Цикълът на приходите на вашия клиент живее или умира с кодовете, които задавате. Около 60% от отказаните искове никога не се преработват изобщо, превръщайки се в постоянни загуби на приходи — а всеки преработен иск струва между $25 и $181 в административно време. Когато управлявате изнесена компания за медицинско кодиране, вашият модел на ценообразуване, съставът от квалификации и счетоводните ви книги решават дали ще получите справедливия си дял от стойността, която създавате, или тихо ще субсидирате цикъла на приходите на клиентите си безплатно.
Това ръководство разглежда как да ценообразувате работата по кодиране, колко всъщност струват и ви носят сертифицираните кодери и как да водите книги, които ви казват кои клиенти и специалности са печеливши.
Трите начина, по които компаниите за кодиране получават заплащане
Почти всеки договор за изнесено кодиране използва един от три модела на ценообразуване. Всеки от тях прехвърля риска между вас и клиента по различен начин и счетоводството ви трябва да проследява различни неща при всеки от тях.
Ценообразуване на картон (или на иск)
Клиентът плаща фиксирана такса за всеки картон или иск, който кодирате. Вътрешното кодиране за лекари обикновено е $2 до $5 на картон за рутинна амбулаторна работа, като сложните хирургични или специализирани картони се заплащат по-високо, докато фиксираните такси на иск в диапазона $3 до $8 са типични за всички специалности. Офшорните доставчици ценообразуват много по-ниско, което е точно причината вътрешните фирми да се конкурират с точност и бързина, а не с единична цена.
Ценообразуването на картон е чисто за клиента — разходът се мащабира точно с обема — но прехвърля риска за производителността върху вас. Ако една партида картони е слабо документирана и всеки отнема двойно повече време, ефективната ви почасова ставка се намалява наполовина, докато фактурата остава същата. Отчитайте приходите на картон по клиент и по специалност, за да виждате реализираните си приходи на час кодиране по всеки договор. В момента, в който ниска цена на картон срещне специалност с тежка документация, този отчет е ранното предупреждение.
Почасово ценообразуване
Клиентът плаща за времето на кодера, обикновено на ставки, извлечени от натоварените разходи за труд плюс марж. Тъй като опитните сертифицирани кодери печелят $60 000 до $70 000+ само като заплата, устойчива почасова ставка за фактуриране на квалифицирано вътрешно кодиране обикновено надхвърля $50 на час, след като се включат осигуровки, софтуер, контрол на качеството и марж.
Почасовото ценообразуване ви предпазва от объркана документация, но създава обратното напрежение: сега клиентът носи риска за производителността и ще иска доказателство за резултата. Проследявайте завършените картони на час заедно с фактурираните часове за всяка почасова ангажираност. Ако производителността ви намалее по почасов договор, клиентът ще го забележи преди вас — освен ако собствените ви отчети не стигнат първи дотам.
Процент от събраните суми
Кодирането, обединено в пълна сделка за цикъл на приходите, често се ценообразува на 4% до 8% от събраните суми. Фирмите само за кодиране използват този модел по-рядко, защото събраните суми зависят от фактуриране, състав на платците и работа на рецепцията, които не контролирате. Приемайте процентно ценообразуване само когато също контролирате достатъчно от цикъла на приходите — или обратната връзка за откази и одити — за да влияете на числото, по което ви плащат.
Защо един CPC в екипа променя ценовата ви листа
Сертификатът Certified Professional Coder (CPC) от AAPC е базовата сертификация за кодиране при лекари и амбулаторно кодиране. Кодерите с дори един сертификат печелят приблизително 12% до 21% повече от несертифицираните колеги, като притежателите на CPC отчитат среден доход близо $59 000 — а специализираните сертификати изтласкват медианите в диапазона $64 000 до $72 000. Около две трети от специалистите по медицински записи сега работят от разстояние, така че квалифицираните дистанционни таланти са пазарът, на който наемате.
Тази премия в заплащането не е просто разход за поемане. Тя променя това, което можете да продавате:
- По-високи ставки за фактуриране, защитени с данни. Клиентите, които плащат за кодиране, всъщност купуват предотвратяване на откази. Отрасловият показател е 95% или по-добра точност на кодиране с откази, свързани с кодиране, под 5% от исковете — срещу национален процент на първоначални откази, достигнал 11,8% през 2024 г. Квалифициран екип с одитирани отчети за точност е начинът да оправдаете вътрешните цени на картон срещу офшорни оферти.
