Подписали сте договор за наем през март, наели и обучили персонал през пролетта, пускали сте реклами цяло лято — и сте отворили врати през октомври. Когато дойде данъчният сезон, сумирате всичко, което сте похарчили преди първата продажба, и очаквате голямо приспадане. Тогава данъчният ви софтуер ви съобщава лошата новина: съгласно правилото по подразбиране разходите преди откриването се приспадат точно нула долара.
Това правило по подразбиране е правилото за времето по член 162 — можете да приспаднете обичайни бизнес разходи само след като действително извършвате стопанска дейност. Всичко, което сте похарчили, докато проучвате, изграждате и стартирате, отива в капитализирана кофа, наречена разходи за стартиране. Конгресът създаде изход, член 195, който ви позволява да приспаднете до $5,000 незабавно и да разпределите остатъка за 15 години. Но изходът работи само ако разбирате кои разходи са допустими, как работи математиката на поетапното намаляване и какъв избор се счита, че сте направили. Направете го правилно и декларацията ви за годината на стартиране отразява реалността. Направете го грешно и или оставяте пари на масата за десетилетие, или претендирате за приспадания, които IRS може да отмени.
Какво се счита за разход за стартиране
Член 195 определя разходите за стартиране като разходи, които отговарят на три критерия едновременно: платили сте ги или сте ги направили преди началото на активната стопанска дейност, те са платени във връзка с проучване или създаване на бизнеса и биха били приспадаеми като обичайни бизнес разходи, ако бизнесът вече е работел. На практика допустимите разходи попадат в две групи.
Разходи за проучване
Това са разходите за решаване дали и как да стартирате. Пазарни проучвания и проучвания за осъществимост, оценки на продукти и обекти, проучвания на предлагането на работна ръка, пътувания за оглед на локации и професионални хонорари за анализ на потенциално придобиване — всички са допустими. Проучването може да обхваща бизнес условията като цяло или конкретен бизнес — и двете се броят.
Разходи преди откриването за създаване на бизнеса
След като се ангажирате, разходите за подготовка са допустими: реклама и маркетинг преди стартиране, заплати, изплатени по време на обучение на служители преди деня на откриването, наем и комунални услуги за помещение, осигурено преди започването на приходи, такси за настройка на счетоводството ви и разходите за намиране на доставчици, дистрибутори и клиенти.
Забележете модела: това са все оперативни разходи, които просто са се случили преди първия ден. Този модел е и границата за това какво не е допустимо.
Какво не е допустимо (и къде отива вместо това)
Смесването на недопустими разходи в кофата за стартиране е най-честият начин основателите да надценят приспадането. Всеки от тези има свой собствен данъчен дом:
- Оборудване, превозни средства и други капиталови активи. Фурна за $12,000 или работен ван е амортизируемо имущество, а не разход за стартиране. Отива във Формуляр 4562 съгласно нормалните правила за амортизация (и може да е допустимо за бонус амортизация или член 179), дори ако сте го купили месеци преди откриването.
- Инвентар и материали, които стават инвентар. Началната наличност се възстановява чрез себестойността на продадените стоки, докато я продавате, а не чрез член 195.
- Организационни разходи за формиране на дружеството. Държавните такси за регистрация, правните хонорари за изготвяне на учредителни актове и устави и разходите за организационни срещи принадлежат към паралелен режим — член 248 за корпорации, член 709 за партньорства — със собствено отделно незабавно приспадане от $5,000, поетапно намаляване от $50,000 и 180-месечна амортизация. Следователно корпорацията може да претендира до $5,000 разходи за стартиране и $5,000 организационни разходи през първата година. Едноличните собственици нямат организационни разходи, защото няма дружество за организиране.
- Лихви, данъци и разходи за изследвания. Лихвите и приспадаемите данъци следват свои собствени правила, а разходите за изследвания и експерименти попадат под член 174. Нищо от това не влиза в кофата по член 195.
- Разходи за разширяване на съществуващ бизнес. Ако вече управлявате ресторант и отворите втори обект, разходите преди откриването на втория обект обикновено са незабавно приспадаеми като разходи на съществуващия ви бизнес. Член 195 е за нови стопански дейности или бизнеси, не за растеж.
Сортирането на разходите в тези кофи, докато ги правите — вместо да ги реконструирате през април — е единственият най-ценен счетоводен навик, който един основател може да изгради. Повече за това по-долу.
Математиката: $5,000 сега, остатъкът за 180 месеца
Ако изберете третиране по член 195 за годината, в която бизнесът започва, приспадането за първата година е по-малкото от общите ви разходи за стартиране или $5,000 — като $5,000 се намалява долар за долар с всеки долар разходи за стартиране над $50,000, но не под нула. Остатъкът се приспада пропорционално за 180 месеца (15 години), считано от месеца, в който бизнесът започва активна дейност.
Три сценария показват как поетапното намаляване нахапва:
Сценарий 1: $17,000 разходи за стартиране, бизнесът отваря през юли
Незабавното ви приспадане за първата година е пълните $5,000. Останалите $12,000 се амортизират при $66.67 на месец. С шест месеца амортизация през първата година (юли до декември) приспадате още $400 — за общо отписване през първата година от около $5,400. Останалите $11,600 изтичат при $800 на година през следващите четиринадесет и повече години.
Сценарий 2: $52,000 разходи за стартиране
Превишението от $2,000 над $50,000 свива незабавното приспадане до $3,000. Останалите $49,000 се амортизират за 180 месеца при около $272 на месец. Всеки допълнителен долар разходи преди откриването над $50,000 ви струва долар незабавно приспадане — 100% маргинален процент на поетапно намаляване.
