Как да подготвите бизнеса си преди наемане на счетоводител

Решили сте да спрете да се борите с електронните таблици и да наемете професионален счетоводител. Страхотен ход. Но преди да предадете ключовете към вашите финансови записи, малко подготовка ще ви бъде от голяма полза. Бизнесите, които извличат най-голяма полза от професионалното счетоводство, са тези, които се появяват организирани още от първия ден.

Ето какво точно трябва да направите, преди вашият нов счетоводител да започне, за да можете да стартирате успешно и да избегнете скъпа работа по наваксване по-късно.

Защо подготовката е важна

Наемането на счетоводител без първо да организирате финансите си е като наемането на изпълнител за ремонт на къща, пълна с безпорядък. Те могат да свършат работата, но ще прекарат платените часове в сортиране на вашия хаос, вместо в изграждането на нещо полезно.

Едно добре подготвено прехвърляне означава:

• По-бързо въвеждане в работата — Вашият счетоводител може да започне да добавя стойност след седмици, а не след месеци
• По-ниски разходи — По-малко време, прекарано в разчистване, означава повече време за текуща поддръжка
• По-малко грешки — Ясните, организирани записи намаляват шанса за неправилно категоризирани трансакции
• По-добра представа — Чистите данни от самото начало означават точни отчети още от първия ден

Собствениците на малък бизнес, които чакат до данъчния сезон, за да наемат счетоводител, често се сблъскват с 12 месеца натрупани трансакции, което може да струва значително повече от редовното месечно счетоводство през годината.

Стъпка 1: Разделете личните от служебните финанси

Ако още не сте го направили, това е най-важното нещо, което можете да предприемете. Смесването на лични и служебни средства създава кошмар за всеки счетоводител, който се опитва да равни вашите сметки.

Действия:

• Отворете специална бизнес разплащателна сметка, ако нямате такава
• Вземете бизнес кредитна карта за всички служебни разходи
• Спрете да използвате лични сметки за бизнес трансакции
• Ако сте смесвали средства, направете списък с личните трансакции във вашите бизнес сметки (и обратното), за да знае вашият счетоводител какво да филтрира

Дори едноличните търговци и ЕООД-тата с един собственик трябва да поддържат отделни сметки. Това защитава вашата ограничена отговорност, опростява подготовката на данъците и прави счетоводството значително по-лесно.

Стъпка 2: Съберете вашите финансови документи

Вашият счетоводител ще се нуждае от достъп до редица документи, за да започне. Събирането им предварително спестява многократна кореспонденция.

Основни документи за подготовка:

• Банкови извлечения — Поне за 12 месеца за всички бизнес сметки (разплащателни, спестовни, кредитни карти)
• Предишни данъчни декларации — През последните 2-3 години федерални и щатски бизнес данъчни декларации (или съответните за страната)
• Съществуващи финансови отчети — Всички отчети за приходите и разходите, баланси или отчети за паричните потоци, които сте създали
• Ведомости за заплати — W-2, 1099 (или местни граждански договори), договори с подизпълнители и декларации за осигуровки
• Записи за данък върху продажбите (ДДС) — Ако събирате данък върху продажбите, съберете историята на подаване и текущите регистрации
• Документи за заеми — Условия, салда и графици за плащане на всякакви бизнес заеми или кредитни линии
• Регистър на активите — Дати на покупка, разходи и графици за амортизация на основно оборудване или имоти
• Застрахователни полици — Документация за бизнес застраховка за правилно категоризиране на разходите

Професионален съвет: Създайте споделена папка (Google Drive, Dropbox или подобна), организирана по вид документ. Това ще стане вашата постоянна точка за предаване на разписки и извлечения занапред.

Стъпка 3: Почистете вашия сметкоплан

Вашият сметкоплан е гръбнакът на вашата счетоводна система. Ако сами сте водили счетоводството си, вашият сметкоплан може да се е превърнал в оплетен хаос от дублиращи се категории и неясни етикети.

