'anàlisi de flux de caixa?

L'anàlisi de flux de caixa és el procés d'examinar com entren i surten els diners del vostre negoci durant un període específic. A diferència del benefici, que pot existir sobre el paper mentre el vostre compte bancari s'exhaureix, el flux de caixa rastreja el moviment real de diners.

Penseu-ho d'aquesta manera: podeu facturar a un client 10.000 $ al gener (ingressos), però si no paguen fins al març, tindreu zero efectiu d'aquesta transacció durant dos mesos. El benefici no paga les factures; l'efectiu sí.

Una anàlisi de flux de caixa examina tres categories diferents:

Activitats d'explotació

Aquesta categoria recull l'efectiu generat per les operacions principals del negoci. Comença amb el benefici net i s'ajusta per partides no monetàries com l'amortització, així com els canvis en els comptes de capital circulant, com ara els comptes a cobrar i els comptes a pagar.

Per a la majoria d'empreses, el flux de caixa d'explotació és la mètrica més important. Un flux de caixa d'explotació positiu significa que el vostre negoci principal genera prou diners per mantenir-se per si mateix.

Activitats d'inversió

Les activitats d'inversió rastregen l'efectiu gastat o rebut per actius a llarg termini. Això inclou:

• Compra d'equips o immobles
• Venda d'actius fixos
• Compra o venda d'inversions
• Adquisició d'altres negocis

Un flux de caixa negatiu provinent de les activitats d'inversió no és necessàriament dolent; sovint indica que una empresa està invertint en el seu creixement futur.

Activitats de finançament

Aquesta categoria cobreix l'efectiu de transaccions amb propietaris i creditors:

• Ingressos i reemborsaments de préstecs
• Inversions de capital dels propietaris
• Pagaments de dividends
• Recompra d'accions

Per què és important l'anàlisi de flux de caixa

La rendibilitat no equival a la viabilitat

Un negoci pot mostrar beneficis sòlids mentre es dirigeix cap a la fallida. Això passa quan:

• Els clients paguen lentament (comptes a cobrar elevats)
• L'inventari immobilitza el capital circulant
• El creixement requereix una inversió inicial significativa
• Les fluctuacions estacionals creen desequilibris de caixa

L'anàlisi de flux de caixa revela aquests desajustos temporals que les xifres de beneficis oculten.

Els prestadors i els inversors es fixen en el flux de caixa

Quan sol·liciteu un préstec empresarial, els prestadors no només volen veure beneficis; volen saber que podeu fer front als pagaments. Un flux de caixa d'explotació fort demostra la vostra capacitat per atendre el deute i gestionar despeses inesperades.

Permet una millor presa de decisions

Entendre els vostres patrons de caixa us ajuda a:

• Programar les compres importants de manera adequada
• Negociar millors condicions de pagament amb els proveïdors
• Identificar quins clients creen problemes de flux de caixa
• Planificar les desacceleracions estacionals
• Determinar quant podeu invertir amb seguretat en el creixement

Com preparar una anàlisi de flux de caixa: Pas a pas

Pas 1: Reuniu els vostres documents financers

Necessitareu:

• Compte de pèrdues i guanys del període d'anàlisi
• Balanç de situació del principi i del final del període
• Extractes bancaris per a la verificació
• Informes detallats d'antiguitat de comptes a cobrar i a pagar

Tenir registres precisos i actualitzats fa que aquest procés sigui significativament més fàcil. Si la vostra comptabilitat està desorganitzada, passareu més temps conciliant discrepàncies que analitzant realment el flux de caixa.

Pas 2: Trieu el vostre mètode

Hi ha dos enfocaments per calcular el flux de caixa d'explotació:

Mètode directe: Sumar tot l'efectiu rebut i restar tot l'efectiu pagat. Aquest mètode mostra les transaccions de caixa reals i és més intuïtiu, però requereix registres de transaccions molt detallats.

Mètode indirecte: Comença amb el benefici net i s'ajusta per partides no monetàries i canvis en el capital circulant. Prop del 98% de les empreses utilitzen aquest mètode perquè funciona amb els registres estàndard de comptabilitat per partida doble.

Per a la majoria de petites empreses, el mètode indirecte és el més pràctic.