Сценарий 3: $55,000 или повече разходи за стартиране
Незабавното приспадане се намалява изцяло. Цялата сума се амортизира за 180 месеца. Основател, похарчил $60,000 преди откриването и стартирал през октомври, приспада само три месеца амортизация — $1,000 — през първата година, а $59,000 се простират в бъдещи декларации.
Урокът: рекламната цифра от $5,000 е реална, но малка, и тези, които харчат много преди откриването, трябва да очакват по-голямата част от разходите им за стартиране да се върнат бавно. Това все още е много по-добре от алтернативата — капитализиране на всичко без възстановяване, докато не продадете или закриете бизнеса.
Изборът е автоматичен — което работи в двете посоки
Ето детайлът, който изненадва повечето основатели: не подавате нищо специално, за да изберете третиране по член 195. Съгласно Наредбата на Министерството на финансите 1.195-1 се счита, че сте направили избора за данъчната година, в която бизнесът започва, просто като претендирате приспадането и амортизацията в тази декларация. Без прикачено изявление, без вълшебни думи.
Обратната страна е, че единственият начин да избегнете избора е да изберете изрично да капитализирате разходите си за стартиране в навременно подадена декларация (включително удължения) за годината, в която бизнесът започва — и който и избор да направите, той е неотменим и обхваща всички разходи за стартиране за този бизнес. Рядко има причина да се откажете, но неотменимостта означава, че декларацията ви за годината на стартиране заслужава внимание: графикът на амортизация, който започвате тогава, продължава 15 години.
В самата декларация механиката е ясна. Амортизируемата част отива във Формуляр 4562, Част VI (Амортизация), като сумата по член 195 се отразява на съответния ред — подаващите Schedule C я отчитат като „друг разход", докато партньорствата и корпорациите я отчитат в съответните си декларации. Пазете работен документ, изброяващ всеки разход за стартиране, датата му и неговата кофа; ако IRS някога попита, този график е вашето доказателство.
Капани във времето: Кога започва часовникът — и какво се случва, ако никога не стартирате
Амортизацията започва в месеца, в който започва активната ви стопанска дейност — месецът, в който отваряте врати, вземате първия си плащащ клиент или започвате да работите с намерение да печелите. Месецът на харчене няма значение; само месецът на стартиране определя 180-месечния часовник. Отворете през декември и първата година съдържа един месец амортизация плюс $5,000.
Два гранични случая заслужават внимание:
Ако бизнесът никога не стартира, няма приспадане. Облекчението по член 195 съществува само за бизнес, който действително започва. Разходите за проучване на начинание, което изоставяте, обикновено са лични, неприспадаеми разходи — още една причина да следите разходите преди приходите внимателно, вместо да предполагате, че всички те ще „се броят като бизнес разходи".
Ако затворите или продадете преди изтичането на 180 месеца, остатъкът е приспадаем. Всички неамортизирани разходи за стартиране могат да бъдат отписани в годината, в която бизнесът прекрати, така че бавното изтичане се ускорява в окончателно приспадане. Това си струва да се знае, когато моделирате разходите след данъци при закриване.
Пет грешки, които струват на основателите истински пари
- Отчитане на всичко като разход през първата година. Най-честата грешка: изсипване на разходите преди откриването в Schedule C като обичайни разходи. При одит IRS прекласифицира частта за стартиране, отхвърля превишението и дължите данък плюс лихва — докато амортизацията, която е трябвало да претендирате в предишни години, е загубена за затворени давностни години.
- Игнориране на поетапното намаляване. Основатели, похарчили $60,000+ преди откриването, рутинно претендират пълните $5,000. Над $55,000 разходи за стартиране незабавното приспадане е нула.
- Смесване на организационни разходи. Поставянето на правните хонорари за формиране на дружеството в кофата за стартиране (или обратното) изкривява и двата избора. Корпорациите и партньорствата трябва да поддържат двете кофи отделно от първата фактура.
- Третиране на активи като разходи за стартиране. Онази покупка на оборудване преди откриването принадлежи към амортизацията, където бонус амортизацията може да я отпише много по-бързо от 180 месеца. Погрешното ѝ класифициране като разход за стартиране забавя възстановяването ви без причина.
- Реконструиране вместо записване. Разходите преди приходите, разпръснати из лични карти, банкови преводи и касови бележки, са почти невъзможни за правилно сортиране месеци по-късно. Основателите, които следят в движение, улавят всеки допустим долар; основателите, които реконструират, гадаят — и обикновено претендират по-малко.
Следете разходите преди приходите, сякаш вече имат значение
Обединяващата тема на всяка грешка по-горе е времето: докато бизнесът ви започне, записите, които определят приспадането ви по член 195, са на месеци. Решението е да отворите счетоводните си книги, преди да отворите бизнеса си. Записвайте всеки долар разходи за проучване и преди откриването в датирани сметки, маркирайте всеки запис по кофа — стартиране, организационни, капиталови активи, инвентар — и прикачвайте касовите бележки. Когато дойде месецът на стартиране, графикът ви за амортизация практически се пише сам, а приспадането ви от $5,000 почива на документална следа, а не на спомен.
Обикновен текстов регистър е естествено решение за тази дисциплина: всеки запис е датиран, прегледуем ред, категориите са явни, вместо да са скрити в падащи менюта, а контролът на версиите показва точно кога е записан всеки разход. Петнадесет години от сега, когато последният месец амортизация се осчетоводи, все още ще можете да го проследите до фактурата.
Поддържайте разходите си за стартиране организирани от първия ден
Докато стартирате бизнеса си, поддържането на ясни финансови записи от най-първия разход е от съществено значение — приспаданията, които претендирате през първата година, зависят от разходи, направени месеци преди да спечелите долар. Beancount.io предоставя счетоводство с обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство с обикновен текст.
