Бюджетът за билярд зала е три реда, а не един: приходи от часове на маса, такси за лига, които още не сте спечелили, и марж на бара след разходите за напитки. Хората, които търсят бюджет за билярд зала, искат тези числа първо — разделите по-долу показват как да осчетоводите всеки поток.
Бюджет с един поглед (хипотетична зала с 16 маси, само за илюстрация):
| Ред | Как да се изчисли | Примерна стойност |
|---|---|---|
| Приходи от часове на маса | маси × работни часове × дни × обявена цена $/час × използваемост | 16 × 12 × 26 делнични дни × $15 × 55% ≈ $41,184/месец |
| Такси за лига (получени пари) | сезонни такси, събрани предварително | $2,000 през януари за април–септември |
| Приходи от лига (спечелени) | пари ÷ месеци на игра (отсрочени до тогава) | ≈ $333/месец, след като сезонът започне |
| Принос от бара | продажби на напитки × (1 − разходи за напитки) | $40,000 продажби × 75% марж = $30,000 |
Добре управлявана зала постига 10–20% чиста печалба при годишни приходи от $200,000–$600,000, когато тези три реда остават разделени. Останалата част от това ръководство е сметкопланът и третирането на отсрочения приход зад таблицата.
Защо билярд залата не е просто бар с маси
Повечето нови собственици водят книгите си по същия начин, както биха водили всеки ресторант или бар: една сметка за приходи, една сметка за разходи, готово. Това работи добре до данъчния сезон, когато не могат да отговорят на основни въпроси като „печелят ли масите ми пари“ или „трябва ли да добавя още две маси или да разширя кухнята“. Билярд залата има поне три различни потока приходи с коренно различна икономика, и смесването им скрива точно информацията, от която се нуждаете, за да вземате добри решения.
Време на маса е с почти 100% брутен марж. След като масата е платена, опъната с плат и осветена, един час игра ви струва почти нищо освен електричество и износване. Времето на маса обикновено е $10–$20 на маса на час и е продуктът, заради който клиентите ви всъщност идват.
Барът и храната имат напълно различна структура на маржа. Драфт бирата може да достигне 80% брутен марж, докато храната обикновено попада в диапазона на разходите за стоки от 28–35%, а обикновените и маркови алкохолни напитки са около 20–25% разходи. Тези числа имат значение само ако продажбите на напитки и храна се проследяват отделно от приходите от маси, със собствени сметки за разходи, захранващи отделно изчисление на маржа.
Лиги и турнири носят пари на неравни интервали — сезонни такси, събрани предварително, турнирен вносен фонд, събран дни преди събитието — и тези пари не са изцяло „ваши“ в момента, в който влезнат в банката. Повече за това по-долу, защото това е частта, която повечето собственици на зали грешат.
Държането на тези три потока в отделни сметки в сметкоплана (дори прости подакаунти под Приходи и Разходи) превръща отчета ви за приходите и разходите от мистерия в диагностичен инструмент. Ако приходите от маса на час намаляват, имате маркетингов или ценови проблем. Ако маржът на бара е пропълзял надолу, имате проблем с разходите за напитки или цените на доставчиците. Смесете ги и никога няма да видите нито един от тези сигнали.
Използваемост на масата: Числото, което отчетът ви не показва
Приходите на наличен час на маса са единственият най-полезен показател в този бизнес и той рядко се появява в стандартен финансов отчет — трябва да го изградите сами. Вземете общите приходи от маси за месеца, разделете на (брой маси × работни часове × дни на работа) и получавате коригиран спрямо използваемостта процент. Зала с 20 маси, отворена 12 часа на ден, 30 дни в месеца, има 7,200 налични часа на маса. Ако приходите от маси за месеца са $50,400, средният ви резултат е $7/час на маса — което веднага ви казва дали обявената почасова ставка, политиката за отстъпки и пиковите/извънпиковите цени реално работят.
Това си струва да се проследява в проста електронна таблица или в POS отчет, изтеглян месечно, и си струва да се записва като бележка към счетоводното приключване, а не да е погребано в система за резервации, която никой не отваря отново. Когато банка или инвеститор попита как се представя бизнесът, „работим с 58% използваемост на масите през делничните вечери и 91% през уикендите“ е много по-достоверен отговор от „продажбите растат“.
Таксите за лига и членство са отсрочен приход, не доход
Това е счетоводната грешка, която струва на собствениците на билярд зали най-много от изненадите, които могат да се избегнат. Когато лига събере $2,000 такси през януари за сезон, който продължава от април до септември, тези $2,000 не са януарски приход. Те са пасив — пари, които сте получили, но още не сте спечелили, като предоставяте време на маса, водене на резултати и домакинство на вечерите на лигата, за които таксата плаща.
