Prípad azylu sa platí sumou 5 500 USD v troch splátkach. Klient pošle 1 800 USD, vy to označíte ako „zarobené“, pretože ste podali formulár G-28, a miniete to. O tri mesiace neskôr advokátska komora požiada o vašu trojsmernú IOLTA rekonsolidáciu a vy nemáte žiadnu knihu úschovného účtu, žiadnu knihu klientov ani žiadnu bankovú rekonsolidáciu, ktorá by súhlasila s jedným či druhým. Táto medzera je disciplinárnym prípadom skôr, než sa stane účtovníckym problémom.
Účtovníctvo imigračnej advokátskej kancelárie stojí na priesečníku účtovníctva úschovného účtu a výnosov z paušálnych poplatkov. Peniaze sú často nezarobené v momente prijatia, zarobené až s dokončením práce a vratné (z úschovy) len za presne stanovených podmienok, ktoré sa líšia podľa jurisdikcie. Správne nastaviť súčasne úschovu aj výnosy je jediný spôsob, ako je prax zisková aj v súlade s predpismi.
Cesta peňazí: Úschovný účet vs. prevádzkový účet
Prostriedky klienta nie sú vaše peniaze, kým nie sú zarobené. Vo väčšine jurisdikcií sa paušálny poplatok za imigračný prípad považuje za zálohu na úschovnom účte, pokiaľ mandátna zmluva výslovne neurčuje, že je zarobený pri prijatí, alebo že je nevratný a klient s tým vyslovil informovaný súhlas. Predvolený stav – a bezpečný prístav – je úschovný účet.
- Nezarobený paušálny poplatok:
Dr Cash — IOLTA 1 800 USD/Cr Záväzok voči klientovi — IOLTA 1 800 USD. Hotovosť je na úschovnom účte, záväzok je vo vašom účtovníctve. - Zarobené po dokončení míľnikov: Podanie návrhu, biometria, príprava na pohovor. Keď je míľnik dokončený podľa podmienok mandátnej zmluvy:
Dr Záväzok voči klientovi 600 USD/Cr Výnosy 600 USDaDr Cash — Prevádzkový účet 600 USD/Cr Cash — IOLTA 600 USDs prevodom z úschovného na prevádzkový účet, ktorý odkazuje na konkrétny prípad klienta.
Náklady klienta (súdne poplatky, preklady) zálohované kanceláriou sú odlišné: môžu byť držané na úschovnom účte ako vratné náklady, alebo uhradené z prevádzkového účtu a fakturované ako pohľadávka, v závislosti od pravidiel jurisdikcie a mandátnej zmluvy.
Trojsmerná IOLTA rekonsolidácia: Mesačný dôkaz
Každá jurisdikcia, ktorá vyžaduje IOLTA, vyžaduje trojsmernú rekonsolidáciu aspoň mesačne: (1) bankový výpis, (2) kniha klientov (súčet všetkých nezarobených zostatkov klientov) a (3) účtovný/bankový denník. Všetky tri musia súhlasiť do centa, s pripočítaním nevyčerpaných vkladov a odpočítaním nepreplatených šekov.
Rekonsolidácia:
- Konečný bankový zostatok + vklady na ceste − nepreplatené šeky = upravený bankový zostatok
- Súčet všetkých kníh klientov = celkový záväzok úschovného účtu
- Účtovný zostatok = upravený bankový zostatok = súčet klientov
Ak je bankový zostatok o 200 USD vyšší ako súčet klientov, máte nepriradený vklad – často splátku klienta, ktorá bola zaúčtovaná na bankový účet, ale nie na príslušný prípad klienta. Ak je súčet klientov vyšší ako bankový zostatok, máte prečerpanie alebo účtovný zápis, ktorý nikdy nepohol hotovosťou. Obe situácie sa musia nahlásiť.
