Uw loonperiode eindigde op een woensdag. Uw maand eindigde op een vrijdag. Uw werknemers hebben donderdag en vrijdag gewerkt — en zij worden pas voor die dagen betaald bij de volgende loonrun, die in de volgende maand valt. Dus wanneer u de boeken afsluit, waar blijven die twee dagen aan loon dan?
Als uw antwoord is "nergens, ik pak ze volgende maand wel mee," dan kloppen uw financiële overzichten niet. Niet catastrofaal verkeerd, maar wel op een manier die stilletjes elk maandrapport dat u produceert vertekent. De oplossing is een enkele journaalpost genaamd de boeking voor nog te betalen lonen (accrued payroll entry), en als u dit eenmaal begrijpt, zult u nooit meer op dezelfde manier naar een kalenderverschuiving kijken.
Wat nog te betalen lonen feitelijk zijn
Nog te betalen lonen (accrued payroll) is het totaal van alle loongerelateerde kosten die uw bedrijf heeft gemaakt, maar op een specifieke datum — meestal de laatste dag van een boekhoudperiode — nog niet heeft betaald.
Het sleutelwoord is gemaakt (of ontstaan). Volgens het toerekeningsstelsel hoort een uitgave bij de periode waarin het werk is verricht, niet de periode waarin het geld van uw bankrekening is gegaan. Wanneer een werknemer een dienst draait, bent u hem geld verschuldigd op het moment dat de dienst eindigt. Het feit dat uw salarissysteem de betaling pas over een week of twee uitvoert, verandert niets aan het moment waarop de kosten zijn ontstaan.
Nog te betalen lonen zijn een verplichting. Het staat op uw balans naast de crediteuren en andere bedragen die u verschuldigd bent. Het is geld dat toebehoort aan uw werknemers en aan de belastingdienst — u houdt het simpelweg vast tot de geplande betaaldatum.
Enkele posten die gewoonlijk onder de nog te betalen lonen vallen:
- Uurlonen en salarissen verdiend maar nog niet betaald
- Overuren gewerkt in de periode
- Commissies en bonussen die de werknemer heeft verdiend, zelfs als de uitbetaling later plaatsvindt
- Loonheffingen — zowel de inhoudingen op het loon van de werknemer als het werkgeversaandeel in de sociale lasten
- Vakantiedagen (PTO) die werknemers tijdens de periode hebben opgebouwd
- Werkgeversbijdragen aan ziektekostenverzekeringen en pensioenregelingen
Als een van deze posten is verdiend voor de einddatum van uw periode, maar pas daarna wordt betaald, horen ze thuis in de overlopende posten.
Waarom het tijdsverschil ertoe doet
Stel u een bedrijf voor met $40.000 aan maandelijkse omzet en $25.000 aan maandelijkse loonkosten. Als twee dagen aan loon — zeg $3.000 — in de verkeerde maand terechtkomen door een kalenderverschuiving, vertellen uw boeken twee leugens tegelijk. De maand die u heeft overgeslagen lijkt $3.000 winstgevender dan deze in werkelijkheid was. De volgende maand absorbeert $3.000 aan extra kosten die het eigenlijk niet heeft gegenereerd.
Over een enkele maand voelt dat misschien niet ernstig aan. Maar drie problemen stapelen zich op:
-
U neemt beslissingen op basis van verkeerde cijfers. Als u beslist of u iemand wilt aannemen, prijzen wilt verhogen of een winstuitkering wilt doen, duwt een opgeblazen winstcijfer u naar keuzes die de werkelijke cijfers niet zouden ondersteunen.
-
U kunt geld uitgeven dat niet van u is. Nog te betalen lonen zijn een herinnering dat het contante geld op uw rekening al is toegezegd. Bedrijven die deze overlopende posten negeren, geven soms geld uit dat gereserveerd is voor lonen of loonbelasting — en een gemiste belastingbetaling leidt snel tot boetes.
-
Vergelijkingen lopen spaak. Maand-op-maand en jaar-op-jaar vergelijkingen betekenen alleen iets als elke periode zijn eigen werkelijke kosten draagt. Overlopende posten zijn wat deze vergelijkingen eerlijk maken.
Dit is het matching-principe in actie: kosten moeten worden verantwoord in dezelfde periode als de omzet die ze hebben helpen genereren. De arbeid die uw werknemers in mei hebben verricht, heeft geholpen om de omzet van mei te verdienen, dus moet deze op de resultatenrekening van mei verschijnen — ongeacht wanneer de betaaldag valt.
