Какво е задължения към доставчици? Ръководство, съвместимо с Beancount, за проследяване на фактури от доставчици в чист текст
Задължения към доставчици (AP) са парите, които вашият бизнес дължи на доставчиците за стоки или услуги, които вече сте получили, но все още не сте платили. В света на счетоводството AP се класифицира като текущ пасив в баланса – сума, обикновено дължима в рамките на следващата година, често в 30‑60 дни.
Тази концепция е централна за начислителното счетоводство, където разходът и съответният пасив се записват в момента, в който фактурата пристигне, а не когато парите действително се изпратят. Това ръководство ще ви покаже как да управлявате целия процес на AP чисто и ефективно, използвайки инструмента за счетоводство в чист текст – Beancount.
Кратко резюме
Преди да се потопим в детайлите, нека обхванем основните неща:
- Задължения към доставчици (AP) представляват вашите краткосрочни задължения към доставчиците. Ще ги намерите в секцията
Liabilities
на вашия баланс. - Начислително vs. Кеш: AP съществува само ако водите книгите си на начислителна база. Beancount напълно поддържа начислителни процеси, а уеб интерфейсът му, Fava, ще показва вашите пасиви коректно.
- AP vs. AR: Просто е: задълженията са това, което дължите, докато вземанията (AR) са това, което другите дължат на вас.
Къде се намира AP в Beancount (и във Fava)
За да започнете да проследявате AP, първо трябва да декларирате сметка за него във вашия журнал. Стандартната конвенция е:
Liabilities:AccountsPayable
По желание можете да създадете подсметки за големи доставчици (например Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply
).
Във Fava тази сметка ще се появи в Баланса под Liabilities
. Можете да кликнете върху нея, за да видите списък с всички отворени и платени елементи, получавайки ясен преглед на вашите задължения. Пример можете да видите в публичния примерен журнал на Fava: https://fava.pythonanywhere.com/example-beancount-file/balance_sheet/, където има сметка Liabilities:AccountsPayable
.
Блокове от Beancount, които ще използвате
Устойчивият процес за AP в Beancount се базира на няколко основни функции:
- Сметки: Основно ще използвате
Liabilities:AccountsPayable
, кешова сметка катоAssets:Bank:Checking
и различните си разходни сметки (напримерExpenses:Supplies
). - Метаданни: Можете да прикачвате ключ‑стойност данни към всяка транзакция. За AP ще използвате метаданни като
invoice:
,due:
,terms:
иdocument:
. Fava дори разпознава ключаdocument:
и автоматично създава кликваща връзка към прикачения файл, ако сте конфигурирали папка за документи. - Тагове & Връзки: Използвайте
#tags
(например#ap
) за лесно филтриране и^links
(например^INV-10455
) за програмно свързване на фактура и последващото й плащане. Това създава ясен, одитируем след. - Запитвания (BQL): SQL‑подобният език за запитвания на Beancount (BQL) ви позволява да генерирате мощни отчети, като списък с всички отворени задължения, сортирани по дата на падеж, директно от командния ред с
bean-query
или от страницата „Query“ във Fava.
Основен процес за AP в Beancount
Управлението на AP във вашия журнал включва две или три ключови ст ъпки: записване на фактурата, плащане и понякога обработка на частични плащания или отстъпки.
1) Записване на фактурата (създава пасив)
Първо, записвате разхода и създавате задължението, когато фактурата пристигне.
; По желание задайте папка за документи в главния файл на Beancount:
option "documents" "documents"
2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
invoice: "INV-10455"
due: "2025-09-04"
terms: "2/10, n/30"
document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
Expenses:Supplies:Paint 500.00 USD
Liabilities:AccountsPayable -500.00 USD
Този един запис постига две критични неща:
- Незабавно признава разход от 500 USD в правилния период (август).
- Създава съответстващ пасив от 500 USD, показвайки, че дължите пари на Forest Paint Supply.
Връзката ^INV-10455
е уникален идентификатор, който по-късно ще поставите и в плащането, за да свържете логически фактурата и плащането.
2) Плащане на фактурата (изчиства пасива)
Когато платите фактурата, създавате транзакция, която прехвърля пари от банковата ви сметка, за да изчисти пасива.
а) Стандартно плащане (без отстъпка):
2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
Liabilities:AccountsPayable 500.00 USD
Assets:Bank:Checking -500.00 USD
Този запис намалява вашия AP баланс с 500 USD и същевременно намалява баланса на разплащателната сметка с тази сума. Пасивът вече е изчистен.
б) Отстъпка за ранно плащане (напр. „2/10, n/30“):
Ако условията са „2/10, n/30“, можете да вземете 2 % отстъпка, ако платите в рамките на 10 дни. За нашата фактура от 500 USD това е отстъпка от 10 USD. Има два приети начина за запис – изберете един и бъдете последователни.
; Опция 1: Записване на отстъпката като друг доход (контра‑разходен ефект)
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
Liabilities:AccountsPayable 500.00 USD
Assets:Bank:Checking -490.00 USD
Income:Discounts:Payables -10.00 USD
; Опция 2: Намаляване директно на оригиналния разход
2025-08-12 * "Forest Paint Supply" "Early payment discount INV-10455" ^INV-10455
Liabilities:AccountsPayable 500.00 USD
Assets:Bank:Checking -490.00 USD
Expenses:Supplies:Paint -10.00 USD
И в двата случая изчиствате пълния пасив от 500 USD, намалявате банковата сметка с 490 USD, които сте платили, и отразявате ползата от 10 USD.