Typické príčiny nesúladu špecifické pre imigračné právo:
- Tri splátky klienta zaúčtované na ten istý prípad bez rozdelenia podľa míľnikov, takže záväzok je nadhodnotený, kým správne nevykážete výnosy
- Poplatok za podanie na USCIS, ktorý ste zálohovali z prevádzkového účtu, ale refundovali z úschovného účtu, bez jasného zápisu o refundácii
- Paušálny poplatok, ktorý ste považovali za zarobený pri prijatí bez požadovaného znenia v mandátnej zmluve, takže ho audítor preklasifikuje ako nezarobený
Vedte si samostatnú šekovú knižku IOLTA a nikdy nemiešajte prostriedky. Aj jediná prevádzková platba uhradená z IOLTA, aj keby bola refundovaná na druhý deň, je v mnohých štátoch porušením pravidiel.
Výnosy z paušálnych poplatkov: Splátky nie sú výnosy
Imigračná advokátska kancelária, ktorá zaúčtuje celých 5 500 USD ako výnos už pri prvej platbe 1 800 USD, nadhodnocuje výnosy a podhodnocuje záväzky. Mandátna zmluva by mala definovať míľniky a sumu zarobenú pri každom z nich.
Príklad pre adjustáciu statusu na základe zamestnania:
- Retainer: 1 800 USD pri podpise – 0 % zarobené, kým nie je dokončený preverovací proces
- Podanie G-28 a kompletného balíka: 40 % zarobené
- Odpoveď na RFE a príprava na pohovor: 40 % zarobené
- Pohovor a schválenie: 20 % zarobené
Alebo pri jednoduchších prípadoch pomerne podľa času počas predpokladanej dĺžky prípadu, zdokumentované v spise.
Vykazovanie výnosov: Do výsledovky ide len zarobená časť. Zvyšok zostáva v záväzku voči klientovi. To platí aj vtedy, ak sú splátky zmluvne nevratné – „nevratný“ je zmluvný pojem, nie účtovný spúšťač výnosu.
Vrátenie pri ukončení: Ak klient ukončí spoluprácu a poplatok je nevratný, analýza zarobenosti stále rozhoduje: ponecháte si to, čo je zarobené za vykonanú prácu, plus nevratnú časť v rozsahu, v ktorom je primeraná a komunikovaná. Zdokumentujte analýzu vykonanej práce; paušálne „všetky poplatky sú nevratné“ bez analýzy primeranosti neobstojí pred mnohými advokátskymi komorami.
Kontrolné mechanizmy, ktoré zabraňujú disciplinárnemu konaniu
- Mandátna zmluva, ktorá uvádza spôsob nakladania s úschovou, harmonogram míľnikov a politiku vrátenia poplatkov pre každý typ prípadu, podpísaná pred pohybom peňazí
- Denné zápisy na úschovnom účte, mesačná trojsmerná rekonsolidácia podpísaná advokátom, nielen účtovníkom
- Oddelenie právomocí: Osoba, ktorá zaznamenáva knihu úschovného účtu, nemôže presúvať peniaze na prevádzkový účet bez druhého schválenia pre daný prípad
- Kniha klienta podľa prípadu, nie podľa klienta: Rodina s dvoma žiadosťami I-130 a jednou N-400 má tri knihy, každú s vlastným záväzkom
Majte svoje financie zorganizované od prvého dňa
Imigračná prax je paušálny poplatok platený v čase a zarábaný po míľnikoch. Účtovníctvo úschovného účtu dokazuje, kde sú peniaze; výnosy z míľnikov dokazujú, kedy sa stali vašimi.
Beancount.io uchováva tento rozdiel v čistom texte – každú splátku ako záväzok voči klientovi, každý míľnik ako vykázanie výnosu a každú trojsmernú rekonsolidáciu ako správu, ktorú môžete vygenerovať, nie tabuľku, v ktorú dúfate, že bude sedieť. Začnite zadarmo a urobte z ďalšieho výpisu IOLTA jednostránkový dôkaz, nie trojtýždňovú rekonštrukciu.