Как да изберете правилния дипломиран експерт-счетоводител за вашия малък бизнес

Вашият CPA (дипломиран експерт-счетоводител) може да бъде една от най-значимите връзки, които изграждате като собственик на малък бизнес. Добрият специалист ви спестява хиляди от данъци, предпазва ви от проблеми с IRS и ви помага да вземате по-умни финансови решения. Лошият ви струва пари, които дори не сте знаели, че губите, и ви дава съвети, които бихте могли да намерите в Google.

Въпреки това, повечето собственици на бизнес отделят повече време за избор на ресторант за вечеря, отколкото за избор на човека, който управлява техните данъци. Ето как да го направите правилно.

CPA срещу счетоводител срещу оперативен счетоводител: Знайте от какво точно се нуждаете

Преди да започнете търсенето си, уверете се, че CPA е точно това, от което се нуждаете. Тези три роли се припокриват, но не са взаимозаменяеми.

Оперативните счетоводители (Bookkeepers) се занимават с ежедневните задачи: записване на транзакции, категоризиране на разходи, съгласуване на банкови сметки и обработка на заплати. Те поддържат вашите финансови данни организирани и актуални. Повечето от тях не се нуждаят от официални акредитации, въпреки че съществуват сертификати от организации като AIPB или NACPB.

Счетоводителите (Accountants) правят всичко, което правят оперативните счетоводители, плюс това анализират вашите данни, подготвят финансови отчети, идентифицират тенденции и предлагат стратегически съвети. Обикновено те притежават бакалавърска степен по счетоводство или финанси.

Дипломираните експерт-счетоводители (CPAs) са счетоводители, които са преминали строгия изпит от четири части (CPA Exam), завършили са 150 кредитни часа образование и са натрупали трудов стаж под надзора на лицензиран CPA. Те могат да ви представляват пред IRS, да извършват одити и да предоставят най-високо ниво на данъчно планиране и консултантски услуги.

Основното правило: Ако имате нужда от някой, който да записва транзакции, започнете с оперативен счетоводител. Ако имате нужда от данъчна стратегия, представителство пред данъчните власти или финансови консултантски услуги, имате нужда от CPA.

Много малки бизнеси се възползват от наличието и на двамата – оперативен счетоводител за текущата финансова поддръжка и CPA за данъчно планиране и стратегическо насочване.

Кога да наемете CPA

Не всеки бизнес се нуждае от CPA от първия ден, но има ясни сигнали, че е дошло времето:

• Формирате бизнес единица. Изборът между LLC, S-Corp и C-Corp има значителни данъчни последици. Един CPA може да моделира данъчното въздействие на всяка структура за вашата специфична ситуация.
• Приходите ви надвишават 100 000 долара. В този момент сложността на удръжките, прогнозните данъци и потенциалните одити правят професионалните насоки оправдани.
• Имате служители. Данъците върху заплатите, декларациите за доходите (W-2), удръжките за обезщетения и данъчните кредити за заетост добавят слоеве от сложност, в които CPA може да ви ориентира.
• Сблъсквате се с проблем с IRS. Само CPAs, зачислени агенти (enrolled agents) и данъчни адвокати могат да ви представляват пред IRS.
• Вземате важни финансови решения. Купуване на оборудване, приемане на инвеститори, разширяване в нови щати – всичко това има данъчни последици, за които един CPA може да ви помогне да планирате.

Какво да търсите в един CPA

Опит в индустрията

Американският институт на дипломираните експерт-счетоводители (AICPA) съобщава, че 78% от малките предприятия отдават приоритет на експертните познания в индустрията при избора на счетоводител – и то с основателна причина. CPA, който работи с бизнеси като вашия, вече разбира типичните за вас удръжки, изискванията за съответствие и финансовите модели.

Счетоводителят на ресторант знае всичко за отчитането на бакшишите, съотношението на разходите за храна и последиците от лицензите за алкохол. Счетоводителят за електронна търговия разбира данъчната обвързаност (nexus), методите за оценка на инвентара и правилата за фасилитатори на пазари. Счетоводителят на фрийлансър знае за удръжките за квалифициран бизнес доход и изчисленията за домашен офис.

