Ефективни стратегии за намаляване на бизнес разходите

Организациите в САЩ губят близо 400 милиарда долара годишно само заради неефективни срещи. Добавете към това изхабените материали, неизползваните абонаменти и пренебрегнатите преговори с доставчици и скритите разходи, изяждащи маржовете ви на печалба, стават поразителни.

Предизвикателството не е в намирането на разходи за съкращаване — а в това да се знае кои съкращения действително имат значение. Премахването на грешните разходи може да навреди на морала, да влоши обслужването на клиентите или да осакати потенциала ви за растеж. Интелигентното намаляване на разходите изисква стратегия, а не просто ножица.

Това ръководство организира стратегиите за намаляване на разходите според нивото на ангажираност — от бързи победи, които можете да приложите още днес, до големи промени, които прекрояват начина ви на работа. Изберете подходите, които отговарят на вашата ситуация, и започнете да възвръщате маржовете си.

Бързи победи: Незабавни спестявания с минимални усилия

Тези промени изискват малко време или инвестиции, но могат да донесат значителни спестявания.

Направете одит на вашите периодични разходи

Започнете с пълен преглед на всеки абонамент, членство и периодична такса, които засягат вашите сметки. Много бизнеси все още плащат за услуги, които вече не носят стойност — софтуер, който никой не използва, членства, на които никой не присъства, или премиум нива, където базовият план би бил достатъчен.

Изтеглете банкови извлечения и извлечения от кредитни карти за последните три месеца. Категоризирайте всеки периодичен разход и попитайте: Есенциален ли е? Кога последно го използвахме? Може ли безплатна алтернатива да свърши работа?

Вероятно ще откриете:

• Дублиращ се софтуер (два инструмента за управление на проекти, множество услуги за облачно съхранение)
• Забравени абонаменти (онази индустриална публикация, която никой не чете)
• Прекомерно разширени услуги (плащане за 50 потребителски лиценза, когато имате 12 служители)

Оптимизирайте вашите комунални разходи

Пилеенето на енергия се натрупва по-бързо, отколкото повечето собственици на бизнес осъзнават. Устройствата с LCD екрани консумират енергия дори в режим на заспиване. Лошо изолираните прозорци губят енергия за отопление и охлаждане. Лампите, оставени включени в празни стаи, горят пари денонощно.

Създайте списък за проверка в края на деня за персонала:

• Изключвайте всички несъществени светлини
• Регулирайте термостатите за неработното време
• Изключвайте устройствата, които не са необходими през нощта
• Затваряйте прозорците и вратите правилно

Огледайте вашето пространство за неефективности: течащи кранове, остарели ОВК системи, прозорци с единично стъкло. Първоначалните разходи за ремонт често се изплащат в рамките на месеци чрез намалени сметки за комунални услуги.

Стандартизирайте използването на материали

Определянето на количествата материали "на око" създава несъответствия и отпадъци. Почистващ екип, който гадае количествата на разтвора, може да използва 40-50% повече продукт от необходимото.

Установете специфични насоки:

• Точни количества за рутинни задачи
• Сигнали за повторна поръчка въз основа на реални нива на потребление
• Ясни процедури за заявяване на допълнителни материали

Тук не става въпрос за скъперничество — а за последователност. Когато всички следват едни и същи стандарти, отпадъците по естествен начин намаляват.

Преговаряйте за отстъпки при предсрочно плащане

Много доставчици предлагат 2% отстъпка за плащане в рамките на 10 дни вместо стандартните 30. При 50 000 долара годишни разходи към един доставчик, това са 1 000 долара обратно във вашия джоб.

Ако вашият паричен поток позволява по-бързо плащане, попитайте всеки основен доставчик за условия за предсрочно плащане. Дори и да не рекламират отстъпки, мнозина ще преговарят, за да подобрят собствения си паричен поток.

Купувайте реновирано оборудване

Чисто новото оборудване често не е необходимо. Реновираните компютри, мебели, машини и офис оборудване могат да осигурят 80% от функционалността на 40% от цената.

Търсете:

• Сертифицирани от производителя реновирани артикули с гаранция
• Аукциони за бизнес ликвидация
• Търговци на оборудване втора употреба, специализирани във вашата индустрия
• Корпоративно оборудване след изтичане на лизинг

Тествайте, преди да се ангажирате, но не отхвърляйте автоматично употребяваното оборудване.

Средни усилия: Промени, които изискват проучване

Тези стратегии изискват повече време за прилагане, но носят значителни текущи спестявания.

Консолидирайте вашия технологичен пакет

Много бизнеси използват множество софтуерни програми за фактуриране, планиране, отчитане и управление на клиенти. Всеки допълнителен инструмент добавя разходи за лицензиране, време за обучение и главоболия при интеграцията.

Картографирайте настоящата си софтуерна екосистема:

• Какво прави всеки инструмент?
• Има ли застъпващи се функции?
• Може ли една всеобхватна платформа да замени няколко специализирани?

Консолидацията намалява сложността, понижава разходите и често подобрява ефективността, тъй като екипите работят с унифицирани системи, вместо да жонглират с несвързани инструменти.

Преминете към входящ (Inbound) маркетинг

Традиционната платена реклама — билбордове, радио спотове, банер реклами — изисква непрекъснати разходи за поддържане на видимост. Когато спрете да плащате, изчезвате.

Входящият маркетинг (създаване на съдържание, социални медии, SEO) изисква по-последователни усилия, но изгражда активи, които продължават да генерират потенциални клиенти дълго след създаването си. Полезна публикация в блог може да привлича клиенти в продължение на години. Силното присъствие в социалните медии се натрупва с времето.

Преходът изисква ангажираност, но много бизнеси откриват, че разходите им за привличане на клиенти спадат значително, след като входящите канали се развият.

Предоговаряне на договори с доставчици

Бизнесите често работят с едни и същи доставчици години наред, без да преразглеждат цените. Пазарите се променят. Обемът на вашите поръчки може да е нараснал. Конкурентите може да предлагат по-добри условия.

Преди преговорите:

• Проучете цените на конкурентите
• Документирайте историята на плащанията си и продължителността на взаимоотношенията
• Подгответе данни за вашия растеж и бъдещ потенциал
• Определете своята критична точка за прекъсване на преговорите

Подхождайте към доставчиците като към партньори, а не като към противници. Формулирайте дискусиите около взаимната полза: „Искаме да растем заедно с вас, но се нуждаем от ценообразуване, което прави това устойчиво.“

Подобряване на събираемостта на плащанията

Неефективните системи за плащане тихомълком източват средства чрез високи такси за обработка, закъснели плащания и ръчен труд при фактурирането.

Обмислете внедряването на:

• Автоматизирано таксуване, което намалява времето за работа на персонала
• Опции за директни банкови преводи (ACH) с по-ниски такси от кредитните карти
• Ясни условия за плащане и последователно проследяване на просрочените сметки
• Стимули за предсрочно плащане за клиентите

По-бързото събиране на вземанията също така подобрява паричния поток, като потенциално позволява ползването на тези отстъпки за предсрочно плащане и при вашите собствени доставчици.

Замяна на пътуванията с видеоконференции

Разходите за командировки надхвърлят самолетните билети и хотелите — тук влизат времето, прекарано извън друга работа, изтощението, храната и непредвидените разходи. За рутинни срещи видеоразговорите могат да постигнат същите цели на малка част от цената.

Оценявайте всяко пътуване: Може ли тази среща да се проведе ефективно чрез видео? Запазете посещенията на място за изграждане на взаимоотношения, сложни преговори или ситуации, в които физическото присъствие е наистина важно.

Основни промени: Фундаментални оперативни промени

Тези стратегии изискват значително планиране и ангажираност, но могат да трансформират структурата на вашите разходи.

Приоритизиране на задържането на служителите

Текучеството на персонала е скъпо — много по-скъпо, отколкото повечето компании изчисляват. Според изследване на SHRM средният пряк разход за наемане на нов служител е около 4700 долара, и това е само началото. Замяната на мениджър на средно ниво обикновено струва около 20% от заплатата му, когато включите подбора, въвеждането в работата, обучението и загубената производителност.

Инвестирайте в задържането на добрите кадри:

• Провеждайте редовни срещи за обратна връзка, за да уловите проблемите навреме
• Оценявайте дали възнаграждението остава конкурентоспособно
• Решавайте проблемите на работното място, които фрустрират служителите
• Предлагайте ценни придобивки (гъвкавостта често е по-важна от скъпите социални пакети)

Парите, които харчите за задържане, почти винаги са по-малко от разходите за замяна на служител.

Оценка на нуждите от офис пространство

Офисите са средно с 20% по-малки, отколкото бяха през 2000 г., благодарение на инструментите за дигитално сътрудничество и променящите се модели на работа. Нуждаете ли се от цялото пространство, за което плащате?

Направете честна оценка:

• Кои роли могат да работят дистанционно част от времето или постоянно?
• Каква е реалната заетост на бюрата в типичен ден?
• Можете ли да преотдадете под наем неизползвано пространство?
• Би ли обслужвало нуждите ви по-малко местоположение?

Дори малко намаление на квадратурата може да спести хиляди годишно от наем, комунални услуги и поддръжка.

Разглеждане на модели с външни изпълнители

За бизнеси със сезонни колебания или работа по проекти, поддържането на служители на пълен работен ден през цялата година може да няма финансов смисъл.

Външните изпълнители (контрактори) могат да осигурят:

• Специализирани умения без постоянни режийни разходи
• Гъвкавост за увеличаване или намаляване на мащаба според търсенето
• Намалени разходи за социални придобивки и данъци върху заплатите

Тук не става въпрос за експлоатация на работници, а за адаптиране на вашия модел на заетост към реалните ви нужди. Някои роли имат смисъл като позиции на пълен работен ден; други — не.

Присъединяване към групи за групово пазаруване

Търговските асоциации и кооперациите за покупки договарят отстъпки за обем, до които отделните малки фирми нямат достъп сами. Като обединявате покупателната си способност с други бизнеси, вие печелите влияние пред доставчиците.

Търсете:

• Специфични за индустрията търговски асоциации с програми за покупки
• Местни бизнес кооперативи
• Организации за групово пазаруване във вашия сектор

Членските такси обикновено се изплащат бързо чрез намалените разходи за консумативи.

Отказване от нерентабилни клиенти

Не всеки клиент си заслужава задържането. Някои системно плащат със закъснение, което изисква многократно проследяване. Други изискват прекомерно внимание спрямо това, което плащат. Някои все още може да ползват отстъпки от ранните ви дни, които вече нямат икономическа логика.

Оценете взаимоотношенията с всеки основен клиент:

• Каква е реалната цена за обслужването им?
• Плащат ли навреме?
• Печеливша ли е връзката след отчитане на целия вложен труд?

Прекратяването на нерентабилни взаимоотношения освобождава ресурси за обслужване на по-добри клиенти и привличане на нови, които си заслужават.

Възможностите на ИИ и автоматизацията

Гледайки напред, много бизнеси откриват значителни спестявания чрез интелигентна автоматизация. Задачи, които някога са изисквали часове ръчна работа — въвеждане на данни, обработка на фактури, насочване на клиентски запитвания — все по-често могат да бъдат поети от софтуер.

Ключът е в идентифицирането на повтарящи се задачи, базирани на правила, които не изискват човешка преценка. Автоматизирането им освобождава екипа ви за работа, която действително изисква човешки умения: изграждане на взаимоотношения, творческо решаване на проблеми, стратегическо мислене.

Започнете с малко. Изберете един ръчен процес, който консумира значително време, проучете опциите за автоматизация и тествайте, преди да се ангажирате напълно. Надграждайте върху успехите, вместо да се опитвате да автоматизирате всичко наведнъж.

Намаляване на разходите без компромис с качеството

Целта не е просто да харчите по-малко – тя е да харчите по-умно. Всяко решение за съкращаване на разходите трябва да премине този тест: Ще навреди ли това на способността ни да обслужваме клиентите или да развиваме бизнеса?

Някои насоки:

• Никога не съкращавайте обучение, което предотвратява скъпи грешки
• Не премахвайте контрола на качеството, за да спестите от труд
• Избягвайте промени на доставчици, които компрометират надеждността
• Запазете ресурсите, насочени към клиентите, които генерират приходи

Най-добрите намаления на разходите или елиминират чистата загуба (неизползвани абонаменти, енергийна неефективност) или подобряват ефективността (автоматизация, оптимизация на процесите). Съкращенията, които увреждат капацитета, обикновено струват повече, отколкото спестяват.

Изграждане на култура на съзнателно отношение към разходите

Устойчивото управление на разходите не е еднократен проект – това е постоянна практика. Изградете осведоменост в цялата си организация:

• Споделяйте финансовите цели с екипа си
• Отбелязвайте намаляването на отпадъците и подобренията в ефективността
• Създайте ясни канали, чрез които служителите да предлагат икономии
• Преглеждайте разходите редовно, а не само по време на кризи

Когато всички разбират, че контролирането на разходите позволява растеж, сигурност на работното място и по-добро възнаграждение, съзнателното отношение към разходите става част от начина на работа, а не инцидентна реакция при спешни случаи.

Проследявайте разходите си, за да откриете спестяванията си

Не можете да съкратите разходи, които не виждате. Преди да приложите каквато и да е стратегия за намаляване на разходите, се нуждаете от ясна видимост за това къде всъщност отиват парите ви – а не къде си мислите, че отиват.

Beancount.io предоставя счетоводство в текстов формат (plain-text accounting), което прави моделите на разходите прозрачни и проследими. Категоризирайте разходите по доставчици, отдели и видове разходи, за да идентифицирате най-големите си възможности за икономии. С данни, съхранявани в прости текстови файлове с контрол на версиите, вие поддържате пълен контрол върху финансовите си записи и можете да анализирате тенденциите във времето. Започнете безплатно и вижте точно къде отиват парите ви.