Interné vs. externé účtovníctvo: Ako si vybrať správny prístup pre vaše podnikanie

Každá firma potrebuje presné účtovníctvo – ale nie každá firma potrebuje účtovníka na plný úväzok priamo v kancelárii. Či už ste sólo podnikateľ spravujúci zopár transakcií mesačne alebo vediete rastúcu spoločnosť s komplexnými mzdami a zásobami, spôsob, akým pristupujete k účtovníctvu, môže mať zásadný vplyv na váš hospodársky výsledok.

Rozhodovanie medzi prijatím interného účtovníka a outsourcingom účtovníctva je niečo, čomu čelí väčšina majiteľov malých podnikov v určitom momente. Ak sa rozhodnete správne, ušetríte tisíce dolárov a zároveň si udržíte čisté a spoľahlivé finančné záznamy. Ak urobíte chybu, môžete skončiť preplácaním za služby, ktoré nepotrebujete – alebo v horšom prípade riešením nákladných chýb, ktoré unikli pozornosti.

Tu je všetko, čo potrebujete vedieť, aby ste sa rozhodli správne.

Čo vlastne účtovník robí?

Pred porovnávaním možností je užitočné pochopiť rozsah účtovnej práce. Účtovník je zodpovedný za:

• Zaznamenávanie denných transakcií — kategorizácia príjmov a výdavkov tak, ako vznikajú
• Odsúhlasovanie bankových účtov — mesačné porovnávanie vašich záznamov s bankovými výpismi
• Správa záväzkov a pohľadávok — sledovanie toho, čo dlžíte vy a čo je dlžné vám
• Spracovanie miezd — výpočet miezd, zrážanie daní a realizácia platieb
• Príprava finančných výkazov — generovanie výkazov ziskov a strát, súvah a prehľadov o peňažných tokoch
• Organizácia dokumentov — udržiavanie prijatých dokladov, faktúr a dokumentácie súvisiacej s daňami

Komplexnosť týchto úloh sa dramaticky líši v závislosti od veľkosti vášho podniku, odvetvia a objemu transakcií.

Možnosť 1: Prijatie interného účtovníka

Interný účtovník je zamestnanec na plný alebo čiastočný úväzok, ktorý pracuje priamo pre vašu spoločnosť. Sedí vo vašej kancelárii (alebo pracuje na diaľku ako súčasť vášho tímu) a venuje sa výhradne vašim finančným záznamom.

Čo to stojí

Celkové náklady na interného účtovníka v Spojených štátoch sa zvyčajne pohybujú od 4 500 do 7 500 USD mesačne. To zahŕňa:

• Základný plat: 40 000 – 65 000 USD ročne (líši sa podľa lokality a skúseností)
• Benefity: Zdravotné poistenie, príspevky na dôchodok a platené voľno zvyšujú náklady o 20 – 30 % k platu
• Dane zo mzdy: Sociálne a zdravotné poistenie na strane zamestnávateľa a poistenie v nezamestnanosti
• Softvér a nástroje: Licencie na účtovný softvér, hardvér a kancelárske potreby
• Školenia a manažment: Čas na zaškolenie, ďalšie vzdelávanie a režijné náklady na dohľad

Pre malý podnik spracúvajúci menej ako 200 transakcií mesačne ide o významnú investíciu.

Kedy má interné účtovníctvo zmysel

Interný účtovník je často správnou voľbou, keď:

• Máte vysoký objem transakcií. Firmy spracúvajúce stovky alebo tisíce transakcií denne – ako maloobchodné predajne, reštaurácie alebo e-shopy s veľkými zásobami – profitujú z toho, že majú niekoho priamo na mieste, kto môže riadiť tok v reálnom čase.
• Potrebujete každodenný, priamy prístup. Ak váš účtovník pravidelne narába s hotovosťou, spravuje fyzické faktúry alebo úzko koordinuje činnosti na mieste, jeho prítomnosť v kancelárii eliminuje oneskorenia v komunikácii.
• Dôvernosť je kritická. Niektoré firmy v regulovaných odvetviach (zdravotníctvo, právne služby, finančné služby) uprednostňujú uchovávanie citlivých finančných údajov výhradne v rámci svojej organizácie.
• Ste dostatočne veľkí na to, aby ste odôvodnili náklady. Keď má vaša spoločnosť viac ako 50 zamestnancov alebo výnosy presahujúce 5 miliónov USD, objem finančnej práce často vyžaduje vyhradeného zamestnanca.

Nevýhody

• Platíte za nevyužitý čas. Ak váš účtovník dokončí svoje úlohy za 20 hodín, ale vy platíte za 40, nedostávate plnú hodnotu.
• Jediný bod zlyhania. Keď váš účtovník ide na dovolenku, ochorie alebo nečakane podá výpoveď, aktualizácia vašich kníh sa zastaví.
• Obmedzené odborné znalosti. Jeden zamestnanec nemusí mať skúsenosti vo všetkých oblastiach – zmeny v daniach zo mzdy, dodržiavanie predpisov vo viacerých štátoch alebo predpisy špecifické pre dané odvetvie.
• Režijné náklady sa sčítavajú. Okrem platu hradíte pracovný priestor, vybavenie, benefity a čas manažmentu.

