Счетоводство за медицински практики: Пълно ръководство за финансово управление в здравеопазването

Управлението на медицинска практика означава жонглиране между грижата за пациентите, управлението на персонала, спазването на регулаторните изисквания и десетки други приоритети всеки ден. Въпреки това, практиките, които процъфтяват в дългосрочен план, почти винаги споделят една обща черта: те се отнасят към своите финанси със същата строгост, която прилагат и към клиничната си работа.

Счетоводството в здравеопазването не е като счетоводството за магазин на дребно или консултантска фирма. Закъсненията при възстановяване на суми от застраховки, сложните кодове за таксуване, системите с множество платци и строгите регулаторни изисквания създават финансов пейзаж, който изненадва много лекари. Според Асоциацията за управление на медицински групи (MGMA), средната медицинска практика харчи от 15 до 20 цента от всеки събран долар само за дейности по фактуриране и събиране на плащания.

Това ръководство описва основните счетоводни практики, които всеки собственик на медицинска практика трябва да разбира, независимо дали сте самостоятелно практикуващ лекар или управлявате група от няколко лекари.

Защо счетоводството на медицинската практика е различно

Повечето бизнеси изпращат фактура и получават плащане. Медицинските практики изпращат иск, чакат решението на застрахователя, преговарят при откази, таксуват пациентите за оставащите салда и понякога чакат месеци за пълно плащане. Тази фундаментална разлика оформя всичко в управлението на финансите в здравеопазването.

Проблемът с множеството платци

Типичната медицинска практика работи с десетки застрахователни компании, всяка с различни тарифи, изисквания за кодиране и срокове за плащане. Добавете Medicare, Medicaid, обезщетения за трудова злополука и самоплащащи пациенти към микса и ще получите операция по фактуриране, която прилича повече на контрол на въздушното движение, отколкото на просто издаване на фактури.

Всеки платец има свои собствени правила за това какво се покрива, колко ще плати и каква документация изисква. Процедура, таксувана по идентичен начин към два различни застрахователя, може да генерира коренно различно възстановяване на средства — или единият може да плати след 14 дни, докато на другия му отнеме 90.

Сложност при признаването на приходите

Кога една медицинска практика действително печели приходи? Отговорът зависи от вашия счетоводен метод:

• Счетоводството на касова основа признава приходите, когато плащането пристигне. Повечето малки и средни практики използват този метод, защото е по-прост и често предоставя данъчни предимства. Записвате дохода, когато чекът е осребрен, а не когато сте прегледали пациента.

• Счетоводството на принципа на текущо начисляване признава приходите, когато услугите са предоставени, независимо кога пристига плащането. По-големите практики и тези, които търсят външно финансиране, често използват метода на начисляването, тъй като той предоставя по-точна картина на финансовото състояние.

Изборът е по-важен, отколкото си мислите. При касовата основа една практика може да изглежда със слаб декември, когато събираемостта спада по време на празниците, въпреки че обемът на пациентите е бил нормален. При текущото начисляване приходите се появяват, когато грижата е била предоставена, давайки по-ясна представа за оперативните резултати.

Настройване на вашия сметкоплан

Добре проектираният сметкоплан е гръбнакът на счетоводството на медицинската практика. За разлика от общия бизнес сметкоплан, здравните практики се нуждаят от категории, които отразяват как парите действително преминават през медицинската дейност.

Категории приходи

Разбийте приходите по вид платец, за да можете да забележите тенденциите и да договорите по-добри цени:

• Възстановявания от търговски застраховки (разделете по основни платци, ако обемът го изисква)
• Възстановявания от Medicare
• Възстановявания от Medicaid
• Самостоятелно плащане от пациенти и доплащания (копаймънт)
• Услуги с плащане в брой
• Допълнителни приходи (лабораторни услуги, образна диагностика, физиотерапия)

Категории разходи

Медицинските практики имат модели на разходите, които се различават значително от другите бизнеси:

