Pagamento a Funcionários Sem Conta Bancária: Um Guia de Conformidade para Cartões de Salário

Cerca de 5,6 milhões de lares norte-americanos, aproximadamente 4,2% do país, não possuem conta bancária. Se você administra um restaurante, um armazém, uma equipe de construção ou qualquer negócio com trabalhadores horistas, é provável que pelo menos um de seus funcionários esteja entre eles. Então, como você paga alguém que não pode aceitar um depósito direto e não quer carregar um cheque em papel para uma loja de desconto de cheques que retira uma parte de cada salário?

Os cartões de pagamento são a resposta mais comum e são uma ferramenta genuinamente útil. No entanto, eles também se encontram em um dos cantos mais intrincados da conformidade trabalhista: as regras federais da Regulamentação E, um conjunto de mais de 20 estatutos estaduais sobre cartões-salário, e leis de pagamento de salários que foram escritas principalmente antes da existência dos cartões de débito pré-pagos. Acertar a mecânica resolve um problema real para sua equipe. Errar, e você terá criado uma violação das leis de salário e jornada de trabalho que é cara para desfazer.

Por que "Basta Usar Depósito Direto" Não Funciona para Todos​

O depósito direto é agora usado por mais de 93% dos trabalhadores dos EUA, e é o método de pagamento mais fácil para os empregadores administrarem: sem impressão, sem envelopes, sem ida ao banco. Mas ele exige uma conta bancária, e nem todo funcionário tem uma. As pessoas acabam desbancarizadas por uma mistura de razões — fundos insuficientes para requisitos de saldo mínimo, desconfiança de bancos, fechamentos de contas anteriores por taxas de cheque especial, ou simplesmente falta de acesso a uma agência próxima em áreas rurais.

Para esses funcionários, as alternativas realistas são:

• Um cheque em papel, o que geralmente significa uma ida a um serviço de desconto de cheques que cobra de 1 a 5% do valor nominal do cheque apenas para convertê-lo em dinheiro.
• Um cartão de pagamento, um cartão de débito pré-pago recarregável emitido por meio de um parceiro bancário que o empregador carrega a cada período de pagamento.

Os cartões de pagamento existem precisamente para preencher essa lacuna — mas "vamos apenas usar o cartão de pagamento para todos que não têm conta bancária" é exatamente o tipo de abordagem padrão que coloca os empregadores em apuros, porque a legislação federal não permite que você tome essa decisão por seus funcionários.

A Regra Federal que Você Não Pode Ignorar: A Escolha do Funcionário​

O fato de conformidade mais importante sobre os cartões de pagamento é este: você não pode exigir que um funcionário aceite um cartão de pagamento como sua única opção de pagamento. Isso não é uma melhor prática — está incorporado na regra de contas pré-pagas do CFPB sob a Regulamentação E (12 CFR § 1005.18), que rege as instituições financeiras que emitem cartões de pagamento, e é ecoado em quase todos os estatutos estaduais sobre cartões-salário.

Concretamente, isso significa:

1. Você deve oferecer pelo menos um outro método de pagamento — tipicamente um cheque em papel ou depósito direto — juntamente com a opção de cartão de pagamento.
2. A escolha deve ser genuinamente voluntária. A lei de Illinois é clara: o consentimento não é voluntário "se o funcionário é levado a acreditar que é uma condição para contratação ou que suas condições de trabalho atuais seriam adversamente afetadas pela não aceitação". Vários outros estados usam linguagem quase idêntica.
3. Muitos estados exigem consentimento por escrito antes que você possa pagar um funcionário via cartão de pagamento — Nova Jersey, Vermont e Virgínia Ocidental são exemplos, embora os requisitos exatos de forma e prazo variem.
4. O emissor do cartão deve divulgar, na divulgação resumida da conta, que o funcionário não precisa aceitar o cartão e pode perguntar ao empregador sobre outras formas de ser pago. Essa obrigação de divulgação recai sobre o banco emissor do cartão, mas como empregador, você é quem deve realmente oferecer a alternativa na prática.

Se um funcionário recusar o cartão de pagamento, ou quiser voltar a receber por cheque em papel mais tarde, você precisa de um processo que lhes permita fazer isso sem atrito — e sem qualquer insinuação de que isso afete seu emprego.

Regras de Tarifas: O Que Você Pode e Não Pode Repassar aos Funcionários​

As disposições de contas pré-pagas da Regulamentação E foram especificamente projetadas para impedir os piores abusos de cartões-salário de uma década atrás, quando alguns programas cobravam taxas por consultas de saldo, transações recusadas e até mesmo por falar com um representante de atendimento ao cliente. Sob as regras atuais:

• Os funcionários devem poder acessar seus salários integrais sem taxa, incluindo pelo menos uma maneira gratuita de sacar o saldo total a cada período de pagamento (comumente um saque gratuito em caixa eletrônico da rede ou um saque gratuito no balcão nas agências do banco emissor).
• As taxas por transações recusadas e outras cobranças "surpresa" são totalmente proibidas — um funcionário não pode ser cobrado simplesmente porque uma transação foi recusada por fundos insuficientes.
• Quaisquer taxas existentes devem ser divulgadas claramente antes que o funcionário ative o cartão — uma divulgação pré-aquisição cobrindo a tabela de tarifas, quando as taxas se aplicam e como evitá-las.
• O cartão deve ter alguma forma de seguro de depósito FDIC ou NCUA (repassado), e a divulgação deve mencionar isso.

