Texas Franchise Tax 2026: Het indienen van het Public Information Report en het voorkomen van verbeuring

U bent niet naar Texas verhuisd om jaarlijkse aangiften te regelen. U bent verhuisd vanwege het ontbreken van staatsinkomstenbelasting. Dus wanneer er een poststuk van de Comptroller of Public Accounts op uw kantoor belandt met de stempel "Notice of Intent to Forfeit" (bericht van voornemen tot verbeurdverklaring), is dat meestal een onaangename verrassing — vooral wanneer u geen cent aan belasting verschuldigd bent.

Dit is de paradox van de Texas franchisebelasting. De staat heft geen persoonlijke inkomstenbelasting, en de overgrote meerderheid van de kleine bedrijven is nul franchisebelasting verschuldigd onder de huidige omzetdrempel van $ 2,65 miljoen. Maar "niets verschuldigd zijn" is niet hetzelfde als "niets doen". Als u het jaarlijkse Public Information Report overslaat, kan de staat uw LLC het recht ontnemen om zaken te doen in Texas, functionarissen en beherende leden blootstellen aan persoonlijke aansprakelijkheid voor bedrijfsschulden, en u de toegang tot de rechtbanken van Texas ontzeggen. Dit alles voor een formulier dat ongeveer vijftien minuten in beslag neemt.

Deze gids bespreekt wat elk klein bedrijf met een Texas nexus moet weten voor het verslagjaar 2026: wie moet indienen, wat de wijziging van de drempel betekent, hoe de margebelasting (margin tax) feitelijk werkt als u de grens overschrijdt, en precies hoe u het Public Information Report afhandelt zodat de Comptroller nooit een reden heeft om dat onheilspellende bericht te sturen.

Het grotere geheel: Een franchisebelasting die de meeste kleine bedrijven niet betalen

De Texas franchisebelasting is een privilegebelasting. Texas belast geen persoonlijke of vennootschapsinkomsten, dus in plaats daarvan brengt de staat entiteiten kosten in rekening voor het privilege om zaken te doen onder haar wetten. Het is van toepassing op corporaties, limited liability companies (LLC's), limited partnerships, beroepsverenigingen en de meeste financiële instellingen die ofwel in Texas zijn opgericht of die nexus hebben in de staat. Eenmanszaken en algemene maatschappen die uitsluitend eigendom zijn van natuurlijke personen zijn vrijgesteld — een van de redenen waarom veel freelancers in Texas nooit een LLC oprichten.

Voor de rapporten van 2026 en 2027 is de drempel voor belastingvrijstelling (no-tax-due threshold) gestegen naar $2,65 miljoen aan geannualiseerde totale omzet. De vorige drempel, van kracht voor rapporten in 2024 en 2025, was$ 2,47 miljoen. De stijging is aanzienlijk: een bedrijf met een omzet van $ 2,5 miljoen vorig jaar zou onder de regels van 2024 franchisebelasting verschuldigd zijn geweest, maar valt nu weer onder de grens. De Comptroller schat dat ongeveer negen op de tien Texaanse entiteiten onder de drempel vallen en niets verschuldigd zijn.

De adder onder het gras is dat "niets verschuldigd zijn" u niet ontslaat van het papierwerk.

Wat er is gewijzigd voor 2026

Vanaf de rapporten die verschuldigd zijn op of na 1 januari 2024, heeft de Comptroller het No Tax Due Report (Formulier 05-163) afgeschaft voor entiteiten op of onder de drempel. Vóór die wijziging moesten bedrijven expliciet een aangifte indienen waarin stond "wij zijn niets verschuldigd". Nu, als uw geannualiseerde totale omzet op of onder de $ 2,65 miljoen ligt, slaat u het No Tax Due Report volledig over.

Maar u moet nog steeds een informatierapport indienen:

• Public Information Report (Formulier 05-102) als u een corporatie, LLC, limited partnership, beroepsvereniging of financiële instelling bent.
• Ownership Information Report (Formulier 05-167) voor andere belastbare entiteiten, zoals trusts, maatschappen van maatschappen en joint ventures.

