Metóda Profit First: Ako zmeniť vaše podnikanie z nedostatku hotovosti na trvalú ziskovosť
Čo ak je tradičný vzorec na vedenie ziskového podnikania od začiatku nesprávny?
Konvenčné účtovníctvo nás učí, že zisk sa rovná tržbám mínus výdavky. Problém? Tento prístup považuje zisk za to, čo zostane po tom, ako dostanú zaplatené všetci ostatní. Pre 83 % malých podnikov fungujúcich od výplaty k výplate „to, čo zostane“, často neznamená vôbec nič.
Metóda Profit First obracia túto rovnicu naruby. Tento systém, ktorý vytvoril podnikateľ Mike Michalowicz po tom, čo prišiel o celý svoj majetok a začal odznova, si osvojilo viac ako milión firiem po celom svete. Namiesto čakania na zisk na konci si ho vezmete ako prvý a potom prevádzkujete svoje podnikanie z toho, čo zostane.
Tu je návod, ako tento kontraintuitívny prístup funguje a ako ho môžete zaviesť vo svojom podnikaní.
Psychológia za Profit First
Tradičné účtovníctvo predpokladá, že majitelia firiem budú logicky riadiť výdavky, aby chránili svoje ziskové marže. Ale ľudia nie sú logickí, najmä keď sa pozerajú na bankový účet plný hotovosti.
Premýšľajte o tom: keď na svojom firemnom účte vidíte 50 000 USD, cítite sa bohatí. Aktualizujete softvér, najmete ďalšieho dodávateľa alebo si konečne objednáte nové vybavenie. Kým príde čas na splatnosť účtov, peniaze sa vyparili.
Michalowicz to nazýva „Parkinsonov zákon“ aplikovaný na peniaze: prirodzene míňame až do výšky našich limitov. Riešením nie je pevná vôľa. Je ním dizajn prostredia.
Metóda Profit First využíva menšie finančné „taniere“ na prirodzené obmedzenie spotreby. Rozdelením peňazí na samostatné účty so špecifickým účelom psychologicky nemôžete minúť to, čo nevidíte. Keď váš prevádzkový účet obsahuje 15 000 USD namiesto 50 000 USD, robíte iné rozhodnutia o aktualizácii softvéru.
Základný vzorec: Tržby - Zisk = Výdavky
Tradičné účtovníctvo: Tržby - Výdavky = Zisk
Profit First: Tržby - Zisk = Výdavky
Rozdiel sa zdá byť minimálny, ale vytvára zásadný posun v správaní. Keď je zisk na prvom mieste, už nie je voliteľný. Nie je to to, v čo dúfate, že zostane po zaplatení všetkých ostatných. Je to nevyjednateľný základ vášho podnikania.
Každý dolár, ktorý vstúpi do vášho podnikania, sa okamžite rozdelí podľa vopred určených percent. Najprv sa vyčlení zisk, potom odmena majiteľa, potom dane, pričom na prevádzkové náklady zostane len zvyšok. To vás núti stať sa efektívnejšími a uvážlivejšími pri míňaní.
Päť základných účtov
Systém Profit First vyžaduje päť samostatných bankových účtov, z ktorých každý slúži na konkrétny účel:
1. Príjmový účet (Income Account)
Toto je váš dočasný zberný účet. Všetky príjmy sem prúdia ako prvé, než sa rozdelia na ostatné účty. Považujte ho za odkladací priestor, nie za účet na míňanie.
2. Účet zisku (Profit Account)
Tento účet predstavuje vašu odmenu za podstúpenie rizika podnikania. Je oddelený od vášho platu a mal by zostať nedotknutý pre každodennú prevádzku. Michalowicz odporúča štvrťročne vyberať 50 % z tohto účtu ako podiel na zisku a zvyšok si nechať ako rezervu.
3. Účet odmeny majiteľa (Owner's Compensation Account)
Toto je v áš plat za prácu, ktorú vo firme vykonávate. Je to odmena za to, že ste generálnym riaditeľom, marketérom, obchodníkom alebo akúkoľvek inú rolu zastávate. Nezamieňajte si to so ziskom. Zaslúžite si dostať zaplatené za svoju prácu a táto platba by mala byť konzistentná a predvídateľná.
4. Daňový účet (Tax Account)
Toto sú peniaze vyčlenené na federálne, štátne dane a dane zo samostatnej zárobkovej činnosti (odvody). Pre väčšinu firiem tieto záväzky pokryje 15 % z príjmov. Automatickým odkladaním peňazí na dane eliminujete každoročný stres pri hľadaní hotovosti v čase splatnosti platieb.
