Счетоводство за независим магазин за железария: Овладяване на 30 000 артикула, кооперативни дивиденти и сезонния паричен цикъл

Магазинът ви имаше най-добрата пролет от години. Палети с мулч излитаха през вратата, професионалният отдел обработваше задължения от поръчки на изпълнители, а касата едва спираше. Тогава защо разплащателната сметка е на привършване до февруари — и защо счетоводителят ви постоянно задава въпроси за дивидент, който никога не сте видели в брой?

Ако притежавате независим магазин за железария, книгите ви вършат неща, които повечето търговски книги никога не се налага да правят: проследяване на десетки хиляди артикула, отчитане на кооперативен доход от дивиденти, който пристига частично в хартиен вид, водене на вземания от изпълнители като мини търговец на едро и оцеляване на паричен цикъл, който достига пик през май и спад през януари. Това ръководство обхваща всяка задача, с осчетоводяванията и месечните навици, които ги държат под контрол.

Защо книгите на магазин за железария са по-трудни, отколкото изглеждат​

Типичният независим магазин за железария поддържа от 20 000 до 35 000 активни артикула — крепежни елементи по бройка, боя по галон, електроинструменти по единица — разпределени по отдели с изключително различни надценки. Кутия винтове и снегорин не се държат по един и същи начин в счетоводните ви книги и осредняването им скрива решенията, които всъщност движат печалбата.

Три неща правят книгите ви необичайни в сравнение с обикновен търговец на дребно:

1. Вероятно сте член на кооперация, а не просто клиент. Ако купувате чрез Ace, True Value, Do it Best, Orgill или друга търговска кооперация, получавате дивиденти от търговската дейност — дял от печалбата на кооперацията, разпределен въз основа на покупките ви. Този доход има собствена данъчна документация и правила за времето на отчитане.
2. Запасите са най-големият ви актив и най-големият ви риск. Отрасловите бенчмаркове на Северноамериканската асоциация за железария и бои (NHPA) отдавна показват, че типичните магазини за железария обръщат запасите си само около два пъти и половина годишно. Всяко завъртане на това колело е пари; всеки мъртъв артикул на куката е пари, които са спрели да се движат.
3. Управлявате няколко бизнеса под един покрив. Продажби на дребно, разплащателни сметки на изпълнители, специални поръчки, отдаване под наем на инструменти, рязане на ключове, ремонт на мрежи, зареждане с пропан — всеки има различно признаване на приходи, третиране на данък върху продажбите и изчисление на надценката.

Изградете сметкоплана си така, че да отразява тази реалност от самото начало: отделни приходни пера за всеки отдел и услуга, отделни пера за себестойност на продадените стоки, които да съответстват, и специални сметки за доход от дивиденти, отстъпки, липси и активи за отдаване под наем. Обединяването на всичко в „продажби“ и „покупки“ е най-честата причина собствениците на магазини за железария да не могат да отговорят на въпроса „какво всъщност донесе печалба миналия месец?“

Кооперативни дивиденти: Доходът, който не е в брой (засега)​

Ето изненадата, която спъва начинаещите членове на кооперации. В края на годината вашата кооперация ви разпределя дивидент от търговската дейност въз основа на това колко сте купили чрез нея. Може да получите, да речем, 30 процента в брой, а остатъкът като писмено известие за разпределение — по същество запис на заповед, който кооперацията изплаща през следващите години. Дължите данък върху дохода върху цялата сума през годината, в която получите известието, не само върху парите в брой.

Механиката, с прости думи:

• Вие сте се съгласили с това, когато сте се присъединили. Уставите на кооперациите — тези на Ace Hardware са изрични по отношение на това в публичните им документи — предвиждат членовете да се съгласяват да включват всички разпределения от търговската дейност в брутния си доход за федерални данъчни цели. Самото членство е съгласието.
• Документът е формуляр 1099-PATR. Поле 1 отчита дела ви от дивиденти от търговската дейност, изплатени в брой, плюс номиналната стойност на квалифицираните писмени известия за разпределение и друго имущество. Това поле, а не банковият ви депозит, е числото, което трябва да е в данъчната ви декларация.
• Разделяне на брой и хартия. Осчетоводете частта в брой по банковата си сметка, а частта от известието по активна сметка като „Вземания от кооперативни дивиденти“. Кредитирайте пълната сума като доход от дивиденти при разпределението. Когато кооперацията по-късно изкупи стари сертификати в брой, това е движение по баланса (от вземания към пари в брой) — не нов доход. Осчетоводяването му отново като доход е начинът, по който магазините случайно плащат данък два пъти върху едни и същи пари.
• Къде се отразява в отчета за приходите и разходите е въпрос на преценка. Много счетоводители за железарии представят дивидентите от търговската дейност и отстъпките от доставчици като намаление на себестойността на продадените стоки, а не като приход, защото икономически те намаляват цената, която сте платили за стоките. И двата варианта са приемливи, но променят отчетения брутен марж — което има значение, ако сравнявате с данни на NHPA, посочени като „брутен марж след отстъпки“. Изберете метод със счетоводителя си и го спазвайте последователно през годините.