Правилният подход е да осчетоводите получените пари към сметка за пасиви за отсрочен (или незаработен) приход, когато пристигнат, след което да признавате част от тях като приход всеки месец, в който лигата реално играе. Сезон от шест месеца означава приблизително една шеста от таксата да се превръща от пасив в приход всеки месец. Турнирните вносни такси, събрани предварително, работят по същия начин — дръжте ги като отсрочен приход, докато турнирът се проведе, след което ги признайте.
Пропускането на тази стъпка не просто нарушава начисленото счетоводство на хартия. То създава реална илюзия за паричен поток: зала, която събере такси за три сезона само през януари, изглежда богата, отчита голям месец, може би разпределя печалба или увеличава тегленията на собственика — и след това прекарва февруари до септември с оскъдни средства, защото тези пари вече са похарчени срещу сезон от разходи (персонал за вечерите на лигата, износване на маси, награди), който още не е настъпил. Счетоводството с отсрочен приход ви предпазва от харчене на пари, които всъщност не сте спечелили.
Ако работите с опростена касова основа, поне водете текущ списък на събраните пари от лиги/турнири срещу периоди, които още не са изиграни, и го проверявайте преди всяко решение за разход, основано на банковата ви сметка. Банковата сметка и спечеленият приход не са едно и също число в този бизнес, и разликата обикновено е по-голяма, отколкото собствениците очакват.
Решението за лиценз за алкохол има счетоводно последствие, не само разходно
Пълният лиценз за алкохол може да струва от $15,000 до над $400,000 в щати с квотна система, докато лицензът за бира и вино често започва около $3,000. Повечето нови зали започват с бира и вино и надграждат по-късно, което е правилното решение за паричния поток — но това също означава, че сместа от разходите ви се променя значително в деня, в който добавите спиртни напитки, и вашите референтни стойности за марж трябва да се променят заедно с нея. Разходите за бира и вино обикновено са 20–25%; след като добавите пълен бар, смесените разходи за напитки могат да се променят в зависимост от разходите за напитки и съотношението между обикновени и маркови. Преизчислявайте целите за марж всеки път, когато категорията на лиценза се промени, вместо да сравнявате тазгодишните числа с миналогодишното предположение.
Разходите за лиценз и разрешителни сами по себе си принадлежат към дълготрайни активи или амортизируеми нематериални активи, а не към месечните оперативни разходи — консултирайте се с вашия счетоводител дали лицензът в щата ви се капитализира и амортизира или се осчетоводява като разход, тъй като третирането варира и това засяга както баланса ви, така и данъчната ви декларация.
Поддръжката на маси не е по желание и е достатъчно предвидима за бюджетиране
Повторното опъване на плат на маса струва приблизително $300–$500 на маса на година в натоварена зала, плюс износване на релси и джобове, зареждане с щеки и тебешир и евентуално изравняване на плочата. Тъй като това е повтарящ се, предвидим разход, пряко свързан с изиграните часове на маса (по-високата използваемост износва плата по-бързо), си струва да се бюджетира като разход на час на маса, а не като изненадващ годишен разход. Ако знаете, че смяната на плата струва около $400/маса/година и масите ви имат средно 1,800 часа игра годишно, това е приблизително $0,22 на час на маса като резерв за поддръжка — число, което можете да вградите в изчислението на почасовата си ставка, вместо да откриете при смяната на плата, че маржовете ви са били по-тънки, отколкото сте мислили.
Разходи за персонал по смени, не само по месеци
Билярд залите обикновено работят с 2–4 служители на смяна, а делът на труда в приходите варира драстично между тих вторник следобед и петъчна турнирна вечер. Проследяването на разходите за труд спрямо приходите по смени или части от деня (дори груба седмична разбивка) ви показва къде сте с наднормен персонал спрямо използваемостта на масите и обема на бара — информация, която месечният отчет за приходите и разходите просто не може да даде, тъй като изравнява именно вариацията, която трябва да видите.
Опростете финансовото си управление
Доброто управление на билярд зала означава проследяване на три различни бизнеса — време на маса, храна и напитки и приходи от лиги/турнири — с три различни профила на марж и, в случая с таксите за лига, наистина различно счетоводно третиране. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, така че приходите от маси, разходите за напитки и отсрочените такси за лига могат да живеят всяко в свои ясно обозначени сметки, вместо в един смесен каша. Започнете безплатно и вижте защо собствениците на малък бизнес преминават към счетоводство в обикновен текст, за да разберат наистина откъде идват парите им.