Pas 3: Calculeu el flux de caixa d'explotació (mètode indirecte)

Comenceu amb el benefici net del vostre compte de pèrdues i guanys. Després, feu aquests ajustos:

Sumar de nou les despeses no monetàries:

• Amortització
• Amortització d'actius intangibles
• Compensació basada en accions

Ajustar pels canvis en el capital circulant:

• Restar els increments en els comptes a cobrar (ho heu guanyat però no ho heu cobrat)
• Sumar les disminucions en els comptes a cobrar (heu cobrat ingressos registrats anteriorment)
• Restar els increments en l'inventari (heu gastat efectiu en existències)
• Sumar els increments en els comptes a pagar (heu rebut mercaderies però encara no les heu pagat)
• Restar les disminucions en els comptes a pagar (heu pagat per mercaderies rebudes anteriorment)

Pas 4: Calcular el flux de caixa d'inversió

Llista totes les transaccions de caixa relacionades amb actius a llarg termini:

• Efectiu gastat en equips, propietats o altres actius fixos (negatiu)
• Ingressos per la venda d'actius (positiu)
• Efectiu invertit en altres empreses o valors (negatiu)
• Ingressos per la venda d'inversions (positiu)

Pas 5: Calcular el flux de caixa de finançament

Registra totes les transaccions amb creditors i propietaris:

• Ingressos de préstecs rebuts (positiu)
• Amortitzacions del principal del préstec (negatiu)
• Inversions dels propietaris (positiu)
• Distribucions als propietaris o dividends (negatiu)
• Recompra d'accions (negatiu)

Pas 6: Verificar les xifres

Suma les tres categories de flux de caixa. Això hauria de ser igual al canvi en el teu saldo de caixa des del principi fins al final del període.

Si no coincideix, és probable que hagis:

• Oblidat una transacció
• Classificat malament un element
• Comès un error de càlcul

Fes la conciliació fins que les xifres quadrin.

Fórmules i ràtios clau del flux de caixa

Flux de caixa lliure (FCF)

Fórmula: Flux de caixa operatiu - Despeses de capital = Flux de caixa lliure

El flux de caixa lliure mostra quant efectiu queda després de mantenir i ampliar la teva base d'actius. Un FCF positiu significa que tens diners disponibles per al pagament de deutes, dividends o noves inversions.

Ràtio de flux de caixa operatiu

Fórmula: Flux de caixa operatiu ÷ Passius corrents = Ràtio OCF

Aquesta ràtio de liqüiditat mostra com de bé pots cobrir les obligacions a curt termini amb l'efectiu generat per les operacions.

• Ràtio superior a 1,0: Generes prou efectiu operatiu per cobrir els passius corrents
• Ràtio inferior a 1,0: Pot ser que necessitis finançament extern o venda d'actius per complir amb les obligacions

Marge de flux de caixa

Fórmula: Flux de caixa operatiu ÷ Vendes netes = Marge de flux de caixa

Aquesta ràtio revela quant efectiu generes per cada euro de vendes. És més fiable que el marge de benefici perquè mesura l'efectiu real, no el benefici comptable.

Ràtio de flux de caixa sobre el benefici net

Fórmula: Flux de caixa operatiu ÷ Benefici net = Ràtio de flux de caixa sobre benefici net

Una ràtio propera o superior a 1 indica una alta qualitat dels beneficis: els teus guanys reportats estan recolzats per efectiu real. Una ràtio significativament inferior a 1 suggereix que els teus beneficis no s'estan convertint en efectiu, cosa que requereix una investigació.

Com analitzar els resultats

Fes les preguntes adequades

Un cop hagis preparat el teu estat de flux de caixa, aprofundeix en el que revela:

És positiu el flux de caixa operatiu? Si és que sí, el teu negoci principal genera efectiu. Si no, estàs exhaurint les reserves o depenent de finançament extern.

D'on prové el flux de caixa positiu? Les empreses sanes generen efectiu de les operacions. Si el teu flux de caixa positiu prové principalment del finançament (contractació de deute) o de la inversió (venda d'actius), això no és sostenible.

Què està provocant el flux de caixa negatiu? Un flux de caixa operatiu negatiu requereix atenció immediata. Un flux de caixa d'inversió negatiu podria indicar inversions de creixement saludables. Un flux de caixa de finançament negatiu podria significar que estàs pagant deutes, cosa que pot ser positiva.

Com es compara aquest període amb els anteriors? Les tendències importen més que les xifres d'un sol període. Una disminució del flux de caixa operatiu al llarg de diversos períodes és un senyal de problemes futurs.

Analitzar les tendències al llarg del temps

Un sol estat de flux de caixa proporciona una imatge fixa. Els coneixements reals provenen del seguiment dels patrons al llarg de diversos períodes.

Busca:

• Fluctuacions estacionals per planificar-les
• Empitjorament dels terminis de cobrament
• Bretxa creixent entre el benefici i el flux de caixa
• Dependència creixent de les activitats de finançament

Establir la freqüència d'anàlisi

Amb quina freqüència s'ha de preparar un anàlisi de flux de caixa? Depèn de la teva situació.

Si la caixa és justa o estàs en una fase d'alt creixement, té sentit fer un seguiment setmanal o fins i tot diari. Les empreses estables amb reserves còmodes podrien analitzar-ho mensualment o trimestralment.