- Специализирана работа, която иначе не можете да докоснете. Ангажиментите за корекция на риска, болнично, хирургично и E/M одитиране на практика изискват квалификации като CRC, CIC, COC или CPMA. Всеки специализиран сертификат отваря линия за услуги с по-висока ставка и нов поток от приходи в книгите ви.
- Готовност за одити като продукт. Одитите на платците и връщанията на суми са постоянна заплаха за клиентите ви. Доставчиците на кодиране, които провеждат вътрешни QA одити, публикуват оценки за точност и обучават лекарите на клиента за пропуски в документацията, продават съответствие, а не само обем.
Предвидете бюджет за сертификата, не само за заплатата. Изпитите за сертификация, членските вноски в AAPC, единиците за продължаващо обучение и таксите за специализирани изпити се повтарят всяка година или две на кодер. Поставете ги в сметкоплана си като отделна линия за професионално развитие, за да можете да изчислите истинската натоварена цена на кодер — заплата плюс осигуровки плюс поддръжка на сертификат плюс софтуерно място — и да ценообразувате всеки договор над нея.
Структурата на разходите, която повечето стартъпи за кодиране подценяват
Кодирането изглежда като чист бизнес с труд, докато не дойдат фиксираните разходи. Включете всички тях в изчисленията си за ценообразуване от първия договор:
- Софтуер за кодиране и справочници. Професионалните инструменти за кодиране, абонаментите за кодови книги и достъпът до проверка на искове са разходи на място, които се мащабират с числеността на персонала. Проследявайте ги на кодер, така че разширяването на екипа автоматично да разширява прогнозата.
- Труд за QA и одити. Ако обещавате 95% точност, някой трябва да изтегля извадки, да ги прекодира и да оцени екипа. Много фирми изразходват 5% до 10% от часовете за кодиране за QA. Този труд е себестойност на продадените стоки по всеки договор, а не режийни разходи за разпределяне и забравяне.
- Съответствие с HIPAA. Изнесена компания за кодиране, която работи със защитена здравна информация, е бизнес партньор по HIPAA, което означава подписано споразумение за бизнес партньор с всеки клиент, обучение на персонала, контрол на достъпа и криптиране при пренос и в покой. Инструментите за сигурност, времето за обучение и правният преглед на BAA са реални разходи — а корпоративните клиенти ще ви одитират по тях, преди да подпишат.
- Застраховки. Покритието за грешки и пропуски, съобразено с услугите за цикъл на приходите, плюс застраховката за кибернетична отговорност, са минимумът, след като работите с PHI на клиенти в обем. Включете ги в нормата си на режийни разходи на час кодиране.
- Текучество и време за усвояване. Замяната на квалифициран специализиран кодер отнема месеци, а новите служители кодират бавно в продължение на седмици. Резервът от обучени по няколко специалности кодери изглежда като разход за бездействие, докато не дойде седмицата, в която обемът на най-големия ви клиент скочи с 40%.
Сравнете този набор с алтернативата, която потенциалните ви клиенти познават: напълно натоварен вътрешен специалист по фактуриране струва $90 000 до $111 000 на година, след като се отчетат заплата, осигуровки, софтуер, обучение и текучество. Вашата продажба не е, че кодирането е евтино — а че цената ви на картон купува точност, покритие и съответствие без този фиксиран персонал.
Ключовите показатели, които принадлежат в месечното ви приключване
Отчетът за приходи и разходи на една компания за кодиране има смисъл само до нейните производствени показатели. Приключвайте тези числа всеки месец, по клиент и по специалност:
- Процент на точност на кодиране (одитиран). Цел 95% или по-добра, измерена чрез независимо прекодиране на случайна извадка — а не чрез самооценка на кодерите. Свържете размера на QA извадката с обема, така че и малките клиенти да получават значими оценки.
- Време за изпълнение. Стандартният показател е нула до пет дни от получаване на картона до връщане на кодирания. Проследявайте го по клиент; забавянето на изпълнението е водещият индикатор за претоварен екип и първото нещо, за което клиентите се оплакват.
- Процент на отказите, дължащи се на кодиране. Отделете отказите, причинени от кодиране, от тези за допустимост, разрешение и политика на платците. Договорите ви трябва да се оценяват по вашия дял, а ценообразуването ви да се оправдава с поддържането му под 5%.
