Отворете баланса си, превъртете до раздела за собствен капитал и ето го: неразпределена печалба, ($47 000). Скобите означават, че числото е отрицателно — счетоводните ви книги казват, че бизнесът е загубил повече, отколкото някога е печелил. Първата ви мисъл вероятно е, че компанията е несъстоятелна. Втората ви мисъл вероятно е дали все още можете да вземете заем, дали все още можете да си разпределите дивидент или дали все още можете да разкажете честна история на инвеститор. Това ръководство отговаря и на трите въпроса, като започва с уверението, че дефицитът е често срещан, често временен и почти винаги поправим — но само ако го разчетете правилно.
Какво всъщност представлява отрицателната неразпределена печалба
Неразпределената печалба е текущата сума на всичко, което компанията ви е спечелила, минус всичко, което е изплатила на собствениците от първия ден. Формулата никога не се променя:
Крайна неразпределена печалба = Начална неразпределена печалба + Нетна печалба (или − Нетна загуба) − Дивиденти
Неразпределената печалба е сметка от собствения капитал, а сметките от собствения капитал обикновено имат кредитно салдо. Всяка печеливша година добавя кредит, който увеличава салдото; всяка загуба добавя дебит, който го намалява. Дивидентите и разпределенията към собствениците също го намаляват чрез дебитиране на сметката.
Когато кумулативните загуби и изплащания надхвърлят кумулативните печалби, сметката се обръща на дебитно салдо. Счетоводителите наричат това отрицателно салдо натрупан дефицит и то се появява в баланса в скоби или със знак минус, извадено от останалата част от собствения капитал. Типичен раздел за собствен капитал на млада компания може да изглежда така:
- Обикновени акции: $10 000
- Допълнителен внесен капитал: $190 000
- Неразпределена печалба (натрупан дефицит): ($120 000)
- Общ собствен капитал на акционерите: $80 000
Забележете кое е най-важно в тази картина: неразпределената печалба е дълбоко отрицателна, но общият собствен капитал все още е положителен — $80 000. Дефицитът е един ред в собствения капитал, а не присъдата за цялата компания. Това разграничение определя всичко, което следва.
Трите начина, по които се стига до дефицит
Всеки натрупан дефицит се появява през една от три врати и знанието през коя точно е минал вашият решава какво да правите.
1. Кумулативни оперативни загуби
Най-честата причина е и най-пряката: бизнесът е харчил повече, отколкото е печелил, период след период, и загубите са се натрупали. Стартъпите живеят тук по дизайн — две или три години разработка и привличане на клиенти, преди приходите да наваксат. Зрелите бизнеси попадат тук след тежък период: загубен основен клиент, ценова война, пандемия, година, в която разходите са изпреварили ценообразуването.
Жестоката част е, че дефицитът е кумулативен. Дори след като станете печеливши, миналите загуби продължават да тежат на салдото, докато не спечелите достатъчно обща печалба, за да ги компенсирате. Компания, загубила $200 000 за три години и след това спечелила $60 000 през четвъртата година, все още показва дефицит от ($140 000) — въпреки наистина добрата година. Това забавяне обърква собствениците, които усещат, че бизнесът се е възстановил, докато балансът все още изглежда ранен.
2. Разпределения, по-големи от печалбите
Втората врата е изплащането на собствениците на повече, отколкото бизнесът е спечелил. Печеливша S корпорация, която разпределя всеки долар печалба плюс малко отгоре, година след година, в крайна сметка ще тласне неразпределената печалба на отрицателна територия. Същото ще се случи и с C корпорация, която поддържа дивидента си стабилен през губещи години, за да не стресне акционерите.
Тази версия на дефицита е избор, а не нещастие — и именно нея кредиторите съдят най-строго. Загубите казват, че пазарът е бил труден; хроничното свръхразпределение казва, че собствениците са третирали касата на компанията като лична сметка. Ако вашият дефицит е дошъл през тази врата, поправката започва с политиката за разпределения, а не с отчета за приходите и разходите.
3. Счетоводни корекции и преструктурирания
Третата врата е неоперативна: корекции на грешки от предходни периоди, големи обезценки на активи, обезценка на репутация или изкупуване на собствени акции, които се отнасят към неразпределената печалба. Големите публични компании понякога показват дефицити по тази причина, дори докато генерират парични средства — години на изкупуване на акции и дивиденти могат да тласнат реда за неразпределена печалба на отрицателна територия, докато самият бизнес печата пари. За малките бизнеси обичайната форма е корекция: години на неправилно класифицирани разходи се поправят наведнъж и наваксващата загуба попада в неразпределената печалба в същата година.