Beide formulieren bevatten vergelijkbare informatie — functionarissen, directeuren, beherende leden, geregistreerd agent, adres van het hoofdkantoor — maar het PIR wordt openbaar gepubliceerd in de Taxable Entity Search van de Comptroller, terwijl het OIR vertrouwelijk is. De meeste kleine bedrijven dienen het PIR in.

De deadline is ongewijzigd: 15 mei van elk jaar, of de eerstvolgende werkdag als 15 mei in een weekend of op een feestdag valt.

Stap één: nagaan of u belasting verschuldigd bent

Zelfs als u er zeker van bent dat u onder de drempel zit, moet u de cijfers controleren. "Geannualiseerd" is belangrijk: als uw bedrijf slechts zes maanden van het jaar open was, mag u uw omzet over zes maanden niet vergelijken met $ 2,65 miljoen — u moet deze eerst geannualiseerd berekenen door de totale omzet te delen door het aantal dagen in uw rapportageperiode en te vermenigvuldigen door 365.

Een boetiek die op 1 juli 2025 opende en $1,5 miljoen verdiende in de eerste zes maanden, zou geannualiseerd op ongeveer$ 3 miljoen uitkomen. Dat is boven de drempel, ook al vertellen de dollars op de bank een ander verhaal.

Als u na annualisering onder de drempel zit: ga direct naar het gedeelte over het Public Information Report. Als u erboven zit, moet u daadwerkelijk de margebelasting berekenen.

Hoe de margebelasting werkt voor bedrijven boven de drempel

Texas belast het netto-inkomen niet. Het belast "marge", die wordt berekend volgens de methode van deze vier die het laagste resultaat oplevert:

1. 70% van de totale omzet
2. Totale omzet minus kostprijs van de omzet (COGS)
3. Totale omzet minus totale personeelsbeloningen
4. Totale omzet minus $ 1 miljoen

U kiest de methode die u de kleinste belastbare marge oplevert, past vervolgens uw toerekeningsfactor toe (Texaanse bruto-ontvangsten gedeeld door totale bruto-ontvangsten) en vermenigvuldigt dit met het belastingtarief.

De tarieven voor 2026:

• 0,375% voor entiteiten die zich voornamelijk bezighouden met detailhandel of groothandel
• 0,75% voor alle andere belastbare entiteiten

Er is ook een vereenvoudigde optie genaamd de EZ Computation beschikbaar voor entiteiten met een geannualiseerde totale omzet van $ 20 miljoen of minder. Onder de EZ-methode slaat u de marge-analyse van vier methoden volledig over en vermenigvuldigt u de toegerekende totale omzet simpelweg met 0,331%. Het nadeel: u verliest de COGS-aftrek, de loonaftrek en eventuele kredieten. Voor sommige bedrijven — doorgaans dienstverlenende bedrijven met lage COGS en lage loonkosten — is de EZ Computation voordeliger. Voor anderen bespaart de standaard margeberekening echt geld.

Praktische regel: als uw omzet tussen $2,65 miljoen en$ 5 miljoen ligt, voer dan de berekening uit onder zowel de EZ-methode als ten minste één standaardmethode. Het verschil kan enkele duizenden dollars bedragen.

Het Public Information Report: Wat er wordt gevraagd en hoe u het indient

Het PIR is kort, maar let goed op, want het wordt onderdeel van het openbare register. De gevraagde informatie omvat:

• De statutaire naam van de entiteit, het Texas-belastingbetalernummer en het federale werkgeversidentificatienummer (EIN)
• Adressen van het hoofdkantoor en de hoofdvestiging
• De naam en het postadres van elke functionaris, directeur, lid of manager
• De naam van elke entiteit die 10% of meer van de indienende entiteit bezit
• Elke dochteronderneming waarin de indienende entiteit een belang van 10% of meer heeft
• De naam en het adres van de geregistreerde agent (registered agent)

Als er sinds vorig jaar niets is veranderd, kunt u de informatie van het voorgaande jaar bevestigen en doorgaan. Als er functionarissen zijn gewijzigd, leden zijn gekomen of gegaan, of als u van kantoor bent verhuisd, is dit uw kans om het register bij te werken.

