Представете си следното: първият ви голям клиент най-накрая ви плаща. Чекът пристига, издаден на яркото име на марката от уебсайта ви — и банката ви отказва да го депозира. Сметката е на законното ви име, чекът е на име, което банката никога не е чувала, и никакво обяснение не може да преодолее тази разлика. Решението за точно този момент струва по-малко от един резервоар бензин в повечето щати. Нарича се DBA и това ръководство обхваща кога ви е необходим, как да го регистрирате и какво прави — и какво не прави — за марката ви и банковата ви сметка.
Бизнесът ви вече има законно наименование
Независимо дали сте подали нещо, или не, бизнесът ви има законно наименование. Какво е то зависи от структурата ви:
- Едноличен собственик: пълното ви лично име. Ако сте Jordan Ellis, законното наименование на бизнеса ви е Jordan Ellis, докато не подадете нещо, което указва друго.
- Партньорство: имената на партньорите или името в партньорското споразумение.
- LLC или корпорация: точното име в документите за учредяване, които щатът ви е одобрил, включително наставката. „Ellis Woodworks LLC“ е законното наименование; „Ellis Woodworks“ без LLC технически е различно име.
Законното ви наименование е името във вашите данъчни декларации, в писмото за потвърждение на EIN и във всички документи за учредяване. Когато IRS поиска вашето „търговско име“ в заявлението за EIN, там се посочва DBA — второ име, прикрепено към същия бизнес, а не втори бизнес.
DBA — „doing business as“ (извършвам дейност като) — е това второ име. В зависимост от щата може да се нарича фиктивно име, предположено име или търговско име, но и четирите етикета означават едно и също: регистриран псевдоним, който свързва името на витрината ви със законния собственик зад нея, така че клиентите, банките и кредиторите да знаят с кого си имат работа.
Кога действително ви е необходим DBA
Правилото е просто: необходим ви е DBA, когато работите под каквото и да е име, различно от точното ви законно наименование. На практика това покрива пет често срещани ситуации.
1. Вие сте едноличен собственик с име на марка
Ако Jordan Ellis прави мебели като „Ellis Woodworks“, това име на марка се нуждае от регистрация на DBA в повечето щати. Без нея не можете да откриете бизнес банкова сметка на името на марката, а някои щати могат да ви глобят за фактуриране под нерегистрирано име. Регистрацията на DBA е това, което позволява на бизнес с един човек да изглежда като бизнес, а не като физическо лице.
2. Вашето LLC управлява продуктова линия или обект под друга марка
Едно LLC може да притежава множество DBA. „Smith Enterprises LLC“ може да управлява кафене като „The Coffee Corner“, линия за търговия на едро с печене на кафе като „Corner Roast Supply“ и втори обект под собственото му име на квартала — всичко това под едно дружество, една данъчна декларация и един EIN. Всяка допълнителна марка струва една регистрация на DBA вместо цяло ново учредяване на LLC със собствени годишни отчети и такси.
Това е най-ценното приложение на DBA: позволява ви да тествате марки, да сегментирате продуктови линии и да се разширявате към нови обекти, без да умножавате дружествата си.
3. Банката ви го изисква
Банките почти винаги искат доказателство за регистрация на DBA, преди да поставят търговското име на бизнес банковата ви сметка. Както се изразява Wolters Kluwer, банките често изискват едноличните собственици и общите партньорства да имат DBA, преди изобщо да могат да открият бизнес банкова сметка, и ще поискат да видят регистрацията или сертификата за предположено име като доказателство.
Това е и проблемът с депозирането на чек от началото: банката обикновено няма да приеме депозит, издаден на име, което не фигурира никъде по сметката. Сертификатът за DBA е документът, който свързва двете имена. Ако клиентите ви плащат на марката по фактурите ви, марката трябва да бъде по сметката ви, което означава, че марката трябва да бъде регистрирана. За пълното ръководство за откриване на сметка вижте как да откриете бизнес банкова сметка.
4. Приемате картови или онлайн плащания под марката си
Обработващите плащания искат както законното ви име, така и публичното име на бизнеса ви. Когато двете се различават и търговското име никога не е било регистрирано, несъответствията могат да предизвикат задържания при проверка или неудобни дескриптори в извлеченията, които объркват клиентите и увеличават споровете. Регистрираният DBA ви дава един последователен отговор навсякъде: обработващият плащания, банката и фактурата показват едно и също име.
5. Подписвате договори и фактури под името на марката
Клиенти, наемодатели и доставчици сключват споразумения с този, който е посочен в предложението ви. Работата под регистрирано търговско име поддържа тези документи изпълними и последователни. Едно предупреждение за собствениците на LLC: подписвайте като дружеството, извършващо дейност под търговското име — „Smith Enterprises LLC, doing business as The Coffee Corner“ — а не под самото търговско име, така че защитата от отговорност, заради която сте учредили LLC, да остане прикрепена към сделката.
Как да регистрирате DBA
Регистрацията обикновено е най-лесната документация, която бизнесът ви някога ще попълва. Точната институция и цена варират според щата, но формата на процеса е еднаква навсякъде.
Стъпка 1: Първо проверете името
Службите за DBA в повечето щати не проверяват дали избраното от вас име вече е заето — два несвързани бизнеса в един и същи град могат законно да притежават едно и също DBA. Това прави собствената ви проверка задължителна, а не по избор:
- Проверете бизнес регистъра на Държавния секретар за имена на дружества.
- Проверете окръжните записи за DBA там, където ще подавате.
- Проверете федералната база данни за търговски марки за вашата индустрия, защото конфликтна търговска марка може да ви принуди да смените марката, от което никоя регистрация на DBA няма да ви спаси.
- Проверете и домейна, и профилите в социалните мрежи. Марка, която не можете да притежавате онлайн, е марка, която в крайна сметка ще преименувате.