Hoe u nog te betalen lonen berekent
De berekening is eenvoudig zodra u deze in componenten opsplitst. Een handige formule:
Nog te betalen lonen = onbetaalde lonen + onbetaalde overuren + onbetaalde bonussen/commissies + werkgeverslasten loonheffing + opgebouwde vakantiedagen + werkgeversbijdragen aan secundaire arbeidsvoorwaarden
Werk er stap voor stap doorheen.
Stap 1: Lonen en salarissen
Vermenigvuldig voor werknemers op uurbasis het uurtarief met het aantal gewerkte uren in de onbetaalde periode. Als een werknemer $30 per uur verdient en 16 onbetaalde uren heeft gewerkt tussen het einde van de loonperiode en het einde van de maand, is dat $480.
Voor werknemers met een vast salaris deelt u het jaarsalaris door het aantal loonperioden en rekent u dit vervolgens naar rato om naar de onbetaalde dagen. Een salaris van $78.000 dat halfmaandelijks wordt betaald, is $3.250 per loonperiode; als de helft van die periode aan het einde van de maand onbetaald is, boekt u $1.625 als overlopende post.
Stap 2: Overuren, bonussen en commissies
Voeg alle overuren toe die in het onbetaalde venster zijn gewerkt tegen het juiste tarief. Voeg vervolgens bonussen en commissies toe die de werknemer heeft verdiend — als een verkoper in mei een deal heeft gesloten die een commissie van $1.000 oplevert die in juni wordt uitgekeerd, dan zijn die $1.000 kosten voor de maand mei.
Stap 3: Werkgeverslasten loonheffing
U bent meer verschuldigd dan alleen het loon. Als werkgever betaalt u het werkgeversaandeel in de sociale lasten bovenop het brutoloon. Pas deze percentages toe op de opgebouwde brutolonen.
Een valkuil om op te letten: maximumloon-grenzen. Sommige sociale premies worden niet meer berekend zodra een werknemer een bepaalde jaarlijkse loongrens overschrijdt. Laat in het jaar kan het werkgeversaandeel in de loonheffingen voor een overlopende post veel kleiner zijn dan men op basis van de standaardpercentages zou verwachten. Controleer het cumulatieve loon van elke werknemer tot op heden voordat u ervan uitgaat dat het volledige tarief van toepassing is.
Stap 4: Opgebouwde verlofuren
Als werknemers betaald verlof (PTO) opbouwen terwijl ze werken, is dat verlof een reële, groeiende verplichting. Een gebruikelijke manier om dit te waarderen: vergelijk de verdiende verlofuren met de gewerkte uren en pas die ratio toe op het loon.
Bijvoorbeeld, als een werknemer 4 uur verlof verdient voor elke 80 gewerkte uren, bouwt het verlof op tegen 5% van het loon. Op 100 aan opgebouwd verlof.
Stap 5: Bijdragen aan secundaire arbeidsvoorwaarden
Voeg het werkgeversaandeel van de zorgverzekeringspremies en pensioenafdrachten toe die toerekenbaar zijn aan de onbetaalde periode.
Een uitgewerkt voorbeeld
Chris verdient 900 aan commissies. Chris bouwt een halve vakantiedag op per betaalperiode.
- Loon: 2.000**
- Commissies: $ 900
- Werkgeversaandeel FICA (7,65% van 222**
- Opgebouwd verlof (4 uur verdiend op 40 gewerkte uren = 10% van het loon): $ 200
Totaal opgebouwde loonkosten voor Chris: $ 3.322.
De journaalpost
Zodra u het totaal heeft, legt u dit vast met één boeking op de laatste dag van de periode.
Aan het einde van de maand (de overlopende boeking):
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Loon- en salariskosten | $ 2.900 | |
| Loonbelastinglasten | $ 222 | |
| Verloflasten | $ 200 | |
| Overlopende loonverplichtingen | $ 3.322 |
De debetboekingen verschuiven de kosten naar de periode waarin het werk is verricht. De creditboeking creëert de verplichting — de schuld die u meeneemt naar de volgende maand.
Uw resultatenrekening weerspiegelt nu de werkelijke arbeidskosten van de periode, en uw balans toont de bijbehorende verplichting. De boeken zijn weer correct.
De boeking volgende maand tegenboeken
Dit is waar veel boekhouders van kleine bedrijven in de knoop raken. Wanneer de volgende loonronde daadwerkelijk wordt uitgevoerd, registreert uw salarissysteem de volledige loonstrook als kosten — inclusief de dagen die u al als overlopend had geboekt. Als u niets doet, worden die dagen dubbel geteld.
