Приходите ви са се утроили, откакто наехте счетоводителя си, но месечното приключване все още отнема пет седмици, данъчният сезон все още е като пожарна тревога и единственият път, когато чувате от CPA-то си, е когато е прикачена фактура. Тази разлика между това къде е бизнесът ви и какво ви предоставя счетоводната ви връзка е истинската цена на това да останете твърде дълго — и повечето собственици я забелязват година-две след като започне да боли.
Смяната на фирма изглежда рискова, затова основателите я отлагат, докато пропуснат срок или изненадваща данъчна сметка не наложи решението. Не е нужно да е така. Ето предупредителните знаци, че сте надхвърлили възможностите на текущата си фирма, моментът, който прави прехода чист, и контролен списък за предаване на данни и писмо за ангажимент, за да не се изгуби нищо между капките.
7 предупредителни знака, че сте надхвърлили възможностите на счетоводителя си
1. Чувате от тях само по време на данъчния сезон
Връзка само за спазване на изискванията — подадени декларации, подписани формуляри, тишина в продължение на единайсет месеца — е подходяща за прост подател по Schedule C. Не е подходяща за растящ бизнес, който взема решения за наемане, ценообразуване и разширяване през цялата година. Ако счетоводителят ви никога не се обажда с идеи за планиране, никога не сигнализира за промяна в закона, която ви засяга, и никога не пита за целите ви, вие купувате подготовка на данъци, а не съвети. Бизнесите в етап на растеж се нуждаят от проактивно напътствие: планиране на авансови данъци, прегледи на структурата на дружеството, прогнозиране на паричните потоци и някой, който забелязва проблемите преди крайния срок за подаване на декларацията.
2. Приключването отнема седмици и числата пристигат остарели
Ако не можете да видите печалбата от предходния месец до месеца след това, вие летите на сляпо. Приключване, което се проточва три до пет седмици, обикновено сигнализира едно от двете: книгите ви са в безпорядък или фирмата ви няма капацитета и системите да се справят с обема ви на транзакции. Във всеки случай решенията, взети на база остарели числа — наемане, поръчки на инвентар, кандидатстване за кредити — са догадки. Фирма, която пасва на размера ви, приключва книгите на предвидим месечен ритъм и ви предоставя финансови отчети, върху които наистина можете да действате.
3. Не могат да отговорят на новите ви, по-трудни въпроси
Счетоводителят, който беше перфектен, когато бяхте самостоятелен фрийлансър, може да не е на нивото, след като имате nexus в шест щата, договор с държавата на принципа разходи плюс, инвентар по правилата за унифицирана капитализация или първата ви цел за придобиване. Внимавайте за неясни отговори, дълги забавяния при проучване на рутинни въпроси или съвети, които се свеждат до „нека просто бъдем консервативни“, без обяснение на действителното правило. Специализираните нужди — многощатен данък, R&D кредити, международни продажби, отраслово-специфично счетоводство — изискват специализирана експертиза, а не уверени догадки.
4. Грешките стават модел, а не изключение
Всяка фирма допуска случайна грешка. Червеният флаг е повторението: коригирани декларации две години подред, известия от данъчните органи за неща, които подготвителят ви е трябвало да забележи, финансови отчети, които кредиторът ви връща с въпроси, или числа, които се променят всеки път, когато ги поискате. Един модел заслужава специално внимание: ако грешките винаги излизат наяве, когато някой друг погледне — нов счетоводител, банков кредитен анализатор, известие от IRS — процесът на преглед на фирмата ви не улавя това, което трябва.
5. Таксите растат, докато стойността остава непроменена
По-високите такси са разумни, когато сложността ви нараства. Не са разумни, когато обхватът е идентичен с този отпреди три години и услугата тихо е намаляла — по-бавни отговори, младши служители вършат работа, за която ви е било казано, че партньор ще прегледа, изненадващи сметки за телефонни разговори, които преди бяха включени. Поискайте разбивка по точки на това, което сте платили миналата година, спрямо това, което сте получили. Ако не можете да свържете доларите с решения, прозрения или спестено време, плащате повече за име на марка или за инерция.