Попитайте: „Колко клиенти имате в моята индустрия?“ и „Какви специфични за индустрията данъчни стратегии сте приложили наскоро?“

Проактивно данъчно планиране

Това е най-голямата разлика между добрия CPA и страхотния такъв. Счетоводителят, фокусиран само върху спазването на правилата, подготвя вашата данъчна декларация въз основа на това, което вече се е случило. Проактивният CPA ви помага да вземате решения през цялата година, които намаляват данъчната ви тежест.

Проучване на Intuit установи, че 89% от собствениците на малък бизнес постигат по-голям успех, когато работят с проактивен счетоводител. Това е така, защото проактивните специалисти съветват относно промени в структурата на предприятието, вноски в пенсионни планове, времето за покупка на оборудване и стратегии за отлагане на доходите преди края на данъчната година.

Решаващият тест: Попитайте потенциалния CPA: „Ако доходите ми се удвоят следващата година, как бихте ми помогнали да намаля данъчната си тежест?“ Ако отговорът им се ограничи до „Ще бъдете в по-висока данъчна група“, продължете да търсите. Страхотният CPA ще обсъди преструктуриране на предприятието, оптимизиране на пенсионния план, ускорени удръжки и стратегическо разпределение на приходите и разходите във времето.

Технологии и комуникация

Един модерен CPA трябва да използва сигурни клиентски портали за споделяне на документи, облачни счетоводни инструменти и цифрови подписи. Ако все още ви молят да изпращате документи по факс или да изпращате физически копия на касови бележки по пощата, това е предупредителен сигнал за начина, по който управляват останалата част от практиката си.

Освен технологиите, оценете стила им на комуникация. Националната асоциация на собствениците на малък бизнес съобщава, че 40% от собствениците на малък бизнес смятат комуникационните умения за от съществено значение при избора на CPA. Вашият CPA трябва да превежда сложни финансови концепции в ясни, приложими съвети – а не да ви удавя в жаргон.

Търсете CPA, който:

• Отговаря на имейли и обаждания в рамките на един до два работни дни
• Предлага поддръжка през цялата година, а не само по време на данъчния сезон
• Планира редовни срещи (минимум на тримесечие)
• Обяснява причината зад своите препоръки

Квалификации и лицензиране

Винаги проверявайте квалификациите на вашия дипломиран експерт-счетоводител (CPA) чрез щатския съвет по счетоводство или указателя на AICPA. Това ви позволява да потвърдите, че лицензът им е активен, да проверите за дисциплинарна история и да верифицирате техните специализации.

Специално за изготвянето на данъчни декларации се уверете, че те притежават идентификационен номер на съставител (PTIN). IRS изисква PTIN за всеки, на когото се плаща за изготвяне или съдействие при изготвянето на федерални данъчни декларации.

Колко струва дипломиран експерт-счетоводител?

Таксите на счетоводителите варират значително в зависимост от структурата на вашия бизнес, неговата сложност и местоположението му. Ето типични ценови диапазони за изготвяне на данъчни декларации за малък бизнес:

Услуга	Типичен ценови диапазон
Едноличен търговец / Schedule C	$500 – $1,500
Съдружие / Дружество с ограничена отговорност (LLC)	$800 – $1,500+
S-Corporation	$1,500 – $4,000
C-Corporation	$1,500 – $4,000+
Месечни консултации / надзор на счетоводството	$200 – $500/месец
Почасова ставка за консултации	$150 – $500/час

Географията също има значение. Един едноличен търговец в Средния запад може да плаща наполовина по-малко от подобен бизнес в Бостън или Сан Франциско.

Модели на ценообразуване, които можете да очаквате:

• Фиксирани такси са най-често срещани за изготвяне на данъчни декларации – знаете цената предварително.
• Почасови ставки са типични за консултантска работа, представителство пред IRS и специални проекти.
• Месечни абонаменти покриват текущи консултации, данъчно планиране и финансов преглед.

Тревожен сигнал: Избягвайте счетоводители, които базират таксите си на процент от възстановената сума. Това създава порочен стимул за заемане на агресивни и рискови данъчни позиции.