Er zijn twee zuivere manieren om dit af te handelen.
Optie 1: De tegenboeking (reversing entry). Boek op de eerste dag van de nieuwe maand een post die precies het tegenovergestelde is van de overlopende boeking:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Overlopende loonverplichtingen | $ 3.322 | |
| Loon- en salariskosten | $ 2.900 | |
| Loonbelastinglasten | $ 222 | |
| Verloflasten | $ 200 |
Dit heft de verplichting op en creëert een klein negatief saldo op de kostenrekeningen. Wanneer de werkelijke loonbetaling een paar dagen later voor de volledige waarde wordt geboekt, vallen het negatieve bedrag en het volledige bedrag tegen elkaar weg tot precies het deel dat echt bij de nieuwe maand hoort. U hoeft nooit na te denken over welke dagen vooraf waren opgebouwd.
Tegenboekingen zijn de standaardaanpak omdat ze waterdicht zijn: het systeem doet het rekenwerk voor u en er is geen risico op dubbeltellingen. In feite beschouwen veel accountants een overlopende boeking als niet volledig voltooid totdat er een bijbehorende tegenboeking is.
Optie 2: De handmatige correctie. Als alternatief kunt u de overlopende boeking laten staan en, wanneer de loonlijst wordt verwerkt, de loonstrook handmatig splitsen — waarbij u "Overlopende loonverplichtingen" debiteert voor het reeds opgebouwde deel en "Loonkosten" voor de rest. Dit werkt, maar het vereist dat u er elke periode aan denkt om de splitsing te maken en deze correct berekent. Voor de meeste kleine bedrijven zijn tegenboekingen eenvoudiger en veiliger.
Welke optie u ook kiest, het principe is hetzelfde: elke dollar aan loonkosten wordt precies één keer geteld, in precies de juiste maand.
Veelvoorkomende fouten om te vermijden
De overlopende boeking volledig overslaan. De meest voorkomende fout is om het simpelweg niet te doen. Als uw betaalperioden elke maand perfect samenvallen met het einde van de maand, komt u er misschien mee weg — maar dat is bijna nooit het geval.
Het werkgeversaandeel in de belastingen vergeten. Opgebouwde loonkosten zijn niet alleen de lonen die werknemers zien. Het werkgeversaandeel in sociale lasten en werkloosheidsverzekeringen zijn reële kosten die in dezelfde periode thuishoren.
Geen rekening houden met loonvrijstellingsgrenzen. Het toepassen van een vast percentage aan werkgeverslasten laat in het jaar kan de opbouw overschatten voor grootverdieners die de grens van de sociale verzekeringspremies al zijn gepasseerd. Controleer de gecumuleerde cijfers tot nu toe.
Bonussen en commissies weglaten. Als de werknemer het in de periode heeft verdiend, moet het in die periode worden opgebouwd — zelfs als de uitbetaling pas over maanden plaatsvindt.
Opbouwen maar nooit tegenboeken. Een overlopende boeking zonder plan voor de volgende maand leidt direct tot dubbel getelde kosten. Beslis vooraf of u gaat tegenboeken of handmatig corrigeren, en wees consistent.
Verlofuren als bijzaak behandelen. Niet-opgenomen verlof is een verplichting die stilletjes groeit. Als u dit nooit opbouwt, krijgt uw boekhouding een plotselinge, onverklaarbare klap op de dag dat een langstittende werknemer een groot saldo laat uitbetalen.
Houd uw financiën georganiseerd vanaf dag één
Overlopende loonkosten is een kleine boeking met een groot effect op de vraag of uw maandcijfers de waarheid spreken. Het correct uitvoeren hangt af van duidelijke, traceerbare gegevens — precies weten welke dagen zijn opgebouwd, welk tarief van toepassing was en wanneer de tegenboeking plaatsvindt. Beancount.io biedt plain-text accounting die elke journaalpost transparant, versiebeheerd en gemakkelijk controleerbaar maakt — geen "black boxes" die verbergen hoe een getal is opgebouwd. Begin gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op plain-text accounting. U kunt ook de documentatie verkennen om te leren hoe terugkerende boekingen zoals loonopbouw in een plain-text grootboek passen.
Bronnen: ADP — Accrued Payroll, QuickBooks — What is accrued payroll?, Eddy — Payroll Accrual: 3 Steps to Calculate, PLANERGY — Reversing Entries in Accounting.