Променливи разходи: Какво представляват, как да ги изчисляваме и намаляваме

Всеки долар, който вашият бизнес харчи, попада в една от двете категории: разходи, които остават същите независимо от всичко, и разходи, които се променят с всяка продажба. Разбирането на втората категория — променливите разходи — е един от най-мощните лостове, с които разполагате за подобряване на рентабилността, без да вдигате цените или да търсите нови клиенти.

Независимо дали управлявате бизнес, базиран на продукти, който изпраща физически стоки, или сервизна компания, която таксува на час, променливите разходи директно определят колко печалба запазвате от всяка трансакция. Ето всичко, което трябва да знаете, за да ги идентифицирате, изчислите и контролирате.

Какво представляват променливите разходи?

Променливите разходи са разходи, които нарастват и намаляват в пряка зависимост от вашата бизнес активност — обикновено производствения обем или продажбите. Продавайте повече и тези разходи се увеличават. Продавайте по-малко и те намаляват.

Ключовата характеристика е пропорционалността. Ако вашият бизнес произвежда 100 единици, променливите ви разходи са приблизително наполовина от това, което биха били при 200 единици. Това ги прави фундаментално различни от постоянните разходи като наем, застраховка или заплати на служители, които остават постоянни независимо от това колко продавате.

За една пекарна променливите разходи включват брашно, захар, масло и почасовото заплащане на пекарите. За SaaS компания те могат да включват такси за хостинг в облака, които се мащабират според потребителите, такси за обработка на плащания и разходи за труд за клиентска поддръжка, обвързани с обема на запитванията.

Чести примери за променливи разходи

Променливите разходи изглеждат различно в зависимост от вашата индустрия, но повечето бизнеси се сблъскват със следните категории:

Суровини и материали

Най-интуитивният променлив разход. Ако произвеждате свещи, всяка допълнителна свещ изисква восък, фитил, ароматно масло и контейнер. Ресторантът се нуждае от съставки за всяко сервирано ястие. Магазинът за електронна търговия се нуждае от стока за всяка изпратена поръчка.

Пряк труд

Заплати, изплащани на работници въз основа на изработени часове или произведени единици. Това включва почасовия производствен персонал, заплащането за извънреден труд и временните работници, наети по време на натоварени периоди. Служителите на месечна заплата обикновено се считат за постоянен разход — но комисионните и бонусите за резултати са променливи.

Комисионни от продажби

Ако вашият екип по продажби печели процент от всяка сделка, която сключи, тези комисионни се мащабират директно с приходите. Търговец, който сключва сделки за $50,000 при 10% комисионна, ви струва $5,000. При сделки за $100,000 това скача на $10,000.

Доставка и транспорт

Всеки продукт, който изпращате, струва пари за опаковъчни материали, такси на превозвача и труд за обработка. Изпращайте 50 поръчки на ден и разходите ви ще бъдат малка част от това, което биха били при 500 поръчки на ден.

Такси за обработка на кредитни карти

Повечето платежни оператори таксуват процент от всяка трансакция — обикновено около 2.9% плюс фиксирана такса за трансакция. Процентната част е чисто променлива: повече продажби означават повече такси за обработка.

Комунални услуги (частично променливи)

Някои разходи за комунални услуги са на границата. Сметката за електричество на една фабрика има базова линия (постоянна), но се увеличава значително, когато машините работят на допълнителни смени. Те понякога се наричат полупроменливи разходи — имат постоянен минимум, но и променлив компонент, който расте с активността.

Променливи разходи срещу постоянни разходи

Разбирането на разликата ви помага да вземате по-добри решения за ценообразуване, персонал и растеж.