Na prática, isso significa que seu trabalho como empregador é realmente ler a tabela de tarifas que seu provedor de folha de pagamento ou fornecedor de cartões de pagamento lhe dá, e não apenas aceitar a palavra deles de que "está em conformidade". Pergunte especificamente: qual é a taxa para saques em caixas eletrônicos fora da rede, para extratos em papel, para inatividade da conta e para substituição de um cartão perdido? Em seguida, certifique-se de que essa informação chegue aos funcionários antes que eles se inscrevam, e não depois que a primeira taxa de saque os surpreenda.

A Camada Estadual: Mais de 20 Livros de Regras Diferentes​

O Regulamento Federal E estabelece um piso, mas os métodos de pagamento de salários são fundamentalmente uma questão de lei estadual, e mais de 20 estados têm seus próprios estatutos de cartões de pagamento além disso — Arizona, Flórida, Geórgia, Havaí, Illinois, Kansas, Maine, Maryland, Michigan, Minnesota, Nebraska, New Hampshire, Dakota do Norte, Oklahoma, Oregon, Tennessee, Vermont, Virgínia, Virgínia Ocidental, e outros, além de Porto Rico. Alguns pontos a verificar estado por estado antes de implementar um programa de cartões de pagamento:

• Formato do consentimento: O consentimento verbal é suficiente, ou o estado exige consentimento escrito assinado, e esse consentimento precisa ser renovável ou revogável?
• Período de aviso: Alguns estados exigem aviso escrito prévio dos termos do cartão de pagamento — incluindo a tabela completa de taxas — um certo número de dias antes do primeiro pagamento do funcionário via cartão de pagamento.
• Garantias de saque gratuito: Os estados frequentemente especificam um número mínimo de saques gratuitos por período de pagamento além do que o Regulamento E exige, e alguns limitam ou proíbem totalmente as taxas de inatividade/dormência.
• Entrega de contracheques: Se o seu estado exige contracheques imprimíveis (como vários, incluindo Califórnia e Nova York, fazem), certifique-se de que seu cartão de pagamento ou plataforma de folha de pagamento realmente suporta isso, e não apenas uma tela de aplicativo que o funcionário pode visualizar mas não imprimir.
• Empregadores multiestaduais: Se você tem funcionários horistas em mais de um estado, não presuma que uma única política nacional de cartão de pagamento é compatível em todos os lugares — a lei estadual aplicável mais rigorosa rege para cada local de trabalho.

Se você opera em vários estados, esta é a parte que vale uma breve conversa com um advogado trabalhista ou a equipe de conformidade do seu provedor de folha de pagamento antes da implementação, não depois.

Uma Lista de Verificação Prática para Implementação para Pequenos Empregadores​

1. Confirme se o seu provedor de folha de pagamento ou fornecedor de cartão de pagamento está em conformidade com o Regulamento E e solicite o modelo padrão de divulgação de taxas e formulário de consentimento — não os crie do zero.
2. Ofereça a escolha por escrito a cada novo contratado e a cada funcionário atual: cartão de pagamento, depósito direto ou cheque em papel. Documente que a escolha foi oferecida e qual opção o funcionário selecionou.
3. Obtenha consentimento por escrito antes do primeiro pagamento via cartão de pagamento, e mantenha essa documentação pelo tempo que o período de retenção de registros salariais do seu estado exigir.
4. Verifique se pelo menos um saque de saldo total sem taxa por período de pagamento está realmente disponível para o funcionário — teste você mesmo com um cartão de amostra, se puder.
5. Publique a tabela de taxas em algum lugar onde os funcionários possam vê-la antes de escolher, não escondida em um envelope de cartão que eles abrem após o primeiro depósito.
6. Crie um processo de reversão. Um funcionário deve ser capaz de mudar do cartão de pagamento para depósito direto ou cheque dentro de um ou dois períodos de pagamento, sem ter que justificar o porquê.
7. Audite anualmente. Provedores de folha de pagamento alteram tabelas de taxas e emissores de cartões; o que estava em conformidade na implementação pode não estar um ano depois.

Como Isso Se Conecta Aos Seus Livros​

Cartões de pagamento não alteram como a despesa salarial afeta seu livro-razão, mas adicionam uma camada que vale a pena rastrear separadamente da folha de pagamento em dinheiro: taxas do programa de cartão (se sua empresa absorver alguma delas em vez do funcionário), quaisquer requisitos de float ou reserva do emissor do seu cartão, e documentação de consentimento e divulgação para fins de auditoria. Manter esses registros em um sistema que você realmente controla — em vez de espalhados por um portal de fornecedor de folha de pagamento que só mostra o período atual — torna muito mais fácil responder às perguntas de um departamento de trabalho estadual se seu programa de cartão de pagamento for auditado.

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A conformidade da folha de pagamento é uma daquelas áreas onde o rastro documental é tão importante quanto o próprio pagamento — formulários de consentimento, divulgações de taxas e registros de contracheques precisam estar todos disponíveis quando você precisar deles. Beancount.io oferece contabilidade de texto simples que lhe dá total transparência e histórico com controle de versão sobre seus registros financeiros, sem dependência de fornecedor e sem caixas pretas. Comece gratuitamente e mantenha cada parte da sua escrituração — folha de pagamento incluída — em um formato que você controla totalmente.