Een brief van de Social Security Administration zegt dat de naam en het Burgerservicenummer (BSN) op een van uw W-2's niet overeenkomen met de gegevens van de SSA. Uw eerste instinct is misschien om in paniek te raken — over de werknemer, over uw aansprakelijkheid, over wat de brief impliceert. Haal diep adem. De brief zelf vertelt u, in duidelijke taal, om niet overhaast conclusies te trekken. En vanaf deze maand heeft de eigen waakhond van de SSA bevestigd dat de matching-systemen van het agentschap gegevens markeren vanwege triviale spellingverschillen die hun eigen beoordelaars als overeenkomsten zouden accepteren.
Meer dan 70% van de gegevens die deze brieven genereren, behoren toe aan in de VS geboren staatsburgers, volgens het Bureau van de Inspecteur-Generaal van de SSA. Een no-match is meestal een typfout, een naamswijziging die niemand heeft gemeld, of een invoerfout — geen bewijs van iets met betrekking tot iemands recht om te werken. Waar het wel bewijs van is, is een probleem met uw loonadministratie dat u moet oplossen, omdat de IRS u kan beboeten per onjuiste W-2, en het verkeerd afhandelen van de brief kan u blootstellen aan discriminatieclaims.
Deze gids loopt stap voor stap door hoe een kleine werkgever moet reageren: de stappen die u moet nemen, de grenzen die u nooit mag overschrijden, en hoe u kunt voorkomen dat het opnieuw gebeurt.
Wat de brief eigenlijk is
De "no-match brief" wordt formeel een Employer Correction Request Notice of EDCOR genoemd. De SSA stuurt het nadat de W-2-loonrapporten die werkgevers elk jaar indienen zijn verwerkt, wanneer ten minste één combinatie van naam-plus-BSN van een werknemer niet overeenkomt met de gegevens van de SSA.
Het doel is beperkt en administratief: de SSA wil inkomsten crediteren op het juiste arbeidsrecord van de werknemer, zodat toekomstige uitkeringsberekeningen correct zijn. De SSA stelt expliciet dat het geen wetshandhavingsinstantie is en dat een no-match te weinig informatie biedt om de oorzaak ervan te bepalen. Het agentschap hervatte het breed versturen van deze brieven in 2019 — tegen eind van dat jaar hadden bijna 600.000 werkgevers er één ontvangen — nadat de Inspecteur-Generaal ontdekte dat ruwweg driekwart van de werkgevers met niet-overeenkomende loonposten nooit op de hoogte was gesteld. Tegenwoordig kan elke werkgever met zelfs maar één niet-overeenkomende loonpost er één verwachten.
Lees de brief zorgvuldig en u zult de belangrijkste zin vinden: u moet deze niet gebruiken om nadelige maatregelen tegen een werknemer te nemen — ontslag, schorsing, ontslag, of discriminatie — alleen omdat een naam of BSN niet overeenkomt met de gegevens van de SSA. Die waarschuwing doet veel werk. Alles hieronder vloeit voort uit het serieus nemen ervan.
Waarom een no-match optreedt (meestal iets saais)
Voordat u het ergste aanneemt, doorloop de veelvoorkomende oorzaken, want één daarvan is in overgrote meerderheid de waarschijnlijke verklaring:
- Typfouten en verwisselde cijfers. Eén enkele verwisselde cijfer in een negencijferig BSN, of een verkeerd gespelde voornaam, genereert een no-match. Loonadministratiegegevens worden vaker opnieuw ingevoerd dan eigenaren zich realiseren.
- Niet-gemelde naamswijzigingen. Huwelijk, echtscheiding, of een gerechtelijk bevel verandert het leven van de werknemer onmiddellijk, maar werkt de gegevens van de SSA pas bij wanneer de werknemer dit aan de SSA meldt. Als uw W-2 de nieuwe gehuwde naam toont terwijl de SSA nog de meisjesnaam heeft, is dat een mismatch.
- Afgebroken, samengestelde en meerdelige namen. "Garcia-Lopez" versus "Garcia Lopez" versus "GarciaLopez," achtervoegsels (Jr., III) die op het ene record staan en niet op het andere, en inconsistente behandeling van middelste namen genereren allemaal mismatches.
- Fouten in werkgeversadministratie. Het W-4 zegt één ding, uw loonadministratiesysteem zegt iets anders, en de W-2 heeft de verkeerde versie geërfd. Verouderde gegevens uit onboarding is een klassieke bron.
- De eigen matching-toleranties van de SSA. In september 2026 rapporteerde de Inspecteur-Generaal van de SSA dat de geautomatiseerde verificatiesystemen van het agentschap records afwijzen vanwege kleine naamverschillen — het voorbeeld was "Ginnie" versus "Jinnie" — die de eigen handmatige beoordelaars van het agentschap als overeenkomsten mogen behandelen. Met andere woorden, sommige no-matches zijn artefacten van rigide matching-software, geen fouten van iemand.