Два практически навика затварят цикъла. Първо, сверявайте всяко извлечение от кооперацията така, както сверявате банково извлечение: покупки, спечелени отстъпки, разпределени дивиденти, изкупени сертификати и салда по дялов капитал трябва да съвпадат с книгите ви месечно, а не по време на данъчната кампания. Второ, отбележете в календара си графика за изкупуване. Сертификатите често се въртят на многогодишни цикли, така че прогнозата за изкупуване е легитимна (и планируема) част от паричния поток за следващата година.

Овладяване на 30 000 артикула без да се удавите​

Никой не може активно да управлява 30 000 артикула, така че спрете да опитвате. Класифицирайте и оставете числата да ви кажат къде вниманието се отплаща.

Направете ABC анализ по брутен марж в пари​

Класирайте всеки артикул по брутен марж в пари за последните дванадесет месеца, а не по продадени бройки. Артикулите „A“ — обикновено първите 10 до 15 процента — заслужават точни точки на дозаявяване, чести инвентаризации и най-доброто място на рафта; артикулите „C“ получават по-свободен контрол и по-малко лице. Повечето POS системи, създадени за железарии (Paladin, Epicor Eagle, ECI Spruce), изготвят това класиране направо; провалът никога не е софтуерът, а това, че отчетът никога не се преглежда.

Следете GMROI, не само надценката​

NHPA преподава показател, който всеки собственик на железария трябва да знае: възвръщаемост на инвестицията в брутен марж (GMROI) — брутен марж в пари, разделен на средната стойност на запасите по себестойност. Отдел с 45% надценка, който се обръща веднъж годишно, е по-лоша инвестиция от отдел с 30%, който се обръща четири пъти. Изчислявайте го по отдели на тримесечие и третирайте трайно под средното категорията като сигнал да свиете площта ѝ, да предоговорите условия или да излезете — а не да поръчвате по-дълбоко „за отстъпката“.

Премахвайте мъртвия запас по график​

Всеки артикул без продажба в последните дванадесет месеца е кандидат за изваждане. Изтегляйте месечен отчет за артикулите без продажби, намалявайте цените по фиксиран график (прогресивни намаления на 90/60/30 дни работят за много оператори), след това направете най-трудната част: премахнете това, което пак не се продава. Крайни рафтове за разпродажби, групови сделки с изпълнители и дарения (с надлежни доказателства) са по-добри от плащането на наем за рафтово пространство за стоки, които клиентите ви вече са отхвърлили. Отчитайте намаленията в отделно разходно перо, така че цената на прекомерното закупуване да остане видима, вместо да се разтваря в себестойността на продадените стоки.

Поставете специалните поръчки под контрол​

Специалните поръчки са приятелски настроени към надценката — продажбата е на практика направена, преди да купите стоките — но несъбраните специални поръчки тихо се превръщат в най-скъпия запас в магазина. Защитете се с три правила:

• Вземете невъзстановима капаро (50 процента е обичайният стандарт), преди да направите поръчката, и я осчетоводете като задължение към клиенти, а не като приход.
• Признайте прихода при получаване или доставка, освобождавайки задължението и отчитайки себестойността на стоките в същия момент.
• Проверявайте възрастта на несъбраните поръчки седмично. Насоките в търговския печат за търговци на дървен материал и строителни материали — чиято експозиция към специални поръчки е още по-голяма — препоръчват постоянен отчет за специални поръчки, по-стари от 30 дни. Обадете се на клиента, след това намалете цената, след това върнете в наличност или препродайте. Носенето на прашен артикул от специална поръчка на пълна стойност месец след месец е начинът добра маржова продажба да се превърне в отписване.