Защо дефицитът не е автоматично несъстоятелност
Несъстоятелност означава, че не можете да платите дълговете си — въпрос на парични средства и задължения. Натрупаният дефицит е въпрос на история на печалбите. Двете се припокриват, но не са едно и също и объркването им причинява както фалшива паника, така и фалшиво спокойствие.
Дефицит с положителен общ собствен капитал е рутинен и често безобиден. Примерът със стартъпа по-горе — $200 000 внесен капитал срещу $120 000 дефицит — има $80 000 буфер в собствения капитал. Собствениците са финансирали загубите предварително, което е точно за какво служи стартъп капиталът. Много здрави компании носят дефицит години наред, докато поддържат удобни парични салда.
Дефицитът също е обратен по своята същност. Той записва какво вече се е случило, а не какво ще се случи след това. Бизнес, който е губил пари три години и сега печели стабилно, е добър бизнес с лоша памет в баланса си. Тенденцията е по-важна от нивото: дефицит, намаляващ с $60 000 годишно, разказва на кредитора напълно различна история от такъв, растящ със същата сума.
Но има граница, след която дефицитът престава да бъде история и се превръща в реален проблем. Следете за тези сигнали:
- Общият собствен капитал е станал отрицателен. Когато дефицитът надхвърля целия внесен капитал, пасивите превишават активите на хартия. Кредиторите наричат това дефицит на акционерите и повечето няма да отпуснат нов кредит в такава ситуация без лична гаранция или свеж капитал.
- Дефицитът продължава да расте. Една лоша година е събитие; пет поредни са бизнес модел, който не работи.
- Паричните средства следват дефицита надолу. Дефицит, съчетан с изчерпан кредитен лимит и бавно плащани доставчици, е несъстоятелност, облечена в счетоводен етикет.
- Не можете законно да разпределяте. В много щати корпорацията не може да изплаща дивиденти от отрицателна неразпределена печалба и директорите, които одобрят незаконни разпределения, могат да носят лична отговорност. Правилата варират според щата и вида на дружеството, затова проверете вашите, преди да изтеглите пари от компания с дефицит.
Какво ви струва натрупаният дефицит
Дори когато бизнесът е стабилен, редът с дефицита има практически последици, които си струва да се отчетат.
Заемането става по-трудно и по-скъпо. Анализаторите четат раздела за собствения капитал като доказателство за ангажимента на собствениците. Дефицитът намалява този буфер на хартия, което вдига съотношенията дълг към собствен капитал и може да наруши кредитни ковенанти, написани спрямо минимален нетен капитал или минимална неразпределена печалба. Очаквайте въпроси, очаквайте да обясните тенденцията на разбираем език и очаквайте, че някои кредитори просто ще откажат, докато числото не се обърне.
Разпределенията може да са ограничени. Отвъд държавните закони за дивидентите, кредитните споразумения често ограничават или забраняват разпределения, докато неразпределената печалба е отрицателна. Собствениците на S корпорации се сблъскват с по-фина версия: разпределенията обикновено все още могат да се изплащат от данъчна гледна точка, ако има основа и парични средства, но това задълбочава счетоводния дефицит и отслабва всяко бъдещо кредитно заявление. Да си плащате, докато носите дефицит, е законно в много случаи и неразумно в повечето.
Достоверността понася удар пред външни лица. Гаранти, франчайзодатели, служители по държавни поръчки и купувачи при придобиване четат баланса студено, без вашия контекст. Дефицитът ви принуждава да разказвате предисторията всеки път — стартъп годините, еднократната обезценка, коригираните грешки — и някои читатели няма да останат за обяснението.
Нито едно от тези не е фатално. Всички те са причини да поправите числото, вместо да се научите да живеете с него.
Как да го отстраним: Лекарствата, които наистина работят
Няма счетоводна статия, която законно да изтрие дефицит. Всеки, който ви предложи такава, ви предлага измама. Истинските лекарства са по-бавни и напълно във вашия контрол.
1. Изкарайте си пътя навън — единственото лекарство, което обръща самия ред
Само устойчивата печалба превръща отрицателната неразпределена печалба в положителна. Всяка печеливша година добавя нетната си печалба към сметката и дефицитът се изчиства в момента, в който кумулативната печалба надмине кумулативната загуба. Няма пряк път: капиталовите вноски увеличават различна сметка от собствения капитал (внесен капитал), а не неразпределената печалба. Те подобряват общия собствен капитал, но оставят реда с дефицита точно там, където е бил.
Това прави дефицита полезно табло за резултати. Задайте ясната цел — изчистване на натрупания дефицит в рамките на определен брой години — и обвържете оперативните решения с нея: ценообразуване, което покрива всички пълни разходи, дисциплина в разходите и растежни инвестиции, които се изплащат в определен срок.