Werkelijk misbruik van BSN bestaat, maar het is een klein deel van het totaal. Die statistiek van 70% staatsburgers is de moeite waard om voor ogen te houden elke keer dat u zo'n brief opent.
Wat te doen: een stapsgewijze reactie
Er is geen wet die een exacte procedure of deadline voorschrijft — een oude federale "safe harbor" regel met vaste reactietermijnen werd in 2007 voorgesteld en later ingetrokken, dus er is tegenwoordig geen magisch tijdschema. Wat de richtlijnen van het Ministerie van Justitie voor werkgevers beschrijven, is een redelijk, gedocumenteerd, te goeder trouw proces. Volg het op dezelfde manier voor elke werknemer, elke keer.
Stap 1: Controleer eerst uw eigen administratie
Binnen een paar weken na ontvangst van de brief, vergelijk de gemarkeerde naam en het BSN met uw brondocumenten: het Formulier W-4 van de werknemer, uw loonadministratiesysteem en de aanstellingspapieren. Kijk specifiek naar transcriptie- en invoerfouten. In een groot deel van de gevallen is de fout van u, en zult u het hier vinden.
Als u uw fout vindt, corrigeer het dan in uw loonadministratiesysteem en dien een gecorrigeerd loonrapport — Formulier W-2c — in bij de SSA, en geef de werknemer hun gecorrigeerde kopie. De SSA accepteert correcties via Business Services Online (BSO), inclusief W-2c Online indiening, en biedt gratis AccuWage-software om correctiebestanden te valideren voordat u ze indient.
Stap 2: Als uw administratie klopt, stel de werknemer schriftelijk op de hoogte
Wanneer uw kant klopt, vertel de betrokken werknemer dan snel en schriftelijk over de mismatch. Houd de boodschap feitelijk en neutraal: de SSA kon de naam/Bsn-combinatie op de W-2 niet matchen; dit betekent op zichzelf niets over arbeidsrecht; bevestig de informatie alstublieft en neem contact op met het plaatselijke Social Security-kantoor om eventuele discrepantie in de gegevens van de SSA op te lossen.
Vraag de werknemer om te bevestigen dat de naam en het BSN dat u op bestand heeft exact overeenkomen met hun Social Security-kaart, en adviseer hen om de SSA te bezoeken of te bellen als alles aan uw kant al klopt. Documenteer de datum waarop u hen op de hoogte stelde en bewaar een kopie van de kennisgeving.
Stap 3: Volg op en dien correcties in
Geef de werknemer een redelijke kans om de kwestie met de SSA op te lossen en volg daarna op. Als gecorrigeerde informatie terugkomt, dien dan snel de W-2c in. Als de werknemer bevestigt dat uw administratie al correct is en de SSA nog steeds een mismatch toont, ligt de discrepantie bij de gegevens van de SSA en de opvolging van de werknemer — uw taak is om te tonen dat u snel, consistent en te goeder trouw heeft gehandeld, en om bewijs daarvan bij te houden.
Stap 4: Verifieer voordat u de volgende keer indient
De SSA biedt een gratis Social Security Number Verification Service (SSNVS) via BSO waarmee werkgevers namen en BSN's van werknemers kunnen verifiëren vóór het indienen van W-2's. Het uitvoeren van nieuwe-aanwervingsgegevens door SSNVS tijdens onboarding — voor elke nieuwe aanwerving, als standaardstap — vangt de meeste van deze problemen op tegen nul marginale kosten. Het is de gewoonte met de hoogste hefboomwerking in deze hele gids.
Wat u nooit moet doen: de grenzen die aansprakelijkheid creëren
Dit is het gedeelte dat het meeste uitmaakt, omdat de fouten hier degene zijn die handhavingsacties en rechtszaken genereren. De anti-discriminatiebepaling van de Immigration and Nationality Act (INA § 274B), gehandhaafd door de sectie Immigrant and Employee Rights van het Ministerie van Justitie, is de vangnet — en een no-match brief geeft u geen dekking daaronder.
Neem nooit nadelige maatregelen op basis van alleen de brief. Ontsla, schors, demoveer, leg op non-actief, verminder uren of herplaats iemand niet alleen omdat hun naam in een no-match brief verschijnt. De brief waarschuwt hier expliciet tegen, en het toch doen kan claims van discriminatie op basis van nationale herkomst of burgerschapsstatus onder federale wet ondersteunen, plus blootstelling onder staatswetten voor eerlijke arbeidspraktijken.
Eis nooit een nieuw Formulier I-9 of specifieke documenten. Een no-match brief is geen basis om arbeidsgeschiktheid opnieuw te verifiëren. Vraag de werknemer niet om een nieuw I-9 in te vullen, en eis niet dat ze een specifiek document produceren — geen "breng me uw groene kaart" of "laat me een nieuwe Social Security-kaart zien." Het vereisen van bepaalde documenten buiten wat het I-9-proces toestaat is documentmisbruik onder de INA, en selectieve herverificatie gericht op arbeiders waarvan u aanneemt dat ze in het buitenland geboren zijn, is een tekstboekdiscriminatiepatroon.