6. Комуникацията е бавна, а текучеството — постоянно
Неотговорените обаждания по време на данъчния сезон са проблем с капацитета; неотговорените обаждания през юли са проблем с приоритетите. Свързан симптом: всяка среща представя нов екип и всеки нов екип ви кара да обяснявате бизнеса си от нулата. Постоянната ротация на персонала означава, че никой не изгражда институционалното знание, което превръща подготвителя в съветник. Трябва да имате посочено лице за контакт, което познава досието ви, отговаря в рамките на един-два работни дни и обяснява проблемите на разбираем език.
7. Технологията им е изостанала с десетилетие зад вашата
Ако фирмата ви все още иска кутии с хартия, разпечатва PDF-и, за да ги подпишете и сканирате обратно, или не може да работи в облачния ви счетоводен софтуер, данъкът от триене е реален. Модерните фирми използват сигурни портали, електронни подписи, автоматизирани потоци от данни и анализи, които откриват аномалии, които хората пропускат. Фирма, която се съпротивлява на системите ви, ще забави всеки процес, който докосне — и ще се затрудни да ви даде навременни числа, независимо колко квалифицирани са хората ѝ.
Кога да направите прехода
Данъчният сезон е когато повечето собственици забелязват проблема — и най-лошото време да го решат. От януари до април всяка добра фирма е напълно заета с изпълнение на декларации, така че разговорите за onboarding са прибързани и досието ви получава каквото внимание остане. Най-добрите прозорци за смяна са:
- Късна пролет до ранна есен (май до септември). Пиковият сезон е приключил, фирмите имат капацитет за истински разговори за проучване и има достатъчно време преди планирането в края на годината и следващия сезон за подаване.
- След подаване на голяма декларация, а не преди изтичане на срок. Никога не сменяйте фирма с неподадена декларация при tight срок, освен ако нямате избор. Оставете напускащата фирма да довърши това, което е в ход, след което преминете.
- В края на финансовата ви година, ако можете. Чистото прекъсване опростява предаването: старата фирма затваря старата година, новата фирма отваря новата. Бизнесите с календарна година получават това естествено с преход през есента.
- Преди задействащо събитие, а не по време на него. Набиране на капитал, придобиване, известие за одит или голямо разширяване — всички те изискват съветник, който вече познава бизнеса ви. Ако виждате такова в следващите шест до дванайсет месеца, сменете сега.
Можете да смените счетоводители посред годината — няма правило срещу това — но преместванията посред годината изискват по-тясна координация, за да се прехвърлят чисто авансовите плащания, подаванията за заплати и отворените позиции. Какъвто и да е моментът, дайте на напускащата фирма писмено предизвестие и разумен период за приключване; нуждаете се от съдействието им за предаването.
Контролен списък за предаване на данни
Чистият преход е проект по документи. Поискайте тези неща от напускащата фирма писмено и потвърдете, че новата фирма е получила и прегледала всяко от тях:
Данъчни записи
- Подписани копия на последните три години федерални и щатски декларации, с всички приложения и извлечения
- Графици за амортизация и списъци на дълготрайни активи, включително дати на въвеждане в експлоатация и методи
- Графици за пренасяне напред: нетни оперативни загуби, капиталови загуби, кредити и благотворителни вноски
- Записи за авансови плащания от предходни години и всякакви приложени надвнесени суми
- Отворени известия, одити и кореспонденция от IRS или щатските органи, с пълномощни в досието
Счетоводни и финансови записи
- Пълен експорт на главната книга или копие от счетоводителя от счетоводния ви софтуер, с плана на сметките
- Оборотна ведомост в края на годината и коригиращи счетоводни записи за последните две години
- Сверки на банкови и кредитни карти към датата на предаване
- Отчети за остаряване на вземанията и задълженията
- Извлечения по кредити, графици за амортизация и договори за наем
Заплати и спазване на изискванията
- Отчети за заплати, история на формуляри 941 и W-2/W-3, и номера и ставки на щатските сметки за безработица
- История на подаване на данък върху продажбите, определения за nexus и сертификати за освобождаване в досието
- Бизнес лицензи, документи за учредяване на дружеството и подавания по 1099 от предходни години
Две практични бележки. Първо, записите ви принадлежат на вас: писмата за ангажимент и професионалните стандарти обикновено изискват старата фирма да върне клиентските записи своевременно, въпреки че може да задържи собствените си работни документи. Второ, отменете и издайте наново упълномощаванията — подайте нов формуляр 2848 за пълномощно за входящата фирма и потвърдете, че старото е премахнато, където е подходящо, така че известията и извлеченията да отидат на правилното място.
