Авансирате $8 000 за проект на клиент — полети, материали, депозит за подизпълнител — после го фактурирате обратно на точната стойност и решавате, че не дължите нищо върху тези пари, защото „просто сте ги препратили“. Това предположение тихо създава два данъчни проблема наведнъж: IRS все още иска $8 000 да бъдат декларирани като брутен доход в декларацията ви, а щатът ви може да иска данък върху продажбите (или данък върху брутните приходи) върху тях, дори когато не сте реализирали никаква печалба от препращането.
Това е капанът с фактурируемите разходи, който всяка година хваща на свободна практика, агенции, консултанти и изпълнители. Парите изглеждат като нулев резултат, затова се осчетоводяват като нулев резултат — или се пропускат напълно — а и двата варианта са грешни. Ето как да фактурирате клиентските препращания на разходи правилно, кога надценката променя сметката и как да избегнете изненадата с данъка върху продажбите, която се крие във „възстановените“ разходи.
Фактурируеми разходи срещу възстановявания: Изяснете си терминологията
Хората използват тези термини взаимозаменяемо и тази небрежност води до истински счетоводни грешки. За самонаето лице има три различни ситуации:
Фактурируемите разходи са разходи, които плащате на доставчик и после префактурирате на клиента си във фактура — материали за работата, пътуване до обекта на клиента, софтуерни лицензи, купени за един проект, такси за подаване на документи, които сте авансирали. Вие сте купувачът; клиентът ви възстановява сумата, понякога с надценка или такса за обработка.
Истинските препращания (покупки в качеството на агент) са тясното изключение: купувате нещо като агент на клиента, с парите на клиента, на името на клиента. Клиентът е законово задължен към доставчика, а вие никога не придобивате собственост или кредитен риск. Помислете за адвокат, който авансира такса за съдебно подаване от доверителна клиентска сметка. Истинското третиране като агент изисква документация — повече за това по-долу — а повечето ежедневни „препращания“ не отговарят на условията.
Възстановяванията на служители по отчетна схема са напълно различен режим. Когато работодател възстанови на служител разход, който служителят надлежно отчита (сума, дата, стопанска цел) и върне излишните аванси, възстановяването не е заплата и изобщо не се декларира като доход. Това третиране принадлежи на отношенията работодател–служител. То не се прилага, когато клиентът ви възстановява на вас. Третирането на клиентските възстановявания като възстановявания по отчетна схема — оставяйки и двете страни извън декларацията — е една от най-честите грешки в тази област.
Данък върху дохода: Първо е приход, после приспадане
За федералния данък върху дохода парите, които клиентът ви плаща, за да покрие разходи, които сте понесли, са брутен доход, а самият разход е стопанско приспадане. Двете записвания се компенсират взаимно, когато префактурирате на стойност — но трябва да запишете и двете страни, а не нито една.
Конкретно, ако сте едноличен търговец или еднолично LLC, префактурираната сума влиза в брутните приходи в Schedule C, а платеният от вас разход попада в съответния ред за разходи (материали, пътуване, външен труд или част V „други разходи“). При префактуриране на стойност нетният ефект върху облагаемия доход е нула. Добавете 15% надценка и тази надценка е обикновена печалба, облагана като останалите ви доходи.
Защо нетното прихващане е опасно
„Нетното прихващане“ — пропускането и на прихода от възстановяване, и на съответстващия разход — стига до същия краен резултат, когато всичко е префактурирано на стойност, затова много бизнеси го правят. Спрете. Нетното прихващане причинява поне четири проблема:
- Известия за несъответствие по 1099. Много клиенти включват възстановените разходи в общата сума, която декларират във вашия Формуляр 1099-NEC или 1099-MISC. Ако декларацията ви показва брутни приходи под сбора на вашите 1099, защото сте прихванали възстановяванията, програмата на IRS за съпоставяне отбелязва разликата. Декларирайте пълната сума от 1099 като доход и приспаднете разходите — точно за това служат редовете за приспадане.
- Занижени брутни приходи навсякъде другаде. Кредитори, гаранти, тестове за доход на наемодатели и някои щатски декларации гледат приходите по първия ред, а не нетната печалба. Прихванатите счетоводни книги подценяват размера на бизнеса ви.
- Загубени приспадания. Когато възстановяванията и разходите се прихващат неформално, разходите, които не са били напълно възстановени — нощувката в хотел над дневния лимит на клиента, пробегът над договорената надбавка — често изобщо не се приспадат.
