Een retainer van $5.000 die 70 uur kost tegen een kostentarief van $120 is een verlies, zelfs als de factuur $5.000 bedraagt. Retainers verbergen twee ratio's — benutting en realisatie — en de afschrijving die ze verbindt, is waar de marge verdwijnt.
Twee Ratio's Die Ertoe Doen
- Benutting = factureerbare uren ÷ totale capaciteit. 1.200 factureerbaar ÷ 2.000 beschikbaar = 60%. Lage benutting betekent dat de retainer de idle capaciteit moet dragen.
- Realisatie = geïnd ÷ factureerbaar tegen standaardtarief. Factureer $150/uur × 40 uur = $6.000 standaard, incasseer $5.000 = 83% realisatie. Die 17% is een afschrijving — werk gedaan maar niet betaald tegen het tarief.
Een hoge benutting met lage realisatie is overwerken met korting. De oplossing is prijs, scope, of beide.
De Retainer Prijzen
Prijs = (verwachte uren × standaardtarief × doelrealisatie) met een benuttingsbuffer. Voorbeeld: 30 uur × $150 × 90% = $4.050 geïnd. Bij 80% benutting moet die $4.050 ook 20% idle tijd dekken, dus stijgen de effectieve capaciteitskosten per factureerbaar uur. Veel bedrijven stellen retainers in op basis van de prijs van concurrenten in plaats van deze berekening, en vragen zich dan af waarom aannemen het model breekt.
De Afschrijvingsval
Afschrijvingen zitten in scope creep: de extra revisie, het spoedoverleg, de vergadering die niet in de offerte stond. Elk is klein; samen verlagen ze de realisatie van 90% naar 75% zonder één prijswijziging. Houd afschrijvingen bij per klant en per retainer-maand — een klant met 75% realisatie bij $5.000 is goedkoper per uur dan een klant met 95% bij $4.000.
Houd je financiën vanaf dag één georganiseerd
Retainers hebben een grootboek nodig dat uren, standaardwaarde, geïnd bedrag en afschrijving per klant en maand koppelt. Zonder dat verhoog je prijzen blind.
Beancount.io houdt tijd, standaard en geïnd in één versiebeheerd grootboek bij, zodat benutting en realisatie per retainer rapporteerbaar zijn vóór de volgende verlenging. Start gratis en maak van de volgende retainer een geprijsde capaciteit, geen gegokt honorarium.