Очаквайте входящата фирма да поиска разрешението ви да се свърже с напускащата фирма. За одиторски ангажименти тази комуникация между предшественик и наследник е задължителна съгласно одиторските стандарти (AU-C 210); за данъчна и консултантска работа това е професионална учтивост със същата цел — да изведе наяве отворени въпроси, разногласия и причини за смяната, така че нищо да не се скрие в прехода. Нова фирма, която пропуска тази стъпка, кара по-лесно; разрешете разговора.
Контролен списък за писмото за ангажимент
Никога не започвайте работа на доверие. Писмото за ангажимент е договорът, който определя какво сте купили, и внимателният му преглед предотвратява повечето разочарования от нова фирма. Потвърдете тези условия, преди да подпишете:
- Точен обхват на услугите. Кои декларации, кои щати, счетоводство или преглед или одит, заплати, консултантски часове — изброени изрично, а не „счетоводни услуги според нуждите“.
- Какво е изключено. Данъчно планиране, представителство при одит, почистване на счетоводство и щатски регистрации обикновено са извън обхвата и се фактурират отделно. Знайте сега, а не когато пристигне фактурата.
- Структура на таксите и практики за фактуриране. Фиксирана такса спрямо почасова, ставки по ниво на персонала, как се одобряват преразходи и дали имейлите и кратките разговори се фактурират. Поискайте реалистична обща сума за първата година, включително onboarding и почистване.
- Срокове и доставки. Календар за месечно приключване, дати за доставяне на декларациите спрямо сроковете (не на тях), и какво е нужно на фирмата от вас и кога.
- Вашите отговорности. Повечето писма изискват да предоставите пълна, навременна информация и да прегледате декларациите преди подаване. Разберете какво се случва — такси, забавяния, откази — ако предадете записите късно.
- Срок, прекратяване и записи. Как да прекратите ангажимента, какво предизвестие е нужно, какви финални доставки получавате и потвърждение, че записите ви се връщат при вас в използваеми електронни формати.
- Сигурност на данните и достъп. Къде живеят документите ви, кой може да има достъп до тях, периоди на задържане и какво се случва с достъпа до портала след прекратяване.
- Разрешаване на спорове. Много писма включват клаузи за арбитраж или ограничаване на отговорността. Четете ги както са написани, а не както продажбеният разговор ги е описал.
Интервюиране на заместника
Отнасяйте се към избора като към наемане на ключов служител, защото това е. Говорете с поне две фирми и задайте същите въпроси на всяка:
- Кой точно ще върши работата ми и колко често ще чувам от партньор или мениджър?
- Как изглежда вашият onboarding и колко време преди книгите ми да са актуални?
- Как се справяте с въпроси между крайните срокове — очаквания за време за отговор и фактурират ли се кратките разговори?
- Какви разговори за планиране да очаквам през първата година и кога?
- Можете ли да ми покажете примерен месечен пакет за отчетност за клиент с моя размер?
- Каква технология изисквате да използвам и какво поддържате?
- Защо клиенти с моя размер са напуснали фирмата ви през последните две години?
Проверете квалификациите независимо: потвърдете лиценза CPA в щатския съвет по счетоводство, а за връзки с тежък данъчен фокус потвърдете, че културата на подготвителя съответства на толерантността ви към риск — агресивна, консервативна или мейнстрийм. Препоръки от бизнеси на вашия етап, във или близо до вашия отрасъл, струват повече от всяка презентация за предложение.
Поддържайте книгите си готови за преход от първия ден
Ето неудобната истина зад повечето болезнени смени на фирма: предаването е толкова чисто, колкото са книгите, които се предават. Когато главната ви книга живее в прозрачна, пълна, винаги актуална система, нова фирма може да се включи за дни, вместо да прекара първото тримесечие в реконструиране на случилото се. Beancount.io предоставя счетоводство в чист текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в чист текст.