Laat bestaande werknemers nooit door E-Verify lopen vanwege de brief. E-Verify is een systeem voor nieuwe aanwervingen dat wordt gebruikt op het moment van aanname (waar de werkgever deelneemt of verplicht is). Het selectief screenen van uw bestaande personeelsbestand als reactie op een no-match creëert hetzelfde discriminatierisico als selectieve herverificatie — en E-Verify is nooit ontworpen als een hulpmiddel voor no-match-oplossing.
Behandel de brief nooit als bewijs van niet-geautoriseerd werk — tegen wie dan ook. Niet in een ontslagmemo, niet in een gesprek met een manager, niet in roddels op kantoor. Een no-match brief "op zichzelf is geen uitspraak over de immigratiestatus van een werknemer", in de woorden van het Ministerie van Justitie. Zo handelen of spreken alsof het dat wel is, is hoe een papierprobleem een aansprakelijkheidsprobleem wordt.
Pas uw opvolgingsproces nooit ongelijk toe. Als u de ene werknemer twee weken geeft om de SSA te bezoeken en een andere twee dagen, of als u streng opvolgt bij sommige werknemers en bij anderen de schouders ophaalt, wordt de inconsistentie zelf bewijs. Eén schriftelijke procedure, identiek toegepast op elke gemarkeerde werknemer, ongeacht accent, achternaam of waargenomen nationale herkomst.
Overtredingen van de anti-discriminatiebepaling van de INA kunnen orders voor achterstallig loon, civiele geldboetes per getroffen individu, en nalevingsmonitoring met zich meebrengen — een dure uitkomst voor een brief die begon als een typfout.
De geldkant: onjuiste W-2's dragen IRS-boetes met zich mee
Afgezien van het arbeidsrechtelijke risico, zijn niet-overeenkomende loonrapporten onjuiste informatieretouren, en de IRS kan die beboeten onder de Internal Revenue Code-secties 6721 (verzuim om correcte retouren in te dienen bij de SSA) en 6722 (verzuim om correcte verklaringen aan werknemers te verstrekken). Beide boetes kunnen van toepassing zijn op dezelfde slechte W-2.
Voor retouren die in kalenderjaar 2026 moeten worden ingediend, zijn de boetes per retour onder sectie 6721 gelaagd per hoe snel u het probleem oplost: $60 per retour indien gecorrigeerd binnen 30 dagen na de vervaldatum, $130 indien gecorrigeerd na 30 dagen maar vóór 1 augustus, en $340 indien gecorrigeerd na 1 augustus of nooit — met jaarlijkse maximale limieten van respectievelijk $683.000, $2.049.000 en $4.098.500. Opzettelijke veronachtzaming begint bij $680 per retour zonder jaarlijkse limiet. Kleinere bedrijven met gemiddelde bruto-ontvangsten van $5 miljoen of minder hebben lagere limieten, maar de bedragen per retour tellen nog steeds snel op over een personeelsbestand.
De gelaagde structuur is de IRS die u precies vertelt wat het wil: vind fouten vroeg en corrigeer ze snel. Dat is nog een reden om SSNVS-verificatie uit te voeren bij onboarding en om uw loonadministratieregister te reconciliëren met uw ingediende W-3 en kwartaalformulieren 941 vóór de indieningsdeadline van januari — elke mismatch die u zelf vindt, is een probleem van $340 per persoon dat u nooit creëert.
Houd schone loonadministratie bij en dit wordt gemakkelijk
Merk op hoe elke stap in het reactieproces ervan uitgaat dat u snel basisvragen kunt beantwoorden: Welke naam en welk BSN gaf de werknemer bij aanname? Wat zei het W-4? Wat heeft u daadwerkelijk ingediend? Werkgevers met opgeruimde loonadministratie lossen no-match brieven op in een middag; werkgevers met rommelige besteden weken aan het reconstrueren van wat er is gebeurd en dienen hun W-2c-correcties laat in, terwijl ze de boetecategorieën beklimmen terwijl ze graven.
Bouw deze gewoonten in uw routine: verifieer de naam/Bsn-combinatie van elke nieuwe aanwerving via SSNVS als onderdeel van onboarding, reconciliëer bruto loon van uw loonadministratieregister met uw Formulieren 941 elk kwartaal en met de W-3 aan het einde van het jaar, en bewaar W-4's, correctie-indieningen en no-match correspondentie bij elkaar per belastingjaar. Het afzonderlijk bijhouden van lonen, inhoudingen en werkgeversloonbelasting in uw boeken — in plaats van alleen het nettoloon als het enige getal dat u in de gaten houdt — maakt elke reconciliatie in het indieningsseizoen aanzienlijk eenvoudiger.
Vereenvoudig uw financiële beheer
Reageren op een no-match brief is eigenlijk een oefening in het hebben van loonadministratie die u op korte termijn kunt vertrouwen. Beancount.io biedt plain-text boekhouding die u volledige transparantie en controle over uw financiële gegevens geeft — geen black boxes, geen leverancierslock-in. Start gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op plain-text boekhouding.
