Бюджетът за билярд зала е три реда, а не един: приходи от часове на масите, лиги такси, които още не сте спечелили, и марж на бара след разходите за напитки. Търсещите бюджет за билярд зала искат тези числа първо — разделите по-долу показват как да осчетоводите всеки поток.
Бюджет с един поглед (хипотетична зала с 16 маси, ясно илюстративен):
| Ред | Как се изчислява | Примерна сума |
|---|---|---|
| Приходи от часове на масите | маси × отворени часове × дни × обявена цена/час × използваемост | 16 × 12 × 26 делнични дни × $15 × 55% ≈ $41,184/месец |
| Лиги такси (получени пари) | сезонни такси, събрани предварително | $2,000 през януари за апр–септ |
| Приходи от лиги (спечелени) | пари ÷ месеци на игра (отложени до тогава) | ≈ $333/месец, след като сезонът започне |
| Принос на бара | продажби на напитки × (1 − разходи за напитки) | $40,000 продажби × 75% марж = $30,000 |
Добре управлявана зала печели 10-20% нето при $200,000-$600,000 годишни приходи, когато тези три реда остават разделени. Останалата част от това ръководство е сметкопланът и третирането на отложените приходи зад таблицата.
Защо билярд залата не е просто бар с маси
Повечето нови собственици водят книгите си както биха водили всеки ресторант или бар: една сметка за приходи, една сметка за разходи, готово. Това работи добре до данъчния сезон, когато не могат да отговорят на основни въпроси като "носят ли ми масите печалба" или "трябва ли да добавя още две маси или да разширя кухнята". Билярд залата има поне три различни потока приходи с коренно различна икономика и смесването им скрива точно информацията, от която се нуждаете за добри решения.
Време на маса е близо до 100% брутен марж. След като масата е платена, с покритието и осветлението, един час игра ви струва почти нищо освен електричество и износване. Времето на маса обикновено струва $10-$20 на маса на час и е продуктът, заради който клиентите ви всъщност идват.
Бар и храна имат напълно различна структура на маржа. Драфт бира може да достигне 80% брутен марж, докато храната обикновено е в диапазона 28-35% разходи за стоки, а спиртните напитки са около 20-25% разходи. Тези числа означават нещо само ако продажбите на напитки и храна се следят отделно от приходите от маси, със собствени сметки за разходи, захранващи отделно изчисление на маржа.
Лиги и турнири носят пари на неравномерни порции — сезонни лиги такси, събрани предварително, турнирен вносен фонд, събран дни преди събитието — и тези пари не са напълно "ваши" в момента, в който влязат в банката. Повече за това по-долу, защото това е частта, която повечето собственици на зали правят грешно.
Поддържането на тези три потока в отделни сметки в сметкоплана (дори прости подсметки под Приходи и Разходи) превръща отчета ви за приходите и разходите от мистерия в диагностичен инструмент. Ако приходите от маси на час намаляват, имате маркетингов или ценови проблем. Ако маржът на бара е пропълзял надолу, имате проблем с разходите за напитки или цените на доставчиците. Смесете ги и никога няма да видите нито един от тези сигнали.
Използваемост на масите: числото, което отчетът ви не показва
Приходи на наличен час на маса е най-полезният показател в този бизнес и рядко се появява в стандартен финансов отчет — трябва да го изчислите сами. Вземете общите приходи от маси за месеца, разделете на (брой маси × работни часове × дни на работа) и получавате коригиран процент на използваемост. Зала с 20 маси, отворена 12 часа на ден, 30 дни в месеца, има 7,200 налични часа на маси. Ако приходите от маси за месеца са $50,400, средно получавате $7/час на маса — което веднага ви казва дали обявената часова ставка, политиката за отстъпки и ценообразуването в пикови/извънпикови часове работят.
Това си струва да се следи в проста електронна таблица или POS отчет, изтеглян месечно, и си струва да се записва като бележка към затварянето на счетоводството, а не да е заровено в система за резервации, която никой не отваря отново. Когато банка или инвеститор попита как върви бизнесът, "имаме 58% използваемост на масите в делнични вечери и 91% през уикендите" е много по-убедителен отговор от "продажбите растат".
Лиги и членски такси са отложени приходи, а не доход
Това е счетоводната грешка, която струва на собствениците на билярд зали най-много в изненади, които могат да се избегнат. Когато лига събере $2,000 такси през януари за сезон, който продължава от април до септември, тези $2,000 не са приходи за януари. Те са задължение — пари, които сте получили, но още не сте спечелили чрез предоставяне на време на маси, водене на резултати и домакинство на вечери за лигата, които таксата покрива.