	Променливи разходи	Постоянни разходи
Поведение	Променят се с обема на производство/продажби	Остават постоянни независимо от обема
Примери	Материали, почасов труд, доставка	Наем, заплати, застраховка
Контрол	По-лесно контролируеми в краткосрочен план	По-трудни за бърза корекция
При нула продажби	Падат до почти нула	Остават същите
Влияние при мащабиране	Мащабират се пропорционално с растежа	Създават оперативен лост

Защо това е важно за ценообразуването: Вашата цена на единица трябва да покрива променливия разход за производството на тази единица плюс да допринася достатъчно за покриване на вашия дял от постоянните разходи. Ако определите цена под променливия разход за единица, ще губите пари от всяка продажба — и никакъв обем няма да поправи това.

Как се изчисляват променливите разходи

Общи променливи разходи

Съберете всички разходи, които се променят с производствения обем за даден период:

Общи променливи разходи = Сума от всички променливи разходи за периода

Например, ако вашите месечни променливи разходи включват $8,000 за материали, $4,000 за пряк труд, $1,500 за доставка и $500 за такси за обработка, вашите общи променливи разходи са $14,000.

Променлив разход за единица

Разделете общите променливи разходи на броя на произведените единици:

Променлив разход за единица = Общи променливи разходи / Брой произведени единици

Ако сте произвели 1,000 единици през този месец: $14,000 / 1,000 = $14 на единица.

Марж на приноса

Това ви показва колко всяка единица допринася за покриване на постоянните разходи и генериране на печалба:

Марж на приноса = Продажна цена за единица - Променлив разход за единица

Ако продавате всяка единица за $24 и променливият разход е $14, вашият марж на приноса е $10 на единица. Всяка продажба внася $10 за покриване на постоянните ви разходи и, след като те бъдат покрити, за печалба.

Точка на рентабилност

Броят единици, които трябва да продадете, за да покриете всички разходи — както постоянните, така и променливите:

Обем за рентабилност = Общи постоянни разходи / Марж на приноса на единица

Ако месечните ви постоянни разходи са $11,000, а маржът на приноса ви е $10 на единица, трябва да продадете 1,100 единици на месец, за да достигнете точката на рентабилност.

Практически пример

Да кажем, че управлявате малък бизнес за онлайн продажба на ръчно изработени кожени портфейли.

Променливи разходи за портфейл:

• Кожа и материали: $12
• Труд (разкрояване, шиене, довършителни работи): $8
• Опаковка: $2
• Доставка: $5
• Обработка на плащането (2,9% от цена $55): $1.60

Общ променлив разход за портфейл: $28.60

Постоянни месечни разходи:

• Наем на ателие: $1,500
• Лизинг на оборудване: $300
• Застраховка: $200
• Абонаменти за уебсайт и софтуер: $150

Общи постоянни разходи: $2,150/месец

При продажна цена от $55:

• Марж на приноса: $55 - $28.60 = $26.40
• Обем за рентабилност: $2,150 / $26.40 = 82 портфейла на месец
• Печалба при 150 портфейла: (150 x $26.40) - $2,150 = $1,810

Сега можете да видите точно колко портфейла трябва да продадете, за да останете над повърхността — и как всяка допълнителна продажба след точката на рентабилност отива директно към вашата чиста печалба.

7 стратегии за намаляване на променливите разходи

Намаляването на променливите разходи директно увеличава маржа на печалбата ви за всяка продадена единица. Ето някои доказани подходи:

1. Преговаряйте с доставчиците

Не приемайте първата предложена цена. Изисквайте отстъпки за количество, отстъпки за предсрочно плащане или по-дълги срокове за плащане. Направете си график — на всеки шест месеца или ежегодно — за изискване на конкурентни оферти и сравняване на текущите ви разходи. Дори 5% намаление на материалите може значително да повлияе на маржовете, когато се умножи по хиляди единици.

2. Купувайте на едро

Закупуването на по-големи количества суровини обикновено намалява разхода за единица. Компромисът е блокирането на повече пари в инвентар и нуждата от складово пространство. Направете изчисленията, за да намерите оптималния вариант, при който спестяванията надвишават разходите за съхранение.