- Данъци върху брутните приходи. Няколко щата облагат бизнес приходите по първия ред, независимо от печалбата — B&O данъкът на Вашингтон, Commercial Activity Tax на Охайо, Corporate Activity Tax на Орегон, наред с други. Нетното прихващане не намалява тези бази; то само прави декларацията ви несъответстваща на фактурите ви.
Безопасното правило: ако парите са преминали през ръцете ви като бизнес приход, влизат в декларацията като приход, а разходът — като приспадане.
Капанът с данъка върху продажбите: Вашият щат може да облага възстановяването
Ето изненадата, която повечето бизнеси пропускат. В много щати отделното посочване на възстановяване на разход във фактурата ви не го премахва от облагаемата продажна цена, а начисляването на нулева надценка също не помага.
Департаментът по приходите на щата Вашингтон формулира правилото направо: сумите, които продавачът фактурира на клиент за разходи, свързани с продажбата на стока или услуга, са облагаеми, „дори ако клиентът се съгласи да възстанови на продавача разходите“. Приспадания за възстановявания на разходи не се допускат, дори когато сумите са отделно посочени във фактурата или няма надценка. Възстановяването се декларира по същата данъчна класификация като основната продажба — така префактурираното пътуване на изпълнител получава същото третиране по B&O за търговия на дребно и данък върху продажбите на дребно, както самата строителна работа.
Ню Йорк следва същия принцип: Данъчният закон определя постъплението от продажба на материални движими вещи като продажна цена, включително всички разходи на продавача, дори когато тези разходи са отделно посочени в сметката на клиента, а наредбите му предвиждат, че разходите, които доставчикът прави при осъществяване на продажба, не се приспадат от облагаемите постъпления, независимо дали са фактурирани на клиента.
Повечето щати стигат до същото място чрез свои версии на това правило: разходите за извършване на дейност, които включвате в това, което клиентът плаща, са част от облагаемото постъпление. Етикетът във фактурата — „възстановяване“, „препращане“, „на стойност“ — не определя данъчния отговор.
Тясното избавление: истинско агентство
Основният начин префактуриран разход да избегне облагаемото постъпление е да докажете, че сте действали като агент на клиента, а не като продавач, който е понесъл собствени разходи. Щатите обикновено търсят същността, а не етикетите:
- Клиентът — не вие — е задължен към доставчика, в идеалния случай показано с писмено агентско споразумение, подписано преди покупката.
- Фактурата на доставчика посочва клиента като купувач или по друг начин показва, че покупката е направена от името и за сметка на клиента.
- Не упражнявате собственост, използване или дискреция върху стоките (не им начислявате надценка, не ги смесвате със собствения си инвентар и не определяте спецификации за своя сметка).
- Средствата на клиента са отделени — отделно ескроу или счетоводство тип доверителна сметка, а не смесени с оперативните пари.
Това е висока летва и варира според щата. Консултант, който плаща с лична карта пътуване до клиентски обект и го префактурира, не е ничий агент. Изпълнител, който купува дървен материал, приема доставката, нарязва го и го монтира, не може да преквалифицира дървения материал като агентска покупка, като го посочи на отделен ред във фактурата. Ако не можете да покриете теста за агентство, приемете, че префактурираната сума принадлежи в облагаемите ви постъпления и я събирайте съответно.
Изпълнители: знайте дали сте потребителят, или търговецът на дребно
Строителните и монтажните бизнеси се сблъскват с допълнителна разклонка. В много щати изпълнителят, който подобрява недвижим имот, е потребителят на материалите: плащате данък върху продажбите, когато купувате дървения материал и обков, и не начислявате данък върху продажбите отново, когато фактурирате на клиента за завършената работа. В този модел няма сертификат за препродажба и няма втори слой данък върху частта с материалите — но също няма приспадане на разхода за материали от каквито и да е облагаеми постъпления от труд там, където щатът ги облага.
В други щати и други сфери на дейност (търговци на дребно, сервизи, продаващи части, доставчици на услуги на принципа време и материали) купувате материали за препродажба с валиден сертификат за освобождаване и събирате данък върху продажбите върху пълната сума, която начислявате на клиента, включително материалите. Смесването на двата модела — покупка без данък със сертификат за препродажба и после невнасяне на данък при префактурирането — е класическа корекция при одит, с данък, лихва и санкция върху разликата. Потвърдете кой модел прилага вашият щат за вашата дейност, преди да настроите шаблона си за фактуриране.
Надценки и такси за обработка: остойностете аванса и риска
Позволено ви е да начислявате надценка върху префактурираните разходи — и в повечето случаи трябва. Когато плащате на доставчик за 15 дни, а клиентът ви плати за 45, вие сте отпуснали на клиента 30-дневен безлихвен заем. Когато поставите $10 000 проектни разходи на картата си, вие понасяте риска от измама, риска от спор и риска клиентът да плати късно или никога. Надценка или фиксирана такса за обработка остойностява това финансиране и риск.