Elektronisch indienen via Webfile is de weg van de minste weerstand. De basisprocedure:

1. Ga naar het Webfile-portaal van de Texas Comptroller en log in of maak een nieuw profiel aan met uw 11-cijferige Texas-belastingbetalernummer.
2. Zoek op uw dashboard de entiteit onder "My Taxpayer Accounts" en klik erop.
3. Kies in de kolom "Pay Taxes/Fees" voor File a Public/Ownership Information Report.
4. Controleer of werk de informatie over functionarissen, directeuren en eigendom bij.
5. Verzend het formulier. Webfile geeft een bevestigingsnummer — bewaar dit goed.

Elektronisch ingediende rapporten moeten uiterlijk om 23:59 uur Central Time op de vervaldatum binnen zijn. Het portaal sluit kortstondig tijdens onderhoudsvensters in de late avond, dus wacht niet tot 23:50 uur op 15 mei.

Wat als u de deadline mist

Het boeteregime maakt onderscheid tussen de franchisebelasting en het informatierapport:

• Voor de franchisebelasting zelf: 5% boete als u binnen 30 dagen na de vervaldatum indient, 10% boete na 30 dagen, plus rente tegen de federale korte-termijnrente plus 4,25% (jaarlijks aangepast).
• Voor het PIR of OIR: geen automatische boete voor te late indiening. Er is hier geen boete van $50 voor te late indiening, in tegenstelling tot wat sommige oudere gidsen nog steeds beweren.

Het grotere probleem bij een te laat PIR is niet een geldboete, maar verbeuring (forfeiture).

Verbeuring: Hoe de staat niet-indieners straft

Als u nalaat in te dienen of te betalen, verstuurt de Comptroller een "Notice of Intent to Forfeit" (kennisgeving van voornemen tot verbeuring). U heeft 45 dagen vanaf de datum van die kennisgeving om het probleem op te lossen. Doet u dit niet, dan verbeurt de Comptroller uw bedrijfsprivileges. Twee maanden later wordt de zaak geëscaleerd naar de Secretary of State, die uw handvest (charter) of certificaat van autoriteit volledig kan laten vervallen.

De gevolgen zijn ernstig:

1. Uw entiteit verliest het recht om zaken te doen in Texas. Contracten die u ondertekent tijdens de verbeuring kunnen niet-afdwingbaar zijn, en elke partij waarmee u zaken doet kan de relatie aanvechten.
2. U verliest het recht om rechtszaken aan te spannen of u te verdedigen in rechtbanken in Texas. Als een klant u niet betaalt of iemand klaagt uw bedrijf aan, kunt u letterlijk niet verschijnen. Dit is zo ontworpen — de staat wil zo graag dat u het probleem oplost, dat deze uw juridische schild in de rechtszaal wegneemt.
3. Functionarissen, directeuren en beherende leden worden persoonlijk aansprakelijk voor schulden die de entiteit aangaat tijdens de verbeuringsperiode. De aansprakelijkheidsbescherming waarvoor u de LLC in de eerste plaats hebt opgericht, vervalt.
4. De naam van de entiteit komt beschikbaar voor derden na de verbeuring van het handvest, wat grote problemen kan veroorzaken als iemand oog heeft voor uw merk.

Een kleine aannemer in Houston die twee opeenvolgende PIR-indieningen oversloeg, ontdekte de regel voor persoonlijke aansprakelijkheid op de harde manier tijdens een rechtszaak over een onbetaalde factuur van een onderaannemer. De rechtbank stond de eiser toe om de persoonlijke bezittingen van de eigenaar te claimen voor schulden die de LLC was aangegaan terwijl deze verbeurd was verklaard. Er was geen franchisebelasting verschuldigd; het was enkel een gemist formulier.