Тревожни сигнали, за които да следите

Дори след като сте наели счетоводител, останете нащрек за предупредителни знаци:

• Те са недостъпни извън данъчния сезон. Данъчното планиране е целогодишна дейност. Ако вашият счетоводител изчезне от април до януари, той не ви предоставя проактивните насоки, от които се нуждаете.
• Те не задават въпроси за вашия бизнес. Добрият счетоводител трябва да се интересува от промените в приходите ви, новите служители, големите покупки и бизнес целите ви. Ако просто обработват цифри без контекст, те пропускат данъчни облекчения и възможности.
• Пропускат крайни срокове. Случват се удължавания на сроковете, но системното подаване на документи в последната минута подсказва за лоша организация и увеличава риска от одит.
• Не могат да обяснят работата си. Ако вашият счетоводител не може ясно да обясни защо е взел конкретни решения във вашата декларация, това е проблем. Вие носите отговорност за съдържанието на данъчната си декларация, дори ако някой друг я е изготвил.
• Обезсърчават ви да разбирате финансите си. Всеки професионалист, който ви кара да чувствате, че не трябва да задавате въпроси или да разбирате собствените си счетоводни книги, не действа във ваш най-добър интерес.
• Таксите им продължават да се увеличават без обяснение. Годишните корекции са нормални, но значителните увеличения трябва да бъдат придружени от ясна обосновка, свързана с добавена сложност или нови услуги.

Въпроси, които да зададете преди наемане на CPA

Използвайте тези въпроси при първоначалната консултация, за да оцените доколко кандидатът е подходящ:

1. Какъв е опитът ви с бизнеси в моята индустрия?
2. Как подхождате към данъчното планиране през цялата година?
3. Каква е вашата структура на таксите и какво включва тя?
4. Как предпочитате да комуникирате с клиентите?
5. С какъв счетоводен софтуер работите?
6. Можете ли да предоставите препоръки от бизнеси с подобен размер?
7. Как се информирате за промените в данъчното законодателство?
8. Какво бихте направили по различен начин в текущата ми данъчна структура?
9. Кой всъщност ще работи по моя профил? (В по-големите фирми партньорите може да „продават“ услугата, но младшият персонал да я извършва.)
10. Какъв е вашият процес при обработка на одит от IRS или известие от властите?

Къде да намерите добър счетоводител

Започнете с тези ресурси:

• Указател на AICPA (findacpa.aicpa.org) — търсете по местоположение и специализация.
• Вашето щатско счетоводно дружество — повечето имат програми за препоръки за собственици на малък бизнес.
• Индустриални асоциации — търговските групи често поддържат списъци със счетоводители, които специализират в техния сектор.
• Други собственици на бизнес — личните препоръки от предприемачи във вашия бранш имат голяма тежест.
• Вашият счетоводител по оперативна дейност — ако вече работите с такъв, той вероятно има контакти с дипломирани експерт-счетоводители и може да препоръча някой, който допълва неговата работа.

Как да направите сътрудничеството успешно

Намирането на правилния счетоводител е само началото. За да извлечете максимална полза:

• Поддържайте подредено счетоводство. Колкото по-организирани са вашите финансови записи, толкова по-малко време ще прекара вашият счетоводител в сортиране на данни – и толкова по-малко ще плащате. Тук добрият счетоводен софтуер или специализираният счетоводител по оперативна дейност правят истинската разлика.
• Съобщавайте за промените своевременно. Нови източници на приходи, големи разходи, наемане на служители или промени в бизнес структурата трябва да се споделят с вашия счетоводител в момента на случването им, а не по време на данъчния сезон.
• Планирайте тримесечни срещи. Не чакайте края на годината, за да обсъдите данъчната стратегия. Тримесечните прегледи ви дават време да приложите ходове за спестяване на данъци, докато те все още са възможни.
• Задавайте въпроси. Вашият счетоводител трябва да бъде ресурс, който използвате активно, а не просто някой, който подава декларация веднъж годишно.

Поддържайте финансите си организирани от първия ден

Най-честото оплакване на счетоводителите от клиенти с малък бизнес е неорганизираното счетоводство. Когато финансовите ви записи са чисти и правилно категоризирани, вашият експерт-счетоводител може да се фокусира върху стратегията вместо върху изчистването на данни – спестявайки ви време и пари.

Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текстов формат (plain-text accounting), което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни. Всяка трансакция е с проследими версии, подлежи на одит и е готова за преглед от вашия счетоводител – без „черни кутии“ и без обвързване с конкретен доставчик. Започнете безплатно и осигурете на вашия счетоводител подредените записи, от които се нуждае, за да си върши работата отлично.