车队每花费的五美元中，几乎就有一美元因欺诈或误用而消失——对于运输、建筑和现场服务行业的公司来说，这平均每年造成近一百万美元的损失。你的企业规模可能远小于这些公司，但这个数字按比例缩小后依然触目惊心：如果你的团队每月燃油支出为8,000美元，其中可能有400至1,200美元会通过个人加满油、帮别人加油以及未经授权的优质汽油升级而流失。
好消息是，大型车队用来堵住这个漏洞的工具，对于只有三辆货车和一辆皮卡的企业同样适用。车队加油卡看起来像一张普通的支付卡，但它的行为方式却像一个可编程的守门员：你可以提前决定每位驾驶员可以购买什么、在哪里购买、何时购买以及购买多少——而且每一加仑燃油都会出现在一份与驾驶员、车辆和里程表读数关联的报告中。以下是这些卡的工作原理、它们的成本，以及如何设置真正能制止滥用的控制措施。
车队加油卡到底是什么
车队加油卡是一种仅限于车辆相关购买的支付卡——首先是燃油，还可以选择包括维护、通行费和洗车服务。与给驾驶员一张你的商务信用卡或一叠现金不同，车队卡在加油时捕获逐项数据：加仑数、油品等级、每加仑价格、加油站、时间、驾驶员ID和里程表读数。
你会遇到的主要发卡机构包括WEX（它运营自己的卡，并为壳牌和埃克森美孚提供联名计划）、Fleet One（专注于长途货运）、Fuelman，以及Ramp和Brex等较新的支出管理平台，它们将燃油控制整合到更广泛的支出卡中。对于小型本地车队——园林绿化公司、暖通空调技术人员、送货车队、在客户之间驾驶的居家护理护士——一张在美国大多数加油站都被接受的通用卡，比专为十八轮卡车设计的卡车停靠站折扣更重要。例如，WEX品牌的卡在美国大约95%的燃油站点都被接受。
它与普通商务信用卡有何不同
有三个关键区别：
- 每笔交易规则。 你可以将卡限制为仅限燃油，设置每笔交易或每日金额上限，将购买限制在营业时间内，并将油品等级锁定为每辆车实际使用的等级。
- 驾驶员级别身份验证。 每笔交易都需要驾驶员输入PIN码，而且大多数计划会提示输入里程表读数。这样就将每次加油与具体的人、车辆和可审计的里程数关联起来。
- 油品等级报告。 你的账单会显示加仑数和油品等级，而不是一个单一的总金额——这正是你发现滥用行为和为税务季节的车辆费用扣除提供证据所需的数据。
真正起作用的是控制措施
卡片本身节省不了多少；真正起作用的是你编程到卡里的控制措施。在第一次加油之前设置好以下五项。
1. 要求每张卡使用唯一的驾驶员PIN码
共用一张卡、只有一个PIN码，实际上和现金没什么区别：当燃油丢失时，每个人都耸耸肩。为每位驾驶员发放唯一的PIN码，这样每笔交易都可以追溯到具体的人。大多数计划允许你在某人离职时几秒钟内停用其PIN码——无需重新发卡，无需轮换共享密码。
2. 将产品类型限制为仅限燃油
经典的滥用模式在业内有个专门的叫法——“零食防御”：不受限制的卡会被用来购买食品、饮料、烟草以及便利店出售的任何其他东西。从第一天起就将卡配置为仅限燃油购买，并且只为那些工作确实需要的人员开放维护或通行费类别。
3. 设置金额、加仑数和时段限制
一个合理的起点是：每辆轻型车辆每天只允许一次交易，金额上限接近一箱油的价格，并且只在工作时间内有效。这些限制一箭双雕——它们阻止了下班后的个人加油，也限制了卡号被复制和盗刷时的损失。行业数据显示，一张被复制的卡通常在进行大约三次欺诈性加油后才会被停用；严格的每笔交易上限可以让每次欺诈的损失保持在小额范围。
4. 要求输入里程表读数并实际检查
里程表提示是小型车队中最未被充分利用的控制措施。当驾驶员每次加油都输入里程时，你就可以计算每辆车两次加油之间的每加仑行驶英里数。一辆卡车突然从每加仑18英里掉到11英里，这告诉你一些事情——要么是维护问题，要么是燃油通过油桶被偷偷带走。每月核对一次里程表序列；如果读数突然倒退或连续数周停滞，那就是虚假输入的明显红旗。
5. 开启异常实时提醒
为那些几乎总是意味着麻烦的少数事件配置提醒：营业时间外的交易、超过油箱容量上限的购买、油品等级不匹配（优质汽油加进了一辆要求普通汽油的车）、一天内多次加油，以及网络外加油站。审查每一笔交易是不现实的；审查系统每周标记出的五类异常只需十分钟。
车队加油卡的成本——以及它们能节省什么
定价由三部分组成，而最引人注目的返利只是其中之一。
返利。 批量返利通常每加仑只有几美分——WEX在其加油网络内宣传每加仑最高15美分的返利，其他加油站点的返利较低，而壳牌商务卡等联名计划在其自有加油站提供约每加仑5至6美分的分级返利。一辆每月消耗2,000加仑的车队，按每加仑5美分的返利计算，每月能省下100美元——虽然不多，但足以抵消下面的费用。