Een verbeurde entiteit herstellen

Herstel is mogelijk, maar tijdrovend. Het proces verloopt doorgaans als volgt:

1. Dien alle achterstallige rapporten in — aangiften franchisebelasting en PIR's/OIR's voor elk gemist jaar.
2. Betaal alle opgelopen belastingen, boetes en rente.
3. Vraag een Tax Clearance Letter aan bij de Comptroller door Formulier 05-391 in te dienen. De Comptroller verifieert of u bij bent met betalingen en geeft de brief af, meestal binnen enkele weken.
4. Dien Formulier 801 (Application for Reinstatement and Request to Set Aside Tax Forfeiture) in bij de Texas Secretary of State, samen met de Tax Clearance Letter en de indieningskosten van $75.

Als de entiteit langer dan drie jaar verbeurd is verklaard, gelden er aanvullende procedures en moet u mogelijk een geheel nieuwe entiteit oprichten om de eigendomstitels van activa die op naam van het verbeurde bedrijf stonden, te zuiveren. Banken, leveranciers en titelbedrijven ontdekken deze problemen meestal op het slechtst denkbare moment, zoals de dag voor een overdracht.

De kosten van herstel — vergoedingen, boetes, tijd van de accountant en verloren bedrijfsuren — bedragen doorgaans een veelvoud van wat het tijdig indienen van het PIR gekost zou hebben. Beschouw de deadline van 15 mei als onwrikbaar.

Speciale situaties om op te letten

Een paar scenario's brengen kleine bedrijven regelmatig in de problemen:

U hebt vorig jaar een LLC opgericht maar had geen omzet. U moet nog steeds indienen. Een LLC zonder activiteiten dient een PIR in met nul omzet. De staat vindt het belangrijk dat u bestaat, niet dat u iets hebt gedaan.

U bent een Texas LLC die in een andere staat is gevestigd. Gevestigd in Delaware, activiteiten in Californië, maar u bent nog steeds een in Texas opgerichte entiteit? Dan moet u indienen. De PIR-verplichting volgt de entiteit die naar Texas recht bestaat, ongeacht waar u daadwerkelijk actief bent.

U bent een entiteit van buiten de staat met klanten in Texas. De regels voor economische nexus zijn van toepassing. Als u een fysieke aanwezigheid in Texas heeft, werknemers in Texas, of aanzienlijke bruto-ontvangsten uit Texas, moet u zich waarschijnlijk registreren en jaarlijks indienen. De drempelwaarde van $500.000 voor economische nexus voor franchisebelasting is van toepassing op de bruto-ontvangstentoets; raadpleeg een belastingadviseur in Texas als u hierbij in de buurt komt.

U bent halverwege het jaar gestopt met uw bedrijf. Texas vereist een eindrapport (Final Report) dat 45 dagen nadat de entiteit is gestopt met zaken doen in Texas moet worden ingediend. Ga er niet vanuit dat de verplichting eindigt zodra u stopt met werken. Dien het eindrapport, het PIR en een verzoek om een Certificate of Account Status in voordat de Secretary of State uw ontbindingsdocumenten accepteert.

U hebt uitstel aangevraagd. Standaard entiteiten kunnen uitstel krijgen tot 15 november door Formulier 05-164 in te dienen en uiterlijk 15 mei ofwel 100% van de belasting van vorig jaar of 90% van de schatting van dit jaar te betalen. Entiteiten die de franchisebelasting elektronisch betalen (EFT), hebben een iets ander schema: een automatisch uitstel tot 15 augustus en een tweede uitstel tot 15 november. Het PIR is verschuldigd samen met het oorspronkelijke rapport op de uitgestelde datum — er is geen afzonderlijk uitstel voor het PIR mogelijk.