5. Účet prevádzkových nákladov (Operating Expenses Account)
Z tohto účtu sa financuje všetko ostatné: nájomné, platy, zásoby, energie, softvér a marketing. Všetky firemné výdavky platíte výhradne z tohto účtu. Keď sú prostriedky nízke, nemôžete míňať viac. Toto je to obmedzenie, ktoré vynucuje efektivitu.
Cieľové percentá alokácie
Michalowicz poskytuje referenčné percentá na základe úrovne príjmov. Nejde o univerzálne pravidlá, ale o východiskové body, ktoré si môžete prispôsobiť svojej situácii:
Pre firmy s ročným obratom do 250 000 USD
| Účet | Cieľové percento |
|---|---|
| Zisk | 5% |
| Odmena majiteľa | 50% |
| Dane | 15% |
| Prevádzkové náklady | 30% |
Pre firmy s obratom 250 000 – 500 000 USD
| Účet | Cieľové percento |
|---|---|
| Zisk | 10% |
| Odmena majiteľa | 35% |
| Dane | 15% |
| Prevádzkové náklady | 40% |
Pre firmy s obratom 500 000 – 1 000 000 USD
| Účet | Cieľové percento |
|---|---|
| Zisk | 15% |
| Odmena majiteľa | 20% |
| Dane | 15% |
| Prevádzkové náklady | 50% |
S rastom vášho podnikania sa percento odmeny majiteľa znižuje, zatiaľ čo percento zisku sa zvyšuje. To odráža skutočnosť, že väčšie firmy vyžadujú viac prevádzkových zdrojov, pričom majiteľom generujú proporcionálne vyššie výnosy.
Ako implementovať Profit First
Krok 1: Posúďte svoje súčasné rozdelenie
Predtým, než čokoľvek zmeníte, musíte pochopiť, kam vaše peniaze momentálne odchádzajú. Vypočítajte si svoje Percentá súčasného rozdelenia (CAPs) analýzou posledných 12 mesiacov:
- Aké percento tvoril zisk?
- Koľko ste si vyplatili ako majiteľ?
- Koľko ste si odložili na dane?
- Čo zostalo na prevádzkové náklady?
Pre mnohé firmy je úprimná odpoveď: 0 % zisku, nekonzistentná odmena majiteľa, chaotické platby daní a 100 % na náklady.
Krok 2: Otvorte si päť účtov
Zriaďte si v banke päť samostatných bežných alebo sporiacich účtov. Jasne ich označte: Príjmy, Zisk, Odmena majiteľa, Dane a Prevádzkové náklady.
Niektoré banky si účtujú poplatky za viacero účtov. Porovnajte si ponuky alebo vyjednávajte. Mnohé online banky ponúkajú účty bez poplatkov, ktoré pre tento systém fungujú výborne. Malá nepríjemnosť stojí za finančnú jasnosť.
Krok 3: Nastavte si počiatočné percentá
Neskočte hneď na cieľové percentá. Ak momentálne vyčleňujete na zisk 0 %, prechod na 15 % zo dňa na deň spôsobí vášmu systému šok a pravdepodobne zlyhá.
Začnite konzervatívne. Ak je zisk momentálne 0 %, začnite s 1 %. Zvyšujte ho o 1 – 3 % každý štvrťrok, kým nedosiahnete svoje ciele. Tento postupný prístup dáva vášmu podniku čas na adaptáciu a vynucuje si postupné zvyšovanie efektivity.
Krok 4: Stanovte si harmonogram rozdeľovania
Michalowicz odporúča rozdeľovať prostriedky dvakrát mesačne, 10. a 25. dňa. V tieto dni:
- Skontrolujte zostatok na účte Príjmy
- Vypočítajte prídely na základe vašich percent
- Preveďte prostriedky na jednotlivé účty
- Výdavky plaťte len z účtu Prevádzkové náklady
Dvojmesačný rytmus vytvára zodpovednosť a zabraňuje pasci „urobím to neskôr“.
Krok 5: Vyberajte si kvartálny podiel na zisku
Každý štvrťrok si vyberte 50 % zostatku na účte Zisk ako odmenu pre seba. Nejde o reinvestíciu do firmy ani o núdzovú rezervu. Je to vaša odmena za vedenie ziskového podniku.
Zvyšných 50 % zostáva ako rezerva. Časom sa tak vytvorí finančný vankúš, ktorý chráni vaše podnikanie počas slabších období.
Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť
Príliš agresívny začiatok
Najväčším zlyhaním pri implementácii je okamžité nastavenie príliš ambicióznych percent. Podnik s nízkymi maržami nemôže náhle presunúť 15 % na zisk bez následkov. Začnite v malom a budujte postupne.