3. Инвестирайте в обучение на служителите

По-добре обучените служители работят по-бързо, правят по-малко грешки и произвеждат по-малко отпадъци. Обучението на персонала за изпълнение на няколко роли също намалява нуждата от извънреден труд или временни работници в пикови периоди. Първоначалната инвестиция в обучение се отплаща чрез по-ниски разходи за труд на единица с течение на времето.

4. Оптимизирайте процесите си

Търсете „тесни места“ и неефективност във вашия производствен процес или при изпълнението на поръчките. Малките подобрения се натрупват: намаляването на отпадъците с 3%, съкращаването на времето за обработка с 10% и премахването на една стъпка за преработка могат колективно да спестят хиляди на месец. Попитайте служителите на първа линия къде виждат загуби — те често забелязват неефективността преди ръководството.

5. Автоматизирайте, където е възможно

Автоматизацията превръща променливите разходи (труд на единица) в постоянни разходи (инвестиция в оборудване). Автоматизирана линия за опаковане, система за имейл маркетинг, която заменя ръчната комуникация, или счетоводен софтуер, който елиминира часове въвеждане на данни — всичко това намалява променливия разход на единица при мащабиране.

6. Прегледайте продуктовия си микс

Не всички продукти допринасят еднакво за финансовия ви резултат. Анализирайте маржа на приноса на всеки продукт или услуга, които предлагате. Може да установите, че фокусирането върху предложенията с най-висок марж — и спирането или промяната на цените на тези с нисък марж — драстично подобрява общата рентабилност.

7. Предоговорете тарифите за доставка и обработка

С нарастването на обема ви вие печелите влияние пред превозвачите и доставчиците на платежни услуги. Сравнявайте редовно тарифите на различните доставчици. Обмислете услуги за изпълнение на поръчки (fulfillment), които обединяват обемите на доставка на множество бизнеси, за да получите достъп до корпоративни тарифи.

Проследяване на променливите разходи във времето

Мониторингът на променливите разходи не е еднократно упражнение. Разходите се променят — доставчиците вдигат цените, ефективността намалява, появяват се нови разходи. Установете рутина:

• Месечно: Преглеждайте общите променливи разходи спрямо приходите, за да забележите тенденции.
• Тримесечно: Изчислявайте променливия разход на единица и го сравнявайте с предходните тримесечия.
• Ежегодно: Сравнявайте със средните за индустрията стойности и предоговаряйте договорите с доставчиците.

Обърнете специално внимание на вашия коефициент на променливите разходи — общите променливи разходи, разделени на общите приходи. Ако този коефициент се покачва, маржовете ви се свиват, дори ако приходите изглеждат стабилни. Улавянето на тази тенденция рано ви дава време да реагирате, преди тя да засегне рентабилността.

Полупроменливи разходи: Сивата зона

Някои разходи не се вписват точно в нито една от категориите. Полупроменливите разходи (наричани още смесени разходи) имат както постоянен, така и променлив компонент:

• Комунални услуги: Базова такса плюс такси въз основа на потреблението.
• Разходи за превозни средства: Застраховката и регистрацията са постоянни; горивото и поддръжката се мащабират според изминатите мили.
• Телефон и интернет: Цената на базовия план е постоянна; таксите за превишаване са променливи.
• Възнаграждения на служителите: Основната заплата е постоянна; извънредният труд, бонусите и комисионните са променливи.

За целите на бюджетирането отделяйте постоянните и променливите компоненти. Това ви дава по-точна представа за това как ще се държат разходите при разрастване или свиване на бизнеса ви.

Поддържайте финансите си организирани от първия ден

Разбирането на променливите разходи е основата на интелигентното ценообразуване, точното бюджетиране и устойчивия растеж. Но ръчното проследяване на тези разходи — особено при разрастване на бизнеса — бързо става непосилно. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текстов формат, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни, улеснявайки категоризирането, проследяването и анализа на всеки променлив разход. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към plain-text accounting.