Pochopenie účtovných zápisov v Beancount
Účtovné zápisy sú základom dvojitého účtovania a v Beancount je každý * zápis, ktorý napíšete, účtovný zápis. Tento sprievodca vysvetľuje základné pojmy – debet a kredit, opravné zápisy a reverzné zápisy – a ukazuje, ako sa čistým spôsobom mapujú na plain‑textovú syntax Beancount. Naučíte sa, ako viesť presné knihy s minimálnou formálnosťou.
Rýchle osvieženie: Čo je účtovný zápis?
Účtovný zápis je formálny, datovaný záznam finančnej transakcie. Vyjadruje sa pomocou debetov a kreditov, ktoré udržujú základnú účtovnú rovnicu v rovnováhe:
V systéme dvojitého účtovania ovplyvňuje každá transakcia aspoň dva účty a súčet debetov sa musí rovnať súčtu kreditov. Toto jednoduché pravidlo zabezpečuje, že následné finančné výkazy, ako je výkaz ziskov a strát alebo súvaha, sú dôveryhodné a presné.
Debety a kredity v jednej minúte
Pojmy debet a kredit môžu na začiatku pôsobiť zmätočne, ale v skratke ide o pár jednoduchých pravidiel. Premýšľajte takto: „odkiaľ prišla hodnota?“ (kredit) a „kam hodnota išla?“ (debet).
Tu je prehľad, ako sa zvyšujú päť základných typov účtov:
| Typ účtu | Zvyšuje sa |
|---|---|
| Assets | Debit |
| Expenses | Debit |
| Liabilities | Credit |
| Equity | Credit |
| Income | Credit |
Ako vyzerá účtovný zápis v Beancount
Beancount používa jednoduché, ľahko čitateľné textové direktívy na zaznamenávanie transakcií. Každá transakcia musí byť vyvážená na nulu pre každú komoditu (napr. USD, EUR, akcie AAPL). Beancount vyhodí chybu, ak to tak nie je.
Tu je základná transakcia na kúpu kávy:
2025-09-10 * "Coffee Bar" "Team coffee"
Expenses:Food:Coffee 18.00 USD
Assets:Bank:Checking -18.00 USD
Všimnite si, že dva zápisy (riadky s účtami) sa sčítajú na nulu: $18.00 + (-$18.00) = 0.
Môžete pridať silný kontext priamo do narácie pomocou tagov (napr. #clientX) pre filtrovanie a odkazov (napr. ^INV-2025-001) na prepojenie súvisiacich položiek.
Napríklad, takto môžete prepojiť faktúru s jej platbou:
; Najprv zaznamenajte faktúru, ktorú ste poslali klientovi
2025-09-15 * "Acme Corp" "Invoice 2025-001 #clientX ^INV-2025-001"
Assets:AccountsReceivable 1000.00 USD
Income:Consulting -1000.00 USD
; Neskôr zaznamenajte platbu a prepojte ju späť na pôvodnú faktúru
2025-09-28 * "Acme Corp" "Payment on ^INV-2025-001"
Assets:Bank:Checking 1000.00 USD
Assets:AccountsReceivable -1000.00 USD
Tag #clientX vám umožní ľahko filtrovať všetky transakcie pre tohto klienta a odkaz ^INV-2025-001 vytvára spojenie medzi dvoma zápismi, ktoré môžete sledovať v reportoch.
Bežné účtovné zápisy (pripravené na vloženie)
Tu je niekoľko bežných obchodných transakcií formátovaných pre Beancount.
Majiteľ vkladá hotovosť
Majiteľ prispieva osobnými prostriedkami na založenie podniku.
2025-01-01 * "Owner" "Initial capital contribution"
Assets:Bank:Checking 10000.00 USD
Equity:Owner-Capital -10000.00 USD
Hotovostný predaj s DPH
Zákazník zaplatí v hotovosti za produkt vrátane 8 % DPH, ktorú musíte neskôr odovzdať štátu.
2025-01-05 * "Walk-in Customer" "Cash sale with 8% tax"
Assets:Cash 108.00 USD
Income:Sales -100.00 USD
Liabilities:Tax:Sales -8.00 USD
Predaj na úver (faktúra) a inkaso
Poskytnete službu a fakturujete klienta, potom prijmete platbu neskôr.