Честите подходи включват процентна надценка върху материали и разходи за подизпълнители (често 10–20%), фиксирана административна такса на фактура или на пътуване, или диференцирани ставки в рамков договор за услуги. Каквото и да изберете:
- Сложете го писмено, преди работата да започне. Клауза в договора, гласяща „предварително одобрени разходи се префактурират на стойност плюс 15% административна такса“, предотвратява спора в края на проекта дали надценката е била разрешена.
- Изисквайте предварително одобрение над праг. „Разходи над $500 изискват писмено одобрение“ защитава и двете страни и създава документалната следа, която одиторите харесват.
- Помнете, че надценката е напълно облагаема. Тя е обикновен бизнес доход за данъка върху дохода, а в щатите, където префактурираната база е облагаемо постъпление, надценката също е облагаема. Не заравяйте печалба в ред „възстановяване“ с надеждата, че етикетът ще я предпази — при одит проверяващите преквалифицират икономическата същност, а не надписа.
Как да го осчетоводите чисто
Чистият работен процес за фактурируеми разходи има четири стъпки:
- Маркирайте разходите в момента на покупката. Всеки касов бон или фактура от доставчик, който принадлежи към клиентска задача, се маркира с клиента и преписката когато се въвежда — не се реконструира в края на месеца от извлечение по карта. В счетоводство на обикновен текст или двойно записване осчетоводете разхода в разчетна сметка за фактурируеми разходи (или директно в себестойност на продадените стоки по задачи), а не в обща разходна сметка, където ще бъде забравен.
- Фактурирайте от маркировката, не от паметта. Генерирайте редовете за префактуриране от маркираните разходи. Покажете всеки разход (или категория), всяка договорена надценка на отделен ред и данък върху продажбите, където се изисква. Прикрепете касовите бонове от доставчици към досието на задачата.
- Осчетоводете префактурирането като отделна приходна сметка. Специална приходна сметка „Доход от фактурируеми разходи“ (или „Възстановени разходи“) поддържа препращанията видими и отделни от възнагражденията за собствения ви труд. На стойност тя компенсира разходната страна; надценката остава видима като марж.
- Правете месечна сверка. Пуснете справка за нефактурирани фактурируеми разходи: разходи, маркирани към клиенти, които още не са фактурирани. Тази справка буквално представлява пари, които сте авансирали и още не сте поискали обратно. Всичко над 30 дни е задача за събиране на вземания, а не счетоводна любопитност.
Пазете документацията от доставчика за всеки префактуриран долар, независимо от сумата. Клиентите оспорват префактуриранията повече от всеки друг ред във фактурата, а касов бон с отбелязана стопанска цел приключва повечето спорове с един имейл.
Чести грешки, които да избягвате
- Прихващане на приход и разход вместо деклариране на брутни приходи и приспадане на разходите — генераторът на несъответствия по 1099.
- Предположение, че „отделно посочено“ означава „необлагаемо“ за целите на данъка върху продажбите. Вашингтон, Ню Йорк и повечето щати казват друго.
- Третиране на клиентските възстановявания като възстановявания на служители по отчетна схема и оставянето им изцяло извън декларацията.
- Покупка на материали без данък със сертификат за препродажба и после невнасяне на данък върху префактурираната сума — или обратното, плащане на данък при покупка и събиране отново от клиента.
- Скриване на надценка в ред „възстановяване“. Одиторите облагат същността. Разкрийте таксата и платете данък върху нея.
- Авансиране на разходи без подписана политика за разходите. Без праг за предварително одобрение, без разкриване на надценката, без условия за плащане на префактуриранията — всяка от тези дупки в крайна сметка се превръща в отписване.
Поддържайте клиентските си разходи организирани от първия ден
Фактурируемите разходи са мястото, където малките бизнеси за услуги най-често губят пари — нефактурирани разходи, несъбрани надценки и изненадващи данъчни сметки за „препращания“, които никога не са били истински препращания. Маркирането на всеки клиентски разход при въвеждане, своевременното му фактуриране с правилното данъчно третиране и месечната сверка на нефактурираните салда превръщат хроничния теч във видима, печеливша част от практиката.
Поддържането на тази дисциплина е далеч по-лесно, когато всеки разход и префактуриране живеят в прозрачни счетоводни книги с търсене. Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна видимост върху разходите и префактуриранията по клиенти — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.