Какво да прегледате:

• Обединете дублиращи се сметки — Имате ли едновременно "Офис консумативи" и "Офис разходи"? Изберете едното
• Премахнете неизползваните сметки — Изтрийте категории, които сте създали, но никога не сте използвали
• Проверете за неправилно категоризирани трансакции — "Разни" не трябва да бъде най-голямата ви категория разходи
• Съобразете с данъчните категории — Вашите категории разходи трябва да съответстват на редовете в данъчната ви декларация (напр. Schedule C или съответната форма)

Ако използвате счетоводен софтуер като QuickBooks, Xero или система за текстово базирано счетоводство като Beancount, експортирайте текущия си сметкоплан, за да може вашият счетоводител да го прегледа. Ако започвате от нулата, вашият счетоводител може да ви помогне да изградите такъв — просто знайте, че това е едно от първите неща, които той ще настрои.

Стъпка 4: Документирайте вашите приходни потоци

Вашият счетоводител трябва да разбере как парите влизат във вашия бизнес. Това може да изглежда очевидно, но много малки бизнеси имат повече приходни потоци, отколкото осъзнават.

Опишете:

• Основни продукти или услуги и техните цени
• Методи на плащане, които приемате (кредитни карти, банкови преводи, PayPal, Venmo, пари в брой, криптовалута)
• Процес на фактуриране — Как таксувате клиентите? Плащане до 30 дни? Плащане при получаване? Авансово плащане (Retainer)?
• Периодични приходи — Абонаменти, членства или договори за абонаментна поддръжка
• Други доходи — Лихви, партньорски комисионни, приходи от наеми, възстановявания на суми

За всеки приходен поток отбележете през коя банкова сметка или платежен оператор преминават парите. Това помага на вашия счетоводител да настрои правилно проследяване още от самото начало.

Стъпка 5: Каталогизирайте редовните си разходи

По същия начин Вашият счетоводител трябва да познава периодичните Ви разходи. Създайте прост списък, който включва:

• Постоянни месечни разходи — Наем, комунални услуги, застрахователни премии, софтуерни абонаменти, плащания по заеми
• Променливи разходи — Инвентар, плащания към подизпълнители, разходи за реклама
• Годишни разходи — Подновяване на лицензи, професионални членства, такси за изготвяне на данъчни декларации, годишни софтуерни абонаменти
• Възстановяване на разходи — Всякакви политики за възстановяване на разходи на служители или собственици

Отбележете кои разходи се теглят автоматично и от кои сметки. Това помага на Вашия счетоводител да предвижда трансакциите и да засича всичко, което изглежда необичайно.

Стъпка 6: Осигурете достъп до системите

Вашият счетоводител ще се нуждае от идентификационни данни за вход или оторизиран достъп до няколко системи. Подгответе ги предварително:

• Банкови сметки — Настройте достъп само за четене или разрешения за преглед, където е възможно
• Сметки по кредитни карти — Достъп до онлайн портала за изтегляне на извлечения
• Платежни оператори — Stripe, Square, PayPal или подобни платформи
• Система за ТРЗ — ADP, Gusto или текущия Ви доставчик
• POS система — Ако управлявате бизнес в сферата на търговията на дребно или ресторантьорството
• Съществуващ счетоводен софтуер — Пълен достъп до текущото Ви счетоводство
• E-commerce платформи — Shopify, Amazon Seller, WooCommerce и др.

Забележка за сигурността: Използвайте мениджър на пароли, за да споделяте идентификационни данни по сигурен начин. Никога не изпращайте пароли по имейл или текстово съобщение. Много счетоводни услуги използват защитени портали за обмен на документи и данни.

Стъпка 7: Дефинирайте очакванията си

Преди Вашият счетоводител да започне, изяснете обхвата на работата. Несъответствието в очакванията е причина номер едно за провал в отношенията със счетоводителя.

Обсъдете и документирайте:

• Честота — Искате ли книгите да се приключват месечно, седмично или тримесечно?
• Резултати — Какви отчети са Ви необходими? Отчет за приходите и разходите? Баланс? Паричен поток? Анализ на вземанията?
• Комуникация — Колко често ще се чувате? Седмични разговори? Месечни прегледи?
• Срок за изпълнение — Колко бързо след края на месеца трябва да бъде приключено счетоводството?
• Допълнителни услуги — Имате ли нужда от помощ при фактуриране, плащане на сметки, ТРЗ или подготовка на данъци?
• Предпочитания за софтуер — Ще използвате ли тяхната предпочитана платформа или искате те да работят с текущата Ви система?