费用。 注意每月每张卡的费用（小型企业计划通常约为每张卡每月2美元，针对卡车运输的产品则更高）、网络外交易费、滞纳金和开卡费。在签约之前，把这些费用与你实际能获得的返利进行对比：一个每月为五张卡支付每张2美元费用的车队，只需要200加仑的返利就能达到盈亏平衡，但针对高端卡车运输的卡，每张每月8美元的费用可能会让一个小型车队得不偿失。
隐藏的节省：减少欺诈和节省记账时间。 燃油欺诈研究人员估计，5%至15%的燃油支出因盗窃或误用而流失。以每月8,000美元计算，即使只堵住一半的漏洞，每月也价值200至600美元——比返利高出一个数量级。此外还有行政方面的好处：不再有装满加油站收据的信封，不再需要猜测哪次加油属于哪项工作。一份按驾驶员和车辆编码的综合账单，取代了那个鞋盒。
车队卡还是带奖励的商务信用卡？
如果你的燃油支出很小（一两辆车），而且驾驶员是你信得过可以把保险柜密码交给他们的家人，那么一张返现商务信用卡可能更简单，并且能在任何地方赚取统一的2%返现，而不仅仅是在燃油上。当你有三名或更多驾驶员、需要监督的非家庭成员员工加油，或者有任何可疑加油记录时，车队卡就物有所值了。一旦人数增加，控制措施就比返现更重要。
税务方面：无忧扣除燃油费用
用于商务驾驶的燃油是可以扣除的，但你选择的方法决定了哪些记录重要。
标准里程费率与实际费用。 美国国税局每年发布标准里程费率；你将商务里程乘以该费率，就完成了——燃油、维护和折旧都已包含在内，所以你不能在此基础上单独扣除燃油。另一种选择是，你可以扣除实际费用（汽油、机油、维修、保险、折旧）乘以商务使用百分比。同时符合两种条件的企业，可以分别按两种方式计算扣除额，然后取较大的数额。
为什么车队卡报告是记录保存的一份礼物。 无论采用哪种方法，国税局都期望你用充分的记录来证明商务驾驶——每次行程的日期、目的地、商务目的和里程数。里程日志是核心文件，而显示每辆车日期、加油站、加仑数和里程表读数的车队卡账单，则能完美地佐证它。两者都要保留：日志证明商务目的，卡数据证明燃油支出确实发生了。
一个警告：从家到常规工作地点的通勤是不可扣除的，即使你开的是公司车辆。确保驾驶员理解，开公司的面包车在周一早上从家通勤到商店，与在工作地点之间驾驶是不同的类别，并据此设置你的卡政策。
在小型车队中推出加油卡：实用清单
- 从一页纸的书面燃油政策开始。 明确说明：卡只用于在工作时间购买公司车辆的燃油；不得用于个人车辆、不得购买商店商品、不得外借PIN码。让每位驾驶员签字。一项没人告知的控制措施会让人觉得是个陷阱；一份签过字的政策则让执行变得毫无争议。
- 每辆车配一张卡，每位驾驶员配一个PIN码。 这种配对组合告诉你每笔交易的两半信息——哪辆卡车加了油，谁的手握着油枪。
- 在激活前配置上述五项控制措施。 仅限燃油产品锁、油箱容量交易上限、营业时间窗口、强制输入里程表读数、以及发送到手机或收件箱的异常提醒。
- 每月核对一次，控制在30分钟内。 拉取账单，扫描被标记的异常，抽查两三个每加仑英里数的计算，并将总额编码到你的车辆费用账户中。本周内调查任何异常——拖延的问题永远得不到答案。
- 每年审查一次计划。 将总费用与获得的返利以及估算的止损金额进行比较。如果你已经超出了基础卡的需求（或者低于高级卡的盈亏平衡点），就更换。卡合同不是婚姻。
毁掉整个目的的常见错误
- 整个团队共用一个PIN码。 追溯性是整个游戏的核心；共用PIN码就等于放弃了它。
- 收集里程表读数却没人检查。 驾驶员几周内就会注意到是否有人看。每月运行一次每加仑英里数检查，否则就别装模作样。
- 忽视油品等级不匹配。 普通汽油的车加了优质汽油，要么是值得一次指导谈话的诚实错误，要么是驾驶员把你的卡当作个人福利。无论如何，报告已经捕捉到了——采取行动。
- 让离职员工的PIN码继续有效。 在最后一天就停用，而不是“等我们有空再说”。
- 为本地服务车队选择卡车停靠站卡。 如果你的水管工在街角加油站加油，OTR折扣网络毫无意义。让网络匹配你的路线。
让燃油数据流入你的账簿
一张能阻止盗窃但账单堆积如山从未打开过的车队卡，只完成了一半的工作。交易数据流——加仑数、油品等级、成本、车辆、驾驶员——是记账的原材料：每月将其编码到车辆费用账户中，在个人使用里程污染你的扣除额之前将其分离出来，并将账单与里程日志一起保存作为证据。年底时，干净的燃油记录意味着你的税务准备人员把计费时间花在规划上，而不是考古上。
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