Сервизни гишета: Малки приходни пера със собствени правила​

Отдаване под наем на инструменти, рязане на ключове, ремонт на мрежи и прозорци, точене на ножове, пропан, доставка — тези пера изглеждат незначителни до продажбата на електроинструмент, но носят едни от най-добрите ви надценки и няколко счетоводни капана.

• Разделете приходите. Дайте на всяка услуга собствена приходна сметка. Когато машината за ключове има нужда от смяна на резец за 400 долара, искате да знаете какво печели гишето за ключове, преди да решите, а не да гадаете.
• Внимавайте с разликите в данъка върху продажбите. В повечето щати отдаването под наем на материално оборудване е облагаема сделка, докато много такси за ремонтен труд не са — но правилата варират щат по щат, а някои щати облагат наема на изпълнител по различен начин от продажбата на дребно. Конфигурирайте облагаемостта за всеки артикул в POS системата, вместо да разчитате на служителите да помнят, и сверявайте събрания данък с декларациите месечно.
• Третирайте парка от инструменти под наем като дълготрайни активи, а не като запас. Инструментите под наем се амортизират; осчетоводете ги в баланса, амортизирайте ги през полезния им живот и следете поддръжката на единица. Не можете да забележите кои единици печелят, ако целият парк е бил осчетоводен като магазинни консумативи в деня на покупката.
• Депозитите и таксите за отказ от отговорност изискват пасивни сметки. Депозитите за наем не са приход, докато не бъдат отнети в полза на магазина. Таксите за отказ от отговорност за щети обикновено са текущ приход — но проверете третирането в щата си и ги дръжте разделени.

Разплащателни сметки на изпълнители: Вие също сте търговец на едро​

Здрав професионален отдел може да е 20 до 40 процента от оборота на независим магазин — и ви превръща в кредитен мениджър. Отворените фирмени сметки се влошават по един и същи тих начин навсякъде: добър клиент се забавя от 30 на 60 на 90 дни и никой не иска да е този, който ще го отреже.

• Направете оценка на кредитоспособността, защото това има значение. Писмени заявления за кредит, посочени лимити и лични гаранции за нови сметки. Проверявайте лицензите на изпълнителите, където щатът ви ги публикува.
• Проследявайте възрастта на вземанията седмично, не месечно. Изпращайте извлечения на фиксиран ден, прилагайте лихви за закъснение последователно (много магазини използват 1,5 процента на месец там, където законът позволява) и задайте твърдо правило — без нови покупки след 60 дни без план за плащане. Правилото работи само ако собственикът подкрепя персонала на гишето, когато голяма сметка го достигне.
• Знайте правата си на запор върху имущество, преди да ви потрябват. В повечето щати доставчиците на материали, включени в строителен проект, имат права на запор, но сроковете и изискванията за предварително уведомление са строги и безмилостни. Нуждаете се от връзка със строителен адвокат и календар, който автоматично задейства уведомителни писма — двуминутен процес по време на продажбата, който запазва средство за защита на стойност хиляди долари.
• Сегментирайте рентабилността на професионалните клиенти. Изпълнителите купуват с различни отстъпки и плащат по-бавно от клиентите на дребно. Водете отделно професионалните продажби, професионалните отстъпки и разходите за финансиране, за да видите дали обемът си струва оборотния капитал, който поглъща.

Оцеляване на сезонния паричен цикъл​

Паричният поток на железарията е синусоида: пролетният пик на проекти, прилична есен и зимна падина, когато категориите за отоплителния сезон не могат да покрият всички разходи. Магазините, които се провалят, рядко се провалят от нерентабилност — те се провалят от лошо време на паричните потоци.

• Прогнозирайте тринадесет седмици, на подвижна основа. Проста седмична електронна таблица с очаквани постъпления срещу заплати, задължения към кооперацията, наем и плащания по заеми показва февруарската дупка, докато все още има време за действие. Актуализирайте я всеки петък; прогноза, която не актуализирате, е измислица.
• Купувайте за падината умишлено. Предсезонните програми за разсрочено плащане от кооперации и доставчици (поръчайте снежно оборудване през лятото, платете след сезона) съществуват точно за да изгладят тази крива. Възползвайте се от разсрочването — но записвайте разсрочените задължения по техния падеж, така че „безплатният“ запас да не изненада слаб месец.
• Планирайте кредитната си линия, а не кризата. Договаряйте или подновявайте револвиращата си линия, когато пролетните пари са в изобилие и балансът изглежда най-добре, а не през януари, когато имате нужда от парите. Дисциплината при теглене също има значение: линията финансира сезонен оборотен капитал, не постоянно натрупване на запаси.
• Изгладете фиксираните разходи, които можете. Равни месечни вноски за заплати на щатни служители, годишни застрахователни премии, финансирани през силните месеци, и поддръжка, планирана за бавните седмици — всичко това намалява пиковете на падината.