Veelvoorkomende fouten die bedrijven echt geld kosten

De fouten waar de meeste indieners over struikelen zijn niet exotisch:

• Onjuist belastingbetalernummer. Texas geeft een 11-cijferig belastingbetalernummer uit dat niet je EIN is. Het verwisselen hiervan blokkeert je toegang tot Webfile en is een belangrijke oorzaak van "verloren" aangiften.
• Ontbrekende updates van functionarissen. Als een manager twee jaar geleden is vertrokken en je hebt elk jaar stilletjes hetzelfde formulier bevestigd, publiceer je onjuiste openbare registers. Werk dit bij voordat je de aangifte indient.
• Toerekeningsfouten (Apportionment). Het onjuist berekenen van de bruto-ontvangsten in Texas is de meest voorkomende bron van aanslagen voor franchisebelasting bij controles, vooral voor dienstverlenende bedrijven die op afstand werken. De regels voor de bronbepaling zijn in 2021 en opnieuw in 2023 wezenlijk gewijzigd.
• Verwarring tussen boekhoudperiode en rapportageperiode. Het rapport van 2026 maakt gebruik van financiële informatie uit je boekjaar 2025. Het indienen van cijfers uit 2026 in een rapport over 2026 is een van de pijnlijkere fouten om te herstellen.
• De aanname dat TurboTax het afhandelt. De meeste belastingsoftware voor consumenten dient geen rapporten voor de Texas franchisebelasting in. Zelfs software voor kleine bedrijven regelt vaak de federale aangifte, maar slaat Texas over. Controleer dit expliciet.

Een eenvoudige jaarlijkse compliance-routine opbouwen

De Texas franchisebelasting is voor de meeste kleine bedrijven niet ingewikkeld, maar wel onverbiddelijk. Een eenvoudige compliance-kalender dekt 95% van het risico:

1. Elke januari: verzamel je omzetcijfers van het voorgaande jaar en controleer of je boven of onder de drempelwaarde zit. Maak er een momentopname van.
2. Elke maart: log in op Webfile en bevestig de informatie over de entiteit, functionarissen en de geregistreerd agent die je wilt indienen.
3. Elke april: voer de margeberekening uit als je boven de drempelwaarde zit. Als je er dichtbij zit, voer deze dan zowel standaard als via de EZ-methode uit.
4. Elke 1 mei: dien het PIR in (en de aangifte franchisebelasting indien verschuldigd). Een buffer van twee weken voor 15 mei stelt je in staat om problemen met Webfile zonder paniek op te lossen.
5. Elke 16 mei: sla het bevestigingsnummer en een PDF van de ingediende aangifte op in je archiefmap. Op auditberichten die jaren later binnenkomen, is veel gemakkelijker te reageren met een gelijktijdig opgeslagen dossier.

Voor kleine bedrijven met meerdere entiteiten — bijvoorbeeld een vastgoedexploitant met een aparte LLC voor elk pand — vermenigvuldig je dit met het aantal entiteiten en laat je het nooit verslappen. Elke LLC is een eigen indiener.

Houd je financiën georganiseerd zodat compliance saai wordt

Veel van de wrijving rond de naleving van de Texas franchisebelasting komt neer op één ding: geen schone boeken hebben. Als je de totale omzet voor het jaar elke april opnieuw moet reconstrueren uit bankafschriften, werk je harder dan nodig is en is de kans groter dat je iets verkeerd indient.

Beancount.io biedt plain-text accounting die je volledige transparantie en versiebeheer over je financiële gegevens geeft — elke boeking is een leesbaar tekstbestand, elke wijziging wordt bijgehouden in git, en er is geen black-box software om je over te verwonderen wanneer de Comptroller vraagt hoe je je geannualiseerde totale omzet hebt berekend. Begin gratis en verander de jaarlijkse rompslomp in een simpele herinnering in je agenda.