Правилното третиране е да осчетоводите получените пари в сметка за Отложени приходи (или Неспечелени приходи) като задължение, когато пристигнат, след което да признавате част от тях като приход всеки месец, в който лигата действително играе. Шестмесечен сезон означава приблизително една шеста от таксата да се превръща от задължение в приход всеки месец. Турнирни такси, събрани предварително, работят по същия начин — дръжте ги като отложени приходи, докато турнирът се проведе, след което ги признайте.
Пропускането на тази стъпка не само нарушава начисленото счетоводство на хартия. Създава реална илюзия за паричен поток: зала, която събере три сезона лиги такси в един януари, изглежда богата, отчита голям месец, може би разпределя печалба или увеличава тегленията на собственика — и след това прекарва февруари до септември на постно, защото тези пари вече са похарчени срещу разходи за сезона (персонал за лиги вечери, износване на маси, награди), които още не са се случили. Счетоводството на отложени приходи ви защитава от харчене на пари, които всъщност не сте спечелили.
Ако работите на проста касова основа, поне поддържайте текущ списък на събраните лиги/турнирни пари срещу периоди, които още не са изиграни, и го проверявайте преди всяко решение за харчене въз основа на банковото си салдо. Банковото салдо и спечелените приходи не са едно и също число в този бизнес, и разликата обикновено е по-голяма, отколкото собствениците очакват.
Решението за лиценз за алкохол има счетоводна последица, не само разходна
Пълен лиценз за алкохол може да струва от $15,000 до над $400,000 в щати с квотни системи, докато лиценз за бира и вино често започва около $3,000. Повечето нови зали започват с бира и вино и ъпгрейдват по-късно, което е правилното решение за паричния поток — но това също означава, че миксът на разходите ви се променя значително в деня, в който добавите спиртни напитки, и вашите бенчмаркове за марж трябва да се променят с него. Разходите за бира и вино обикновено са 20-25%; след като добавите пълен бар, смесените разходи за напитки могат да се движат в зависимост от разходите за напитки и микса на марки. Преизчислете целите си за марж всеки път, когато категорията на лиценза се промени, вместо да сравнявате числата от тази година с миналогодишното предположение.
Разходите за лицензи и разрешителни сами по себе си принадлежат към дълготрайни активи или амортизируеми нематериални активи, а не към месечни оперативни разходи — консултирайте се със счетоводителя си дали лицензът на вашия щат се капитализира и амортизира или се отчита като разход, тъй като третирането варира и засяга както баланса ви, така и данъчната ви декларация.
Поддръжката на маси не е по избор и е достатъчно предвидима за бюджетиране
Смяната на покритието на маса струва около $300-$500 на маса годишно в натоварена зала, плюс износване на бордовете и джобовете, зареждане с щеки и тебешир и евентуално изравняване на плочите. Тъй като това е повтарящ се, предвидим разход, пряко свързан с изиграните часове на маси (по-голямата използваемост износва плата по-бързо), струва си да се бюджетира като разход на час на маса, а не като изненадващ годишен разход. Ако знаете, че смяната на плата струва около $400/маса/година и масите ви имат средно 1,800 часа игра годишно, това е около $0.22 на час на маса в резерв за поддръжка — число, което можете да вградите в изчисленията на часовата си ставка, вместо да откриете при смяната, че маржовете ви са били по-тънки, отколкото сте мислили.
Разходи за персонал по смени, не само по месеци
Билярд залите обикновено работят с 2-4 служители на смяна, а делът на разходите за труд в приходите варира драстично между тих вторник следобед и петъчна турнирна вечер. Следенето на разходите за труд срещу приходите по смяна или част от деня (дори грубо седмично разбиване) ви казва къде сте с излишен персонал спрямо използваемостта на масите и обема на бара — информация, която месечният отчет за приходите и разходите просто не може да ви даде, тъй като осреднява точно вариацията, която трябва да видите.
Опростете финансовото си управление
Доброто управление на билярд зала означава следене на три различни бизнеса — време на маси, храна и напитки и приходи от лиги/турнири — с три различни профила на марж и, в случая на лиги такси, наистина различно счетоводно третиране. Beancount.io предоставя plain-text счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, така че приходите от маси, разходите за бар и отложените лиги такси могат да живеят всяко в собствена ясно обозначена сметка, вместо в един смесен боклук. Започнете безплатно и вижте защо собствениците на малък бизнес преминават към plain-text счетоводство, за да разберат наистина откъде идват парите им.