Месечните числа, които си струва да следите​

Нямате нужда от табло с четиридесет индикатора. Осем числа, преглеждани една и съща седмица всеки месец, улавят почти всичко:

1. Продажби на клиент (средна касова бележка) — скорошни акценти на NHPA поставят типичната касова бележка в железария близо до 39 долара. Вашата трябва да расте с допълнителни продажби (четката към боята, дисковете към триона).
2. Брутен марж след отстъпки — скорошни отраслови акценти поставят типичните магазини за железария в ниските 40 процента. Ако вашият изостава, виновникът обикновено е неотчетена липса, непотърсени отстъпки или изтичане на отстъпки на професионалното гише — всичко поправимо.
3. Обръщаемост на запасите и GMROI по отдели — двойката, която ви казва дали рафтовете работят.
4. Липси като процент от продажбите — разчитайте на ротационен цикъл на инвентаризации, осчетоводявайте корекциите в специална сметка за липси и разследвайте моделите — грешки при получаване, повреди и кражби оставят различни следи.
5. Възраст на вземанията и дни на събираемост — жизнените показатели на професионалното гише.
6. Заплати като процент от продажбите — най-големият ви контролируем разход; сравнете го с бенчмарк, след това планирайте персонала за падината и гъвкаво покривайте пика с работници на непълно работно време.
7. Справка за паричния цикъл — дни на вземания плюс дни на запаси минус дни на задължения. Съкращаването му дори с една седмица освобождава реални пари.
8. Салда на кооперативния дял и сертификати — потвърждавайте тримесечно, че извлечението съвпада с книгите ви.

Ако използвате plain-text счетоводство, всички те са на една заявка разстояние от книгите ви — продажби на клиент от датирани записи, маржове по отдели от йерархични сметки, възраст от датирани вземания. Документацията показва как да структурирате сметките, така че числата да излизат автоматично, а Fava таблото превръща същите книги в изгледи на баланса и отчета за приходите и разходите, без да въвеждате нищо отново.

Грешки, които тихо струват на собствениците на железарии реални пари​

• Осчетоводяване на кооперативни дивиденти само когато парите пристигнат. Известието е облагаемо сега. Недоотчитането на дохода от поле 1 привлича точно това известие от IRS, което не искате.
• Погребване на липсите в себестойността на продадените стоки. Ако липсите са невидими, никой не оправя получаването на стоки и същите недостизи се повтарят всяка година.
• Пропускане на физически инвентаризации, защото POS „знае“. POS знае какво трябва да има. Само инвентаризацията знае какво има — и разликата е цялата игра.
• Оставяне на извлечението от кооперацията без сверка. Непотърсени отстъпки, неправилно приложени плащания и разлики в дяловия капитал се натрупват тихо. Месечната сверка превръща намерените пари в рутинно събитие.
• Финансиране на мъртви запаси с оперативната линия. Ако линията никога не се изчиства през пролетта, вече не финансирате сезонността — финансирате прекомерно закупуване.
• Управление на магазина и портфейла на собственика от една сметка. Смесването превръща всяка една от дисциплините по-горе в предполагане по време на данъчната кампания.

Поддържайте книгите на магазина си толкова организирани, колкото пътеките му​

Вече познавате усещането за добре поддържана пътека: всичко е обърнато с лице напред, всичко е с цена, всичко е на мястото си. Вашите счетоводни книги заслужават същата дисциплина — приходни пера по отдели, сверен кооперативен дял, вземания с проследена възраст и подвижна парична прогноза, която вижда февруари още през октомври. Beancount.io предлага plain-text счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, с история на версиите на всяко осчетоводяване и заявки, които отговарят на „какво всъщност донесе печалба“ за секунди. Започнете безплатно и управлявайте администрацията си със същата прецизност, която влагате в търговския зал.