• Възнаграждения за клиничен персонал: Заплати на лекари, медицински сестри, помощник-медицински персонал
• Възнаграждения за административен персонал: Рецепция, персонал за фактуриране, мениджър на практиката
• Медицински консумативи и оборудване: Консумативи, диагностично оборудване, поддръжка
• Разходи за базата: Наем или ипотека, комунални услуги, почистване, изхвърляне на медицински отпадъци
• Застраховка: Застраховка за професионална отговорност (малкпрактис), обща отговорност, застраховка на имущество
• Технологии: EHR системи, софтуер за управление на практиката, платформи за телемедицина
• Професионални услуги: Правни, счетоводни, консултантски услуги, IT поддръжка
• Разходи за таксуване: Такси за клирингови къщи, такси за услуги по фактуриране, абонаменти за кодиране
• Продължаващо обучение: CME кредити, лицензи, сертификати, пътувания за конференции

Проследяване по отдел или лекар

Ако вашата практика има няколко лекари или отдели, помислете за проследяване на приходите и разходите на ниво отдел или лекар. Това ви позволява да идентифицирате кои услуги са печеливши, кои лекари генерират най-много приходи на посещение на пациент и къде се крият оперативните неефективности.

Овладяване на управлението на цикъла на приходите

Управлението на цикъла на приходите (RCM) е финансовият процес, който проследява грижата за пациента от първоначалния час до крайното плащане. За медицинските практики това е единственият най-важен двигател на финансовото здраве.

Стъпки в цикъла на приходите

1. Регистрация на пациента и проверка на застраховката: Проверете покритието, обезщетенията, допустимостта, доплащанията и самоучастията (deductibles) преди посещението. Проверявайте повторно застраховката поне два дни преди часа, за да уловите всякакви промени.

2. Отчитане на таксите (Charge capture): Документирайте всички предоставени услуги, като използвате точни CPT и ICD-10 кодове. Грешките в кодирането са водещата причина за откази на искове, отговорни за приблизително 32% от всички откази според проучвания за възстановяване на разходи в болници.

3. Подаване на искове: Подавайте чисти искове по електронен път в рамките на крайните срокове на платеца. "Чист иск" е този, който не съдържа грешки, има всички необходими попълнени полета и отговаря на специфичните изисквания за форматиране на платеца.

4. Отразяване на плащанията: Когато плащанията пристигнат, ги отразете точно и ги сверете с очакваните нива на възстановяване. Маркирайте всички недостатъчни плащания веднага.

5. Управление на отказите: Когато исковете бъдат отказани, идентифицирайте първопричината, коригирайте проблема и го изпратете отново незабавно. Проследявайте моделите на откази, за да можете да предотвратите повтарящи се проблеми.

6. Фактуриране и събиране на плащания от пациенти: След като застраховката плати своята част, фактурирайте пациентите за оставащите салда. Предлагайте планове за плащане и множество опции за плащане, за да подобрите процента на събираемост.

Ключови показатели за RCM (цикъл на приходите), които да следите

Следете тези стойности ежемесечно, за да поддържате цикъла на приходите си в добро състояние:

• Дни на вземанията (A/R): Средният брой дни, необходими за събиране на плащане. Отрасловият стандарт е от 30 до 40 дни. Всичко над 50 дни е сигнал за проблем.
• Процент на „чистите“ искове: Процентът на исковете, приети при първото подаване. Стремете се към 95% или повече.
• Процент на отказите: Процентът на отказаните искове. Поддържайте този показател под 5%.
• Процент на събираемост: Процентът от очакваните приходи, които действително са събрани. Успешните практики събират 95% или повече.
• Остаряване на вземанията (A/R aging): Разпределете непогасените вземания по възраст (0-30, 31-60, 61-90, 90+ дни). Повече от 25% вземания на възраст над 90 дни е предупредителен знак.

Управление на вземанията

Управлението на вземанията е областта, в която много медицински практики губят пари, без да го осъзнават. Всеки лев, престояващ като вземане, е лев, който не можете да използвате за заплати на персонала, покупка на консумативи или инвестиции в растеж.