2025-01-10 * "Acme Corp" "Consulting invoice ^INV-2025-002"
Assets:AccountsReceivable 2500.00 USD
Income:Consulting -2500.00 USD
2025-01-30 * "Acme Corp" "Payment on ^INV-2025-002"
Assets:Bank:Checking 2500.00 USD
Assets:AccountsReceivable -2500.00 USD
Náklad na kreditnej karte
Kúpite kancelárske potreby pomocou firemnej kreditnej karty.
2025-01-12 * "OfficeMax" "Supplies on credit card"
Expenses:Office:Supplies 75.00 USD
Liabilities:CreditCard -75.00 USD
Mzdová agenda (jednoduchý model)
Spustíte mzdovú agendu, zaznamenáte hrubý mzdový náklad, odpočty daní a čistú platbu z banky.
2025-01-31 * "Payroll" "January wages and withholdings"
Expenses:Payroll:Wages 2000.00 USD
Liabilities:Taxes:Withheld -400.00 USD
Assets:Bank:Checking -1600.00 USD
Mesačná odpisová položka
Zaznamenáte mesačný odpis pre majetok, napríklad notebook.
2025-01-31 * "Depreciation" "Laptop, straight-line"
Expenses:Depreciation 100.00 USD
Assets:Equipment:AccumDepr -100.00 USD
Predplatený náklad a mesačná amortizácia
Zaplatíte celoročné poistenie dopredu a potom mesačne uznávate náklad.
; 1. Zaplatenie ročnej poistky
2025-01-01 * "InsureCo" "Annual insurance premium"
Assets:Prepaid:Insurance 1200.00 USD
Assets:Bank:Checking -1200.00 USD
; 2. Uznať jeden mesiac nákladu na konci januára
2025-01-31 * "InsureCo" "Amortize 1/12 of insurance"
Expenses:Insurance 100.00 USD
Assets:Prepaid:Insurance -100.00 USD
Nezískaný príjem a mesačné uznanie
Zákazník zaplatí dopredu za trojmesačné predplatné. Najprv zaznamenáte hotovosť a záväzok, potom mesačne uznávate príjem.
; 1. Zákazník zaplatí dopredu za službu
2025-02-01 * "Subscriber" "3-month plan prepaid"
Assets:Bank:Checking 300.00 USD
Liabilities:Unearned:Subs -300.00 USD
; 2. Uznať jeden mesiac príjmu po dodaní služby
2025-02-28 * "Recognition" "Recognize month 1 of 3"
Liabilities:Unearned:Subs 100.00 USD
Income:Subscriptions -100.00 USD
Rezerva na nesplatené pohľadávky a odpis
Vytvoríte rezervu pre potenciálne nesplatené faktúry a neskôr odpisujete konkrétnu nesplatenú faktúru.
; 1. Vytvoriť rezervu vo výške 2 % z pohľadávok
2025-03-31 * "Provision" "2% of A/R for doubtful accounts"
Expenses:BadDebt 200.00 USD
Assets:AllowanceForDoubtful -200.00 USD
; 2. Odpis konkrétnej faktúry, ktorá nebude zaplatená
2025-04-15 * "Write-off" "Customer XYZ invoice"
Assets:AllowanceForDoubtful 150.00 USD
Assets:AccountsReceivable -150.00 USD
Periodická inventúra a úprava nákladov predaja
Na konci obdobia vypočítate náklady predaja (COGS) úpravou účtu zásob.
2025-03-31 * "COGS adjustment" "Periodic inventory method"
Expenses:COGS 4500.00 USD
Assets:Inventory -4500.00 USD
Opravné zápisy vs. Reverzné zápisy
Opravné zápisy sa zaznamenávajú na konci účtovného obdobia (mesiac, štvrťrok) s cieľom správne priradiť príjmy a náklady k obdobiu, v ktorom boli skutočne zarobené alebo vznikli. Zahŕňajú akrualizácie, odložené položky a odhady, napríklad odpisy.
Reverzné zápisy sú voliteľné zápisy vykonané prvý deň nového obdobia, ktoré presne zrušia konkrétny opravný zápis z predchádzajúceho obdobia. Ich úlohou je zjednodušiť účtovanie. Reverznou akrualizáciou môžete následnú hotovostnú transakciu zaevidovať bežne, bez nutnosti pamätať si rozdelenie na záväzok.
Príklad: Akrualizácia a reverzia nákladov na energie
Predpokladajme, že musíte zaznamenať náklady na energie za január, ale faktúra dorazí a ž vo februári.
