Гледате шест деца в хола си от 7 до 17:30 часа, а след това семейството ви вечеря в същата стая в 18 часа. Когато дойде данъчният сезон, този споделен хол изглежда като проблем. За почти всеки друг домашен бизнес би бил: без изключително ползване, без приспадане за домашен офис. Но доставчиците на семейни грижи за деца получават две данъчни облекчения, които почти никой друг няма: специално изключение от правилото за изключително ползване и стандартно приспадане за всяко хранене, което заменя касовите бележки за хранителни стоки. Това ръководство показва как да изчислите частта за пространство и часове, кои разходи се обхващат, и единственият дневник, който доказва и двете облекчения.
Това ръководство обяснява процента време-пространство, който захранва вашето приспадане за дома, стандартните ставки за хранене и закуски, които опростяват отписването на храна, и дневника за присъствие, който документира и двете.
Защо домашната детска градина следва различни правила
Повечето домашни бизнеси трябва да преминат теста за изключително ползване: стая, използвана само за бизнес. Спалня, използвана само за офис, отговаря на условията; хол, в който играят деца през деня и семейството ви вечер, не отговаря.
Но за грижи за деца има специално изключение. Ако използвате дома си редовно за грижи за деца, можете да приспаднете част от разходите за жилището, дори ако семейството ви също живее там. Ключът е редовна, а не изключителна употреба.
Процентът време-пространство
Пространствен процент. Разделете квадратните метри, които редовно използвате за детската градина, на общата площ на дома ви. Например, 400 кв. фута хол плюс 200 кв. фута игрална стая в къща от 2,000 кв. фута дава 30 процента.
Времеви процент. Разделете часовете, които отделяте за дейности по грижи през годината, на 8 760 (общите часове в годината). Включете времето за подготовка, почистване, готвене и административна работа — не само часовете, в които децата присъстват. Например, 50 седмици по 50 часа = 2500 часа, разделени на 8 760, дава около 28,5 процента.
Умножете ги. Процентът пространство × процентът време = бизнес процентът. Ако използвате 400 кв. фута от 1800 кв. фута и сте отворени 50 часа седмично 50 седмици годишно: (400/1800) × (2500/8760) ≈ 6,3 процента.
Какво включва процентът
- Преки разходи – ползи само за бизнес пространството (боядисване, заключване отвътре, отделна телефонна линия). Обикновено се приспадат изцяло.
- Непреки разходи – наем, комунални услуги, застраховка, ремонти, такси за извозване на боклук, охрана и амортизация на дома. Умножете всеки от тях по вашия процент време-пространство.
- Непроизводствени разходи – озеленяване, например – не подлежат на приспадане.
Храната не се включва в този списък. IRS забранява да отчитате храната като разход за дома. Храната се приспада отделно, по свои правила, до които стигаме след малко.
Хранене на децата: стандартни ставки или действителни разходи?
Имате право на приспадане за храна, сервирана на децата във вашите грижи. Два подхода:
- Действителни разходи: Запазете всички касови бележки за храна и разделете разходите за храна за децата от тези за вашето семейство. Това ви дава точно приспадане, но изисква водене на документация през цялата година.
- Стандартни ставки: Използвайте ставките на IRS вместо касови бележки. За данъчната 2025 година ставките за повечето щати са:
| Хранене | Стандартна ставка |
|---|---|
| Закуска | $1.66 |
| Обяд | $3.15 |
| Вечеря | $3.15 |
| Закуска (лека) | $0.93 |
(Аляска и Хавай имат по-високи ставки.) Тези ставки са обвързани с програмата CACFP и се актуализират всяка година. Винаги проверявайте Публикация 587 на IRS за текущата година.
Правила за стандартните ставки
- Важат само за деца под ваша грижа – не и за вашите собствени деца.
- Лимит на ден: максимум три хранения (закуска, обяд, вечеря) и две закуски на дете.
- Ставките покриват храната; можете да приспадате и разходи за превоз, ако са пряко свързани с грижите.
- Изберете един метод (действителни разходи или стандартни ставки) и го прилагайте последователно за цялата година – не можете да смесвате.