Com més precària sigui la teva posició de caixa, amb més freqüència hauries d'analitzar-la.

Errors comuns en l'anàlisi del flux de caixa que cal evitar

Confondre el benefici amb la caixa

Aquest és l'error més perillós. Un negoci pot ser rendible sobre el paper mentre es queda sense diners per pagar proveïdors, empleats o el lloguer. Fes sempre un seguiment d'ambdues mètriques per separat.

No fer un seguiment regular del flux de caixa

Alguns propietaris de negocis només miren el flux de caixa quan sorgeixen problemes. En aquest moment, les opcions poden ser limitades. El seguiment regular detecta els problemes d'hora, quan són més fàcils d'abordar.

Ignorar el moment dels moviments de caixa

Un pagament de 50.000 € que venç la setmana que ve importa més que un dret de cobrament de 100.000 € que venç d'aquí a 90 dies. L'anàlisi del flux de caixa ha de tenir en compte quan es mou realment l'efectiu, no només els totals.

Sobreestimar el creixement

Les projeccions optimistes porten a un excés de despesa. Basa el teu anàlisi de flux de caixa en supòsits realistes, fins i tot conservadors, sobre els cobraments i les vendes.

Passar per alt les obligacions fiscals

Cada pagament inclou un component fiscal implícit. No reservar efectiu per als pagaments trimestrals estimats o les obligacions de final d'any crea crisis previsibles.

Descuidar les reserves de caixa

Operar sense un coixí significa que qualsevol contratemps —un client que paga tard, una avaria d'un equip o una temporada baixa— crea una emergència. Marca't com a objectiu tenir en reserva entre tres i sis mesos de despeses operatives.

Previsió de flux de caixa: Mirant cap al futur

Mentre que l'anàlisi del flux de caixa examina el rendiment passat, la previsió projecta la posició de caixa futura. Tots dos treballen conjuntament.

Elaboració d'una previsió bàsica

1. Comença amb el teu saldo de caixa actual
2. Projecta les entrades de caixa esperades basant-te en:
   • Vendes previstes i patrons de cobrament històrics
   • Altres fonts d'ingressos
   • Vendes d'actius o finançament previstos
3. Projecta les sortides de caixa esperades:
   • Despeses operatives habituals
   • Pagaments de préstecs
   • Obligacions fiscals
   • Inversions de capital planificades
4. Calcula el saldo final projectat per a cada període

Terminis recomanats

Els experts financers recomanen diversos horitzons de previsió:

• Curt termini (30/60/90 dies): Molt detallat, actualitzat setmanalment
• Mig termini (previsió rotativa de 13 setmanes): Equilibra el detall amb una planificació més àmplia
• Llarg termini (6-12 mesos): Planificació estratègica i decisions d'inversió importants

Planificació d'escenaris

No et limitis a preveure el cas esperat. Modela escenaris:

• Millor cas: Què passa si les vendes superen les expectatives?
• Cas esperat: La teva base de referència realista
• Pitjor cas: Què passa si un client important retarda un pagament o les vendes cauen?

La planificació d'escenaris revela quin marge tens i quan podria ser necessari el finançament extern.

Millorant la teva posició de flux de caixa

Si la teva anàlisi revela problemes de flux de caixa, actua:

Accelera els cobraments

• Factura immediatament després del lliurament
• Ofereix descomptes per pagament immediat (p. ex., un descompte del 2% pel pagament en 10 dies)
• Fes un seguiment ràpid dels comptes vençuts
• Considera el factoring de factures per obtenir liquiditat immediata

Ralenteix les sortides

• Negocia terminis de pagament més llargs amb els proveïdors
• Planifica les compres importants de manera estratègica
• Lloga equipament en lloc de comprar-lo
• Revisa les subscripcions i les despeses recurrents

Crea reserves

• Automatitza les transferències a un compte de reserva
• Considera les reserves com a intocables per a situacions que no siguin d'emergència
• Marca't com a objectiu tenir de tres a sis mesos de despeses operatives

Millora la precisió de les previsions

• Rastreja els fluxos de caixa reals enfront dels projectats
• Identifica on fallen constantment les previsions
• Ajusta les suposicions basant-te en dades reals

Fes un seguiment de les teves finances amb precisió

Una anàlisi precisa del flux de caixa depèn de registres financers organitzats i fiables. Quan la teva comptabilitat és desordenada, passes més temps corregint errors que obtenint informació valuosa.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et proporciona una transparència total sobre les teves dades financeres. Amb registres controlats per versions, pots fer un seguiment exacte de quan es van produir les transaccions i de com ha evolucionat la teva posició de caixa. Sense caixes negres ni dependència de proveïdors: només dades netes preparades per a l'anàlisi. Comença de franc i basteix els fonaments financers que necessita la teva anàlisi de flux de caixa.