; 1. Akrualizovať odhadované náklady na konci januára
2025-01-31 * "Accrual" "Estimate January utilities expense"
Expenses:Utilities 500.00 USD
Liabilities:Accrued:Utilities -500.00 USD
; 2. (Voliteľne) Reverzovať akrualizáciu prvý deň nasledujúceho obdobia
2025-02-01 * "Reversal" "Undo January utilities accrual"
Liabilities:Accrued:Utilities 500.00 USD
Expenses:Utilities -500.00 USD
; 3. Zaznamenať skutočnú platbu faktúry, keď dorazí vo februári
; Skutočná faktúra je na 520 USD. Vďaka reverzii môžete zaevidovať
; náklad bežne: 520 USD = 0 USD (reverzovaný akrual) + 520 USD (platba)
2025-02-15 * "Utility Bill Payment" "February utilities bill"
Liabilities:Accrued:Utilities 520.00 USD
Assets:Bank:Checking -520.00 USD
Poznámka: V príklade je vidieť, ako reverzný zápis umožňuje, aby sa po prijatí faktúry náklady zaevidovali priamo bez ďalšej akrualizácie.
Kontrolný zoznam pre každý účtovný zápis v Beancount
- Zaznamenajte dátum a popis – uistite sa, že je jasné, čo transakcia predstavuje.
- Použite správny typ zápisu – debet alebo kredit, opravný alebo reverzný zápis podľa potreby.
- Skontrolujte vyváženosť – suma všetkých položiek musí byť nula.
- Pridajte tagy alebo odkazy, ak je to potrebné pre ďalšie prepojenie alebo filtrovanie.
- Uložte dokument v požadovanom formáte (plain‑text, .beancount, .txt).
Bežné úskalia (a ako pomáha Beancount)
- Zabudnutie na vyváženosť – Beancount automaticky odmietne nevyvážené zápisy, čím vás upozorní na chybu skôr, než sa dostane do reportov.
- Nesprávne použitie tagov alebo odkazov – Tagy a odkazy musia byť presne napísané (
#tag,^odkaz). Beancount ich nevaliduje, preto si ich skontrolujte ručne alebo pomocou skriptu. - Zabudnutie na opravy alebo reverzie – Ak neaplikujete potrebné opravy, náklady a príjmy môžu byť priradené nesprávnemu obdobiu, čo skreslí výkazy. Beancount vám pomôže tým, že vyžaduje explicitné zápisy a upozorňuje na nevyvážené položky.
Kam ďalej
- Prečítajte si oficiálnu dokumentáciu Beancount – podrobne popisuje syntax a pokročilé funkcie.
- Preskúmajte nástroje na generovanie reportov – napríklad
bean-reportalebo integrácie sledger. - Zapojte sa do komunity – fóra, GitHub a diskusné skupiny sú skvelým miestom na získanie rád a zdieľanie riešení.
Príloha: Účtovná terminológia → Beancount mapovanie
| Účtovná inštrukcia | Beancount akcia |
|---|---|
| Owner invests cash | Assets:Bank:Checking (debit) / Equity:Owner-Capital (credit) |
| Record a cash sale with tax | Assets:Cash (debit) / Income:Sales (credit) / Liabilities:Tax:Sales (credit) |
| Record a credit sale and collection | Assets:AccountsReceivable (debit) / Income:Consulting (credit) |
| Record an expense on a credit card | Expenses:Office:Supplies (debit) / Liabilities:CreditCard (credit) |
| Record payroll | Expenses:Payroll:Wages (debit) / Liabilities:Taxes:Withheld (credit) / Assets:Bank:Checking (credit) |
| Record monthly depreciation | Expenses:Depreciation (debit) / Assets:Equipment:AccumDepr (credit) |
| Record prepaid expense and amortization | Assets:Prepaid:Insurance (debit) / Assets:Bank:Checking (credit) then Expenses:Insurance (debit) / Assets:Prepaid:Insurance (credit) |
| Record unearned revenue and monthly recognition | Assets:Bank:Checking (debit) / Liabilities:Unearned:Subs (credit) then Liabilities:Unearned:Subs (debit) / Income:Subscriptions (credit) |
| Record bad‑debt allowance and write‑off | Expenses:BadDebt (debit) / Assets:AllowanceForDoubtful (credit) then Assets:AllowanceForDoubtful (debit) / Assets:AccountsReceivable (credit) |
| Record periodic inventory and COGS adjustment | Expenses:COGS (debit) / Assets:Inventory (credit) |