Дневникът за присъствие: вашата защита
За да приложите стандартните ставки, трябва да документирате кои деца са присъствали, кога и колко дълго. Дневникът за присъствие трябва да включва:
- Име на детето
- Дати и часове на присъствие (пристигане и тръгване)
- Кои хранения са сервирани (закуска, обедна закуска, обяд, следобедна закуска, вечеря)
- Брой деца за всеки ден
Можете да използвате хартиен дневник, електронна таблица или приложение. Важното е да е воден редовно – в идеалния случай ежедневно, а не „напомнен“ в края на годината. При одит това е вашата първа линия на защита.
Възстановявания по CACFP и данъци
Ако получавате възстановявания от хранителна програма (като CACFP), тези суми не се приспадат от разходите за храна, ако използвате стандартните ставки – освен ако възстановяването не надвишава размера на ставката. Ако надвишава, разликата се включва като доход. Ако използвате действителни разходи, възстановяванията се приспадат от разходите, преди да изчислите приспадането.
Как да започнете
- Създайте система за присъствие – хартиен дневник или електронен шаблон.
- Записвайте храната ежедневно – какво е сервирано и на колко деца.
- Съхранявайте документи за разходите – наем, комунални услуги, храна (ако използвате действителни разходи).
- Изчислете процента време-пространство – квадратни метри, използвани редовно за грижи, разделени на общата площ на дома; умножете по дела от годината, в който домът е бил използван за грижи.
Изчисляване на процента време-пространство
Процентът време-пространство се състои от две части:
- Пространство: Площта, използвана редовно за грижи, разделена на общата площ на дома. Например, 400 кв. фута от 2000 кв. фута = 20%.
- Време: Часовете, през които домът се използва за грижи (включително време за подготовка и почистване), разделени на 24 часа (или 8760 часа годишно). Например, 10 часа на ден × 5 дни в седмицата × 52 седмици = 2600 часа годишно. 2600 ÷ 8760 = 29.7%.
Умножете двете: 20% × 29.7% = 5.94%. Това е делът от наема/ипотеката и комуналните услуги, които можете да приспаднете.
Пример: Как се събира всичко
Мария гледа три деца вкъщи, 10 часа на ден, 5 дни в седмицата. Холът ѝ (300 кв. фута от 1500 кв. фута) е основното място за грижи. Нейният процент:
- Пространство: 300 / 1500 = 20%
- Време: (10 часа × 5 дни × 52 седмици) / 8760 = 2600 / 8760 = 29.7%
- Време-пространство: 20% × 29.7% = 5.94%
Тя приспада 5.94% от наема, сметките за ток и вода, застраховката и други общи-home разходи. За храна тя води дневник за присъствие и прилага стандартните ставки за всяко хранене, сервирано на всяко дете.
Разходи, които често се пропускат
Много доставчици забравят да включат:
- Разходи за почистване на помещенията за грижи – могат да бъдат директни или косвени.
- Застраховка – част от общите разходи.
- Такси за лицензиране и обучение – ако са пряко свързани с грижите.
- Разходи за дейности и консумативи – играчки, книжки, занимателни материали, които не са напълно приспадими, ако се използват и от вашето семейство.
Възстановявания от хранителната програма и данъци
Ако получавате възстановявания от програма за храна (като CACFP), тези суми трябва да бъдат включени като доход, но можете да приспаднете стандартните ставки за храна, за да компенсирате. Ако възстановяването покрива повече от разходите ви, разликата се облага. Ако не покрива, можете да приспаднете разликата.
Типични грешки, които трябва да избягвате
- Да не включвате времето за подготовка и почистване в изчислението на времето – това намалява процента ви.
- Да забравите да включите децата на съседа – ако гледате деца от различни семейства, всички се броят.
- Да използвате стандартни ставки без запис на присъствие – без дневник няма доказателство.
- Да смесвате методи – изберете един метод за храна и го използвайте последователно.
Водете си записите от първия ден
IRS изисква доказателства. Дневникът за присъствие, разписките и календарът са вашата защита при проверка. Ежедневен запис на децата, часовете и храненията е най-добрият ви инструмент.
Beancount.io помага на доставчиците на грижи за деца да водят точни записи с отворен код и прозрачност. Започнете безплатно и опростете данъчния си сезон.