Стъпка 2: Подайте в правилната институция
Къде подавате зависи от щата и структурата ви:
- Подаване на щатско ниво: много щати регистрират предположени имена в офиса на Държавния секретар. Ню Йорк например изисква корпорациите и LLC да подават Сертификат за предположено име в Държавния департамент.
- Подаване на окръжно ниво: много щати насочват едноличните собственици към окръжния секретар там, където работи бизнесът. Декларацията за фиктивно фирмено име в Калифорния се подава в офиса на окръжния секретар.
- Понякога и двете: ако работите в няколко окръга, очаквайте да подавате във всеки от тях. Разширяването към нов окръг или щат по-късно обикновено означава нова регистрация там.
Таксите са скромни навсякъде — обикновено някъде между десет долара и около сто долара на регистрация.
Стъпка 3: Публикувайте, ако щатът ви го изисква
Няколко щата все още изискват стъпка на публикуване във вестник. Калифорния е добре известният пример: след подаването трябва да публикувате декларацията си за фиктивно фирмено име в местен вестник с общо разпространение веднъж седмично в продължение на четири последователни седмици, след което да подадете клетвената декларация на вестника обратно в окръга. Пропуснете стъпката на публикуване и регистрацията може да бъде третирана като непълна — точно видът дефект, който проверката за съответствие на банката улавя.
Стъпка 4: Поддържайте я актуална
Регистрациите на DBA изтичат. Циклите на подновяване варират — няколко щата имат петгодишни срокове — и обикновено се нуждаете от актуализация или нова регистрация, когато бизнесът се премести в друг окръг, добави собственик или смени самото търговско име. Поставете датата за подновяване до датите на бизнес лиценза и годишния отчет на дружеството, където и да следите сроковете за съответствие.
Какво не прави DBA
Три ограничения са важни и неразбирането на което и да е от тях е скъпо:
- Не предоставя изключителни права. Регистрацията на DBA не спира никого другиго да регистрира или използва същото име.
- Не предоставя защита от отговорност. DBA е име, не дружество. Едноличен собственик с DBA все още носи лична отговорност за бизнес дълговете.
- Не е търговска марка. DBA не ви дава основание да спрете имитатор или да защитите името.
Тези три разграничения заслужават повече от бегло споменаване — те са предмет на пълно сравнение на какво действително защитава името на бизнеса ви, обхващащо кога търговска марка или име на дружество върши работата, която DBA не може. Прочетете го, преди да похарчите пари за табели.
Пет грешки, които провалят добра регистрация
Третиране на DBA като защита. Най-честата грешка: вярата, че подпечатаният сертификат означава, че името е само ваше. Той означава, че името е регистрирано на вас. Собственост срещу имитатори идва само от права върху търговска марка.
Работа под име, което никога не сте регистрирали. Отвъд банковите главоболия, някои щати налагат глоби за извършване на сделки под нерегистрирано предположено име, а няколко ограничават способността ви да наложите договори, подписани под него. Ако името е във фактурите ви, то трябва да бъде регистрирано.
Поставяне на наставки за дружество в DBA на едноличен собственик. Едноличният собственик обикновено не може да включва „LLC“, „Inc.“ или „Corp.“ в предположено име — тези наставки казват на публиката, че съществува защита от отговорност, а регистрирането на такава без дружеството зад нея е подвеждащо. Повечето служби ще го отхвърлят направо.
Забравяне на подновявания и регистрации в нови юрисдикции. DBA, изтекъл преди две години, е хартиеният еквивалент на изтекъл лиценз: всичко изградено върху него — титулът на банковата сметка, договорите, записът при обработващия плащания — почива на регистрация, която вече не съществува. Преместването през границата на окръг има същия ефект в щатите с окръжно подаване.
Смесване на парите на марките. Едно дружество с три DBA все още е едно дружество за данъчни цели — всеки долар приходи и разходи попада в една и съща декларация. Но ако и трите марки споделят една банкова сметка и един регистър без етикети, не можете да кажете коя марка се изплаща. Дайте на всяко търговско име собствена банкова сметка или най-малкото маркирайте всяка транзакция по марка в счетоводните си книги. Чистите записи по марки са също това, което купувач, кредитор или IRS искат на първо място.
Данъчната картина и EIN в един параграф
DBA никога не се нуждае от собствен EIN, защото DBA никога не е отделен данъкоплатец. Корпорациите, партньорствата и LLC с няколко членове вече имат EIN, който покрива всяко търговско име, под което работят. Едноличните собственици и LLC с един член без служители обикновено могат да използват номера за социална сигурност на собственика — но мнозина все пак получават EIN, за да откриват банкови сметки и да го дават на доставчици, без да споделят номер за социална сигурност, а IRS издава EIN безплатно, онлайн, за минути. Посочете търговското име навсякъде, където формуляр го изисква: заявлението за EIN има ред за търговско име, а полетата за име на бизнеса в декларацията ви трябва да съвпадат с това, което банката и щатът имат в регистрите си.
Поддържайте счетоводството на марките си толкова чисто, колкото и регистрациите им
Регистрацията на DBA отнема един следобед; счетоводството, което предполага, трае толкова дълго, колкото и марката. Всяко търговско име, което регистрирате, създава нов поток от приходи и разходи, който трябва да бъде проследяван обратно до същото дружество, без да се губи от поглед коя марка го е произвела. Това е точно видът структурирано водене на записи с множество потоци, с който счетоводството на обикновен текст се справя добре: отделни сметки за всяко търговско име, всяка транзакция проследима, целият регистър под контрол на версиите. Beancount.io ви дава тази прозрачност без черни кутии и без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и поддържайте всяка марка, която изграждате, организирана от първия ден.