- Приходи на час кодиране, по клиент. Общите приходи от клиента, разделени на общите изразходвани часове, включително QA и преработка. Това единствено число разкрива кои договори субсидират бизнеса и кои бизнесът субсидира.
- Процент на реализация. Фактурираните приходи, действително събрани, нетно от издадените кредити за грешки. Ако кредитите за грешки изяждат повече от 1% до 2% от приходите, проблемът е точността, а не ценообразуването.
- Използване на кодерите. Фактурируемите часове за кодиране и QA спрямо общите платени часове. Устойчиво използване над 90% означава липса на капацитет за пикове, обучение или CEU обучение — и предсказва текучество.
Чести грешки, които ерозират маржа
Една цена на картон за всяка специалност. Рутинно проследяване в обща практика и оперативен протокол с множество процедури не са една и съща единица работа. Разградете ценовата си листа по специалност и сложност на картона и преразглеждайте нивата, когато моделите на документация се променят.
Третиране на QA като режийни разходи. Когато трудът за QA стои в общите режийни разходи, всеки клиент изглежда еднакво печеливш и нито един разход за точност не попада там, където му е мястото. Разпределяйте QA часовете към клиента, чиито картони са одитирани, така че проблемните сметки да показват истинския си марж.
Неправилно класифициране на дистанционните кодери. Компаниите за кодиране разчитат силно на дистанционни изпълнители по 1099, но кодерите, работещи по фиксирани графици, използващи вашите системи, под вашия QA процес, за един клиент, започват да изглеждат като служители по федералните и щатските тестове. Одит, който прекласифицира резерв от изпълнители, връща данъци върху заплати, санкции и отговорност за осигуровки. Вземете решението за класификацията в писмен вид от трудовия адвокат, преди да мащабирате модела с изпълнители — и поддържайте W-9 актуални в двата случая, тъй като резервното удържане се прилага, когато документите изостанат.
Подписване на BAA с клиенти без да ги четете. Големите здравни системи изпращат споразумения за бизнес партньор със срокове за уведомяване при нарушение, права за одит и условия за обезщетение, написани в тяхна полза. Клауза за уведомяване при нарушение в рамките на 24 часа, която не можете оперативно да изпълните, е нарушение на договора, което чака да се случи. Накарайте адвокат да прегледа всеки BAA и да впише в календара всяко задължение, което приемате.
Оставяне на кредитите за грешки да заобикалят книгите. Неформални обещания от рода на „ще кредитираме тази партида“, които никога не влизат в счетоводството, завишават приходите и скриват проблеми с точността. Всеки кредит преминава през вземанията с код за причина, така че месечното приключване показва точно колко струват грешките.
Създаване на книги, които отговарят на въпроси за ценообразуването
Сметкопланът ви трябва да отразява начина, по който продавате. Като минимум отделете приходите по модел на ценообразуване — кодиране на картон, почасово кодиране, процент от събраните суми, одити и консултации — и маркирайте всяка линия на приходите по клиент и специалност. От страната на разходите отделете директния труд за кодиране, труда за QA, разходите за сертификати и обучение, софтуерните места и разходите за съответствие от истинските режийни разходи.
Сверявайте обема месечно: получени картони, кодирани картони, върнати картони за допълнителна документация и кредитирани картони. Разликата между получени и фактурирани картони е нефактурирана работа, а в бизнес на картон нефактурираната работа е пари, останали на масата. Свържете тази оперативна сверка с банковата си сверка и начисляванията ви наистина ще означават нещо.
Ако днес работите на касова основа, познавайте тавана на растежа: щом клиентите плащат при срокове от 30 до 60 дни, докато кодерите ви получават заплати на всеки две седмици, отчетите на касова основа ще се люлеят силно и ще скриват дали договорите са печеливши. Отчетите на начислена основа с месечно остаряване на вземанията са това, което ви позволява да налагате условията за плащане и да забележите бавно плащащ клиент, преди салдото да стане отписване.
Опростете финансовото си управление
Докато мащабирате дейността си по кодиране през специалности, клиенти и модели на ценообразуване, поддържането на ясни финансови записи е това, което превръща производствените данни в сила за ценообразуване. Beancount.io предлага счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.