2. Добавете капитал, за да поправите общия собствен капитал веднага
Докато печалбите поправят неразпределената печалба с времето, вноските на собствениците поправят общия собствен капитал незабавно. Пари, инвестирани срещу акции (или внесени като допълнителен внесен капитал), увеличават собствения капитал долар за долар и дават на кредиторите буфера, който искат да видят. За LLC и партньорства механиката е различна — вноските попадат в капиталовите сметки на членовете или партньорите — но икономиката е идентична: свежите пари на собствениците компенсират минали загуби в баланса.
Документирайте вноските правилно като собствен капитал, а не като заеми, иначе просто сте разменили един проблем за друг. Заемите от собственици увеличават пасивите, оставят собствения капитал непроменен и повдигат въпроса дали компанията може да изплати на собствените си собственици.
3. Замразете или ограничете разпределенията, докато тенденцията се обърне
Всеки долар, разпределен, докато носите дефицит, задълбочава дупката с един долар. Спряте ли дивидентите или тегленията на собствениците над умерено, устойчиво ниво, докато неразпределената печалба отново расте — и запишете политиката, за да не рестартира доброто тримесечие навика. Собствениците, които се нуждаят от пари, трябва да вземат разумна заплата за действително извършена работа (приспадаща се за компанията и честна относно какво представлява плащането), а не разпределение, което се преструва, че дефицитът не съществува.
4. Изчистете книгите, преди да съдите числото
Изненадващ дял от дефицитите на малките бизнеси е частично счетоводна грешка: лични разходи, прекарани през компанията, тегления на собственици, осчетоводени като разходи (което подценява както печалбата, така и представянето на собствения капитал), приходи, записани късно, или години на нереконсилирани сметки. Преди да заключите, че бизнесът е загубил пари, приключете книгите правилно за текущия период, реконсилирайте всяка балансова сметка и прегледайте дали големите исторически загуби са били реални.
Ако откриете истински грешки от предходни години, коригирайте ги като корекции на предходни периоди с оповестяване, а не като тихо пренаписване на историята. И ако грешките вървят в обратната посока — дефицитът е реален, но по-малък от посочения — корекцията пак помага, защото всеки долар премахната фантомна загуба е един долар по-малко дефицит за изкарване.
5. Знайте, че формалното нулиране съществува и защо вероятно не ви е нужно
Големите компании могат да елиминират дефицит чрез квази-реорганизация: формално, одобрено от борда счетоводно нулиране, което преоценява активите и изтрива дефицита срещу други сметки от собствения капитал, давайки на „новата" компания чиста начална точка за неразпределената печалба. То изисква одобрение на акционерите, професионални оценки и оповестяване, което следва компанията години наред. За малък бизнес разходите и сложността надхвърлят всяка полза — изкарването от дефицита разказва по-добра история на всеки кредитор и купувач, отколкото нулирането на таблото.
Разчетете собствения си дефицит за тридесет минути
Извадете най-скорошния си баланс и отчет за неразпределената печалба (счетоводният ви софтуер генерира и двата), след което преминете през този контролен списък:
- Изолирайте причината. Сравнете неразпределената печалба за три до пет години. Постоянното кървене от операции, спадането от едно голямо разпределение и сривът от еднократна корекция изглеждат различно — и всяко сочи към различно решение.
- Проверете общия собствен капитал, не само дефицита. Положителен общ собствен капитал с намаляващ дефицит е възстановяване в ход. Отрицателен общ собствен капитал с растящ дефицит е капиталов проблем, който печалбите сами може да не решат навреме.
- Свържете историята с паричните средства. Ако дефицитът е стара новина и паричните средства са здрави, кажете го изрично във всяко кредитно заявление — кредиторите финансират бъдещето, но само когато го свържете с миналото.
- Прегледайте историята на разпределенията. Съберете пет години дивиденти и тегления срещу пет години нетна печалба. Ако изплащанията са надхвърлили печалбите, политиката — не пазарът — е изградила дефицита.
- Проверете дали книгите са чисти. Нереконсилираните сметки и неправилно класифицираните сделки на собствениците правят дефицита ненадежден. Поправете счетоводството първо; съдете бизнеса второ.
Пазете историята на собствения си капитал чиста оттук нататък
Натрупаният дефицит в крайна сметка е история на воденето на отчетност: всяка загуба, всяко разпределение и всяка корекция, която компанията ви някога е правила, сумирани в един ред. Бизнесите, които го изчистват най-бързо, са тези, които приключват книгите си месечно, реконсилират всяка сметка и забелязват тенденцията, докато е още малка — защото дефицит от $10 000 през първата година е разговор за ценообразуване, докато дефицит от $200 000 през петата година е капиталова криза. Точното счетоводство от първия ден поддържа малките проблеми малки и ви дава чистата финансовa история, която кредиторите и инвеститорите искат да прочетат.
Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.
