Една публикация маркиран с/със "фактури от доставчици"

Задължения към доставчици (AP) са парите, които вашият бизнес дължи на доставчиците за стоки или услуги, които вече сте получили, но все още не сте платили. В света на счетоводството AP се класифицира като текущ пасив в баланса – сума, обикновено дължима в рамките на следващата година, често в 30‑60 дни.

Тази концепция е централна за начислителното счетоводство, където разходът и съответният пасив се записват в момента, в който фактурата пристигне, а не когато парите действително се изпратят. Това ръководство ще ви покаже как да управлявате целия процес на AP чисто и ефективно, използвайки инструмента за счетоводство в чист текст – Beancount.

Кратко резюме​

Преди да се потопим в детайлите, нека обхванем основните неща:

• Задължения към доставчици (AP) представляват вашите краткосрочни задължения към доставчиците. Ще ги намерите в секцията Liabilities на вашия баланс.
• Начислително vs. Кеш: AP съществува само ако водите книгите си на начислителна база. Beancount напълно поддържа начислителни процеси, а уеб интерфейсът му, Fava, ще показва вашите пасиви коректно.
• AP vs. AR: Просто е: задълженията са това, което дължите, докато вземанията (AR) са това, което другите дължат на вас.

Къде се намира AP в Beancount (и във Fava)​

За да започнете да проследявате AP, първо трябва да декларирате сметка за него във вашия журнал. Стандартната конвенция е:

Liabilities:AccountsPayable

По желание можете да създадете подсметки за големи доставчици (например Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

Във Fava тази сметка ще се появи в Баланса под Liabilities. Можете да кликнете върху нея, за да видите списък с всички отворени и платени елементи, получавайки ясен преглед на вашите задължения. Пример можете да видите в публичния примерен журнал на Fava: https://fava.pythonanywhere.com/example-beancount-file/balance_sheet/, където има сметка Liabilities:AccountsPayable.

Блокове от Beancount, които ще използвате​

Устойчивият процес за AP в Beancount се базира на няколко основни функции:

1. Сметки: Основно ще използвате Liabilities:AccountsPayable, кешова сметка като Assets:Bank:Checking и различните си разходни сметки (например Expenses:Supplies).
2. Метаданни: Можете да прикачвате ключ‑стойност данни към всяка транзакция. За AP ще използвате метаданни като invoice:, due:, terms: и document:. Fava дори разпознава ключа document: и автоматично създава кликваща връзка към прикачения файл, ако сте конфигурирали папка за документи.
3. Тагове & Връзки: Използвайте #tags (например #ap) за лесно филтриране и ^links (например ^INV-10455) за програмно свързване на фактура и последващото й плащане. Това създава ясен, одитируем след.
4. Запитвания (BQL): SQL‑подобният език за запитвания на Beancount (BQL) ви позволява да генерирате мощни отчети, като списък с всички отворени задължения, сортирани по дата на падеж, директно от командния ред с bean-query или от страницата „Query“ във Fava.

Основен процес за AP в Beancount​

Управлението на AP във вашия журнал включва две или три ключови стъпки: записване на фактурата, плащане и понякога обработка на частични плащания или отстъпки.

1) Записване на фактурата (създава пасив)​

Първо, записвате разхода и създавате задължението, когато фактурата пристигне.

; По желание задайте папка за документи в главния файл на Beancount:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Този един запис постига две критични неща:

1. Незабавно признава разход от 500 USD в правилния период (август).
2. Създава съответстващ пасив от 500 USD, показвайки, че дължите пари на Forest Paint Supply.

Връзката ^INV-10455 е уникален идентификатор, който по-късно ще поставите и в плащането, за да свържете логически фактурата и плащането.

2) Плащане на фактурата (изчиства пасива)​

Когато платите фактурата, създавате транзакция, която прехвърля пари от банковата ви сметка, за да изчисти пасива.

а) Стандартно плащане (без отстъпка):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Този запис намалява вашия AP баланс с 500 USD и същевременно намалява баланса на разплащателната сметка с тази сума. Пасивът вече е изчистен.

б) Отстъпка за ранно плащане (напр. „2/10, n/30“):

Ако условията са „2/10, n/30“, можете да вземете 2 % отстъпка, ако платите в рамките на 10 дни. За нашата фактура от 500 USD това е отстъпка от 10 USD. Има два приети начина за запис – изберете един и бъдете последователни.