Čerpanie z chránených účtov
Keď sú prevádzkové náklady nízke, pokušenie „požičať si“ z účtov Zisk alebo Dane je obrovské. Odolajte tomuto nutkaniu. Celý systém závisí od toho, aby boli tieto účty skutočne oddelené. Zvážte ich vedenie v inej banke, aby ste si sťažili prístup.
Ignorovanie nepravidelných nákladov
Ročné predplatné, štvrťročné platby poistenia a sezónne potreby zásob môžu narušiť váš rytmus. Započítajte ich do mesačných výpočtov prevádzkových nákladov, aby vás neprekvapili, keď nastane čas ich splatnosti.
Neprizvanie tímu k spolupráci
Ak váš účtovník nerozumie systému Profit First, môže sa brániť ďalším účtom a práci s odsúhlasovaním dokladov. Buď ho vzdelajte o účele systému, alebo si nájdite profesionálov, ktorí sa na túto metodiku špecializujú. Viac ako 350 účtovníkov po celom svete má certifikáciu Profit First.
Zanedbávanie účtovníctva
Profit First je systém riadenia hotovosti, nie náhrada za riadne účtovníctvo. Vaše finančné záznamy musia byť stále presné a aktuálne. Systém funguje najlepšie, keď poznáte svoje skutočné čísla.
Je systém Profit First vhodný pre vaše podnikanie?
Funguje dobre pre:
- Firmy poskytujúce služby s konzistentnými mesačnými príjmami
- Zavedené firmy, ktoré chcú zlepšiť ziskovosť
- Majiteľov firiem, ktorí zápasia s finančnou disciplínou
- Spoločnosti, ktoré chcú mať jasnejší prehľad o cash flow
Nemusí byť ideálny pre:
- Startupy v ranej fáze, ktoré potrebujú masívne investovať do rastu
- Firmy s veľmi nízkymi maržami, kde sa aj 1 % zisku zdá nemožné
- Výrazne sezónne firmy s nepravidelnými príjmovými vzorcami
- Spoločnosti sledujúce agresívnu expanziu, ktorá si vyžaduje reinvestíciu kapitálu
Metóda funguje najlepšie pre firmy, ktoré už dosiahli určitú stabilitu a chcú budovať konzistentnú ziskovosť. Ak ste stále v režime prežitia alebo vo fáze prudkého rastu, tieto obmedzenia môžu byť kontraproduktívne.
Reálne výsledky z reálnych firiem
Dôkazy z praxe sú presvedčivé. Majitelia firiem uvádzajú prechod z bodu zvratu do zisku už v priebehu mesiaca od implementácie. Iní zvýšili zisky o 21 % alebo viac. Jedna firma, The Ninja Zone, využila princípy Profit First na rast z jednej gymnastickej telocvične na franšízu s 325 pobočkami po celom svete.
Hoci sú prísne nezávislé štúdie obmedzené, prijatie metódy viac ako miliónom firiem naznačuje, že rieši skutočné problémy reálnych podnikateľov.
Ako správne sledovanie financií podporuje Profit First
Metóda Profit First funguje najlepšie, keď máte jasný prehľad o svojej finančnej situácii. Potrebujete poznať svoje presné príjmy, rozumieť kategóriám výdavkov a presne sledovať svoje prídely.
Bez pevných základov účtovníctva svoje percentá len odhadujete a dúfate, že vám rozdelenie prostriedkov vyjde. Presné záznamy vám umožnia vypočítať skutočné Percentá súčasného rozdelenia, identifikovať príležitosti na zníženie prevádzkových nákladov a overiť, či sú vaše podiely na zisku udržateľné.
Prevezmite kontrolu nad ziskami svojho podnikania
Vedenie profitabilnej firmy by nemalo pôsobiť ako neustály boj. Metóda Profit First poskytuje rámec, vďaka ktorému je dosahovanie zisku automatické, nie len vytúžené.
Či už zavediete kompletný systém piatich účtov, alebo jednoducho začnete odkladať 1 % z príjmov na zisk, hlavný princíp zostáva rovnaký: nenechávajte zisk na náhodu. Vezmite si ho ako prvý a potom zistite, ako viesť svoje podnikanie z toho, čo zostane.
Ste pripravení začať brať svoje firemné financie vážne? Beancount.io ponúka plain-text účtovníctvo, ktoré vám poskytne úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi. Sledujte každé rozdelenie prostriedkov, monitorujte svoje percentá a udržiavajte si jasné finančné záznamy, vďaka ktorým metóda Profit First funguje. Začnite zadarmo a zistite, prečo si finanční profesionáli vyberajú plain-text účtovníctvo.