Почиствайте редовно своите вземания

Установете седмичен график за преглед на висящите искове. Исковете, по-стари от 30 дни, изискват незабавно внимание. Свързвайте се с плащащите институции, подавайте повторно отказаните искове и ескалирайте въпроса, когато е необходимо.

Внедрете събиране на плащания на предна линия

Събирайте потребителските такси, самоучастията и очакваните задължения на пациентите в момента на обслужване. Практиките, които чакат застрахователят да плати, преди да фактурират пациентите, обикновено събират много по-малко. Обучете персонала на рецепцията да води ясни и съпричастни разговори за финансовата отговорност, преди пациентът да влезе при лекаря.

Предложете множество опции за плащане

Пациентите плащат по-бързо, когато е лесно. Приемайте кредитни карти, дебитни карти, HSA карти и онлайн плащания. Обмислете предлагането на планове за плащане за по-големи суми. Колкото по-лесно е плащането, толкова повече ще събирате.

Следете отписванията

Проследявайте корекциите и отписванията по категории: договорни корекции (разликата между фактурираните суми и договорените тарифи), отписване на несъбираеми дългове и корекции тип „жест към клиента“. Ако отписванията на несъбираеми дългове нарастват, проучете дали основната причина е лоша практика на събиране, неадекватна проверка на застраховката или проблеми с ценообразуването.

Модели за разпределение на печалбата за групови практики

Когато няколко лекари споделят една практика, решението как да се раздели печалбата е едно от най-съществените финансови решения, които групата ще вземе. Съществуват три често срещани модела:

Равно разпределение

Всички съдружници получават равни дялове, независимо от индивидуалната си продукция. Този модел насърчава екипната работа и опростява счетоводството, но може да създаде напрежение, ако производителността варира значително между партньорите.

Разпределение въз основа на продуктивността

Делът на всеки съдружник отразява неговите индивидуални събрани суми или единици за относителна стойност (RVUs). Този подход възнаграждава производителността, но може да обезсърчи сътрудничеството и да създаде натиск за приоритизиране на обема пред качеството.

Хибриден модел

На всички съдружници се изплаща основна заплата, като останалата печалба се разпределя въз основа на продуктивността, старшинството или други договорени фактори. Повечето модерни групови практики използват някаква версия на този хибриден подход, тъй като той балансира сигурността със стимули за представяне.

Който и модел да изберете, документирайте го подробно във вашия договор за партньорство и го преглеждайте ежегодно. Това, което работи за стартираща практика от двама лекари, може да не е подходящо за група от 15 доставчици.

Данъчно планиране за медицински практики

Данъчното планиране за медицински практики включва няколко стратегии, които могат значително да намалят данъчната ви тежест, когато се прилагат проактивно, а не реактивно.

Правната форма има значение

Правната структура на вашата практика — едноличен търговец, партньорство, S корпорация или C корпорация — пряко влияе върху начина, по който се облага печалбата. Много лекари се възползват от избора на S корпорация, което може да намали данъците за самоосигуряване върху част от дохода на практиката. Консултирайте се с дипломиран експерт-счетоводител (CPA), специализиран в здравеопазването, за да оцените най-добрата структура за вашата ситуация.

Максимизиране на данъчните облекчения

Медицинските практики имат достъп до значителни облекчения, които лесно могат да бъдат пренебрегнати:

• Раздел 179 и бонус амортизация за закупуване на медицинско оборудване
• Вноски в пенсионни планове чрез 401(k), планове с дефинирани доходи или планове с паричен баланс
• Разходи за продължаващо медицинско обучение, включително пътувания до конференции
• Премии за застраховка за професионална отговорност
• Приспадане на разходи за домашен офис за лекари, които извършват административна работа от вкъщи
• Здравноосигурителни премии за самоосигуряващи се лица

Тримесечни авансови данъчни вноски

Доходите на медицинските практики често варират сезонно. Работете с вашия счетоводител, за да изчислите точни тримесечни прогнозни плащания въз основа на прогнозния годишен доход. Санкциите за неплащане се натрупват, а надплащането блокира ненужни парични средства.

Пенсионно планиране

Лекарите често имат високи доходи, но започват да печелят по-късно поради дългите години образование и обучение. Агресивното спестяване за пенсия чрез спонсорирани от практиката планове може да намали текущия облагаем доход, докато изгражда дългосрочно богатство. Плановете с паричен баланс, по-специално, позволяват много по-високи годишни вноски от традиционните 401(k) планове.

Чести счетоводни грешки в медицинските практики

Третиране на всички приходи като еднакви

Не всички приходи са създадени еднакви. Един долар, събран от добре плащащ търговски застраховател, струва по-малко за събиране от един долар от бавно плащаща държавна програма. Разбирането на вашата структура на платците и истинските разходи за събиране от всеки източник ви помага да вземате информирани решения за това към кои застрахователни мрежи да се присъедините и кои пациенти да привличате.

Игнориране на бенчмаркинга

Как се съпоставят вашите общи разходи с подобни практики? Асоциацията за управление на медицински групи (Medical Group Management Association) публикува годишни данни за бенчмаркинг, които ви позволяват да сравните финансовите резултати на вашата практика с тези на колегите си. Ако вашите общи разходи са 70% от приходите, докато подобни практики работят при 60%, знаете, че има място за подобрение.

Отлагане на финансовите прегледи

Месечните финансови прегледи не са опция, а необходимост за здравите практики. Чакането до края на годината, за да погледнете цифрите, означава, че сте загубили 11 месеца възможности за коригиране на курса. Преглеждайте вашия отчет за приходите и разходите, счетоводния баланс и ключовите показатели за ефективност всеки месец.

Пренебрегване на преговорите по договорите със застрахователите

Тарифите в договорите със застрахователите не са окончателни. Много практики приемат първоначалните нива и никога не преговарят отново, оставяйки значителни приходи неизползвани. Преглеждайте договорите с най-големите си платци ежегодно, сравнявайте тарифите си с индустриалните стандарти и преговаряйте, когато данните подкрепят по-високо заплащане.

Смесване на лични и служебни финанси

Тази грешка засяга индивидуалните лекари и малките групи. Използването на бизнес сметки за лични разходи — или обратното — създава счетоводни главоболия, рискове от одит и потенциални проблеми, ако някога потърсите финансиране. Поддържайте стриктно разделение от първия ден.

Избор на подходяща счетоводна подкрепа

Вътрешно спрямо външно изпълнение

По-малките практики често се възползват от изнасянето на счетоводството и подготовката на данъците към счетоводна фирма, специализирана в здравеопазването. По-големите практики могат да оправдаят наличието на собствен финансов екип. В двата случая се уверете, че който и да управлява вашето счетоводство, разбира нюансите на медицинското таксуване, възстановяването на застрахователни разходи и специфичните за здравеопазването данъчни стратегии.

Какво да търсите в експерт-счетоводител в здравеопазването

• Опит с медицински практики с подобен размер и специалност
• Запознатост с процесите на управление на цикъла на приходите (RCM) и медицинското таксуване
• Познаване на специфичните за здравеопазването данъчни стратегии
• Възможност за предоставяне на данни за бенчмаркинг и практически финансови прозрения
• Препоръки от други клиенти с медицински практики

Технология, която помага

Съвременните системи за управление на практиката могат да автоматизират голяма част от финансовото проследяване, което преди изискваше ръчни усилия. Търсете софтуер, който интегрира таксуване, планиране, електронни здравни досиета (EHR) и счетоводни функции. Колкото по-малко е ръчното въвеждане на данни, толкова по-малко грешки ще срещнете.

Поддържайте вашата практика финансово здрава

Управлението на финансите на медицинска практика изисква специализирани знания, които надхвърлят стандартното счетоводство. От навигацията в многостранното възстановяване на разходи до оптимизирането на вашия цикъл на приходите, финансовата страна на здравеопазването изисква внимание и експертиза.

Поддържането на точни и прозрачни финансови записи е основата на добре управляваната практика. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна видимост върху финансовите данни на вашата практика — без „черни кутии“, без зависимост от конкретен доставчик. Започнете безплатно и приложете към финансовото си управление същата прецизност, която прилагате и при грижата за пациентите.