Možnosť 2: Outsourcing vášho účtovníctva

Outsourcing účtovníctva znamená najatie externej firmy alebo služby na spracovanie časti alebo celého vášho finančného účtovníctva. Môže to siahať od účtovníka na voľnej nohe, ktorý pracuje niekoľko hodín týždenne, až po firmu s kompletným servisom, ktorá spravuje všetko od kategorizácie transakcií až po finančné výkazníctvo.

Čo to stojí

Outsourcing účtovníctva je pre väčšinu malých podnikov výrazne lacnejší:

• Základné účtovníctvo (zaznamenávanie transakcií, kategorizácia, odsúhlasenie): 300 – 800 USD/mesiac
• Služby strednej úrovne (pridáva správu záväzkov/pohľadávok, finančné výkazníctvo, mzdovú podporu): 800 – 2 500 USD/mesiac
• Full-service/úroveň kontrolóra (strategický finančný dohľad, rozpočtovanie, prognózovanie): 2 500 – 6 000 USD/mesiac

Hodinové sadzby pre účtovníkov na voľnej nohe sa zvyčajne pohybujú od 25 do 60 USD za hodinu, zatiaľ čo špecializované firmy si môžu účtovať 75 – 150 USD za hodinu pri projektovej práci.

V priemere outsourcing šetrí podnikom 40 – 60 % v porovnaní s prijatím interného pracovníka.

Kedy má outsourcing zmysel

Outsourcing je často lepšou voľbou, keď:

• Ste malý alebo rastúci podnik. Firmy s menej ako 50 zamestnancami alebo obratom pod 5 miliónov USD zriedka potrebujú účtovníka na plný úväzok. Outsourcing vám poskytne knihy v profesionálnej kvalite za zlomok nákladov.
• Váš objem transakcií je mierny. Ak spracovávate menej ako 500 transakcií mesačne, zvyčajne postačuje niekoľko hodín profesionálnej účtovnej práce týždenne.
• Chcete odbornosť bez najímania špecialistov. Outsourcingové firmy zamestnávajú tímy účtovníkov s rôznymi skúsenosťami. Získate prístup k mzdovým špecialistom, daňovým expertom a finančným analytikom bez toho, aby ste museli každého z nich zamestnať jednotlivo.
• Potrebujete zvyšovať alebo znižovať rozsah. Sezónne podniky alebo spoločnosti s kolísavým pracovným zaťažením môžu upraviť rozsah externe dodávaného účtovníctva bez starostí s prijímaním a prepúšťaním zamestnancov.
• Ceníte si svoj čas. Ak si v súčasnosti vediete účtovníctvo sami, každá hodina strávená nad knihami je hodinou, ktorú nevenujete predaju, vývoju produktov alebo vzťahom so zákazníkmi.

Nevýhody

• Menšia kontrola nad každodennými procesmi. Nebudete mať vedľa seba nikoho, kto by vám dokázal vytiahnuť výkaz do piatich minút.
• Komunikácia vyžaduje viac úsilia. V závislosti od služby môžu byť reakčné časy pomalšie, než keby ste podišli k niečiemu stolu.
• Úvahy o bezpečnosti dát. Zdieľate finančné údaje s treťou stranou, preto je nevyhnutné preveriť ich bezpečnostné postupy.
• Kvalita sa líši. Nie všetky outsourcingové účtovné služby sú rovnaké. Lacné služby môžu šetriť na nesprávnych miestach, čo vedie k chybám, ktorých oprava stojí viac, než ste ušetrili.

Skrytá možnosť: Svojpomocné účtovníctvo (a prečo má svoje limity)

Mnohí majitelia malých firiem začínajú tým, že si účtovníctvo spravujú sami. A pre úplne nový podnik s minimom transakcií to môže fungovať – na nejaký čas.

Svojpomocné účtovníctvo však prináša reálne riziká:

• Nesprávne klasifikované výdavky vedú k nepresným daňovým priznaniam a zmeškaným odpisom.
• Vynechané bankové odsúhlasenia nechávajú chyby a podvody neodhalené (prieskum QuickBooks zistil, že 60 % majiteľov malých firiem nevykonáva mesačné odsúhlasenie).
• Zaostávanie v zápisoch znamená, že vaše finančné výkazy neodrážajú realitu v čase, keď ich najviac potrebujete.
• Zmeškané preddavky na daň majú za následok sankcie od daňového úradu a nečakané účty.
• Miešanie osobných a firemných financií vytvára nočnú moru z hľadiska dodržiavania predpisov (compliance).