Оформете тези очаквания писмено. Ясното писмо за ангажимент или договор за услуга защитава и двете страни и предотвратява неконтролираното разширяване на обхвата на работата.

Стъпка 8: Обърнете внимание на натрупаната изостанала документация

Ако счетоводството Ви изостава — и в това няма нищо срамно — бъдете честни за това. Повечето счетоводители предлагат услуги за възстановяване на счетоводна отчетност, но трябва да знаят обема на работата, преди да предложат цена.

Бъдете честни за:

• С колко месеца (или години) изостава Вашето счетоводство
• Дали изобщо сте следили нещо, или започвате от нулата
• Всички известни проблеми (липсващи касови бележки, смесване на лични и служебни средства, недекларирани приходи)
• Предстоящи крайни срокове (подаване на данъчни декларации, кандидатстване за заем, отчитане пред инвеститори)

Работата по наваксване почти винаги е по-скъпа от текущата поддръжка. Ако изоставате значително, помолете Вашия счетоводител да даде приоритет на текущата година и да работи назад във времето според бюджета.

Стъпка 9: Установете текущи процеси

Предаването на работата не приключва с първоначалното въвеждане. Настройте системи, за да поддържате нещата гладки месец след месец.

Създайте навици за:

• Заснемане на документи — Използвайте приложение, за да снимате и качвате касови бележки веднага след покупка
• Проследяване на фактури — Препращайте всички фактури към специален имейл или папка
• Уведомяване за нови сметки — Казвайте на Вашия счетоводител винаги, когато отваряте нова банкова сметка, кредитна карта или платежен оператор
• Големи или необичайни трансакции — Отбелязвайте всичко необичайно, за да бъде категоризирано правилно
• Редовни срещи — Планирайте периодични срещи за преглед на отчетите и задаване на въпроси

Най-добрите взаимоотношения със счетоводител са колегиални. Вашият счетоводител се занимава с въвеждането на данни и равнението. Вие предоставяте контекст за бизнес решенията зад числата.

Чести грешки, които да избягвате

Дори добронамерените собственици на бизнес правят тези грешки при подготовката:

1. Предаване на купчина касови бележки — Организирайте ги дигитално, преди да прехвърлите каквото и да било
2. Скриване на информация — Вашият счетоводител не е данъчен инспектор. Бъдете прозрачни за трансакциите в брой, личните разходи през бизнеса или предишни грешки
3. Очакване на моментални резултати — Въвеждането в работата отнема минимум 2-4 седмици, а работата по наваксване отнема повече време
4. Непреглеждане на работата — Дори и със счетоводител, трябва да разбирате собствените си финансови отчети
5. Липса на промяна в процесите Ви — Ако Вашият счетоводител Ви помоли да използвате приложение за бележки или да спрете да плащате на доставчици с лични карти, направете го

Как изглежда доброто въвеждане в работата

Типичен график за въвеждане в работата с професионален счетоводител:

Седмица	Дейност
Седмица 1	Встъпителна среща, събиране на документи, настройка на достъп до системите
Седмица 2	Преглед на сметкоплана, свързване на банкови канали, импортиране на исторически данни
Седмица 3	Равнение за първия месец, категоризация на трансакциите
Седмица 4	Предоставяне на първоначални отчети, среща за преглед, корекции в процесите

До края на първия месец трябва да имате ясна картина на финансите си и работеща система за текуща поддръжка.

Опростете финансовото си управление

Подготовката на вашия бизнес за счетоводител е първата стъпка към финансова яснота. Независимо дали наемате традиционен счетоводител или използвате модерни инструменти, подготовката е една и съща: организирайте записите си, отделете сметките си и поставете ясни очаквания.

Ако търсите система, която ви осигурява пълна прозрачност върху вашите финансови данни, Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текстов формат, което е под контрол на версиите, подлежи на одит и е готово за изкуствен интелект. Вашите счетоводни книги остават във формат, който винаги можете да прочетете и разберете — без собствени бази данни, без обвързване с конкретен доставчик. Започнете безплатно и поемете контрола над вашите бизнес финанси.