; Опция 1: Записване на отстъпката като друг доход (контра‑разходен ефект)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Income:Discounts:Payables       -10.00 USD

; Опция 2: Намаляване директно на оригиналния разход
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint         -10.00 USD

И в двата случая изчиствате пълния пасив от 500 USD, намалявате банковата сметка с 490 USD, които сте платили, и отразявате ползата от 10 USD.

3) Обработка на частични плащания​

Функцията за връзки в Beancount прави проследяването на частични плащания просто и чисто.

; Фактура за 1 200 USD
2025-08-10 * "Acme Parts" "INV-9001" ^INV-9001
  invoice: "INV-9001"
  due: "2025-09-09"
  Expenses:Parts                 1200.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable   -1200.00 USD

; Първо плащане от 400 USD
2025-08-20 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (1/3)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     400.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -400.00 USD

; Финално плащане от 800 USD
2025-09-05 * "Acme Parts" "Payment INV-9001 (final)" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable     800.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -800.00 USD

Като използвате връзката ^INV-9001 във всички три транзакции, лесно можете да филтрирате журнала, за да видите пълната история на конкретната фактура и свързаните й плащания.

Полезни запитвания (BQL)​

Можете да изпълните тези запитвания в таба „Query“ на Fava или от командния ред с bean-query.

Съвет: Функцията any_meta() е изключително полезна за извличане на полета като invoice: и document: в резултатите от запитванията.

Отворени задължения по доставчик (преглед на баланса):

Това запитване сумира текущия остатък, който дължите на всеки доставчик.

SELECT payee, COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee
ORDER BY payee;

Отворени задължения по фактура + дата на падеж:

Получете подреден списък с всички отворени фактури, сортирани по дата на падеж, за да приоритизирате плащанията.

SELECT payee,
       any_meta('invoice') AS invoice,
       any_meta('due')     AS due,
       COST(SUM(position)) AS amount
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
GROUP BY payee, invoice, due
ORDER BY due, payee;

Списък с фактури, към които има прикачени PDF‑ове:

Това запитване намира всички ваши фактури и показва пътя към свързания документ.

SELECT date, payee, any_meta('invoice') AS invoice, any_meta('document') AS file
WHERE account   "^Liabilities:AccountsPayable"
ORDER BY date DESC;

Къде да видите AP във Fava​

• Баланс: Отидете в Balance Sheet → Liabilities → AccountsPayable, за да видите общия остатък и да навигирате до детайлите на транзакциите.
• Журнал: Филтрирайте журнала с account:Liabilities:AccountsPayable или с конкретна връзка като ^INV-xxxx, за да видите целия жизнен цикъл на дадена фактура.
• Странична лента „Documents“: Ако използвате метаданния document: и сте задали директивата option "documents", ще видите списък с линкове към документите в страничната лента.

Стареене на задължения, оборот и осведоменост за паричния поток​

• График за стареене: Този отчет групира отворените ви фактури по време на просрочване (например 1‑30 дни, 31‑60 дни, над 60 дни). В Beancount най-практичният подход е да изпълните горното запитване „Open AP by Invoice + Due Date“, да експортирате резултатите като CSV и да ги групирате в електронна таблица или малък Python скрипт.
• Оборот на задължения (AP Turnover Ratio): Бърза проверка за това колко бързо плащате доставчиците. Формулата е Общо покупки от доставчици ÷ Среден AP. Свързаният показател Days Payable Outstanding (DPO) се изчислява приблизително като 365 ÷ Оборот.
• Ако не можете да платите навреме: AP е предназначено за краткосрочен дълг. Ако доставчик се съгласи на формално, дългосрочно изплащане, трябва да прехвърлите задължението от AP в „note payable“.

2025-10-01 * "Helix Industries" "Convert overdue AP to 12-month note" ^INV-1110
  Liabilities:AccountsPayable    2000.00 USD
  Liabilities:NotesPayable      -2000.00 USD

Най‑добри практики за AP в журнал с чист текст​

• Отидете без хартия: Съхранявайте PDF‑овете на фактурите в папката documents и ги свързвайте с ключа document:.
• Използвайте връзки последователно: Поставяйте уникалния номер на фактурата в ^link както във фактурата, така и във всички свързани плащания.
• Поддържайте метаданните чисти: Консистентното използване на invoice:, due: и terms: подобрява търсенето, запитванията и финансовите прегледи.
• Начислително от начало до край: Ако искате полезни отчети за AP, задължително водете книгите си на начислителна база. Beancount и Fava го правят безупречно.

Копирай‑пейст стартов шаблон: Фактура + Плащане​

; ---- Фактура ----
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

; ---- Плащане ----
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD