一个温暖的1月可能抹去你冬季加仑量的10%，而你的卡车、司机、保险和储罐库存成本与12月完全一样。如果你像普通零售商那样定价和做预算——成本加百分比加成——那个温暖的1月看起来就是个谜。如果你按加仑记账，它就是你能预见到的算术。
燃料配送是少数几个产品、收入、配送成本甚至天气预报都能归约为同一单位的行业之一。本指南展示如何保持与你的业务实际运作方式相匹配的账目：每加仑利润、每站配送成本、客户预付款作为负债，以及围绕每年都会到来的夏季低谷进行现金规划。
以每加仑美分思考，而不是百分比加成
百分比加成对燃料经销商撒谎，因为你的批发成本随原油和天然气液市场波动，而你的每加仑运营成本几乎不动。对1.50美元批发价的40%加成和对2.50美元批发价的40%加成产生的毛利润美元数天差地别，而你的司机工资、卡车付款、保险和办公室开销完全没有变化。
行业反而按加仑给一切定价。主要的零售丙烷营销商将每加仑毛利率和每加仑EBITDA作为其头条指标报告，行业分析也惯常以同样方式比较客户细分：一个住宅供暖客户每年800加仑可能产生60美分毛利，而一个农业客户1,200加仑产生25美分——在减去非常不同的配送成本之前。两个数字作为百分比都毫无意义。作为每加仑美分，两者都至关重要。
用一个简单的纪律把它放进你的账目：
- 逐车跟踪送入你批发厂或卡车的每加仑批发成本。 那是你真实的销售成本，而且它不断变化。
- 将零售价设定为批发价加上每个细分的每加仑利润目标——住宅供暖、商业、农业以及钢瓶或叉车账户各自赚取自己的利润，因为每个细分的服务成本不同。
- 每月按细分审查已实现每加仑利润。 当批发价飙升而你犹豫是否转嫁时，这份报告立即以美元展示漏洞。
一个知道每个细分都赚取自己每加仑目标的经销商能在批发价飙升中生存。一个只看混合百分比利润的经销商会在4月才发现。
随叫随到 vs. 自动配送：决定账户归属的配送成本算术
你卖的每一加仑都带有配送成本，而该成本主要由卡车装得多满以及司机每小时停多少站决定——而不是燃料本身。一项丙烷零售商行业基准调查发现，住宅供暖配送平均每站约171加仑，每小时略高于两站。用你自己的运营算一算：司机工资、卡车付款、燃料、维护和保险，除以配送的加仑数。那个商——你的每加仑配送成本——就是决定哪些客户盈利的数字。
这就是为什么自动配送（通常称为keep-full）在账面上胜过随叫随到，即使票价相同：
- 自动客户获得路线密集、高加仑的停靠。 你的软件根据度日和用量历史预测每个储罐，所以卡车在高效路线上加满满罐，而不是为部分加注在城里来回穿梭。
- 随叫随到客户在最糟的时刻打电话。 他们在表读数低时下单，往往在寒潮期间你的路线已经排满时，每一次偏航出行都为小额配送消耗司机工时。许多经销商对紧急随叫随到配送收取特殊出行费——你应该收，因为该费用反映真实的增量成本。
- 断供是纯损失。 用干了的客户让你付出紧急出行、泄漏检查，有时还有重新点火上门，加上商誉损害。自动调度几乎消除了它们。
这并不意味着拒绝随叫随到业务。这意味着诚实地核算它：给随叫随到账户分配更高的每加仑利润目标或明确费用，分别跟踪每组的每站加仑数，并关注结构。一本向随叫随到漂移的路线簿是穿着客户服务外衣的利润漏洞。
公司自有储罐是固定资产，不是赠品
大多数住宅丙烷客户从你这里租赁储罐，通常在超过最低年用量时免除租金。在你的账目上，每个坐在客户院子里的储罐都是你拥有、维护和投保的固定资产——以及一个留住账户的转换成本。将储罐作为资产跟踪，记录安装日期和维护历史，将租金收入与燃料利润分开记录，并确保你的责任保险反映散布在数百处物业上的设备。当客户离开时，取回储罐有真实成本；你的客户获取算术应假设你有时会支付它。
预购、价格上限和预算计划首先是负债
夏季是燃料经销商为冬季收款的时候。预购计划让客户通过在夏末预付加仑数来锁定固定价格；价格上限计划收取费用或溢价，以提供有下行保护的上限保证；预算或均摊付款计划将估计年度成本分摊到相等的月度付款中，通常从6月到3月。客户喜欢这种可预测性。你的资产负债表必须将每一个这样的计划视为其本来面目：燃料交付前的负债。
会计处理直接明了，但在现金压力下容易做错：
- 预购现金是递延收入，不是销售。 当客户为800加仑预付时，贷记客户存款或递延收入负债账户。只有当每张配送单冲减余额时才确认收入（以及匹配的批发成本）。在8月将预购现金记为收入会美化你的夏季损益并饿死你的冬季损益——与现实正好相反。
- 上限费用和计划溢价是单独的收入。 客户为价格上限支付的费用补偿你为支持它而购买的套期或供应合同。将其与燃料销售分开记录，这样你能看到你的上限计划是否真正覆盖其套期成本。
- 预算计划的贷方余额属于客户。 一个到2月相对配送多付的均摊付款客户持有一笔你欠的燃料或结算时退还的贷项。在季末核对每个预算账户，并及时结算——陈旧的贷项会变成账单纠纷和客户流失。
- 永远不要像花利润一样花预购现金。 8月和9月到达的预购收款感觉像收入，但你仍然欠每一加仑，而且很可能按冬季批发价欠。那些用预购现金资助夏季运营而没有还款计划的经销商会2月发现他们以低于重置成本卖出了燃料，而且已经花掉了差额。
镜像同样重要：如果你用固定价格供应合同或看涨期权对冲预购加仑，你的套期头寸和客户义务一起变动。每月并排审查它们——上涨市场中未对冲的固定价格加仑是稳健经销商破产的最快方式。
度日驱动你的预测
供暖需求是天气，而天气有单位：采暖度日。日平均温度每低于65°F一度就累积一个采暖度日，而你的加仑数与累积度日的关联比与任何其他东西（包括你的营销）都更紧密。美国能源信息署围绕采暖度日预测构建其整个冬季燃料展望，并指出约三分之二的年度丙烷消费落在10月到3月的冬季月份。约5%的美国家庭主要用丙烷取暖，集中在东北部和中西部，那里寒潮在几天内推动巨大销量。
围绕同一单位构建你的规划：
- 将销售归一化到度日。 加仑数除以该期间的采暖度日，告诉你疲软的月份是天气还是业绩。一个在比预测暖10%的冬季里击败去年加仑数的经销商度过了伟大的一年；一个在比去年冷10%的冬季里与去年加仑数持平的经销商失去了份额。
- 根据度日历史而非去年日历预测配送。 你的keep-full系统已经逐罐这样做；将同样的逻辑应用于本季的人员配置、卡车准备和营运资金需求。
- 每年预算一个暖冬情景。 模拟如果度日比正常低10%会发生什么：哪些成本真正固定，信贷额度落在哪里，哪些资本采购要等待。EIA发布高于和低于预测的暖冷情景正是为此。暖冬应该挤压你的年份，绝不应威胁你的生存。
度过夏季现金低谷
燃料配送在约半年内收取大部分收入，却全年支付大部分固定成本。夏季是不匹配咬人的时候：加仑数崩溃，预算计划付款逐渐减少，而工资、卡车付款、保险、储罐维护和预购季营销都在继续。行业现金流指导直言不讳——了解你在淡月的烧钱率，因为夏季是丙烷收入最低的时候，而流出速度决定你需要多少流入。
三个纪律带领经销商度过：
- 将运营信贷额度定为价格乘以应收账款，而不是去年的峰值。 当批发价翻倍时，已交付但未付的冬季加仑所绑定的美元也大致翻倍——经销商在3美元油价时背负的债务是1美元油价时的三倍。在供暖季前、你的财务看起来最强时谈判额度，并将其用于营运资金，而不是拖欠你自己供应商的应付款。
- 让预算计划平滑你的流入，然后保护这种平滑。 十或十二次相等付款将五个月的收入季变成全年的现金流——但只有当注册率高且结算有纪律时才如此。每年春天大力营销预算计划；它们是伪装成客户便利的融资工具。
- 将重大支出安排到现金充裕的月份。 卡车更换、批发厂工程和软件升级属于冬末和春季，由供暖季收款资助——而不是9月，由你欠回燃料的预购存款资助。
也要注意日历的不对称：延长的公司和企业合伙申报、季度预估税和保险续保都有固定日期，无视你的季节性。从按度日归一化的收入而非滚动平均收入开始的13周现金预测，是燃料经销商能建立的最有用的财务习惯。
沉没燃料经销商的错误
大多数经销商失败是穿着运营伪装的记账失败。对照这份简短清单检查自己：
- 按百分比加成定价，而非按细分的每加仑利润目标，于是批发价飙升悄然抹去利润。
- 将预购现金记为收入而非递延收入，然后9月花掉冬季的燃料钱。
- 将所有加仑视为平等，而非按站核算配送成本——60加仑的随叫随到配送和400加仑的自动加注是共享一辆卡车的不同业务。
- 跳过暖冬预算，然后在3月发现固定成本吃掉了整个季节，背后没有储备。
- 忘记燃料税边界。 取暖燃料通常位于车用燃料消费税制度之外，但当你将丙烷作为车用燃料（autogas）销售的那一刻，染色与透明柴油的区分、非道路使用和州消费税规则就适用了。从第一张单起就将取暖和车用燃料加仑放在单独的账户中——在申报时重建拆分是罚款发生的方式。
- 忽视损耗和单据纪律。 离开批发厂但从未出现在配送单上的燃料要么是计量问题，要么是盗窃问题，两者都悄然累积。每月核对批发厂提取与已开票配送单；立即调查超过小容差的差异。
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