Vzorec je predvídateľný: svojpomoc funguje, kým neprestane, a náklady na vyčistenie účtovníctva často prevyšujú to, čo by stálo riadne vedenie účtovníctva od začiatku.

Ako sa rozhodnúť: Praktický rámec

Tento rozhodovací rámec použite na určenie toho, ktorý prístup vyhovuje vášmu podnikaniu:

Zvoľte svojpomoc + softvér, ak:

• Máte menej ako 50 transakcií mesačne.
• Vaše podnikanie je jednoduchá živnosť alebo jednoosobová s.r.o.
• Máte základné znalosti účtovníctva.
• Ste ochotní investovať 2 – 5 hodín týždenne do vedenia účtovníctva.

Zvoľte externé účtovníctvo, ak:

• Máte 50 – 500+ transakcií mesačne.
• Na účtovné úlohy vynakladáte viac ako 5 hodín týždenne.
• Potrebujete presné finančné výkazy pre investorov, veriteľov alebo partnerov.
• Daňová problematika sa stáva komplexnou (viacero štátov, mzdy, DPH).
• Chcete radšej zamerať svoj čas na rast podnikania.

Zvoľte interného účtovníka, ak:

• Denne spracovávate viac ako 1 000 transakcií.
• Potrebujete finančné riadenie v reálnom čase priamo na mieste.
• Vaše odvetvie vyžaduje prísnu kontrolu údajov.
• Máte dostatok práce na to, aby bol účtovník vyťažený 40 hodín týždenne.
• Váš obrat odôvodňuje ročnú investíciu vo výške 54 000 – 90 000 USD.

Realizácia prechodu

Ak si v súčasnosti vediete účtovníctvo sami a ste pripravení ho odovzdať, tu je postup, ako zabezpečiť hladký priebeh:

1. Dajte si súčasné účtovníctvo do poriadku. Väčšina účtovných služieb ponúka spätné doúčtovanie, ale čím čistejšie sú vaše záznamy, tým rýchlejší (a lacnejší) bude proces prechodu (onboarding).

2. Zhromaždite kľúčové dokumenty. Bankové výpisy, výpisy z kreditných kariet, predchádzajúce daňové priznania, mzdovú evidenciu a akékoľvek údaje z existujúceho účtovného softvéru.

3. Definujte, čo potrebujete. Urobte si zoznam konkrétnych úloh: mesačné odsúhlasenie, spracovanie miezd, štvrťročná príprava daní, finančné výkazníctvo. To vám pomôže presne porovnať služby.

4. Klaďte správne otázky. Pri hodnotení poskytovateľov sa pýtajte na ich skúsenosti vo vašom odvetví, ich proces komunikácie, dodacie lehoty a softvér, ktorý používajú.

5. Začnite skúšobným obdobím. Mnohé služby ponúkajú skúšobný mesiac alebo záruku vrátenia peňazí. Využite tento čas na posúdenie presnosti, odozvy a jednoduchosti spolupráce.

Na čo sa zamerať pri výbere účtovnej služby

Či už si najmete interného zamestnanca alebo využijete outsourcing, na týchto vlastnostiach záleží:

• Presnosť nadošetko. Finančné chyby sa časom kumulujú. Účtovník, ktorý robí sústavné chyby, stojí viac, než koľko ušetrí.
• Včasnosť. Vaše účtovníctvo by malo byť aktualizované minimálne raz mesačne. Štvrťročné aktualizácie nie sú dostatočne časté na zmysluplné finančné riadenie.
• Jasná komunikácia. Svojim finančným výkazom by ste mali rozumieť aj bez titulu z účtovníctva. Dobrí účtovníci vysvetlia, čo čísla znamenajú pre vaše podnikanie.
• Technologická zdatnosť. Moderné účtovníctvo sa spolieha na automatizáciu softvéru, bankové kanály a cloudové nástroje. Váš účtovník by mal byť s týmito nástrojmi stotožnený.
• Škálovateľnosť. Vyberte si riešenie, ktoré môže rásť spolu s vašou firmou, aby ste o dva roky nemuseli začínať odznova.

Udržujte si poriadok vo financiách od prvého dňa

Výber správneho prístupu k účtovníctvu je kľúčovým obchodným rozhodnutím – ale nemusí to byť zložité. Začnite s tým, čo vyhovuje vašej aktuálnej veľkosti a komplexnosti, a buďte pripravení na zmeny s tým, ako váš podnik rastie.

Bez ohľadu na to, ktorú cestu si vyberiete, najdôležitejšie je, aby bolo vaše účtovníctvo presné, aktuálne a poskytovalo vám finančný prehľad, ktorý potrebujete na prijímanie rozumných rozhodnutí. Beancount.io ponúka účtovníctvo v textovom formáte (plain-text accounting), ktoré vám poskytuje úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi – žiadne čierne skrinky, žiadna závislosť od dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v textovom formáte.